Gode råd for medarbeidersamtaler
For noen er medarbeidersamtalen et pliktløp som enten nedprioriteres eller gjennomføres en gang iblant fordi en må. Andre bruker medarbeidersamtalen til å sikre godt arbeidsmiljø, trivsel og en velfungerende og effektiv organisasjon. Ansatte er virksomhetens viktigste ressurs, og må følges opp på konstruktiv, åpen og systematisk måte. Da er medarbeidersamtalen et godt verktøy.
Hva er en medarbeidersamtale?
En medarbeidersamtale er en planlagt samtale mellom arbeidsgiver og ansatt. Den utføres regelmessig, og i løpet av medarbeidersamtalen går dere gjennom tema som arbeidssituasjon, arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø, forventninger og mål.
Krever loven at man har medarbeidersamtaler?
Loven krever ikke at du som leder gjennomfører medarbeidersamtaler med dine ansatte. Medarbeidersamtalen er likevel nyttig når du skal ivareta viktige bestemmelser i lovverket. To eksempler er Arbeidsmiljølovens §4-2 og §4-3, som omhandler ansattes krav på tilrettelegging, medvirkning og utvikling, samt rettigheter i forhold til psykososialt arbeidsmiljø. Regelmessige samtaler er et godt hjelpemiddel for å følge opp kolleger og bidrar til å skape gode relasjoner mellom ansatte og ledere.
Dokumenter endringer og utvikling
Når du som leder gjennomfører regelmessige medarbeidersamtaler er det lettere å følge opp endringer i virksomheten over tid. Referater fra samtaler er god dokumentasjon på utviklingen i arbeidsforhold, og vil være nyttige i det systematiske forbedringsarbeidet, eller hvis misforståelser eller konflikter oppstår.
Dette bør være med i medarbeidersamtalen
Det er vanskelig å lage en komplett liste som passer alle arbeidsforhold og relasjoner, men følgende tema bør du som leder ta opp i medarbeidersamtalen: samarbeid og arbeidsmiljø, mål og arbeidsoppgaver, organisering av arbeidet og betingelser.
Samarbeid og arbeidsmiljø
Samarbeidet mellom kolleger, forholdet til ledere og arbeidsmiljø har stor påvirkning på trivselen. Medarbeidersamtalen er en god mulighet for deg som leder å gi og få tilbakemeldinger. Det er viktig at den ansatte i løpet samtalen får anledning til å fortelle hvordan han eller hun opplever arbeidssituasjonen. Hvordan er arbeidsmiljøet? Er det konflikter eller utfordringer som bør tas opp? Medarbeidersamtalen bør gjennomføres i fortrolighet og med en inkluderende tone. Da legges det til rette for ærlige og nyttige tilbakemeldinger.
Mål og arbeidsoppgaver
Har den ansatte arbeidsoppgaver som han eller hun trives med? Er det andre arbeidsoppgaver han eller hun ønsker å gjøre? Kanskje er den ansatte klar for mer ansvar? Ofte kan små justeringer gjøre store forskjeller for trivsel, effektivitet og faglig tilfredshet.
For deg som arbeidsgiver er medarbeidersamtalen en god ramme for å gi tilbakemeldinger på den ansattes arbeid. Utføres arbeidsoppgaver slik dere er blitt enige om? Oppnås målene som er satt? Bruk medarbeidersamtalen til å synliggjøre mål slik at den ansatte får en tydeligere oppfatning av hvordan hun eller han utvikler seg i jobben. Dette er noe alle ansatte ønsker.
Som leder er det din oppgave er å motivere og hjelpe den ansatte, og tilbakemeldinger må gis på en konstruktiv og positiv måte.
Organisering av arbeidet
Ligger forholdene til rette for at den ansatte kan yte sitt beste? Mange faktorer påvirker både den ansattes trivsel, arbeidssituasjon og evne til å utføre arbeidet. Det er viktig å kartlegge arbeidsmengde, arbeidsbelastning og hvilke typer oppgaver som gjøres. Er det for mange oppgaver eller for ensidig arbeidshverdag? Har den ansatte mulighet til å utføre pålagte oppgaver på en effektiv og god måte?
Organisering av arbeidet henger tett sammen med ønske om utvikling. Kan den ansatte på lengre sikt få nye oppgaver? Kanskje etter å ha gjennomført kurs og videreutdanning i regi av arbeidsplassen?
Det er viktig å ha fokus både på det daglige arbeidet som utføres, og den ansattes utviklingsmuligheter på arbeidsplassen i et lengre perspektiv.
Betingelser
Stilling og arbeidsoppgaver kan endres. Siden sist dere hadde en samtale kan den ansatte ha fått utvidet ansvarsområde og nye oppgaver. Bruk medarbeidersamtalen til å kartlegge om den ansattes betingelser samsvarer med arbeidet som gjøres.
For noen vil en eventuell forhandling om lønn og vilkår passe best i et eget møte. Hvis forhandlingen skal tas som en del av medarbeidersamtalen er det alltid god praksis å gjøre dette helt til slutt, når forhold rundt arbeidssituasjon og arbeidsoppgaver har vært gått gjennom.
Slik planlegger og gjennomfører du medarbeidersamtalen
Start arbeidet med medarbeidersamtalen i god tid før selve samtalen holdes. Send den ansatte skriftlig innkalling senest to uker i forveien, og sikre at han eller hun samtidig får tilgang til agenda og eventuelt referat fra forrige medarbeidersamtale.
Viktig med kontinuitet
En medarbeidersamtale er ikke en enkeltstående samtale mellom leder og ansatt, men derimot en serie møter som gjentas med faste mellomrom. Hvor ofte medarbeidersamtaler gjennomføres varierer fra virksomhet til virksomhet. Den bør holdes minimum en gang per år, og gjerne to ganger hvis arbeidsgiver eller ansatt ønsker.
Vær godt forberedt
Det er viktig at begge parter stiller godt forberedt. Derfor skal den ansatte få tilgang til agenda, og eventuelt referat fra tidligere medarbeidersamtale, når innkalling sendes ut senest to uker før. Det kan være punkter i agenda som må tenkes gjennom i forkant. Den ansatte kan også ha innspill til andre tema som skal tas opp. Da er det viktig at du som arbeidsgiver også får tid til å forberede deg.
Oppfølgingsoppgaver
I løpet av samtalen kan det dukke opp saker som krever oppfølging av en eller begge parter i ettertid. Det kan være en enkelt handling eller at dere blir enige om å planlegge noe sammen. Uansett er det viktig å ha fokus på eventuelle oppfølgingsoppgaver. Noter dem ned, og påse at de følges opp kort tid etter medarbeidersamtalen.
Skriv alltid referat
Det skal alltid føres skriftlig referat fra medarbeidersamtalen. Referatet skal danne grunnlag for neste samtale, og bør inneholde en beskrivelse av dagens arbeidssituasjon og eventuelle endringer som dere sammen er blitt enige om. Den ansatte skal ha tilgang til referatet når møtet er holdt, og skal kunne komme med innspill til endringer hvis det kreves.
Oppfølgingssamtaler
Det er viktig at dere setter av god tid til medarbeidersamtalen slik at alle tema i agenda kan gjennomgås skikkelig. Likevel kan dere oppleve å gå tom for tid. Det kan skyldes punkter som krever grundigere gjennomgang eller enkeltsaker som dere ikke blir enige om. Når dette skjer bør medarbeidersamtalen avsluttes på et passende tidspunkt, og oppfølgingssamtale avtales. Denne bør holdes så snart som mulig.
Les om hvordan medarbeidersamtaler kan planlegges, gjennomføres og følges opp i TrinnVis