Forfatter: Ole-Vidar Andersland

Tre enkle trinn til å komme i gang med TrinnVis

Tre enkle trinn til å komme i gang med TrinnVis

Er du ny bruker i TrinnVis, eller vurderer du å starte med TrinnVis? Med denne tretrinns guiden kan du raskt og enkelt begynne å bruke TrinnVis i din helsevirksomhet. Når de tre første trinnene er fullført, er din virksomhet klar til å dra nytte av alle de praktiske verktøyene TrinnVis tilbyr.

Når du registrerer virksomheten i TrinnVis er det viktig å legge inn relevant informasjon om ansatte og kolleger, som yrke, tilknytning og epostadresse.
Når du registrerer virksomheten i TrinnVis er det viktig å legge inn relevant informasjon om ansatte og kolleger, som yrke, tilknytning og epostadresse.

Trinn 1:
Registrer virksomheten og ansatte

Første trinn er å registrere virksomheten din og angi hvilken type tjeneste dere leverer, som legetjeneste, tannhelsetjeneste, kiropraktikk eller fysioterapitjeneste. Dette vil tilpasse innholdet på din TrinnVis-konto til deres spesifikke behov.

Deretter legger du inn opplysninger om alle ansatte og kolleger, inkludert leietakere og støttepersonell. Oppgi deres yrke, tilknytning (f.eks. ansatt, leietaker, vikar) og e-postadresse. E-postadressen brukes både til innlogging og for å sende viktig informasjon fra systemet.

Du kan legge inn denne informasjonen både ved oppstart og i etterkant. Hvis du mangler e-postadressen til en kollega, kan du legge inn resten av informasjonen og oppdatere e-postadressen senere.

 

Hver temaside i TrinnVis inneholder ett eller flere ansvarsområder. Disse ansvarsområdene fordeles mellom de ansatte.
Hver temaside i TrinnVis inneholder ett eller flere ansvarsområder. Disse ansvarsområdene fordeles mellom de ansatte.

Trinn 2:
Fordel ansvarsområder

Neste trinn er å fordele ansvarsområder mellom deg og dine kolleger. Ansvarsområdene er ofte lovpålagte og må tildeles spesifikke personer, men en person kan ha flere ansvarsområder. TrinnVis foreslår også arbeidsrelaterte ansvarsområder som kan fordeles på flere personer.

Diskuter med kollegene dine på forhånd for å avgjøre hvem som skal ha hvilke ansvarsområder. Dette sikrer at alle vet hva de er ansvarlige for og bidrar til en smidig arbeidsflyt.

Hver mandag vil de som er registrert i TrinnVis motta en epost fra systemet med informasjon om ukens etableringsoppgave.
Hver mandag vil de som er registrert i TrinnVis motta en epost fra systemet med informasjon om ukens etableringsoppgave.

Trinn 3:
Kom i gang med etableringsoppgavene

Siste trinn for å komme godt i gang med TrinnVis er å begynne med etableringsoppgavene. Når registreringen er fullført og ansvarsområdene er fordelt, er det på tide å ta fatt i disse oppgavene, som er omtrent 40 i antall. Etableringsoppgavene er ment for å hjelpe dere i gang med kvalitetsarbeidet. Oppgavene er knyttet til konkrete myndighetskrav og fordeles over tid, slik at du utfører én oppgave per uke.

Veien videre

Når de tre første trinnene er fullført, er dere kommet godt i gang med TrinnVis! Videre handler det om å bruke de nyttige funksjonene systemet tilbyr og holde informasjonen oppdatert, som for eksempel:

  • Oppdater ansatte: Legg inn nye kolleger og fjern de som har sluttet, og flytt ansvarsområder der det er nødvendig.
  • Oppdater utstyr: Registrer nytt utstyr eller fjern det som er kassert, slik at utstyrsoversikten alltid er klar for kontroll.
  • Oppdater avtaler: Last opp nye avtaler og kontrakter for enkel tilgang og oversikt.

Jannes beste tips til andre helsesekretærer som skal begynne å bruke TrinnVis

  1. Bruk systemet hver dag og gjør det til en vane.
  2. Legg inn oppgaver og bruk bemanningskalenderen for å få oversikt.
  3. Det tar litt tid å legge inn alt, men du trenger jo ikke gjøre alt på én gang.
  4. Bli kjent med det som du føler er viktigst for deg. For min del var det bemanningskalenderen. Pluss det å legge inn utstyr, slik at vi kunne ta i bruk internkontrollene. Og det gjør jo alle legekontor. Hvis du har personale og utstyr registrert, så har du jo egentlig ganske mye på plass.

Les hele intervjuet med Janne her

Nyttige lenker:

Gratis nettkurs: TrinnVis for nybegynnere

Bemanningsoversikt i TrinnVis

TrinnVis: kvalitetssystemet for norske helsevirksomheter

Riktig bruk av intern kompetanse gir mindre stress og bedre trivsel

På tide å planlegge ferieavviklingen

Mindre vikarbruk med bemanningskalenderen

Nye krav til ansettelsesavtaler

Endringer i regelverket for verneombud

TrinnVis overvåker regelverket

Prøv TrinnVis gratis i 30 dager

Hvordan være forberedt på uønskede hendelser

Hvorfor skal du gjøre risikovurderinger?

Alle helsevirksomheter er pålagt å gjennomføre risikovurderinger. Det vil si å vurdere sannsynligheten for at uønskede hendelser oppstår og konsekvensene hvis de skjer. TrinnVis har et eget verktøy for dette med ferdiglagde forslag til risikovurderinger som du og helsevirksomheten din bør gjøre.

Myndigheten krever at du som arbeider i helsevirksomhet tenker gjennom hva som kan gå galt og hvilke konsekvenser det kan få. Og dokumentere at du har gjort dette. Får du og virksomheten din kontroll fra et tilsyn – for eksempel Eltilsynet, Datatilsynet eller Arbeidstilsynet – kan de be om å få se risikovurderinger som er gjort.

Sannsynlighet x Konsekvens = Kalkulert risiko

Hva skal du risikovurdere?

Situasjoner som kan oppstå og som berører datasikkerhet er viktig å gjøre risikovurderinger på. Hva skulle skje hvis du ikke får tilgang til journalsystemet på grunn av datafeil, eller hvis uvedkommende får tilgang og sletter eller endrer kritisk pasientinformasjon? Er det tiltak som bør eller må gjøres for å begrense konsekvensene av dette?

Hva og hvor mye som skal risikovurderes er opp til den enkelte virksomhet å avgjøre. Men du er alltid bedre forberedt hvis du på forhånd har tenkt gjennom hvilke uønskede situasjoner som kan oppstå og hvilke konsekvenser de kan få.

TrinnVis gjør kravet til risikovurderinger enklere å oppfylle. I TrinnVis er det ferdiglagde forslag til vurderinger for flere ansvarsområder – som Personvern og IKT og Smittevern. I tillegg kan du lage egne risikovurderinger for uønskede situasjoner som kan oppstå.

Lag egne risikovurderinger i TrinnVis

Prosedyren er den samme når du lager egne risikovurderinger for mulige hendelser som ikke allerede er foreslått i TrinnVis. Gå til Risikovurderinger på en av temasidene i TrinnVis (Ledelse, Utstyr, Smittevern osv.), velg Legg til, gi vurderingen et navn og lag en beskrivelse av hendelsen som du ønsker å risikovurdere. Deretter vekter du sannsynlighet og konsekvens, og bestemmer tiltak hvis hvis kalkulert risiko indikerer at det er nødvendig. Egne risikovurderingene vil også bli lagret og dokumentert i TrinnVis.

Har du spørsmål om risikovurderinger i TrinnVis? Ta kontakt med oss

Sannsynlighet x Konsekvens = Kalkulert risiko

Med TrinnVis’ risikoverktøy er det enkelt å gjøre og dokumentere risikovurderinger: Gå til temasiden som heter Risiko. Åpne en av de ferdiglagde risikovurderingene og klikk Rediger. I vinduet som åpner seg markerer du sannsynligheten for at en hendelse skal skje (Lav, Moderat, Høy og Svært høy) og deretter mulige konsekvenser hvis det skjer (Ubetydelige, Moderate, Alvorlige og katastrofale). Risikoverktøyet vurderer ut fra dette kalkulert risiko (Lav, Moderat, Høy og Svært høy). Blir den vurdert som høy eller svært høy gir risikoverktøyet deg beskjed om at tiltak bør eller må besluttes.

Du kan da registrere tiltak som skal gjøres, hvem som har bestemt tiltaket og hvem som har ansvar for å gjennomføre det. Når dette er gjort blir risikovurderingen lagret og dokumentert.

TrinnVis er gratis i 30 dager. Hvis du avslutter abonnementet i løpet av prøveperioden, betaler du ingenting. Prøv gratis

Nyttige lenker:

TrinnVis for tannleger

Et samarbeid mellom NTF og TrinnVis

Den norske tannlegeforening, praktiserende tannleger og TrinnVis har sammen utviklet et system som er tilpasset tannklinikkers krav og behov. TrinnVis tilbyr en løsning som forenkler din tannlegedrift. Ved å tilby en strukturert plattform for å organisere ansvar og oppgaver, gir TrinnVis deg muligheten til å fokusere på det du gjør best: å gi pasientene dine den beste tannhelsetjenesten.

TrinnVis PlussBHT – en smartere løsning for bedriftshelsetjeneste

TrinnVis for tannleger

TrinnVis er kjent som det ledende drift- og HMS-systemet for norske legekontor, og i dag benyttes det av over halvparten av alle allmennleger i landet. Mens myndighetene stiller mange av de samme kravene til tannleger som til leger, er det også betydelige forskjeller i krav og behov som gjelder tannhelsetjenester:

  • Registrering og oppfølging av kostbart utstyr som units og røntgenapparater.
  • Nødvendigheten av strenge tiltak for strålevern og korrekt bruk av stråle- og røntgenapparater.

For å imøtekomme de spesifikke kravene og behovene til tannleger, og tilby en skreddersydd løsning, initierte Den norske tannlegeforening og TrinnVis i 2019 prosjektet TrinnVis for tannleger. Dette prosjektet ble startet for å sikre effektivitet, etterlevelse av reguleringer og optimal drift for tannhelsetjenesten.

TrinnVis for tannleger er et samarbeidsprosjekt mellom Den norske tannlegeforening og TrinnVis.
TrinnVis for tannleger er et samarbeidsprosjekt mellom Den norske tannlegeforening og TrinnVis.

Ferdige forslag til det klinikken trenger

Med TrinnVis får du tilgang til ferdiglagde dokumenter som er nødvendige for klinikken din. Fra rutiner og prosedyrer til retningslinjer og måldokumenter, TrinnVis har alt du trenger for å oppfylle kravene i forskrifter og lovverk – alt på ett sted.

Ikke lenger trenger du å bekymre deg for å lage dokumentasjonen selv eller å holde styr på kompliserte regler og forskrifter. Med TrinnVis blir komplekse krav om til enkle og håndterbare oppgaver.

Skreddersydd for tannlegevirksomhet

TrinnVis for tannleger ble lansert på Landsmøtet/Nordental 31. oktober 2019. Daværende NTF president Camilla Hansen Steinum, en av initiativtakerne bak samarbeidet mellom Tannlegeforeningen og TrinnVis, sa da følgende:

«Sammen med TrinnVis har NTF nå skreddersydd et styrings- og kvalitetssystem for små og mellomstore tannlegevirksomheter. Vi håper at dette systemet vil gjøre det enklere å være praksiseier. Systemet vil frigjøre tid fra administrasjon som kan brukes til pasientbehandling, samtidig som man sikrer kvalitet og god pasientsikkerhet på klinikken.»

Medlemsrabatt for NTFs medlemmer

Som en del av samarbeidet får NTFs medlemmer 30% rabatt på sitt TrinnVis-abonnement, og prisen på abonnementet avhenger av hvor mange ansatte det er i praksisen. I tillegg kommer gratis prøveperiode på 30 dager, slik at systemet kan testes ut før du forplikter deg.

Prøv TrinnVis gratis

Nyttige lenker:

Integrert og personlig bedriftshelsetjeneste

Er du klar over at KI-verktøyene dine må registreres?

Slik bruker du KI trygt

HMS-kurs for ledere våren 2025

Har du lastet ned den nye TrinnVis-appen?

God ledelse for et bedre arbeidsmiljø og økt pasientsikkerhet

Husk å starte ferieplanlegging i god tid

Datatrusler mot små helsevirksomheter: En nødvendig bevisstgjøring

Slik forbereder du virksomheten for eltilsyn

Informasjon og påmelding til TrinnVis-kurs

TrinnVis er kvalitetsarbeid satt i praksis

Drift, HMS og kvalitetssystem for norske helsevirksomheter

Driver du eller arbeider du i en helsevirksomhet? Synes du det er vanskelig å finne frem i jungelen av forskrifter, lovverk og krav som du og virksomheten må forholde dere til? Er du usikker på hvordan du driver skikkelig kvalitetsarbeid? Savner du gode rutiner for lovpålagt rapportering og håndtering av avvik? Da passer TrinnVis deg og din helsevirksomhet.

Prøv TrinnVis GRATIS

Hva er TrinnVis?

TrinnVis er et webbasert system for drift, HMS og kvalitet for norske helsevirksomheter. Systemet forenkler driften til å drive trygt i tråd med myndighetenes forskrifter og lovverk. TrinnVis passer for små og mellomstore helsevirksomheter, og har rabattavtaler for medlemmer i Den norske legeforening, Den norske tannlegeforening, Norsk Fysioterapeutforbund, Norsk Kiropraktorforening, Norsk Psykologforening, Norsk Manuellterapeutforening, Norsk Osteopatforbund eller Norsk Naprapatforbund.

  • TrinnVis inneholder ferdigutfylt og oppdatert innhold, med retningslinjer og andre dokumenter som myndighetene krever at du og virksomheten har
  • TrinnVis er laget for å dekke behovene til små og mellomstore virksomheter innen helsesektoren  – ikke storindustri innen olje-, bygg- eller anlegg.

Kom i gang med TrinnVis

For å komme i gang med TrinnVis registrerer du et abonnement på din virksomhet her. Ved registrering blir du bedt om å legge inn informasjon om din virksomhet, som bransje og antall ansatte. Er du medlem hos en av våre samarbeidspartnere, oppgir du dette. Da får du automatisk 30% rabatt på abonnementet ditt.

Er dere flere som arbeider sammen skal ansvarsområder fordeles mellom deg og dine kolleger. Eksempler på ansvarsområder er Daglig leder, Dataansvarlig, Faglig leder, Økonomiansvarlig, Kvalitetsansvarlig, Smittevernansvarlig osv. 

Etableringsoppgaver – trinn for trinn

Avhengig av hvilke ansvarsområder du er tildelt vil TrinnVis sende deg enkle og konkrete oppgaver som skal løses. Dette kaller vi etableringsoppgaver, og du får én per uke. Ukens oppgave sendes ut via epost på mandag morgen.

De fleste oppgavene tar kun et par minutter å løse. Noen få tar noe lengre tid. Felles for alle oppgavene er at de er knyttet direkte til krav i lover og forskrifter. Du slipper selv å finne ut hva du må gjøre. TrinnVis har allerede gjort dette for deg. Her er noen eksempler på Etableringsoppgaver i TrinnVis:

  • Oppdatere Utstyrsoversikt
  • Dokumentere og kontrollere dataanlegget
  • Oppdatere mål for virksomheten
  • Oppdatere plan for praksismøter
  • Oppdatere retningslinjer for Personvern og IKT 

Håndtering av avvik

Å lære av feil er viktig. Det er også derfor myndighetene krever at alle helsevirksomheter har et bevisst forhold til avvik. Avvik er når noe skjer som ikke burde skje. Er uhellet ute – enten det er data som kommer på avveie, ansatte som blir skadet eller andre ting som påvirker virksomheten eller pasienter – så skal hendelsene dokumenteres og deretter behandles. Dette kalles avvikshåndtering.

I TrinnVis er det verktøy både for rapportering og behandling av avvik og uønskede hendelser. TrinnVis gir deg informasjon om hva som bør gjøres avhengig av hva som har skjedd. For å gjøre det enkelt å rapportere avvik har vi også laget egen mobiltelefon app for dette (Apple-versjon og Android-versjon).

Forenklet drift med TrinnVis

I tillegg til å være et HMS og kvalitetssystem, basert på myndighetenes krav til helsevirksomheter, er TrinnVis også et driftssystem som forenkler den daglige driften av virksomheten din. Om du trenger du påminnelser relatert til drift, oppgaver, vedlikehold, avtaler og lignende kan du lage disse i TrinnVis.

Kontrakter og informasjon om leverandører, samarbeidspartnere, ansatte og annet legges enkelt inn i systemet for sikker lagring og dokumentasjon.

TrinnVis har en innebygget bemanningskalender hvor ferier, turnus og annet fravær som påvirker den daglige driften kan registreres. som er utviklet i samarbeid med våre brukere. Den er spesielt tilpasset små- og mellomstore helsevirksomheters behov, og gjør det enkelt å planlegge korrekt bemanning. I tillegg gir den detaljert informasjon om relevant regelverk for både ansatte og ledere.

Les mer om bemanningskalenderen i TrinnVis her

 

Les også:

Husk å starte ferieplanlegging i god tid!

Mindre vikarbruk med bemanningskalenderen

Prøv TrinnVis GRATIS i 30 dager

Gode råd for medarbeidersamtalen

Gode råd for medarbeidersamtalen

For noen er medarbeidersamtalen et pliktløp som enten nedprioriteres eller gjennomføres en gang iblant fordi en må. Andre bruker medarbeidersamtalen til å sikre godt arbeidsmiljø, trivsel og en velfungerende og effektiv organisasjon. Ansatte er virksomhetens viktigste ressurs, og må følges opp på konstruktiv, åpen og systematisk måte. Da er medarbeidersamtalen et godt verktøy.

Hva er en medarbeidersamtale?

En medarbeidersamtale er en planlagt samtale mellom arbeidsgiver og ansatt. Den utføres regelmessig, og i løpet av medarbeidersamtalen går dere gjennom tema som arbeidssituasjon, arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø, forventninger og mål.

Krever loven at man har medarbeidersamtaler?

Loven krever ikke at du som leder gjennomfører medarbeidersamtaler med dine ansatte. Medarbeidersamtalen er likevel nyttig når du skal ivareta viktige bestemmelser i lovverket. To eksempler er Arbeidsmiljølovens §4-2 og §4-3, som omhandler ansattes krav på tilrettelegging, medvirkning og utvikling, samt rettigheter i forhold til psykososialt arbeidsmiljø. Regelmessige samtaler er et godt hjelpemiddel for å følge opp kolleger og bidrar til å skape gode relasjoner mellom ansatte og ledere.

Dokumenter endringer og utvikling

Når du som leder gjennomfører regelmessige medarbeidersamtaler er det lettere å følge opp endringer i virksomheten over tid. Referater fra samtaler er god dokumentasjon på utviklingen i arbeidsforhold, og vil være nyttige i det systematiske forbedringsarbeidet, eller hvis misforståelser eller konflikter oppstår.

Dette bør være med i medarbeidersamtalen

Slik planlegger og gjennomfører du medarbeidersamtalen

Start arbeidet med medarbeidersamtalen i god tid før selve samtalen holdes. Send den ansatte skriftlig innkalling senest to uker i forveien, og sikre at han eller hun samtidig får tilgang til agenda og eventuelt referat fra forrige medarbeidersamtale.

Viktig med kontinuitet

En medarbeidersamtale er ikke en enkeltstående samtale mellom leder og ansatt, men derimot en serie møter som gjentas med faste mellomrom. Hvor ofte medarbeidersamtaler gjennomføres varierer fra virksomhet til virksomhet. Den bør holdes minimum en gang per år, og gjerne to ganger hvis arbeidsgiver eller ansatt ønsker.

Vær godt forberedt

Det er viktig at begge parter stiller godt forberedt. Derfor skal den ansatte få tilgang til agenda, og eventuelt referat fra tidligere medarbeidersamtale, når innkalling sendes ut senest to uker før. Det kan være punkter i agenda som må tenkes gjennom i forkant. Den ansatte kan også ha innspill til andre tema som skal tas opp. Da er det viktig at du som arbeidsgiver også får tid til å forberede deg.

Oppfølgingsoppgaver

I løpet av samtalen kan det dukke opp saker som krever oppfølging av en eller begge parter i ettertid. Det kan være en enkelt handling eller at dere blir enige om å planlegge noe sammen. Uansett er det viktig å ha fokus på eventuelle oppfølgingsoppgaver. Noter dem ned, og påse at de følges opp kort tid etter medarbeidersamtalen.

Skriv alltid referat

Det skal alltid føres skriftlig referat fra medarbeidersamtalen. Referatet skal danne grunnlag for neste samtale, og bør inneholde en beskrivelse av dagens arbeidssituasjon og eventuelle endringer som dere sammen er blitt enige om. Den ansatte skal ha tilgang til referatet når møtet er holdt, og skal kunne komme med innspill til endringer hvis det kreves.

Oppfølgingssamtaler

Det er viktig at dere setter av god tid til medarbeidersamtalen slik at alle tema i agenda kan gjennomgås skikkelig. Likevel kan dere oppleve å gå tom for tid. Det kan skyldes punkter som krever grundigere gjennomgang eller enkeltsaker som dere ikke blir enige om. Når dette skjer bør medarbeidersamtalen avsluttes på et passende tidspunkt, og oppfølgingssamtale avtales. Denne bør holdes så snart som mulig.

Nyttige lenker:

Superenkelt møte-verktøy for alle

Sliter du med å holde styr på møter, agendaer, og referater? Vårt superenkle møte-verktøyet er perfekt for styret, små virksomheter, borettslag og sameie, vårt system er designet for å forenkle og effektivisere dine møter. Bestill nå og opplev en mer organisert og effektiv møtehverdag!

Sømløst verktøy for medarbeidersamtaler i TrinnVis

Effektiv kommunikasjon med sømløs flyt i TrinnVis

En medarbeidersamtale er en planlagt samtale mellom arbeidsgiver og ansatt. Den utføres regelmessig, og i løpet av medarbeidersamtalen går man gjennom tema som arbeidssituasjon, arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø, forventninger og mål. Manglende medarbeidersamtaler kan føre til negative konsekvenser både for arbeidsgiver og ansatte, og det er derfor viktig å prioritere disse samtalene selv om det kan være utfordrende å finne tid til dem. Medarbeidersamtalen kan nemlig være et godt verktøy for å oppnå felles suksess.

TrinnVis har en sømløs flyt som forenkler den interne kommunikasjonen og effektiviserer planlegging, gjennomføring og oppfølging av medarbeidersamtaler.

Gode råd for medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtaler i Trinnvis

I TrinnVis er det et eget møte-verktøy som forenkler den interne kommunikasjonen, samt planlegging, gjennomføring og oppfølging av medarbeidersamtaler. All kommunikasjon før og etter medarbeidersamtalen gjøres sømløst via TrinnVis.

Ferdig forslag til agenda 

Når du oppretter en medarbeidersamtale i TrinnVis, får du automatisk et ferdig forslag til agenda, som enkelt kan legges ved i innkallingen. Denne inkluderer alle de viktige temaene som bør gjennomgås i en medarbeidersamtale. Forslaget kan redigeres og nytt innhold legges til ved behov.

Send innkalling 

Når møtet er opprettet, sender du innkalling direkte fra TrinnVis til medarbeideren på epost. Du kan velge å legge ved agenda og eventuelt legge til en kommentar i eposten. Husk at personopplysninger ikke må sendes på epost. TrinnVis kan også sende ut påminnelse på SMS, hvis ønskelig. Referat fra tidligere medarbeidersamtaler kan også enkelt deles dersom dette er lagret i TrinnVis.

Med møte-verktøyet i TrinnVis kan du opprette en serie med medarbeidersamtaler som gjentas så ofte som du og den ansatte er blitt enige om. Planlagte medarbeidersamtaler vises i TrinnVis-kalenderen til både leder og den ansatte.

Skriv referatet «på direkten» 

Når medarbeidersamtalen gjennomføres kan referatet skrives direkte inn i TrinnVis. Det ferdige referatet kan deles via systemet, redigeres og lagres i TrinnVis. Referat fra medarbeidersamtaler inneholder ofte sensitive personopplysninger. Derfor skal referat og andre dokumenter fra samtalen adgangsbegrenses slik at kun leder og den ansatte har tilgang.

Lag oppfølgingsoppgaver i Trinnvis

Hvis dere ble enige om oppgaver som skal følges opp, eller nye møter som skal holdes i etterkant av medarbeidersamtalen, kan disse opprettes i TrinnVis og vil vises i møtekalenderen. Oppgaver og møter kan knyttes til en eller flere personer.

Nyttige lenker:

Superenkelt møte-verktøy for alle

Sliter du med å holde styr på møter, agendaer, og referater? Vårt superenkle møte-verktøyet er perfekt for styret, små virksomheter, borettslag og sameie, vårt system er designet for å forenkle og effektivisere dine møter. Bestill nå og opplev en mer organisert og produktiv møte-hverdag!

Fysioterapeutforbundet og TrinnVis

Enkel og trygg fysioterapidrift med NFFs anbefalte driftssystem

Myndighetene stiller omfattende krav til deg som driver egen fysioterapivirksomhet. Du må etablere internkontroll. I tillegg skal du ha system for oppfølging av utstyr, personvern og datasikkerhet. Dette gjelder uansett om du driver alene eller sammen med andre. Har du ansatte og kolleger er det også krav knyttet til HMS, personalhåndtering og bedriftshelsetjeneste.

TrinnVis for fysioterapeuter

TrinnVis er et nettbasert system som gjør det enklere å drive fysioterapivirksomhet på en trygg og god måte – og i tråd med alle myndighetenes krav. TrinnVis er utviklet i samarbeid med Fysioterapeutforbundet (NFF), og brukes i dag av over 300 fysio- og manuellterapeuter. NFF anbefaler TrinnVis, og som medlem av forbundet får du fast 30% rabatt systemet.

Gratis TrinnVis-kurs

Tirsdag 5. september inviterer vi i samarbeid med NFF Region Nord til gratiskurs i TrinnVis. Fysisk kurs holdes på Rødbanken, Storgata 65 (møterom: Kranes) i Tromsø. Har du ikke anledning til å møte fysisk kan du delta via digitalt møterom.

Send påmelding per epost til Markus i Region Nord. Lenke til det digitale kursrommet får du tilsendt.

  • Kursdag: Tirsdag 5. september
  • Tid: 17.30-19.30
  • Påmelding (for både fysisk og digital deltakelse): markus.fosseli@fysio.no

Vi anbefaler at du oppretter et prøveabonnement og tar en titt på TrinnVis i forkant av kurset. Velger du å fortsette med TrinnVis etter prøvetiden får du da gratis etablering og sparer kr. 2.000,-
Informasjon om hvordan du oppretter prøveabonnementet finner du lengre nede.

TrinnVis for fysioterapeuter er utviklet i samarbeid NFF og manuellterapeut Britt Strømme.

Tett samarbeid siden 2016

Samarbeidet mellom TrinnVis og NFF startet allerede i 2016. Med manuellterapeut Britt Strømme som pådriver, ble TrinnVis utviklet og tilpasset fysioterapeuters krav og behov. TrinnVis for fysioterapeuter ble lansert i 2017, og er i dag det mest brukte drifts- og internkontrollsystemet blant selvstendig næringsdrivende fysioterapeuter.

Alt samlet i ett system

TrinnVis er et komplett system som gjør det enklere å oppfylle kravene til dokumentasjon, internkontroll og compliance. I ett og samme system får du:

  • ferdige forslag til mange av dokumentene lovverket krever at du og fysioterapivirksomheten din har
  • konkrete og forståelige enkeltoppgaver knyttet til compliance og oppfyllelse av viktige lovkrav
  • nyttige verktøy som forenkler arbeidet med internkontroll, drift av egen virksomhet, HMS, kvalitetsarbeid, pålagt avviksrapportering og risikovurdering

Slik starter du med TrinnVis

For å komme i gang med TrinnVis oppretter du et abonnement her. TrinnVis-kontoen settes opp på noen få minutter og kan tas i bruk med det samme. TrinnVis passer både for deg som driver klinikk alene, og dere som driver sammen med uformell eller formell organisering. Driver du alene kan du bruke forenklet versjon av TrinnVis hvor krav relatert til flere ansatte er tatt bort.

Som medlem av Fysioterapeutforbundet får du fast 30% rabatt på TrinnVis. I tillegg får du gratis 30 dagers prøveperiode. Avbestiller du abonnementet i prøveperioden betaler du ingenting.

Anbefalt TrinnVis-abonnement for en fysioterapivirksomhet med opp til tre personer koster kun kr. 279,-/mnd.

Bemanningsverktøy som forenkler driften

Bemanningsverktøy som forenkler driften

I travle praksishverdager slites tiden mellom administrative oppgaver, lovpålagte krav og pasienter. Da er gode verktøy viktige – også når bemanningen skal planlegges.

Sammen med norsk helsepersonell og helseorganisasjoner arbeider vi i TrinnVis for å utvikle verktøy som gjør hverdagen enklere for små og mellomstore helsevirksomheter. TrinnVis Bemanning er ett av disse.

Pasientsikkerhet og god økonomi

Skal du drive helsevirksomhet på en trygg og effektiv måte fungerer det ikke med usikker bemanningssituasjon og ferieønsker levert på post-it lapper. Korrekt informasjon om hvem som er på jobb når er kritisk – ikke bare for god og sikker pasientbehandling, men også for å sikre god økonomi.

Verktøyet i TrinnVis gjør det enkelt å planlegge riktig bemanning, og gir god oversikt over fravær. Når et fravær registreres, blir brukeren informert om gjeldende regelverk for dette.

Bemanning i TrinnVis

TrinnVis har innebygget bemanningskalender som er utviklet i samarbeid med våre brukere. Den er spesielt tilpasset små- og mellomstore helsevirksomheters behov, og gjør det enkelt å planlegge korrekt bemanning. I tillegg gir den detaljert informasjon om relevant regelverk for både ansatte og ledere.

Laget for å brukes av alle

Bemanningskalenderen i TrinnVis er laget for å kunne brukes av alle. Fravær og annet som påvirker bemanningssituasjonen legges inn i kalenderen som bekreftet eller ubekreftet. Dere bestemmer hvem i personalet som skal ha anledning til å bekrefte og godkjenne fravær. Ansatte som ikke kan godkjenne selv legger inn fravær som ubekreftet, og ber om godkjennelse via TrinnVis.

Bemanningskalenderen i TrinnVis er fantastisk, den er jeg blitt superavhengig av. Den gir oss en klar oversikt over hvem som er på jobb når, og gjør det enkelt å justere ved behov. Når vi har sykdom blant de ansatte, bruker jeg bemanningskalenderen for å få en oversikt over hvem som er til stede og når. Det er veldig greit, for da kan alle se oppdateringene.

– Janne Lie, helsesekretær på Norheim Legesenter

Fordeler med TrinnVis bemanningskalender

  • Enkel registrering av planlagt og uplanlagt fravær
    (sykmelding, avspasering, hjemmekontor, egenmelding osv.)
  • Forenkler intern kommunikasjon om bemanning
  • Bemanning kan planlegges ned på time-nivå
  • Inkluderer bemanningsplanlegging for ansatte med gradert sykemelding
  • Enkel registrering av turnus og andre faste arbeidsmønster – og unntak fra disse
  • Skiller mellom klinisk og administrativt personell
  • Gir personale mulighet til å legge inn forespørsler om fremtidig fravær
  • Gir detaljert informasjon om gjeldene krav og regler for forskjellige fraværstyper
  • Gjør det enkelt å hente ut detaljerte fraværsstatistikker

TrinnVis brukes av flere tusen norske leger, tannleger, fysioterapeuter og andre helsearbeidere – og samarbeider med en rekke profesjonsorganisasjoner for å sørge for at systemet tilfredsstiller de høye kvalitetskravene som stilles til helsevirksomheter. Hvis du er medlem av en av disse organisasjonene, får du medlemsrabatt.

Nyttige lenker:

Nye krav til ansettelsesavtaler

Husk å starte ferieplanlegging i god tid

Riktig bruk av intern kompetanse gir mindre stress og bedre trivsel

TrinnVis: kvalitetssystemet for norske helsevirksomheter

Effektive tiltak mot dataangrep i helsevirksomheter

TrinnVis overvåker regelverket

Priser og vilkår

Prøv TrinnVis GRATIS

Programmer som ikke oppdateres er en sikkerhetsrisiko

Programmer som ikke oppdateres er en sikkerhetsrisiko

Programmer og apper som ikke oppdateres øker faren for dataangrep mot virksomheten din. Programoppdateringer tetter sikkerhetshull, og bør installeres så snart som mulig.

Eksisterende sikkerhetshull i programmer og apper er som regel godt kjent blant hackere. I andre tilfeller er det produsentens sikkerhetsoppdateringer som gjør dem oppmerksom på svakheter i et program. Alt for mange utsetter installeringen av oppdateringer, og hackerne vet å utnytte dette. Ifølge Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM) går det kun timer fra en sikkerhetsoppdatering slippes til hackere forsøker å utnytte programsvakheter som de tidligere ikke kjente til.
Skal du komme hackerne i forkjøpet er det viktig å installere oppdateringer så raskt som mulig.

TrinnVis har veileder og verktøy som gjør det enklere for deg å få oversikt over virksomhetens programmer og datasystemer.

Velg automatisk oppdatering

De fleste programmer og operativsystem kan settes til automatisk oppdatering. Dette bør du velge der det er mulig. Forbedringer og oppdateringer installerer da seg selv så snart de er tilgjengelige. Noen oppdateringer krever at programmet eller enheten startes på nytt. Forstyrrer dette arbeidet kan du utsette oppdateringen til kommende natt.

Daglig datasikkerhet for helsepersonell – TrinnVis har innebygget gratis datasikkerhetskurs som hele virksomhetens personale bør ta.

Hold telefonen oppdatert også

For mange er telefonen et viktig arbeidsverktøy. Sikkerhetshull i telefonens programmer og apper utnyttes stadig oftere for å få tilgang til passord og annen sensitiv informasjon. Denne informasjonen bruker hackere til å bryte seg inn i andre systemer. Som med datamaskiner må programmer og apper på telefonen til enhver tid være oppdatert for best mulig sikkerhet.

Slett utdaterte programmer

Utdaterte programmer som ikke lenger oppdateres og vedlikeholdes av produsenten gjør virksomheten din ekstra sårbar for dataangrep. Et eksempel er nettleseren Internet Explorer. Har du Internet Explorer, eller andre utdaterte programmer på datamaskinen din, bør disse slettes med det samme.

Skybasert løsninger er sikrere

Stadig flere av systemene vi bruker er skybaserte. TrinnVis er ett eksempel på dette. Skybaserte løsninger krever ikke installasjon av egen programvare på datamaskinen, og oppdateringer gjøres på leverandørens server uten at du trenger å tenke over dette. Skybaserte løsninger er sikrere, og anbefales fremfor programmer som du må installeres på egen datamaskin.

Tre råd for programoppdateringer

  1. Få oversikt over hvilke programmer, apper og datasystemer dere bruker i virksomheten
  2. Velg automatisk oppdatering der det er mulig
  3. Hvis ikke oppdateringer gjøres automatisk eller styres sentralt (f.eks av Dataansvarlig): etabler rutiner, og sørg for hele personalet vet hvordan de gjør oppdateringer på egne datamaskiner og telefoner

Om TrinnVis

TrinnVis er system for små og mellomstore virksomheter som forenkler arbeidet med datasikkerhet, HMS, internkontroll og andre lovpålagte krav. Systemet har også nyttige verktøy for bemanning, oppgavefordeling og felles kalender som effektiviserer den daglige driften.

Les mer:

Slutt på epost fra Helsenett

NHN avvikler eposttjenesten

Norsk helsenett (NHN) meldte tidligere i år at de avvikler sin eposttjeneste, og at alle epostadresser utstedt av dem slutter å virke fra 31. mai i år. Avviklingen er nå utsatt til 31. oktober. Er du registrert med en Helsenett-adresse i TrinnVis bør du endre denne i god tid før dette.

Avviklingen vil påvirke alle epostadresser som slutter med nhn.no eller har Norsk helsenett som domeneforhandler. Norsk helsenett anbefaler alle som bruker deres eposttjenester om å finne en ny leverandør nå.

I TrinnVis brukes epostadressen din til innlogging og når systemet sender deg varsler og påminnelser. Er du registret i TrinnVis med en Helsenett-adresse bør du derfor endre denne i god tid før disse slutter å virke. Kolleger kan ikke gjøre dette for deg. Du må selv logge inn i TrinnVis og endre din adresse.

Når epostadressen er endret skal du bruke den nye ved innlogging inn i TrinnVis. Ditt vanlige passord fungerer som før.

Slik endrer du epostadresse:

  • Logg inn i TrinnVis
  • Velg Innstillinger fra menyen oppe til høyre
  • Velg Brukervalg i vinduet som åpner seg
  • Skriv inn ny epostadresse
  • Trykk Oppdater for å lagre

Les mer om avviklingen av Norsk helsenetts eposttjeneste her