Gode verktøy forenkler bemanningen

I travle praksishverdager slites tiden mellom administrative oppgaver, lovpålagte krav og pasienter. Da er gode og tilpassede verktøy viktige – også når bemanningen skal planlegges.
Sammen med norsk helsepersonell og helseorganisasjoner arbeider vi i TrinnVis for å utvikle verktøy som gjør hverdagen enklere for små og mellomstore helsevirksomheter.
TrinnVis Bemanningskalender er ett av disse.

Klikk her for å prøve TrinnVis

Pasientsikkerhet og god økonomi

Skal man drive helsevirksomhet på en trygg og effektiv måte fungerer det ikke med ferieønsker levert på gule post-it lapper eller usikkerhet om bemanningssituasjonen i praksisen. Korrekt informasjon om hvem som er på jobb når er kritisk – ikke bare for god og sikker pasientbehandling, men også for å sikre god økonomi. Dette er like viktig for små og mellomstore helsevirksomheter som det er for store institusjoner.

Krav til et godt bemanningsverktøy

Et godt bemanningsverktøy må være enkelt å bruke. Samtidig må det være lett tilgjengelig for alle som arbeider i virksomheten. Og viktigst av alt – det må ha funksjoner som er nyttige og effektive for brukerne. Her er noen eksempler:

• Det bør være mulig å skille mellom forskjellige typer av fravær
• Det bør være oversikt over planlagt bemanning på dag-, uke- og månedsnivå
• Det bør være mulig å legge inn turnus og andre faste arbeidsmønstre – og avvik på disse
• Det bør i bemanningsoversikten være lett å skille mellom klinisk og administrativt personell
• Det bør være mulig å legge inn ønsker for fremtidig fravær – som ferie, kurs og lignende
• Det bør være enkelt å skille mellom hva som er ønsket og hva som er avtalt eller bekreftet fravær

I tillegg bør bemanningsverktøyet ved registrering av sykefravær gi mulighet for å definere hvilken type fravær det er snakk om. Dette er spesielt viktig da folketrygdloven skiller mellom fravær ved egenmelding, fravær ved sykemelding og fravær som skyldes syke barn.
 

Bemanningskalenderen i TrinnVis

Styrings- og kvalitetssystemet TrinnVis har innebygget bemanningskalender. Denne er blitt til etter tilbakemeldinger fra våre brukere og forskjellige forbund og foreninger innen helsenorge. Den er spesielt tilpasset behovene til små- og mellomstore klinikker, praksiser og kontorer – og gir i tillegg til oversikt over bemanning også informasjon om relevant regelverk.

Laget for å brukes av alle

Bemanningskalenderen i TrinnVis er utformet med tanke på at den skal brukes av alle ansatte og ikke kun ledelse. Alle virksomhetens ansatte som er registrert i TrinnVis vil kunne gis både lese- og skrivetilgang til kalenderen.
Fravær og annet som påvirker bemanningssituasjonen kan legges inn i kalenderen som bekreftet eller ubekreftet. Et typisk eksempel på ubekreftet fravær kan være et ferieønske fra en kollega eller ansatt som ennå ikke er avtalt eller godkjent. I TrinnVis Bemanningskalender er det også enkelt å se forskjell på bekreftede og ubekreftede fraværsperioder ved at førstnevnte vises som skravert inntil de er bekreftet.

Oversikt over fravær

Det er ikke alltid lett å holde oversikt over antall sykedager, og spesielt ikke når det skal skilles mellom egenmeldingsdager, fravær på grunn av sykt barn og sykemeldinger. Bemanningskalenderen i TrinnVis holder oversikten over dette, og systemet gir informasjon om hvor mange fraværsdager som er brukt av de forskjellige typene – og hvor mange man eventuelt har igjen.
Dette gjelder selvfølgelig også for ferieavvikling, avspasering og forskjellig yrkesrelatert fravær som jobbreiser, kurs og lignende.

Forskjellige regler for ulike typer sykefravær

Bemanningskalenderen i TrinnVis informerer også om gjeldende regelverk for ferie- og sykedager. Folketrygdloven skiller blant annet mellom fravær ved egenmelding og fravær på grunn av syke barn. Vilkårene og antall dager tilgjengelig for fraværstypene er forskjellige, og i bemanningskalenderen vil brukerne bli informert om hvilke regler som gjelder når sykedager og annet fravær legges inn.

Hele og halve dager

TrinnVis Bemanningskalender gir muligheten for å skille mellom hele og halve arbeidsdager i turnus og andre faste arbeidsmønstre. I praksis betyr det at man kan legge inn arbeidsperioder med halve arbeidsdager, eller halve dager som unntak i arbeidsperioder.
Et eksempel på dette kan være hvis man arbeider hele dager fire dager i uken og kun halv dag på fredager. Et annet eksempel hvor denne muligheten er nyttig, er hvis man skal avspasere eller være borte fra arbeid kun deler av en dag. Dette kan enkelt legges inn i oversikten slik at kolleger og samarbeidspartnere kan planlegge praksisens bemanning ut fra dette.

Vi tar imot innspill fra dere

Bemanningskalenderen og TrinnVis i sin helhet er et dynamisk system i kontinuerlig utvikling. I den sammenheng er tilbakemeldingene fra våre brukere uvurderlige. Har du idéer til ny funksjonalitet eller annet som kan gjøre TrinnVis til et enda bedre verktøy i en travel helsehverdag?
Gi oss beskjed – enten via Tilbakmelding-knappen direkte i TrinnVis eller ved å sende oss en post på post@trinnvis.no
 
Klikk her for å prøve TrinnVis
 
 

Visste du forresten at…

…utstyrsoversikten i TrinnVis gjør det mulig å knytte eksisterende oppgaver til utstyrsenhetene som er lagt inn? Eller at du selv kan lage nye og egne oppgaver til de enhetene hvor det er behov for det? Oppgavene kan konfigureres slik at du får påminnelse på epost eller SMS når de skal utføres, og de vil i tillegg vises i kalenderen på Min Side i TrinnVis.
Et typisk eksempel på en utstyrsrelatert oppgave kan være påminnelse om service og vedlikehold som skal utføres. En slik oppgave kan blant annet inneholde prosedyrer for hvilket firma som skal utføre arbeidet, viktige kontaktpersoner og annet som er nyttig eller som det bør lages gode rutiner på.