Overvåker regelverket

Vår redaksjon overvåker alle lover, forskrifter og annet regelverk som gjelder for norske virksomheter, og oversetter det til konkrete rutiner, retningslinjer, avtaleforslag og andre dokumenter. Når lover og forskrifter endres, blir dokumentene oppdatert.

Alle dokumenter i TrinnVis er redigerbare. Dokumenter du har redigert blir ikke automatisk oppdatert. I stedet får du et forslag om oppdatering basert på de endrede reglene, slik at du selv kan ta stilling til om du vil oppdatere dokumentet eller beholde din egen versjon.

Skreddersydd innhold

TrinnVis bruker den informasjonen du oppgir om virksomheten din til å skreddersy innholdet, slik at du bare får forslag til rutiner og retningslinjer som er relevante for din virksomhet.

Referanser

Rutiner og retningslinjer har hjelpetekster med lenker til relevante lover og forskrifter. I tillegg er alle lenkene samlet på en egen side, slik at du alltid har en samlet oversikt over alt regelverk som gjelder for din virksomhet.

Smittevern

Smittevern hører vanligvis inn under HMS. Vi har samlet alt smitteverninnhold på en egen temaside. Smittevernansvarlig er også et eget ansvarsområde.

Risikovurdering

For å drive godt smittevern er du pålagt å gjennomføre risikovurderinger hver gang smitterisikonivået endres. I TrinnVis finner du verktøy for riskovurdering med forklaring og forslag.

Eksempler på dokumenter i TrinnVis

Personvern

Alle virksomheter som behandler personopplysninger har ansvar for personvern. Det kan være opplysninger om personale, samarbeidspartnere, kunder og brukere. For helsevirksomheter som behandler helseopplysninger om pasienter gjelder egne regler. I TrinnVis finner du alle dokumenter relatert til personvern på temasiden Personvern og IKT.

Interaktivt datakart gir oversikt

Datakartet er det sentrale elementet i personvernarbeidet. Her skal du dokumentere all behandling av persondata i virksomheten, hvor dataene lagres, hvordan nettverk og internettilkobling er satt opp – altså hele det miljøet persondataene befinner seg i. Datakartet støtter også dokumentasjon for fjernservere og skyløsninger.

Viser deg hva som mangler

Når persondata og dataanlegg er dokumentert, vil advarsler i datakartet vise eventuelle feil og mangler. På denne måten blir det enkelt å få oversikt over hva som må gjøres for å oppfylle personvernlovgivningen.

Risikovurderinger

Basert på informasjonen du registrerer om dine persondata, foreslår TrinnVis konkrete risikovurderinger som du bør gjennomføre for å oppfylle kravene. Disse risikovurderingene har også forklarende hjelpetekster med tips om hvordan du kan få ned risikoen for de aktuelle hendelsene.

Sjekkliste for databehandleravtale

Personvernlovgivningen krever at du har avtaler med alle som behandler persondata på dine vegne. Mange databehandlere har utarbeidet nye avtaler for sine kunder, men disse avtalene må kontrolleres for å sikre at de også dekker kravene du må stille til leverandøren. I TrinnVis blir disse kravene oversatt til en sjekkliste knyttet til databehandleravtalen. Sjekklisten er dynamisk, og sjekklistepunktene referer til opplysningene du har registrert i datakartet. Hvis du f.eks har oppgitt at en leverandør tar seg av backup, vil sjekklisten be deg kontrollere at avtalen omfatter backup.

Avviksbehandling

Et viktig element i personvernlovgivningen er meldeplikt ved avvik. Brudd på personvernet skal nå meldes til Datatilsynet, og til berørte personer. Avvikssystemet i TrinnVis har en sjekkliste for meldeplikt, som forteller deg når og hvordan du skal melde avvik videre.

Felles plan

I TrinnVis kan du lage oppgaver og gjøremål for både deg selv og andre. Oppgaver kan tildeles én eller flere personer, og du kan velge om de skal utføres med det samme eller på et bestemt tidspunkt.

• Alle oppgaver vises på Min side
• Oppgaver uten tidspunkt vises i Snarest-listen
• Oppgaver med tidspunkt vises i ukeplanen
• Du kan velge om du vil se alles oppgaver eller bare dine egne

Oppfølgingsoppgaver

Daterte oppgaver kan stilles inn til å følges opp. Da vil de vises som utløpt i Snarest-listen helt til de blir merket som utført.

Varsling

• Alle TrinnVis-brukere får hver mandag en epost med oversikt over ukens oppgaver
• Når du tildeler noen en oppgave, kan du la systemet sende personen(e) et epostvarsel om den nye oppgaven
• Hvis du senere endrer oppgaven, kan du sende varsel om endringen
• Du kan også velge at de(n) som er tildelt oppgaven skal varsles på SMS når oppgaven skal utføres

Rutiner og rutineoppgaver

Rutiner er handlinger som skal gjentas, regelmessig eller under visse betingelser. TrinnVis har mange forslag til rutiner med ferdige prosedyrer som beskriver hva som skal gjøres og hvordan det skal gjøres. Rutiner kan legges i gjørelisten eller ukeplanen som rutineoppgaver.

Ansvarsfordeling

I mindre virksomheter kan viktige ansvarsområder lett bli oversett, fordi man ikke har egne stillinger som personalansvarlig, dataansvarlig osv.

I TrinnVis er alt ansvar og alle faste rutiner gruppert i egne ansvarsområder, som igjen tildeles personer. Det blir ofte flere ansvarsområder på hver person, men inndelingen gjør det likevel tydeligere hvem som har ansvar for hva.

TrinnVis kommer med en rekke ferdige ansvarsområder, med hver sine ansvarsbeskrivelser og faste rutiner. Dette er noen av dem:

• Daglig leder
• Personalansvarlig
• Økonomiansvarlig
• Dataansvarlig
• Smittevernansvarlig
• HMS-ansvarlig

Alle ansvarsområder er fritt redigerbare, og kan også slettes hvis du ikke ønsker å bruke dem. Du kan også lage dine egne ansvarsområder og rutiner.

Noe av det første du bør gjøre når du tar TrinnVis i bruk, er å fordele disse ansvarsområdene. Da sørger du for at flest mulig deltar i arbeidet med å etablere styringssystemet og tilpasse innholdet.

Roterte ansvarsområder

Noen ansvarsområder bør være fast tildelt én person over tid, men du kan også la ansvarsområder rotere på flere, f.eks hvis noen bytter på å lage lunsj eller ta telefonen. Da vil TrinnVis sørge for at påminnelser for oppgaver som hører til ansvarsområdet kommer til den personen som har ansvaret den dagen.

Omorganisere

Ved nyansettelser, langvarige sykmeldinger og andre endringer i personalet kan det fort bli behov for å omorganisere. Da kan du enkelt flytte et ansvarsområde med tilhørende rutiner til en annen person.

Bemanningsoversikt

Bemanningskalenderen i TrinnVis gir visuell oversikt over arbeidstid, ferie og fravær. Kalenderen har én rad for hver person, hvor arbeidsdager og -tider vises som hvite felter og fridager som grå. Fraværsperioder har fargekoder etter fraværstype.

Regler for ferie og fravær

Ved registrering av egenmelding, sykmelding og omsorgsdager viser kalenderen status for personen, og en oppsummering av regelverket knyttet til fraværstypen.

Grupper

Noen virksomheter har behov for å skille mellom grupper av personale, f.eks for å ha oversikt over hvilke profesjoner som er til stede. Derfor kan du ved å trykke på navnene i bemanningskalenderen fordele personalet i inntil tre grupper, som vises med tre blåfarger i grafen nederst i tabellen. Denne grafen viser hvor mange som er til stede i hver personalgruppe.

Begrenset tilgang

Av personvernhensyn er tilgangen til bemanningskalenderen i utgangspunktet begrenset til Personalansvarlig, men du kan velge å gi utvidet tilgang til flere. Alle kan se alles arbeidstid og fravær, men bare sine egne fraværstyper.

Plusstid og avspasering

På Min side kan hver enkelt registrere plusstid og avspasering og holde oversikt over egen saldo. På bemanningssiden kan Personalansvarlig få oversikt over alles tidsregnskap og gjøre avregninger ved lønnsutbetaling eller årsskifte.

Automatisk statistikk

Bemanningssiden har også rapportverktøy som gir oversikt over samlet fravær fordelt på personer og fraværstyper.

Forskrift om statistikk over sykefravær pålegger alle arbeidsgivere å føre statstikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom, fordelt på kjønn og fraværslengde. I TrinnVis føres denne statistikken automatisk.

Utstyr

Mange virksomheter er avhengige av mer og mindre avansert utstyr for å kunne levere sine tjenester. Noen utstyrstyper er også underlagt spesielle krav til dokumentasjon og kontroll. Derfor er Utstyrsansvarlig et eget ansvarsområde i TrinnVis, og rutiner og retningslinjer relatert til utstyr samles på en egen temaside. I Utstyrsoversikten kan du registrere alt utstyr du trenger å ha kontroll på, og laste opp dokumentasjon som samsvarserklæringer og manualer.

Rutiner

Du kan lage rutiner for kontroll og vedlikehold og knytte dem direkte til én eller flere utstyrsenheter i oversikten. Rutineoppgaver for utstyr tildeles personer og vises i gjørelisten eller kalenderen på linje med andre oppgaver.

Møter og medarbeidersamtaler

Møteverktøyet i TrinnVis har maler for faste møter som styremøte, personalmøte og medarbeidersamtaler. Du kan også lage egne møter, både faste og enkeltstående. Planlegging, innkalling, oppfølging og referater er samlet på ett sted.

Agenda

I møtemalene finner du forslag til agenda, som du selv kan tilpasse etter behov. Du kan både tilpasse den faste agendaen for hver møtetype, og gjøre individuelle tilpasninger for hvert enkeltmøte.

Møteinnkalling

Innkalling til møter sendes til alle deltakerne, direkte fra møtedokumentet. Du kan velge om agendaen skal inkluderes i innkallingen. Hvis ikke, må deltakerne trykke på en lenke og logge seg inn i TrinnVis for å se den. Det kan være en fordel ved medarbeidersamtaler og andre møter som behandler personopplysninger.

Referat

Når du oppretter et møtereferat kopieres møteagendaen inn i referat-dokumentet, slik at du kan bruke den som rammeverk for å skrive referatet. Når referatet er skrevet, kan du dele det med møtedeltakerne. Du kan velge om du vil sende selve referatet eller bare dele en lenke til det.

Medarbeidersamtaler

Regelmessige medarbeidersamtaler et viktig tiltak for å sikre personlig og faglig utvikling og godt samarbeid på arbeidsplassen. TrinnVis har også en rutine for gjennomføring av medarbeidersamtaler.

Kontinuerlig forbedring

TrinnVis er ikke bare et styringssystem, men også et kvalitetssystem som kan hjelpe deg å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere tiltak for å forbedre arbeidsmiljø og arbeidsprosesser.

Dokumentasjon

For å kunne forbedre noe, må du først definere hvordan det faktisk er.

Det aller første skrittet på veien mot forbedring er derfor å skriftliggjøre planer for viktige sider ved driften ved hjelp av rutiner og retningslinjer. Dokumentasjonen skal svare på spørsmålene:

• Hva skal gjøres?
• Hvem skal gjøre det?
• Når skal det gjøres?
• Hvordan skal det gjøres?

Når noe går galt eller ikke fungerer som det skal, kan man spørre:

• Blir rutinene fulgt?
• Hvis nei: Er rutinene for dårlig kommunisert?
• Hvis ja: Bør rutinene forbedres?

TrinnVis har forslag til rutiner og retningslinjer for de fleste sider av virksomheten. Alle dokumenter kan redigeres og tilpasses, og du kan også lage dine egne. Rutiner i TrinnVis kan også gjøres om til oppgaver, og tjener som dokumentasjon på hva som er gjort.

Avvik

Avvik er mangel på oppfyllelse av visse definerte krav. Minimumskravene stilles av myndighetene gjennom lover og forskrifter, men i tillegg bør virksomheten selv stille krav. Eksempler på avvik kan være feil på utstyr, uhell, menneskelig svikt eller klager, uansett årsak.

Visse typer avvik medfører plikt til å melde avviket videre til andre instanser. Eksempler på dette er brudd på personvernet, personskader og feil på visse typer utstyr. Virksomheten må derfor sørge for å ha rutiner for å melde slike avvik videre til de rette instanser.

TrinnVis har et integrert system for melding og behandling av avvik. Avvikssystemet har også en egen sjekkliste for meldeplikt med direkte lenker til en rekke eksterne meldeordninger.

Risiko

Risikovurdering er en systematisk måte å vurdere risikoen for uønskede hendelser, og er en viktig del av sikkerhets- og kvalitetsarbeidet i enhver virksomhet.

Poenget med risikovurdering er å unngå farlige, alvorlige eller på andre måter uønskede hendelser ved å kartlegge dem i forveien, og sette inn tiltak for å begrense risiko.

TrinnVis har verktøy som hjelper deg å kalkulere risiko på en systematisk måte. Du finner også en rekke forslag til hendelser som du kan vurdere risikoen for, og hjelpetekster som forklarer hvordan du går frem.

Helhet og sammenheng

Når alle sider av driften er integrert i et helhetlig system, kan alle delene virke sammen. Du slipper å registrere ting flere ganger, og får oversikt og sammenheng.

TrinnVis er gratis i 30 dager. Hvis du avslutter abonnementet i løpet av prøveperioden, betaler du ingenting.

Stoffkartotek

Alle som oppbevarer eller behandler farlige stoffer skal ha et stoffkartotek med sikkerhetsdatablader. Kartoteket skal være lett tilgjengelig for hele personalet. Databladene blir vanligvis levert i pdf-format, og mange virksomheter blir disse dokmentene liggende i en mappe på en datamaskin. Noen skriver dem ut og setter dem i en perm, men utfordringen er å holde permen oppdatert.

Dra og slipp

I TrinnVis kan du laste opp alle sikkerhetsdatablader ved å dra og slippe dem på stoffkartoteket. TrinnVis leser databladene du laster opp og viser navn, fareetiketter og bruksområder i en oversiktstabell. Du kan selv legge til andre opplysninger, som leverandør, lagringssted og eventuelle notater.

Tabellen kan grupperes etter leverandør, lagringssted og risikonivå.

Forslag til risikovurderinger

Hvis du håndterer farlige stoffer, er du også pålagt å gjennomføre risikovurderinger for hvert enkelt stoff.

I stoffkartoteket i TrinnVis finner du en egen liste med forslag til risikovurderinger for hvert stoff, basert på informasjon fra sikkerhetsdatabladet. Du kan også legge til dine egne risikovurderinger.