Tre trinn til TrinnVis

Er du ny bruker av TrinnVis – eller vurderer du og helsevirksomheten din å starte med TrinnVis?
Her er en tretrinns-forklaring på hvordan du enkelt kommer i gang.

Når du registrerer virksomheten i TrinnVis er det viktig å legge inn relevant informasjon om ansatte og kolleger, som yrke, tilknytning og epostadresse.

Trinn 1:
Registrer virksomheten og kolleger

Første trinn er å registrere virksomheten og hvilken tjeneste man leverer. Her er det viktig å velge riktig tjenestetype (legetjeneste, tannhelsetjeneste, kiropraktikk, fysioterapitjeneste osv.), da dette brukes av systemet til å filtrere ut innholdet, oppgavene og de ferdiglagde dokumentforslagene som behøves for akkurat din virksomhet.

Deretter registreres ansatte og kolleger. Vi anbefaler at alt personell legges inn – inklusive leietakere, oppdragstakere og støttepersonell. Hver person registreres med yrke, tilknytning (ansatt, leietaker, vikar osv.) og sin egen epostadresse. Sistnevnte brukes ved innlogging i TrinnVis og ved utsendelse av informasjon fra systemet.

Oversikt over virksomheten og informasjon om ansatte og kolleger registreres som regel i det man starter opp med TrinnVis. Men, det er også mulig å legge dette inn i etterkant. Det er altså ikke nødvendig å avbryte registreringen hvis du f.eks. mangler epostadresse til én av de som skal registreres. Denne kan alltids legges inn i etterkant.

Hver temaside i TrinnVis inneholder en eller flere ansvarsområder – også kalt funksjoner. Disse funksjonene fordeles blant ansatte og kolleger.

Trinn 2:
Fordel Funksjoner (ansvarsområder)

Neste trinn er å fordele ansvarsområder blant ansatte og kolleger. I TrinnVis er disse ansvarsområdene definert for deg, og kalles Funksjoner. De forskjellige funksjonene i TrinnVis er sortert under ulike tema-områder; Ledelse, Personvern og IKT, HMS, Klinisk virksomhet osv. Personell kan gjerne være tildelt funksjoner/ansvarsområder fra flere tema-områder samtidig.

Er dere mange i virksomheten vil funksjonene kunne fordeles slik at hver person kun har ansvar for en eller to i tillegg til den som er knyttet til det kliniske arbeidet man utfører. Er dere derimot en liten virksomhet vil hver person måtte tildeles flere funksjoner.

Snakk gjerne med kollegaene dine og avtal i forkant hvilke funksjoner hver enkelt skal tildeles og ha ansvar for.

Hver mandag vil de som er registrert i TrinnVis motta en epost fra systemet med informasjon om ukens etableringsoppgave.

Trinn 3:
Kom i gang med Etableringsoppgaver

Siste trinn er å ta i bruk TrinnVis og begynne å løse oppgaver. Og det er på dette området TrinnVis skiller seg fra andre kvalitetssystemer.
Vanligvis er kvalitetssystemer tomme slik at man selv må finne ut hva som faktisk skal gjøres. I TrinnVis er derimot alle funksjoner/ansvarsområder fylt med predefinerte oppgaver og prosedyrer fra starten, slik at du slipper å bruke tid på dette selv.

Noen av oppgavene som ligger i TrinnVis kalles Etableringsoppgaver. Det er rundt 40 slike, og disse er direkte relatert til det som virksomheten må gjøre for å overholde myndighetenes krav til personvern, GDPR, HMS og lignende.
For å gjøre det enkelt å komme i gang med disse viktige etableringsoppgavene vil TrinnVis gi påminnelser til de som har ansvar for å utføre dem; hver mandag morgen mottar de en epost med informasjon om én konkret etableringsoppgave som skal løses i løpet av uken som kommer.

 

Veien videre

Når de to første trinnene over er fullført, og dere er kommet i gang med trinn tre og etableringsoppgaver, er du og helsebedriften din på god vei i kvalitetsarbeidet!
Og når de viktige oppgavene relatert til myndighetenes krav er løst, handler det derfra om bruke alle de nyttige funksjonene og holde TrinnVis ved like – som f.eks:

Nyttige styringsverktøy i TrinnVis

Husk også at TrinnVis-systemet inkluderer nyttige styringsverktøy som gjør den daglige driften av helsevirksomheten enklere og mer effektiv. Ett eksempel er bemanningskalenderen som hjelper deg å organisere bemanning, planlegge ferieavvikling for personalet og holde oversikt over hvem som er på jobb når.
 
Har du spørsmål om TrinnVis?
Ta gjerne kontakt på tlf. 485 95 383 (09:00 – 15:30)

 

Prøv TrinnVis gratis

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på trinnvis.no for å forbedre brukeropplevelsen, for eksempel slik at du kan slippe å se denne meldingen neste gang du besøker oss.