I en stadig mer digitalisert verden står helsevirksomheter overfor betydelige datatrusler. Helsevirksomheter håndterer sensitiv pasientinformasjon som må beskyttes mot uautorisert tilgang og cyberangrep. Dataangrep som berører pasienter og deres helse- og personopplysninger kan få store konsekvenser for både helsevirksomheten og pasientene. Innbrudd i driftssystemer kan også hindre driften i virksomheten og føre til økonomisk tap.
Helsevirksomheter må derfor ta datatrusler på alvor for å beskytte sensitive pasientopplysninger og sikre kontinuiteten i driften. Ved å implementere TrinnVis kan helsevirksomheter ikke bare oppfylle regulatoriske krav, men også effektivt forebygge og forhindre dataangrep. TrinnVis gir de verktøyene og ressursene som trengs for å skape en tryggere og mer effektiv arbeidshverdag, og sikrer at virksomheten er rustet til å håndtere fremtidige datatrusler.
I samarbeid med Legeforeningen og Tannlegeforeningen har vi laget et kurs om datasikkerhet for helsepersonell. Kurset er innebygget i TrinnVis, og tar for seg det aller viktigste helsepersonell trenger å vite for å sikre seg mot angrep:
Passord
Epost
Sikkerhetsoppdateringer
Taushetsplikt
Sikkerhetsavvik
Bestått kurs blir dokumentert i TrinnVis.
Påmelding
Påmelding gjøres i TrinnVis under Kurs og veiledere på temasiden Datasikkerhet (krever innlogging i TrinnVis):
Vi anbefaler at hele personalet gjennomfører dette kurset. På kurssiden kan du lese mer om innholdet, og melde på deltakere. Du kan også sette en frist for gjennomføring. Deltakerne får en epost med invitasjon til kurset, og TrinnVis følger opp med påminnelser til kurset er gjennomført.
Helsesekretærene er ofte de usynlige heltene som holder hjulene i gang på legekontorene. Deres rolle er avgjørende for en effektiv og velfungerende praksis, spesielt når man møter utfordringer som sykdom blant leger eller overbelastede timebøker. I legens hektiske og pressede hverdag, er det mange helsesekretærer som utgjør den avgjørende støtten som får kontoret til å fungere.
Janne Lie er helsesekretær med utvidet ansvarsområde. Hun deler av sine erfaringer og forteller om hvordan TrinnVis har blitt et nyttig verktøy i hennes daglige arbeid, og at legekontoret fungerer godt med at helsesekretærene har ansvaret for viktige deler av driften.
Vi møtte Janne Lie som er helsesekretær på Norheim Legesenter, da hun var i Bergen på kurs for helsesekretærer. Vi har tatt en prat med Janne hvor hun deler av sine erfaringer og forteller om hvordan TrinnVis har blitt et nyttig verktøy i hennes daglige arbeid, og at legekontoret fungerer godt med at helsesekretærene har ansvaret for viktige deler av driften.
Etter at de begynte å bruke TrinnVis daglig, har det blitt et uvurderlig verktøy for både Janne og kollegaene hennes. De bruker det blant annet til å holde oversikt over bemanning, legge inn oppgaver og utstyrskontroller, og dokumentere prosedyrer. Dette har effektivisert arbeidet betydelig og redusert behovet for manuelle huskelapper.
En typisk arbeidshverdag
Janne var ferdig utdannet helsesekretær i 1997 og har vært fast ansatt ved Norheim Legesenter siden 2008. En typisk arbeidsdag for henne innebærer mye pasientkontakt, både på telefon, i luken og på laboratoriet. Helsesekretærene på kontoret rullerer mellom ulike oppgaver som laboratoriearbeid og pasientmottak, og de håndterer daglig kontakt med rundt 100 pasienter.
En av de største utfordringene Janne står overfor er når sykdom blant de ansatte på legekontoret fører til mangel på tilgjengelige timer for pasienter. – Det er veldig vanskelig å måtte si til pasientene at vi ikke har ledige timer før om to måneder, forteller hun. De har fått inn en LIS-lege for å avlaste, men det er mest hastetimer hen tar. Det som kan vente, må vente, og det å prioritere er blitt en stor del av arbeidshverdagen.
Her på kontoret er de flinke til å gi oss ansvar. Som et tiltak for å avlaste legene, skal vi helsesekretærer for eksempel begynne å ta tak i KOLS-pasientene og da skal vi ha ansvar for innkalling og gjøre mye av forundersøkelsene.
Janne har personalansvar og det første verktøyet hun begynte å bruke i TrinnVis var bemanningskalenderen.Møteverktøyet i TrinnVis er enkelt å bruke for alle på legekontoret.
– Bemanningskalenderen i TrinnVis er fantastisk, den er jeg blitt superavhengig av. Den gir oss en klar oversikt over hvem som er på jobb når, og gjør det enkelt å justere ved behov. Når vi har sykdom blant de ansatte, bruker jeg bemanningskalenderen for å få en oversikt over hvem som er til stede og når. Det er veldig greit, for da kan alle se oppdateringene.
– Vi har jo brukt bemanningskalenderen aller mest, men jeg lærte jo på kurset nå at vi kan jo bruke TrinnVis til så mye mer enn det! Det med oppgaver og tildeling av oppgaver var nytt for meg som jeg ikke har brukt, men det er tatt i bruk nå.
– Vi bruker det og til å ta internkontroller på alle apparatene. Jeg har lagt alle apparatene inn i TrinnVis, og når det skal være kontroll på de. Så det får jeg opp varsel om hver tirsdag, og hvis ikke det blir gjort, så blir den stående som en utestående oppgave, så må jeg inn og klikke på at det er blitt gjort og utført. Så den bruker vi hver uke.
– Og selvfølgelig personalmøtene. Det er så mange som sier at de ikke får med seg møtene, men det er ingen unnskyldning for de får referatet tilsendt på mail etterpå.
En annen viktig ting de har fått god kontroll over, er alle prosedyrene som nå er tilpasset og dokumentert. – Vi har lagt inn alle prosedyrene våre i TrinnVis, forklarer Janne. – Dette er spesielt nyttig for opplæring av nye kolleger, som enkelt kan finne nødvendige prosedyrer selv. Det er jo helt fantastisk, nå er det bare å henvise til TrinnVis, for der ligger prosedyrene. Når de har vikarer, kan de også enkelt se hva som skal gjøres, hvordan, når og av hvem.
Janne forteller også at selv om hun bruker TrinnVis daglig, så var det nyttig å være på kurs. – Jeg synes det var veldig bra med det kurset og jeg tok med meg masse tilbake derfra.
Jannes beste tips til andre som skal begynne å bruke TrinnVis
Bruk systemet hver dag og gjør det til en vane.
Legg inn oppgaver og bruk bemanningskalenderen for å få oversikt.
Det tar litt tid å legge inn alt, men du trenger jo ikke gjøre alt på én gang.
Bli kjent med det som du føler er viktigst for deg. For min del var det bemanningskalenderen. Pluss det å legge inn utstyr, slik at vi kunne ta i bruk internkontrollene. Og det gjør jo alle legekontor. Hvis du har personale og utstyr registrert, så har du jo egentlig ganske mye på plass.
Uunnværlige også i fremtiden?
Når Janne reflekterer over fremtiden for helsesekretærer, er hun optimistisk til tross for at mange helsesekretærer kan være usikker og bekymret for økt digitalisering.
Praten med Janne viser tydelig hvor viktig ressurs helsesekretærene er for driften av legekontorer. Vi i TrinnVis ser tydelig at de praksisene som har gode helsesekretærer, som får betydningsfulle oppgaver, bidrar til en mer veldrevet praksis og letter arbeidet for legene. – Hvis jeg tenker på hvordan det var før, så var det egentlig travlere før å være helsesekretær enn det er i dag.
Helsesekretærene sitt arbeid sørger for at hverdagen går rundt, spesielt i utfordrende tider. For Janne og hennes kolleger har TrinnVis bidratt til å gjøre arbeidsflyten mer strukturert, noe som forenkler hverdagen ved å gi påminnelser om viktige oppgaver og fremme samarbeid. Dette gjør at de kan håndtere de daglige utfordringene med større trygghet.
Selv om mye er blitt digitalisert, tror jeg vi fortsatt vil være nødvendige for å holde orden på timebøker og organisering. Vi er nok uunnværlige for den daglige driften.
Alle helsevirksomheter er pålagt å gjennomføre risikovurderinger. Det vil si å vurdere sannsynligheten for at uønskede hendelser oppstår og konsekvensene hvis de skjer. TrinnVis har et eget verktøy for dette med ferdiglagde forslag til risikovurderinger som du og helsevirksomheten din bør gjøre.
Myndigheten krever at du som arbeider i helsevirksomhet tenker gjennom hva som kan gå galt og hvilke konsekvenser det kan få. Og dokumentere at du har gjort dette. Får du og virksomheten din kontroll fra et tilsyn – for eksempel Eltilsynet, Datatilsynet eller Arbeidstilsynet – kan de be om å få se risikovurderinger som er gjort.
Sannsynlighet x Konsekvens = Kalkulert risiko
Hva skal du risikovurdere?
Situasjoner som kan oppstå og som berører datasikkerhet er viktig å gjøre risikovurderinger på. Hva skulle skje hvis du ikke får tilgang til journalsystemet på grunn av datafeil, eller hvis uvedkommende får tilgang og sletter eller endrer kritisk pasientinformasjon? Er det tiltak som bør eller må gjøres for å begrense konsekvensene av dette?
Hva og hvor mye som skal risikovurderes er opp til den enkelte virksomhet å avgjøre. Men du er alltid bedre forberedt hvis du på forhånd har tenkt gjennom hvilke uønskede situasjoner som kan oppstå og hvilke konsekvenser de kan få.
TrinnVis gjør kravet til risikovurderinger enklere å oppfylle. I TrinnVis er det ferdiglagde forslag til vurderinger for flere ansvarsområder – som Personvern og IKT og Smittevern. I tillegg kan du lage egne risikovurderinger for uønskede situasjoner som kan oppstå.
Lag egne risikovurderinger i TrinnVis
Prosedyren er den samme når du lager egne risikovurderinger for mulige hendelser som ikke allerede er foreslått i TrinnVis. Gå til Risikovurderinger på en av temasidene i TrinnVis (Ledelse, Utstyr, Smittevern osv.), velg Legg til, gi vurderingen et navn og lag en beskrivelse av hendelsen som du ønsker å risikovurdere. Deretter vekter du sannsynlighet og konsekvens, og bestemmer tiltak hvis hvis kalkulert risiko indikerer at det er nødvendig. Egne risikovurderingene vil også bli lagret og dokumentert i TrinnVis.
Med TrinnVis’ risikoverktøy er det enkelt å gjøre og dokumentere risikovurderinger: Gå til temasiden som heter Risiko. Åpne en av de ferdiglagde risikovurderingene og klikk Rediger. I vinduet som åpner seg markerer du sannsynligheten for at en hendelse skal skje (Lav, Moderat, Høy og Svært høy) og deretter mulige konsekvenser hvis det skjer (Ubetydelige, Moderate, Alvorlige og katastrofale). Risikoverktøyet vurderer ut fra dette kalkulert risiko (Lav, Moderat, Høy og Svært høy). Blir den vurdert som høy eller svært høy gir risikoverktøyet deg beskjed om at tiltak bør eller må besluttes.
Du kan da registrere tiltak som skal gjøres, hvem som har bestemt tiltaket og hvem som har ansvar for å gjennomføre det. Når dette er gjort blir risikovurderingen lagret og dokumentert.
TrinnVis er gratis i 30 dager. Hvis du avslutter abonnementet i løpet av prøveperioden, betaler du ingenting. Prøv gratis
Velkommen til gratis nettkurs for nybegynnere i TrinnVis
Er du nysgjerrig på hva du kan bruke TrinnVis til? Kanskje du er ny medarbeider på kontoret? Har du TrinnVis, men ikke kommet ordentlig i gang?
Vi fortsetter suksessen med våre gratis nettkurs for deg som er nybegynner i TrinnVis. Dette kurset er ideelt for både deg som vurderer å begynne med TrinnVis og for deg som allerede har systemet, men ikke er kommet i gang med å bruke det.
Påmelding til gratis nettkurs i 2025, velg den datoen som passer deg best
Vi i TrinnVis-teamet er glade for å kunne tilby en rekke kurs for å hjelpe deg med å få mest mulig ut av systemet. Enten du er ny bruker eller har brukt TrinnVis en stund, vil våre kurs gi deg verdifull innsikt og praktiske ferdigheter for å effektivisere din hverdag. Sjekk ut vårt utvalg med planlagte kurs utover våren 2025. Det er allerede nå mulig å melde seg på kursene. Se flere TrinnVis-kurs
TrinnVis brukes av flere tusen norske leger, tannleger, fysioterapeuter og andre helsearbeidere, og vi samarbeider med en rekke profesjonsorganisasjoner for å sørge for at systemet tilfredsstiller de høye kvalitetskravene som stilles til helsevirksomheter. Hvis du er medlem av en av disse organisasjonene, får du medlemsrabatt.
Arbeidsavtale i TrinnVis er oppdatert i samsvar med de nye kravene som vil gjelde fra 1. juli 2024
TrinnVis overvåker alle lover, forskrifter og annet regelverk som gjelder for norske helsevirksomheter, og oversetter det til konkrete rutiner, retningslinjer, avtaleforslag og andre dokumenter. Når lover og forskrifter endres, blir dokumentene oppdatert.
Fra 1. juli 2024 trer nye krav til arbeidsavtaler i kraft i henhold til Endringslov til arbeidsmiljøloven og statsansatteloven. Disse endringene gjelder nye arbeidsavtaler og er ment for å styrke arbeidstakeres rettigheter og sikre bedre beskyttelse mot ugunstige vilkår i ansettelsesforhold.
Lovendringene gjelder blant annet nye krav til innholdet i arbeidsavtalen, kortere frister, begrensninger i prøvetidsbestemmelsene og en rett for ansatte i deltid og i midlertidig stilling til å be om mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår. Arbeidsavtale i TrinnVis er oppdatert i samsvar med de nye kravene.
Mange TrinnVis-brukere har et behov for å koordinere ferieavviklingen sin med eksterne samarbeidspartnere. Det gjelder blant andre avtalespesialister, fysioterapeuter med driftstilskudd og fastleger, som hver vår må informere helseforetak eller kommune om bemanning i sommerferien.
Når du bruker bemanningskalenderen i TrinnVis til å planlegge ferieavviklingen, er det enkelt å dele ferieplanene.
Slik gjør du det
Før du deler, må ferieperiodene være registrert og bekreftet.
Åpne bemanningskalenderen
Trykk på Rediger til høyre i seksjonen Delt ferieplan øverst på siden
Velg hvilke personer som skal være med på den delte oversikten
Skriv inn epostadressen du vil dele med, og trykk på Del
Nå sendes en epost med lenke til en egen webside som gir mottakeren oversikt over bekreftede ferieperioder fra juni til august. Du får selv en kopi av eposten, så du kan kontrollere hva mottakeren får se.
Samlet oversikt for mottakeren
Hvis flere virksomheter deler sin plan med samme epostadresse, kan mottakeren se en samlet oversikt over alle virksomhetene som har delt sine ferieplaner.
Det du deler er et statisk øyeblikksbilde av planene slik de var på delingstidspunktet. Hvis planene endres, kan du dele på nytt. Du kan også når som helst stoppe delingen.
TrinnVis brukes av flere tusen norske leger, tannleger, fysioterapeuter og andre helsearbeidere – og samarbeider med en rekke profesjonsorganisasjoner for å sørge for at systemet tilfredsstiller de høye kvalitetskravene som stilles til helsevirksomheter. Hvis du er medlem av en av disse organisasjonene, får du medlemsrabatt.
Fra 1. juli 2024 vil nye krav til ansettelsesavtaler tre i kraft i henhold til Endringslov til arbeidsmiljøloven og statsansatteloven. Disse endringene gjelder nye arbeidsavtaler og er ment for å styrke arbeidstakeres rettigheter og sikre bedre beskyttelse mot ugunstige vilkår i ansettelsesforhold.
TrinnVis overvåker alle lover, forskrifter og annet regelverk som gjelder for norske virksomheter, og oversetter det til konkrete rutiner, retningslinjer, avtaleforslag og andre dokumenter. Når lover og forskrifter endres, blir dokumentene oppdatert.
TrinnVis er oppdatert
Lovendringene gjelder blant annet nye krav til innholdet i arbeidsavtalen, kortere frister, begrensninger i prøvetidsbestemmelsene og en rett for ansatte i deltid og i midlertidig stilling til å be om mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår. Arbeidsavtale i TrinnVis er oppdatert i samsvar med de nye kravene som vil gjelde fra 1. juli 2024.
TrinnVis brukes av flere tusen norske leger, tannleger, fysioterapeuter og andre helsearbeidere – og samarbeider med en rekke profesjonsorganisasjoner for å sørge for at systemet tilfredsstiller de høye kvalitetskravene som stilles til helsevirksomheter. Hvis du er medlem av en av disse organisasjonene, får du medlemsrabatt.
Lagring av dokumenter i TrinnVis har fått en etterlengtet oppdatering. Nå lagres alt automatisk mens du skriver, så du ikke trenger å bekymre deg for å miste arbeidet underveis.
Mens du redigerer et dokument, lagres arbeidet ditt fortløpende som utkast. Originaldokumentet er intakt helt til du trykker på Ferdig. Hvis du vil ta vare på utkastet for å fortsette senere, trykker du på Lukk utkast.Dokumenter som har utkast, har denne merkingen øverst. Hvis du trykker på Rediger, kan du arbeide videre med utkastet.
Ingenting blir borte
Straks du begynner å redigere et dokument, lagres endringene som et utkast. Hvis du blir avbrutt i arbeidet, finner du alltid utkastet igjen når du trykker Rediger. Utkastet lagres i det originale dokumentet, som ikke blir overskrevet før du har trykket Ferdig.
Samarbeid om utkast
På denne måten kan du også arbeide med et dokument over tid, uten å overskrive det originale dokumentet. Kanskje du vil at noen andre skal se på utkastet? Trykk på Del og be om kommentarer.
TrinnVis brukes av flere tusen norske leger, tannleger, fysioterapeuter og andre helsearbeidere – og samarbeider med en rekke profesjonsorganisasjoner for å sørge for at systemet tilfredsstiller de høye kvalitetskravene som stilles til helsevirksomheter. Hvis du er medlem av en av disse organisasjonene, får du medlemsrabatt.
Neste uke er det klart for Våruka 2024 i Trondheim, og TrinnVis er selvsagt til stede. 24.-26. april kan du møte Hilde og Siren fra TrinnVis-teamet på Våruka. Velkommen innom for en hyggelig prat!
TrinnVis brukes av flere tusen norske leger, tannleger, fysioterapeuter og andre helsearbeidere – og samarbeider med en rekke profesjonsorganisasjoner for å sørge for at systemet tilfredsstiller de høye kvalitetskravene som stilles til helsevirksomheter. Hvis du er medlem av en av disse organisasjonene, får du medlemsrabatt.
Superheltene på kontoret er viktige ressurser for den daglige driften og organiseringen av helsevirksomheten. Det samme er TrinnVis. I mai tilbyr vi halvdagskurs for helsesekretærer og tannhelsesekretærer i Bergen. I september tilbyr vi tilsvarende kurs i Trondheim og Oslo. Se datoer og påmelding under.
Kurset passer for alle superheltene på kontoret som bruker TrinnVis, men helsesekretærer og tannhelsesekretærer med noe administrativt ansvar vil ha størst utbytte. Deltagerne får praktisk innføring i hvordan TrinnVis brukes til å strukturere og effektivisere driften av virksomheten.
Datoer for kommende kurs:
Bergen
Helsesekretærer: torsdag 23. mai kl. 11.30 – 15.00
Tannhelsesekretærer: fredag 24. mai kl. 11.30 – 15.00
Inkl. lunsj fra kl. 11.30-12.00
Trondheim
Helsesekretærer: torsdag 12. september kl. 11.30 – 15.00
Tannhelsesekretærer: fredag 13. september kl. 11.30 – 15.00
Inkl. lunsj fra kl. 11.30-12.00
Oslo
Helsesekretærer: torsdag 26. september kl. 11.30 – 15.00
Tannhelsesekretærer: fredag 27. september kl. 11.30 – 15.00
Inkl. lunsj fra kl. 11.30-12.00
Kursavgift kr. 3 000,- per deltaker.
Påmelding er bindende. Begrenset antall plasser. Kurs kan bli avlyst ved for få påmeldte. Nye TrinnVis-abonnenter får gratis etablering på TrinnVis i forbindelse med kurset.
Kursene gir en praktisk innføring i hvordan TrinnVis brukes til å strukturere og effektivisere driften, med spesiell vekt på bemanning, utstyr, rutiner, HMS og møteverktøyet.
Vi registrerer opplysninger om deg, og bruker egne og tredjeparts informasjonskapsler (cookies) til å
understøtte nettstedets funksjonalitet til eksempelvis å gi deg en bedre og raskere tjeneste
utarbeide statistiske analyser av din bruk av nettstedet for å forbedre brukeropplevelsen
vise deg målrettet markedsføring på andre nettsteder
Hvis du vil vite mer om disse formålene og hvordan dine opplysninger blir delt med andre, trykk på «Les mer».
Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke ved å gå inn på Personvernerklæring.
Les mer
Aksepter alle
Nødvendige
Nødvendige informasjonskapsler inneholder grunnleggende informasjon for at siden skal fungere. Disse lagres derfor uten samtykke.
Funksjonelle
Funksjonelle informasjonskapsler lagrer opplysninger som endrer måten hjemmesiden ser ut eller oppfører seg på, f.eks. ditt foretrukne språk eller den regionen du befinner deg i.
Statistiske
Statistiske informasjonskapsler samler informasjon som hjelper oss i TrinnVis med å forstå hvordan besøkende samhandler med hjemmesiden.
Markedsføring
Disse informasjonskapslene brukes til å spore besøkende på tvers av hjemmesider. Hensikten er å vise relevante annonser for den enkelte brukeren, fra TrinnVis og tredjepartsannonsører.
