Tre enkle trinn til å komme i gang med TrinnVis
Er du ny bruker i TrinnVis, eller vurderer du å starte med TrinnVis? Med denne tretrinns guiden kan du raskt og enkelt begynne å bruke TrinnVis i din helsevirksomhet. Når de tre første trinnene er fullført, er din virksomhet klar til å dra nytte av alle de praktiske verktøyene TrinnVis tilbyr.
Trinn 1:
Registrer virksomheten og ansatte
Første trinn er å registrere virksomheten din og angi hvilken type tjeneste dere leverer, som legetjeneste, tannhelsetjeneste, kiropraktikk eller fysioterapitjeneste. Dette vil tilpasse innholdet på din TrinnVis-konto til deres spesifikke behov.
Deretter legger du inn opplysninger om alle ansatte og kolleger, inkludert leietakere og støttepersonell. Oppgi deres yrke, tilknytning (f.eks. ansatt, leietaker, vikar) og e-postadresse. E-postadressen brukes både til innlogging og for å sende viktig informasjon fra systemet.
Du kan legge inn denne informasjonen både ved oppstart og i etterkant. Hvis du mangler e-postadressen til en kollega, kan du legge inn resten av informasjonen og oppdatere e-postadressen senere.
Trinn 2:
Fordel ansvarsområder
Neste trinn er å fordele ansvarsområder mellom deg og dine kolleger. Ansvarsområdene er ofte lovpålagte og må tildeles spesifikke personer, men en person kan ha flere ansvarsområder. TrinnVis foreslår også arbeidsrelaterte ansvarsområder som kan fordeles på flere personer.
Diskuter med kollegene dine på forhånd for å avgjøre hvem som skal ha hvilke ansvarsområder. Dette sikrer at alle vet hva de er ansvarlige for og bidrar til en smidig arbeidsflyt.
Trinn 3:
Kom i gang med etableringsoppgavene
Siste trinn for å komme godt i gang med TrinnVis er å begynne med etableringsoppgavene. Når registreringen er fullført og ansvarsområdene er fordelt, er det på tide å ta fatt i disse oppgavene, som er omtrent 40 i antall. Etableringsoppgavene er ment for å hjelpe dere i gang med kvalitetsarbeidet. Oppgavene er knyttet til konkrete myndighetskrav og fordeles over tid, slik at du utfører én oppgave per uke.
Veien videre
Når de tre første trinnene er fullført, er dere kommet godt i gang med TrinnVis! Videre handler det om å bruke de nyttige funksjonene systemet tilbyr og holde informasjonen oppdatert, som for eksempel:
- Oppdater ansatte: Legg inn nye kolleger og fjern de som har sluttet, og flytt ansvarsområder der det er nødvendig.
- Oppdater utstyr: Registrer nytt utstyr eller fjern det som er kassert, slik at utstyrsoversikten alltid er klar for kontroll.
- Oppdater avtaler: Last opp nye avtaler og kontrakter for enkel tilgang og oversikt.
Jannes beste tips til andre helsesekretærer som skal begynne å bruke TrinnVis
- Bruk systemet hver dag og gjør det til en vane.
- Legg inn oppgaver og bruk bemanningskalenderen for å få oversikt.
- Det tar litt tid å legge inn alt, men du trenger jo ikke gjøre alt på én gang.
- Bli kjent med det som du føler er viktigst for deg. For min del var det bemanningskalenderen. Pluss det å legge inn utstyr, slik at vi kunne ta i bruk internkontrollene. Og det gjør jo alle legekontor. Hvis du har personale og utstyr registrert, så har du jo egentlig ganske mye på plass.
Nyttige lenker:
- Gratis nettkurs: TrinnVis for nybegynnere
- Bemanningsoversikt i TrinnVis
- TrinnVis: kvalitetssystemet for norske helsevirksomheter
- Riktig bruk av intern kompetanse gir mindre stress og bedre trivsel
- På tide å planlegge ferieavviklingen
- Mindre vikarbruk med bemanningskalenderen
- Nye krav til ansettelsesavtaler
- Endringer i regelverket for verneombud
- TrinnVis overvåker regelverket