For noen er medarbeidersamtalen et pliktløp som enten nedprioriteres eller gjennomføres en gang iblant fordi en må. Andre bruker medarbeidersamtalen til å sikre godt arbeidsmiljø, trivsel og en velfungerende og effektiv organisasjon. Ansatte er virksomhetens viktigste ressurs, og må følges opp på konstruktiv, åpen og systematisk måte. Da er medarbeidersamtalen et godt verktøy.
Hva er en medarbeidersamtale?
En medarbeidersamtale er en planlagt samtale mellom arbeidsgiver og ansatt. Den utføres regelmessig, og i løpet av medarbeidersamtalen går dere gjennom tema som arbeidssituasjon, arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø, forventninger og mål.
Krever loven at man har medarbeidersamtaler?
Loven krever ikke at du som leder gjennomfører medarbeidersamtaler med dine ansatte. Medarbeidersamtalen er likevel nyttig når du skal ivareta viktige bestemmelser i lovverket. To eksempler er Arbeidsmiljølovens §4-2 og §4-3, som omhandler ansattes krav på tilrettelegging, medvirkning og utvikling, samt rettigheter i forhold til psykososialt arbeidsmiljø. Regelmessige samtaler er et godt hjelpemiddel for å følge opp kolleger og bidrar til å skape gode relasjoner mellom ansatte og ledere.
Dokumenter endringer og utvikling
Når du som leder gjennomfører regelmessige medarbeidersamtaler er det lettere å følge opp endringer i virksomheten over tid. Referater fra samtaler er god dokumentasjon på utviklingen i arbeidsforhold, og vil være nyttige i det systematiske forbedringsarbeidet, eller hvis misforståelser eller konflikter oppstår.
Slik planlegger og gjennomfører du medarbeidersamtalen
Start arbeidet med medarbeidersamtalen i god tid før selve samtalen holdes. Send den ansatte skriftlig innkalling senest to uker i forveien, og sikre at han eller hun samtidig får tilgang til agenda og eventuelt referat fra forrige medarbeidersamtale.
Viktig med kontinuitet
En medarbeidersamtale er ikke en enkeltstående samtale mellom leder og ansatt, men derimot en serie møter som gjentas med faste mellomrom. Hvor ofte medarbeidersamtaler gjennomføres varierer fra virksomhet til virksomhet. Den bør holdes minimum en gang per år, og gjerne to ganger hvis arbeidsgiver eller ansatt ønsker.
Vær godt forberedt
Det er viktig at begge parter stiller godt forberedt. Derfor skal den ansatte få tilgang til agenda, og eventuelt referat fra tidligere medarbeidersamtale, når innkalling sendes ut senest to uker før. Det kan være punkter i agenda som må tenkes gjennom i forkant. Den ansatte kan også ha innspill til andre tema som skal tas opp. Da er det viktig at du som arbeidsgiver også får tid til å forberede deg.
Oppfølgingsoppgaver
I løpet av samtalen kan det dukke opp saker som krever oppfølging av en eller begge parter i ettertid. Det kan være en enkelt handling eller at dere blir enige om å planlegge noe sammen. Uansett er det viktig å ha fokus på eventuelle oppfølgingsoppgaver. Noter dem ned, og påse at de følges opp kort tid etter medarbeidersamtalen.
Skriv alltid referat
Det skal alltid føres skriftlig referat fra medarbeidersamtalen. Referatet skal danne grunnlag for neste samtale, og bør inneholde en beskrivelse av dagens arbeidssituasjon og eventuelle endringer som dere sammen er blitt enige om. Den ansatte skal ha tilgang til referatet når møtet er holdt, og skal kunne komme med innspill til endringer hvis det kreves.
Oppfølgingssamtaler
Det er viktig at dere setter av god tid til medarbeidersamtalen slik at alle tema i agenda kan gjennomgås skikkelig. Likevel kan dere oppleve å gå tom for tid. Det kan skyldes punkter som krever grundigere gjennomgang eller enkeltsaker som dere ikke blir enige om. Når dette skjer bør medarbeidersamtalen avsluttes på et passende tidspunkt, og oppfølgingssamtale avtales. Denne bør holdes så snart som mulig.
Sliter du med å holde styr på møter, agendaer, og referater? Vårt superenkle møte-verktøyet er perfekt for styret, små virksomheter, borettslag og sameie, vårt system er designet for å forenkle og effektivisere dine møter. Bestill nå og opplev en mer organisert og effektiv møtehverdag!
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Hva betyr begrepene?
Begrepene avvik og uønsket hendelse brukes i stor grad som synonymer, men i den grad det skilles mellom begrepene er en uønsket hendelse en mer generell formulering enn avvik, som kan defineres som et regelbrudd.
Avviksrapporten er et viktig verktøy for å unngå at samme feil oppstår igjen.
Avvikshåndtering er å lære av feil
Avviksshåndtering er et av de enkleste og viktigste elementene i systematisk kvalitetsarbeid. Likevel er det mange mindre helsevirksomheter som ikke har systemer og rutiner for dette.
Avviksshåndtering er systematisk registrering og behandling av uønskede hendelser, med det formål å forbedre praksis slik at alvorlige feil unngås.
Dersom noe går alvorlig galt, vil de fleste føle det naturlig å undersøke saken for å prøve å finne årsaken. Men ofte kan alvorlige feil ha sammenheng med mindre alvorlige hendelser. Avviksrapporter kan være et viktig verktøy i arbeidet med å avdekke årsakene til feil, slik at rutiner kan innføres eller endres for å unngå at samme feil oppstår igjen.
Hva er et avvikssystem?
Et avvikssystem er et system som gjør det mulig å behandle avvik på en systematisk måte. Systemet kan være papirbasert, men elektroniske systemer har store fordeler. Et godt avvikssystem bør gjøre det enkelt å
rapportere og dokumentere avvik
vurdere avvikene
definere tiltak
vurdere effekten av tiltakene
Unngå «naming, blaming and shaming» – et åpent og positivt miljø er viktig for å få til avviksrapportering.
Åpenhet om avvik
De fleste mennesker har (heldigvis!) en naturlig motvilje mot å fokusere på negative ting, særlig ting som allerede har hendt. Derfor er det viktig å skape et postivt klima for registrering uønskede hendelser. Det bør understrekes – og vises i praksis – at rapporteringen ikke handler om å tildele skyld, men å avdekke mangelfulle rutiner – for å forbedre virksomheten som helhet. Alle bør oppfordres om å rapportere avvik, og det bør omtales positivt når avviksrapporter begynner å tikke inn!
I TrinnVis kan du enkelt melde avvik på web og i en egen app.
Avvikshåndtering i TrinnVis
TrinnVis inneholder et komplett, men enkelt avvikssystem. Alle brukere kan melde avvik på web eller gjennom en egen app, og meldingene sendes til Kvalitetsansvarlig.
Avviksbehandlingen i TrinnVis inneholder også en nyttig sjekkliste som viser hva slags hendelser som krever ekstern rapportering.
Det finnes ingen universell mal for hva slags hendelser som bør rapporteres. Som hovedregel bør alle hendelser som får eller kunne fått uheldige menneskelige, økonomiske eller omdømmemessige konsekvenser rapporteres. Det kan være lurt å legge listen lavt i begynnelsen – overrapportering er sjelden et alvorlig problem.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Strenge krav til medisinsk utstyr
Myndighetene stiller strenge krav til det medisinske utstyret du og helsevirksomheten din bruker. Gjennom lovverk og forskrifter reguleres anskaffelse, bruk, vedlikehold, reparasjon og kassering. Alt skal dokumenteres. Da er det viktig å ha et godt system.
Her kan du lese mer om kravene som stilles, og hvordan utstyrsoversikten i TrinnVis forenkler dette arbeidet.
Forskrifter og lovverk
Medisinsk utstyr i helsevirksomheter reguleres gjennom to forskrifter: Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr og Forskrift om medisinsk utstyr. Forskriftenes formål er å sikre at utstyret brukes forsvarlig og følges opp på korrekt måte.
Elektromedisinsk utstyr (EMU), det vil si utstyr som kobles til strømnettet eller går på batteri, omfattes også av Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr. Det er Det lokale eltilsyn (DLE) som sjekker at disse kravene overholdes, og det er også dette tilsynet som oftest gjennomfører kontroller.
Krav til registrering og dokumentasjon
Du skal ha skriftlig oversikt over alle utstyrsenheter som brukes i helsevirksomheten. Dette gjelder også benker, treningsapparat og annet som brukes til diagnostikk og behandling av pasienter. Har virksomheten dekontaminator og maskiner for sterilisering av apparater, skal disse også være med. Oversikten skal inneholde detaljert informasjon det enkelte utstyret, blant annet fabrikant, modellbetegnelse, ID-nummer og oversikt over eventuelt tilbehør. Uten et godt system kan dette lett bli uoversiktlig.
Krav til meldeplikt
Noen typer utstyr har meldeplikt. Tannrøntgen og laser i klasse 4 (makseffekt større enn 500mW) skal meldes inn til Direktoratet for atomsikkerhet og strålevern (DSA) når det tas i bruk. Kraftigere røntgen, MR, ConeBeam CT og tilsvarende skal meldes inn til DSA, og godkjennes før de kan tas i bruk. I mange tilfeller vil forhandler/leverandør sørge for innmelding av røntgen- og stråleutstyr, men du og helsevirksomheten er ansvarlig for å sikre at dette er gjort. Be gjerne om dokumentasjon, og sørg for at denne legges ved det enkelte utstyret i utstyrsoversikten.
Krav til opplæring før bruk
Hvis utstyr krever spesiell kompetanse av brukerne skal dette registreres. Helsevirksomheten har ansvar for å sikre at de som betjener utstyret har eller får opplæring før det tas i bruk. Ifølge Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr skal opplæringen være systematisk og kunne dokumenteres.
Krav til installasjon
Alt utstyr skal være satt opp og montert slik at det fungerer korrekt og kan brukes uten at det medfører fare for bruker eller pasient. Elektromedisinsk utstyr med strømledning skal for eksempel ikke kobles til va forlengerkabel, men direkte til fastmontert stikkontakt.
Krav til dokumentasjon av vedlikehold, endringer og reparasjoner
I Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr står det at vedlikehold av medisinsk utstyr skal være planlagt og systematisert. I praksis betyr dette at du og helsevirksomheten skal følge utstyrets anvisninger, gjøre egen vurdering av risiko, og deretter lage en konkret oppfølgingsplan for det enkelte apparat. Vedlikehold, endringer og eventuelle reparasjoner må dokumenteres, og det bør lages skriftlige rutiner og oppgaver som sikrer at planlagt oppfølging gjennomføres korrekt.
Uberettiget bruk og kassering
Utstyr som kan være til fare skal sikres mot uberettiget bruk. Utstyr som ikke lenger brukes og kasseres skal ufarliggjøres. Dette bør også dokumenteres i utstyrsoversikten.
Hvem har ansvar for utstyret?
For god oppfølging av medisinsk utstyr må virksomheten tildele ansvaret for dette til en bestemt person. Utstyrsansvarlig skal sikre nødvendig dokumentasjon, oppfølging og korrekt bruk, og at de som betjener det har nødvendig kompetanse. Virksomheter med røntgen- eller stråleutstyr skal ifølge Forskrift om strålevern og bruk av stråling også ha en strålevernkoordinator.
Og hvis du ikke har alt på plass?
Det er flere tilsyn som kontrollerer at virksomheter bruker og følger opp medisinsk utstyr korrekt. Mange har fått besøkt av Det lokale eltilsyn (DLE), som i tillegg til å følge opp elektromedisinsk utstyr, også kontrollerer elektriske installasjoner. Virksomheter med røntgen- og stråleutstyr kan også få tilsyn fra Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet (DSA). Alvorlige mangler som avdekkes ved tilsyn kan føre til straff.
Utstyrsoversikten i TrinnVis
Med TrinnVis utstyrsoversikt er det enklere å registrere og følge opp virksomhetens utstyr.
I TrinnVis utstyrsoversikt kan hvert enkelt utstyr og apparat legges inn, og nødvendig informasjon registreres på en effektiv måte. Hvis et utstyr har spesielle krav vil TrinnVis minne deg på dette. Ansvarsområdet Strålevernkoordinator opprettes automatisk i TrinnVis når et røntgenapparat eller laser klasse 4 legges inn i utstyrsoversikten.
Rutiner
For å forenkle arbeidet med oppfølging av utstyr kan du lage egne rutiner for dette i TrinnVis. Rutinene kan knyttes til ett enkelt utstyr eller en utstyrsgruppe. Rutinene bør inneholde prosedyre for hvordan kontroll og enkelt vedlikehold gjennomføres, eller hvem som skal kontaktes ved service og ettersyn.
Rutineoppgaver
Basert på rutinene lager du oppgaver som minner deg på at utstyr skal følges opp. Du velger når oppgaven skal gjøres første gang, og hvor ofte den skal gjentas. Da er det enkelt å oppfylle kravet i Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr, som sier at vedlikehold av medisinsk utstyr skal være planlagt og systematisert.
Rutineoppgaver kan gis til personer eller ansvarsområder, for eksempel utstyrsansvarlig, og vil vises i TrinnVis-kalenderen til den eller de som har fått oppgaven. Som ekstra sikkerhet for at oppgaver blir utført kan TrinnVis også sende påminnelser på SMS.
Når utstyrsenheter kontrolleres kan notater og kommentarer legges til.
Registreringer og notater
Når et utstyr kontrolleres er det enkelt å registrere i TrinnVis om alt er i orden, eller om det er uregelmessigheter ved utstyret som må følges opp. Notater om hva som er galt og eventuelle utbedringer kan legges inn på hver enkelt oppgave og hvert enkelt utstyr. TrinnVis vil også holde oversikt over hvem som har utført kontrollen.
Dokumentasjon
Gjennomførte og fremtidige kontroller vil vises på hvert enkelt utstyr i utstyrsoversikten. Servicerapporter, kvitteringer og annen viktig dokumentasjon kan lagres som vedlegg. Det samme gjelder manualer og anvisninger.
Hvis du ønsker kan leverandører og samarbeidspartnere gis tilgang til utstyrsoversikten i TrinnVis, slik at de kan legge inn nødvendig dokumentasjon.
Innen 1. januar 2023 må leverandører av helsefarlige stoffer og kjemikalier oppdatere sine sikkerhetsdatablader i henhold til nye EU-krav. Dette gjelder også produkter de fleste virksomheter bruker daglig, som Antibac, annen desinfeksjon og rengjøringsmidler.
Leverandørene er også pålagt å sende ut oppdaterte sikkerhetsdatablader til alle sine bedriftskunder. De nye kravene er en god mulighet for deg å sikre at stoffkartoteket i din virksomhet er komplett og i tråd med regelverket.
I november 2021 informerte Arbeidstilsynet om at alle leverandører må oppdatere sine sikkerhetsdatablader i henhold til nye EU-krav. Siste frist er 1. januar 2023.
Krav til leverandørene
I en artikkel på Arbeidstilsynets hjemmesider sier seksjonsleder for markedskontroll Tore Jeppe Sørhaug følgende om leverandørenes plikt:
– Leverandører av kjemikalier har plikt til å stille sikkerhetsdatablad til rådighet for mottakerne, gratis på papir eller elektronisk. «Å stille til rådighet» skal være en aktiv handling. Det å legge sikkerhetsdatablader på en leverandørs hjemmeside eller i en database er ikke nok.
Dermed må leverandørene i løpet av 2022 oppdatere sine sikkerhetsdatablader og sende ut nye versjoner.
Sikkerhetsdatablader i digitalt stoffkartotek
Alle virksomheter som bruker stoffer og kjemikalier som defineres som helsefarlige skal ha oppdaterte sikkerhetsblader i et stoffkartotek. Dette gjelder også desinfeksjon og sterke rengjøringsmidler. Hvis din virksomhet ennå ikke har tatt i bruk et digitalt stoffkartotek er tiden for å gjøre det nå! Et digitalt stoffkartotek gir god oversikt, og kan enkeltoppdateresetterhvert som leverandørene sender ut nye sikkerhetsdatablader.
Bruker virksomhet din TrinnVis? Da finner du ditt digitale stoffkartotek her (krever innlogging).
Er du ennå ikke bruker kan du lese mer om styrings- og kvalitetsystemet TrinnVis her.
Stoffkartotek er god HMS
Et digitalt stoffkartotek er et viktig HMS-tiltak som bedrer sikkerheten, og øker forståelsen for risiko knyttet til bruk og lagring av stoffer som kan være helsefarlige. God oversikt over hvert enkelt stoff og dets egenskaper gjør det enklere når mindre helsefarlige substitutter skal vurderes.
Kravene til stoffkartoteket
Myndighetene krever at alle virksomheter har et stoffkartotek som er oppdatert og lett tilgjengelig for alle ansatte. Kartoteket skal være komplett og inneholde sikkerhetsdatablader for stoffer, materialer og kjemikalier som anses å kunne være helseskadelige. Det er ikke lenger et krav at sikkerhetsdatablader oppbevares i papirformat.
Forvent flere tilsyn
Med bakgrunn i de nye sikkerhetsdatablad-kravene vil Arbeidstilsynet i 2023 gjennomføre flere tilsyn. I første omgang gjelder dette for leverandører og produsenter, men hyppigere tilsyn hos virksomheter som bruker helsefarlige stoffer og kjemikalier kan også forventes. Kontroll av stoffkartotek vil da være en del av tilsynet.
TrinnVis inkluderer et digitalt stoffkartotek som gjør det enkelt å samle sikkerhetsdatablader. Dette gir god oversikt over de helsefarlige stoffene virksomheten din bruker.
Digitalt stoffkartotek i TrinnVis
TrinnVis er et komplett styringssystem som inkluderer digitalt stoffkartotek. Kartoteket er enkelt å bruke og gir god oversikt over virksomhetens helsefarlige stoffer. Sikkerhetsdatablader i pdf-format legges til ved å dra og slippe dem inn i kartoteket. Stoffenes navn, bruksområde og faresymboler hentes automatisk ut fra pdf-filen, og vises i kartotekets oversikt. Sikkerhetsdatabladene lagres som vedlegg og kan hurtig hentes frem når det oppstår situasjoner som krever dette.
Ferdige forslag til risikovurderinger
Basert på faresymbolene i sikkerhetsdatabladene og de helsefarlige egenskapene foreslår stoffkartoteket i TrinnVis risikovurderinger for stoffene som legges inn. Andre risikovurderinger kan også opprettes ved behov.
Kort om TrinnVis stoffkartotek
Er enkelt å bruke
Gir god oversikt over de helsefarlige stoffene som virksomheter har
Gir bedre HMS med alle sikkerhetsdatablader samlet i ett kartotek tilgjengelig for alle medarbeidere
Har ferdige forslag til risikovurderinger
Gjør det enkelt å oppfylle myndighetens krav om stoffkartotek
Inkludert i abonnementene TrinnVis Basis og TrinnVis Ekstra
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Med den nye virusvarianten ser vi dessverre stigende smittetall over hele landet. Det er viktig at alle er bevisst på egen smittesrisiko, og at det iverksettes tiltak som forhindrer smittespredning på arbeidsplassen.
TrinnVis-rutinen Vurdere om du kan være smittet med korona beskriver hvilke symptomer som kan indikere koronasmitte. Rutinen informerer også hva en skal gjøre ved mistanke om egen smitte, eller når nærkontakter har fått påvist smitte. Du finner rutinen her:
For deg som er leder er det viktig å sørge for at virksomheten har gode rutiner slik at alle ansatte vet hva de skal gjøre ved mistanke om smitte, eller når egen smittestatus skal kartlegges. Bruk beskrivelsen under for å gjøre rutinen Vurdere om du kan være smittet med korona om til en fast påminnelse for alle kolleger.
Oppsett av påminnelser
Åpne rutinen
Trykk Rediger og legg kontaktinformasjonen din i rutinen slik at personalet vet hvordan du kan nås. Trykk Ferdig for å lagre.
Klikk Legg til ved Rutineoppgaver under prosedyreteksten
Velg dato og klokkeslett
Sett Gjentakelse til Hver uke (eller så ofte som du ønsker)
Velg Påminnelse på SMS. Alle må være registrert med mobilnummer i TrinnVis for å kunne motta påminnelser på SMS. Her finner du forklaring på hvordan du registrerer dette.
Trykk Ferdig
Nå vises en ny dialog: Varsel om ny oppgave. Trykk på Send varsel.
Nå vil alle motta en epost med rutinen, samt regelmessige påminnelser på SMS med lenke til rutinen.
TrinnVis er et komplett styringssystem som hjelper deg å drive naprapatklinikk på en trygg og god måte.
TrinnVis for naprapater
Etter lengre tids samarbeid lanserer TrinnVis og Norges Naprapatforbund (NNF) TrinnVis for naprapater – styrings- og kvalitetssystemet som hjelper deg å drive naprapatklinikk i tråd med myndighetenes krav til drift og kvalitetsarbeid.
Alle som leverer helsetjenester i Norge må sørge for trygg drift, og etterleve kravene til organisering av virksomheten, dokumentasjon og systematisk kvalitetsarbeid. Dette gjelder også for deg som driver naprapatklinikk innen privat helsetjeneste. Når naprapater får offentlig godkjenning og autorisasjon som helsepersonell blir dette et lovkrav.
TrinnVis dekker alle viktige områder for deg som driver naprapatklinikk, som HMS, ledelse, økonomi, smittevern og datasikkerhet.
Dette er TrinnVis
TrinnVis er et nettbasert kvalitetssystem for deg som tilbyr naprapattjenester gjennom enkeltpersonforetak, AS, DA eller andre organisasjonsformer. Systemet er abonnementsbasert, og passer både for deg som driver klinikk alene og for dere som driver sammen. Driver du alene finnes TrinnVis i en forenklet utgave tilpasset dine krav og behov.
Dekker alle viktige områder
TrinnVis dekker inn viktige krav til områder som ledelse, økonomi, personvern og datasikkerhet, utstyrskontroll og HMS. TrinnVis har også en omfattende smittevernsdel.
Først for leger – nå for naprapater
TrinnVis ble først utviklet for fastleger og leger med privat praksis. I de senere år har flere faggrupper kommet til, og TrinnVis brukes i dag også av tannleger, fysioterapeuter, psykologer, kiropraktorer, manuellterapeuter og osteopater. For hver ny faggruppe er TrinnVis oppdatert og tilpasset deres behov og krav. Nå er det naprapaters tur.
TrinnVis gjør myndighetskrav om til konkrete enkeltoppgaver som du – og eventuelle kolleger – løser over tid. Dette kaller vi etableringsoppgaver.
Regelverk gjort om til enkeltoppgaver
I TrinnVis gjøres myndighetenes krav og regelverk om til konkrete oppgaver, rutiner og prosedyrer. Er dere flere som arbeider sammen fordeler TrinnVis arbeidsoppgavene mellom dere. Driver du klinikk alene får du færre oppgaver. TrinnVis forteller deg hva som skal gjøres, og sparer deg for mye tid som du ellers måtte brukt på å sette deg inn i stadig mer omfattende og uoversiktlig regelverk.
Det meste er ferdig laget for deg
TrinnVis er ikke et tomt system, men kommer med ferdiglagde forslag til retningslinjer, måldokumenter og rutiner som naparapatklinikken din er pålagt å ha. Noe av det dette innholdet deler du med andre faggrupper som også bruker TrinnVis. Innholdet som er unikt for naprapater utvikles i samarbeid med NNF.
TrinnVis har flere nyttige verktøy som forenkler hverdagen, og tar deg dokumentere at naprapatklinikken drives etter myndighetenes krav.
Nyttige verktøy som du bør eller må ha
TrinnVis har innebygget mange nyttige verktøy og systemer. Noen av disse er du pålagt å ha, som system for registrering og behandling av avvik, og verktøy for risikovurdering. Myndighetene stiller strenge krav til dokumentasjon på disse områdene. Det kan du gjøre i TrinnVis.
Når flere arbeider sammen skal virksomheten dokumentere hvem som har ansvar for hva. I TrinnVis fordeles ansvarsområder og tilhørende oppgaver enkelt mellom dere. HMS-ansvarlig, daglig leder og dataansvarlig er eksempler på noen lovpålagte ansvarsområder. Disse og flere andre ansvarsområder er ferdig definerte i TrinnVis. Nye kan legges til ved behov.
For dere som driver klinikk sammen, enten den er tverrfaglig eller kun tilbyr naprapattjenester, har TrinnVis også verktøy som forbedrer intern samhandling og informasjonsflyt. Felles kalender, møteverktøy, bemanningsoversikt og enkel deling av viktig informasjon er noen eksempler.
Alltid på nett og alltid tilgjengelig
TrinnVis er nettbasert, og alltid tilgjengelig via datamaskin, nettbrett eller mobil. Er dere flere som arbeider sammen skal alle registreres i virksomhetens felles TrinnVis. Innlogging i systemet er personlig, og hver person får eget brukernavn og passord.
Norges Naprapatforbund (NNF) og TrinnVis lanserer sammen et styring- og kvalitetssystem tilpasset behovene og kravene til deg som driver naprapatklinikk
Lanseringstilbud for NNF-medlemmer
Som del av lanseringen får du som er medlem av Norges Naprapatforbund gratis etablering og sparer 2.000 kroner. Tilbudet gjelder når du oppretter TrinnVis-abonnement innen 30. september 2021.
I tillegg får du som NNF-medlem følgende fordeler:
Fast 30% rabatt på TrinnVis-abonnement
30 dagers gratis prøveperiode*
Gratis oppstartskurs i TrinnVis
Gratis oppstartskurs
Torsdag 23. september kl. 20 arrangerer vi gratis oppstartskurs for naprapater. Kurset gjennomføres på nett, og varer i ca. en time. Vi anbefaler at du oppretter gratis prøveabonnement og tar en titt på TrinnVis før du deltar på kurset.
Meld deg på kurset her.
*Alle som oppretter TrinnVis-abonnement får en gratis prøveperiode på 30 dager hvor systemet kan testes fullt ut. Hvis du i løpet av denne perioden ikke ønsker å fortsette med TrinnVis, kan du kostnadsfritt melde deg fra. Komplett oversikt over priser og vilkår finner du her.
Hvordan tar jeg i bruk TrinnVis?
TrinnVis-abonnement oppretter du via vår nettside ved å klikke på Prøv gratis / bestill. Dette tar kun få minutter. Ved registrering legger du inn informasjon om naprapatklinikken din som TrinnVis bruker til å velge ut de ferdiglagde dokumentene og verktøyene som du trenger. Har du kolleger legger du inn informasjon om disse også, og bestemmer hvilke ansvarsområder de skal ha. Alle som legges inn i TrinnVis får automatisk tilsendt brukernavn og passord på epost.
Har du spørsmål om TrinnVis?
Se Spørsmål og svar under eller ta kontakt med oss på tlf. 485 95 383 (12:00 – 15:30)
TrinnVis er et nettbasert system som hjelper virksomheter å drive velorganisert og etter loven. Vi har tett samarbeid med mange bransjeorganisasjoner innen helse.
Om TrinnVis
TrinnVis ble først utviklet for leger og legekontor i 2003. Siden har flere yrkesgrupper kommet til, og TrinnVis brukes i dag av mer enn 1100 helsevirksomheter. Tillegg til Norges Naprapatforbund har TrinnVis tett samarbeid med følgende forbund og foreninger:
TrinnVis passer for alle små og mellomstore helsevirksomheter. I praksis betyr det alt fra solopraksis til større virksomheter med 25-30 ansatte.
Hva koster et TrinnVis-abonnement?
Prisen på TrinnVis-abonnementet avhenger av hvor mange medarbeidere dere er. For en virksomhet med 1-3 medarbeider koster TrinnVis kr. 280,- pr/mnd. En virksomhet med 4-8 medarbeidere betaler kr. 560,- pr/mnd. Disse prisene inkluderer 30% rabatt for medlemmer av Norges Naprapatforbund.
Komplett oversikt over priskategoriene finner du her.
Er TrinnVis kun et «tomt system» som man selv må fylle med oppgaver, rutiner, retningslinjer og andre viktige dokumenter tilknyttet lovpålagt kvalitetsarbeid?
Nei, TrinnVis er ikke et «tomt system». Når du tar i bruk TrinnVis er systemet fylt med ferdiglagde forslag og nyttig innhold som er skreddersydd for naprapater. Dette inkluderer alt fra måldokumenter og retningslinjer, til konkrete oppgaver og prosedyrer. I tillegg er alt innhold i TrinnVis redigerbar. Eksisterende innhold kan endres eller slettes, og nytt innhold kan legges til.
Skal jeg registrere kolleger og ansatte i TrinnVis?
Alle som arbeider i praksisen eller på klinikken bør registreres i TrinnVis. Dette inkluderer assistenter, sekretærer og annet fast ansatt personale.
Vi er flere med egne selskaper som jobber sammen. Betyr det at hver må ha sitt eget TrinnVis-abonnement?
Nei. Har dere en praksis eller klinikk hvor flere naprapater arbeider sammen kan dere bruke et felles TrinnVis-system og dele abonnement. Dette gjelder også klinikker hvor flere yrkesgrupper arbeider sammen, som naprapater, osteopater, fysioterapeuter, manuellterapeuter og kiropraktorer.
Må alle som arbeider på klinikken og registreres i TrinnVis være medlem av Norges Naparapatforbund?
Nei. Det holder at den som oppretter TrinnVis-abonnementet er medlem.
Jeg er bare én naprapat uten ansatte eller kolleger. Behøver jeg da et kvalitetssystem?
For å komme i gang med Trinnvis oppretter du et abonnement og registrerer virksomheten din. Det gjør du ved å trykke Prøv gratis. Er dere flere som arbeider sammen er det viktig å fordele ansvarsområdene som er definert i TrinnVis blant medarbeiderne.
Hva gjør jeg hvis jeg i løpet av gratis prøveperiode bestemmer meg for ikke å fortsette med TrinnVis?
Send en epost til post@trinnvis.no med bekreftelse på at du ikke lenger ønsker å bruke TrinnVis. Dette må gjøres innen prøveperiodens utløp (30 dager). Etter prøveperiodens utløp konverteres abonnementet automatisk til et vanlig betalende abonnement.
* TrinnVis prøveabonnement konverteres automatisk til et vanlig betalende abonnement etter 30 dager, så husk å melde fra til oss innen prøveperiodens utløp hvis du ikke ønsker å fortsette med TrinnVis.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Varslingssaker figurerer ofte i mediene. Ordet varsel betyr kort sagt å si fra om kritikkverdige forhold til noen man tror kan gjøre noe med forholdet. Et varsel kan oppstå hvor som helst i samfunnet; på skolen, i politiske partier, idretten, trossamfunn og på jobb. Denne artikkelen setter imidlertid søkelys på varslingsreglene som er nedfelt i arbeidsmiljøloven. Disse gjelder for alle virksomheter som har arbeidstakere, både i privat, offentlig og frivillig sektor.
Varsel er ikke alltid nødvendig
Vi kan innlede en diskusjon om varsling i motsatt ende: Ofte vil arbeidstakere kunne si fra uten å måtte varsle. En varslingssak oppstår gjerne med bakgrunn i et avvik, en personalsak, faglig uenighet, ressursmangler eller samarbeidsutfordringer. Mange virksomheter har et avvikssystem hvor man kan melde avvik. Medarbeidersamtaler, personalmøter, arbeidsundersøkelser og risikovurderinger er også gode kanaler for å gi tilbakemeldinger, men det kan være like naturlig å ta en samtale med sjefen. Varsling inntreffer gjerne dersom slike tilbakemeldingskanaler ikke har ført frem.
Til dette er det to forbehold:
For det første kan virksomheten være forpliktet til å anse en melding som et varsel hvis forholdet er alvorlig nok, uavhengig av hva meldingen blir kalt innledningsvis, hvilken kanal den kom gjennom, eller hvor gammelt forholdet er. Man kan ofte unngå et varsel ved å si fra tidlig, men noen ganger er forholdet såpass alvorlig at det faller inn under lovens definisjon på et varsel – fra dag én. Et varsel er altså ikke en merkelapp som kan brukes helt vilkårlig, selv om grensegangene til tider er noe flytende.
For det andre har ansatte en lovpålagt plikt til å gi arbeidsgiver beskjed om skadelige forhold på arbeidsplassen. Avhengig av sakstypen vil dette kunne bety at tilbakemeldingen straks behandles som et varsel. Etter arbeidsmiljøloven har den ansatte meldeplikt om forhold på arbeidsplassen som kan:
medføre fare for liv eller helse
innebære trakassering og diskriminering
forårsake sykdom eller skader
Varsler – en vanskelig sakstype
Mange arbeidsgivere opplever varslingssaker som utfordrende. En leders holdninger og antakelser på vei inn i en varslingssak avgjør ofte hvordan utfallet blir. Formodentlig er det lite hyggelig å motta et varsel. Mens noen velger å være defensive, går andre i ringen med boksehanskene på. Andre igjen forsøker å la saken dø ut ved å overse og ignorere den. Mange ønsker best mulig resultat for alle parter, men er usikker på hvordan dette lar seg gjøre.
Varslingsreglene i arbeidsmiljøloven pålegger både avsender og mottaker plikter, men det største ansvaret hviler på arbeidsgiver. I praksis betyr det at arbeidsgiver har større fallhøyde. Dersom alvorlige varsler ikke håndteres riktig, kan dette få stor betydning, for så vel produksjon som arbeidsmiljø og renommé.
Du trenger både hode og hjerte
Uavhengig om formålet er å forebygge varsling, eller å håndtere innkomne varsler, er man som arbeidsgiver nødt til å se på to ting:
Hvilke retningslinjer og system har man for forebygging og håndtering?
Hvilken kultur, tone og mellommenneskelige forhold preger arbeidsmiljøet?
Dersom man fokuserer for mye på det formelle og rutinepregede, kan man lett miste synet av menneskene bak. Har man derimot en avslappet kultur med løs omgangsform, glipper gjerne forståelsen av lovpålagte krav og langsiktig forbedringsarbeid over tid. Idealet er som regel en kombinasjon som balanserer det profesjonelle og det medmenneskelige. Arbeidsmiljøloven krever at man ivaretar begge disse sidene.
Arbeidsgiver bør aktivt kommunisere at varsling er viktig og ønsket hvis det foreligger kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Dette kan gjøres ved å henge opp varslingsplakater i lunsjrommet, vise ansatte varslingsrutinene i kvalitetssystemet og utarbeide etiske retningslinjer. Ved å jevnlig ta opp avvikssaker og spørre etter forbedringsforslag, er man ett skritt nærmere god åpenhets- og avvikskultur. Man er enda nærmere dersom man er konstruktiv når man snakker om utfordringer, fremfor å spre krise og avmakt.
Du har plikt til å handle
Et varsel oppstår når en ansatt mener at det eksisterer et kritikkverdig forhold på arbeidsplassen, og sier fra om dette. Som ansatt regnes ikke bare vanlige arbeidstakere, men også innleid arbeidskraft, personer i arbeidsrettede tiltak og pasienter i helseinstitusjoner. Dersom man jobber i et løsere kontorfellesskap hvor deltakerne er eiere for hver sin virksomhet, men likevel jobber tett, kan det være en god idé å bli enige om noen kjøreregler om hvordan man i fellesskap behandler varslingssaker som berører alle.
Arbeidsmiljøloven setter rammer for hvordan arbeidsgiver skal gå frem i varslingssaker. Et mottatt varsel utløser i første rekke en aktivitetsplikt for arbeidsgiver. Denne aktivitetsplikten innebærer at arbeidsgiver må sørge for en forsvarlig undersøkelse og saksbehandling av varselet. Prosessen skal lede frem til en konklusjon om det foreligger et kritikkverdig forhold eller ikke. Begrepet «kritikkverdig forhold» er definert i arbeidsmiljøloven som brudd på rettsregler, virksomhetens etiske retningslinjer eller etiske normer med bred tilslutning i samfunnet. Selv om det varslede forholdet ikke er et «kritikkverdig forhold» i lovens forstand, kan arbeidsgiver likevel ha plikt til å gripe fatt i saken. En personalkonflikt utløser for eksempel en rettslig handleplikt.
I tillegg til aktivitetsplikten som utløses overfor selve varselet, utløses også en plikt til å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for varsleren. Det krever at arbeidsgiver foretar en risikovurdering av arbeidstakers situasjon, og identifiserer relevante tiltak for å redusere eventuell risiko som avdekkes. Arbeidsgiver har også et ansvar for å ivareta den eller de som det er kommet varslingssak på, og øvrige kolleger. Arbeidsgivers ansvar for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for samtlige av sine ansatte er løpende og konstant.
For å konkludere må forholdet det varsles om være tilstrekkelig opplyst. En lemfeldig behandling av varsler kan føre til manglende tillit til prosess og konklusjon, som igjen kan føre til konflikteskalering.
Ha rett, eller få rett?
Dersom arbeidsgiver kommer frem til at det foreligger et kritikkverdig forhold, vil neste skritt være å utarbeide tiltak som så iverksettes. Det er lettere å fikse en takstein enn mistillit mellom to medarbeidere. Tiltakene må derfor tilpasses de konkrete forholdene som blir avdekket, og den aktuelle konteksten.
Selv i saker der arbeidsgiver konkluderer med at forholdet ikke er kritikkverdig, kan man trå feil underveis. Dette kan i seg selv skade arbeidsgivers troverdighet og omdømme. Eksempler på typiske feil arbeidsgivere kan begå, omfatter:
unødig utsettelse av saksbehandlingen
manglende vurdering av om varsler må beskyttes etter å ha varslet
mistenkeliggjøring av varslers motiv eller troverdighet
manglende vurdering av habilitet til den som avgjør saken
motanklager mot arbeidstaker som har varslet (som ikke vedrører saken)
tilbakehold av motstridende opplysninger for varsler, som ikke får mulighet til kontradiksjon
mangelfull utredning før konklusjon
uvilje til å se på behov for forbedringer selv om varselet ikke fører frem
Lite er nytt under solen
Det beste hadde vært om det ikke var behov for å varsle. Fordi vi vet hva det varsles mest om i arbeidslivet, er det mulig for arbeidsgivere å forebygge varsling. Dette handler enten om å unngå at forhold eskalerer (ta tak tidlig), eller forbedre ytringsklimaet slik at ansatte melder fra tidligere (kulturbygging). For eksempel kan arbeidsgiver kartlegge kjente risikoområder og iverksette tiltak for å minimere risiko.
Undersøkelser viser at det er to varslingstema som går igjen:
I tillegg vet vi at det sjelden avdekkes økonomisk kriminalitet/korrupsjon uten varsling.
Fare for liv og helse kan oppstå som følge av de fysiske arbeidsforholdene på arbeidsplassen. Det kan være snakk om fysiske omgivelser på arbeidsplassen som farlig maskineri eller en løs takstein, eller det kan handle om overtidsarbeid og eksponering for truende kunder/pasienter. I disse sakene er spørsmålet ofte om arbeidsgiver har gjort nok for å sikre ansattes arbeidsmiljø, da problematikken gjerne er kjent fra før.
I arbeidsmiljøkonflikter har man gjerne forsøkt å ta opp utfordringer med ledelsen på et tidligere tidspunkt, uten at det har ført til bedring på arbeidsplassen. Da kan konflikter «sette seg fast» og forverres. Utfordringer som i utgangspunktet kunne løses på stedet, vokser dermed fra små irritasjonsmomenter til reelle samarbeidsutfordringer som siden eskalerer til alvorlige psykiske belastninger, gjerne med sykemelding til følge.
Frist oss ikke inn i ledelse
I en del tilfeller er det nærmeste leder som er problemet, fordi leder har en annen autoritet og påvirkningskraft enn en tilfeldig medarbeider. Den ansatte frykter å bli stemplet som urokråke og motta en dårlig sluttreferanse ved arbeidsforholdets opphør, og holder dermed tett. Slik taushet blir ofte brukt mot varsleren ved saksbehandlingen av et varsel, men er like mye et symptom på arbeidsmiljøet: Hvordan er kulturen og de mellommenneskelige forholdene på jobb dersom ansatte kvier seg for å ta opp utfordringer?
Noe av det viktigste vi kan lære av varslingssaker, er at problemer sjelden går over ved å overse dem. For arbeidsgivere er det derfor mye å hente på å løpende kartlegge både fysiske og psykososiale utfordringer, og arbeide med å utvikle ønsket kultur på arbeidsplassen, gjerne i dialog med verneombud og arbeidstakernes representanter. Til syvende og sist er varsling en viktig mekanisme for å sikre viktige verdier i samfunnet. Varsling skjer på grunnlag av den alminnelige ytringsfriheten – som i seg selv er en viktig verdi. Fremfor å se på varsling som en trussel, bør vi se på det som en sikkerhetsventil. Fordi ingen er perfekt, og alle virksomheter har behov for å lære og justere.
Ved de siste lovendringene som trådte i kraft i arbeidsmiljøloven, ble det gjort en viktig endring i selve formålsbestemmelsen i loven. Det å sikre et godt ytringsklima er nå inntatt som et av lovens formål. Å investere i dette kan vise seg å være vel verdt innsatsen.
Brukerstøtten åpner du fra menyen øverst til høyre når du er logget inn i TrinnVis. Her finner du detaljerte forklaringer på hvordan du bruker TrinnVis og verktøyene i systemet.
Når den åpnes vises brukerstøtten i samme vindu som TrinnVis. Da er det enkelt å lese råd og beskrivelser samtidig som du arbeider i systemet.
Brukerstøtten har lenker som tar deg direkte til dokumenter og sider i TrinnVis. På samme måte er det lenker i systemet som leder til relevante forklaringer i brukerstøtten. Disse finner du ved å klikke på de blå spørsmålstegnene inne i TrinnVis.
Brukerstøtten åpnes fra menyen øverst i TrinnVis-vinduet. TrinnVis og brukerstøtten vises i samme vindu, slik at du kan lese forklaringer samtidig som du arbeider i systemet.
Innholdet i brukerstøtten er omfattende, og vil blant annet veilede deg når du skal:
fordele ansvarsområder
registrere avvik
gjennomføre risikovurderinger
bruke bemanningsverktøyene
registrere utstyr i utstyrsoversikten
gjøre etableringsoppgaver
lage rutiner
lage oppgaver
begrense tilgang til dokumenter
registrere persondata og dataanlegg
opprette og gjennomføre møter
bruke TrinnVis på mobil og nettbrett
Endringer i toppmeny
Vi har gjort to endringer på toppmenyen i TrinnVis:
For å logge deg ut av systemet skal du nå klikke på navnet ditt og deretter velge Logg ut.
Er du registrert på flere TrinnVis-kontoer? Klikk på Innstillinger i toppmenyen og deretter Organisasjoner for å bytte mellom disse.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Skomakerens barn er dårligst skodd, sier det gamle ordtaket. Ifølge SSB hadde Norge i 1. kvartal 2020 et sykefravær på 6,36%. Helse- og sosialsektoren hadde derimot en sykefraværsprosent på 10,7% i samme periode. Er de som arbeider med andres helse minst flink til å ta vare på sin egen?
Det høye sykefraværet i helsevirksomheter kan skyldes flere faktorer. Sektoren er preget av overtidsarbeid, høye jobbkrav (arbeidspress og tidspress) og emosjonelle belastninger ved å behandle mennesker i sårbare situasjoner, inkludert vold og trusler.1 Dette kan gå utover administrativt arbeid og oppfølging av ansatte.
Helsektoren er krevende
En undersøkelse som tok for seg Helsetilsynets reaksjoner mot helsepersonell i perioden 2011-2018, viste f.eks. at fastleger i distriktene har 23 ganger så høy risiko for å bli refset som sykehusleger. 2 Noen hevder at fastlegeordningen går mot en kollaps, og peker på for mange oppgaver, underfinansiering og rekrutteringsutfordringer.3 Ikke alle dystre spådommer går i oppfyllelse. Men det å jobbe i helsesektoren oppleves av mange som krevende når oppgavemengde, tid og ressurser ikke henger sammen. Denne opplevelsen deles også av mange virksomheter som bruker TrinnVis.
Manglende erfaring med virksomhetsdrift
Over tid kan slike vedvarende belastninger gå ut over ansattes helse og velvære, og øker samtidig sannsynligheten for feilvurderinger. Helsepersonell som ønsker å starte for seg selv har lang utdanning, men mangler ofte kunnskap og erfaring med virksomhetsstyring, økonomi og personalforvaltning. Helsearbeidere starter virksomheter primært for å utøve et yrke, men opplever ofte at det å drive en virksomhet utløser en del krav og byr på utfordringer.
HMS som verktøy for endring
Helse- miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) er et viktig verktøy for å få bukt med disse utfordringene. HMS handler om å redusere risiko for farer og ulykker, og aktivt å rette søkelyset mot de positive og helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet. Å jobbe systematisk med HMS er også et hovedkrav i arbeidsmiljøloven. Målet er at arbeidsmiljøet skal være «fullt forsvarlig», slik loven uttrykker det.
God HMS handler om mer enn å krysse av sjekklister. Det er også en investering som kan gi lavere sykefravær, økt produktivitet og bedre omdømme. For helsevirksomheter er disse målene særdeles viktige, både for ansatte og pasienter.
Kartlegging gir faktisk forbedring
En viktig del av HMS er å kartlegge forholdene som kan påvirke ansattes helse og arbeidsmiljø. Eksempler på slike forhold kan være arbeidstid, kontorlokaler, smittevern og forhold knyttet til pasienter. Ved å sette søkelys på aktuelle og reelle problemstillinger, er det mulig å oppnå faktiske forbedringer på arbeidsplassen. Slike kartlegginger kan gjøres ved å gjennomføre vernerunder, medarbeiderundersøkelser og risikovurderinger.
Risikovurderinger forenkler prioriteringen
I en risikovurdering veier man sannsynligheten for at noe uønsket skjer opp mot konsekvensen dersom det skulle skje. Er det stor sannsynlighet for at noe inntreffer, og det samtidig har stort skadepotensial, bør det gis prioritet i det videre arbeidet. Ved å gjøre risikovurderinger sikrer man at tiden brukes på de største utfordringene, og at tiltak settes inn der de har høyest effekt. Gode spørsmål i denne forbindelse er:
Hva kan gå galt?
Hva kan vi gjøre for å hindre dette?
Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?
På bakgrunn av kunnskap om de faktiske forhold kan virksomheten sette opp en handlingsplan for HMS. Denne angir hvilke tiltak som skal settes inn for å løse utfordringene. Det er viktig at de ansatte er involvert både i kartlegging og iverksetting av tiltak, og handlingsplanen bør gjennomgås med jevne mellomrom.
Sett pris på avvik
En annen viktig side ved HMS, er at potensielle farer som oppstår underveis faktisk blir avdekket og tatt tak i tidlig. Her spiller såkalt avvikskultur inn. God avvikskultur kjennetegnes ved at virksomheten har lav terskel for å motta og håndtere avviksmeldinger, og at slike meldinger fører til forbedringer. I en slik kultur er det ikke utrygghet forbundet med å si fra, men blir snarere forventet og satt pris på.
Med sitt ønske om å hjelpe andre kan helsepersonell fort ende opp med å brenne lyset i begge ender. Skal man være til hjelp for andre, må man først hjelpe seg selv. Da må det settes av tid til HMS.
Utstyrsoversikten i TrinnVis forenkler oppfølgingen og håndteringen av medisinsk utstyr som dere bruker i behandling av pasienter.
TrinnVis har eget verktøy for registrering og oppfølging av utstyr. I utstyrsoversikten kan hvert enkelt utstyr og apparat legges inn, og nødvendig informasjon registreres på en effektiv måte. Hvis det er spesielle krav knyttet til et utstyr, som røntgen- og stråleutstyr, vil TrinnVis minne deg på dette.
Rutiner
For å forenkle arbeidet med oppfølging av utstyr kan du i TrinnVis lage egne rutiner for dette. Rutiner kan knyttes til ett enkelt utstyr eller en utstyrsgruppe. Rutinene bør inneholde informasjon om hvordan enkelt vedlikehold gjennomføres, eller hvem som skal kontaktes ved service og ettersyn.
Når utstyrsenheter kontrolleres kan notater og kommentarer legges til.
Rutineoppgaver
Basert på rutinene lager du oppgaver i TrinnVis som minner deg på at utstyr skal følges opp. Du velger når oppgaven skal gjøres første gang, og hvor ofte den skal gjentas. Da er det enkelt å følge kravet i Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr om at vedlikehold av medisinsk utstyr skal være planlagt og systematisert.
Rutineoppgaver kan gis til personer eller ansvarsområder, for eksempel utstyrsansvarlig, og vil vises i TrinnVis-kalenderen til den eller de som har fått den. Som ekstra sikkerhet kan TrinnVis også sende SMS-påminnelser om oppgaver som skal gjøres.
Registreringer og notater
Når utstyr kontrolleres er det enkelt å registrere i TrinnVis om alt er i orden, eller om det er uregelmessigheter som må følges opp. Notater om hva som er galt og eventuelle utbedringer som må gjøres kan legges inn på hver enkelt oppgave og utstyr. TrinnVis vil også holde oversikt over hvem som har gjennomført kontrollen.
I TrinnVis finner du ferdige retningslinjer for hvordan utstyr skal anskaffes, behandles og følges opp.
Dokumentasjon
Gjennomført og fremtidig oppfølging vil vises på hvert enkelt utstyr eller apparat som legges inn i TrinnVis utstyrsoversikt. Servicerapporter, kvitteringer og annen viktig dokumentasjon kan lagres som vedlegg. Det samme gjelder manualer og anvisninger.
Utstyrsleverandører og samarbeidspartnere på oppfølging og vedlikehold kan gis tilgang til utstyrsoversikten i TrinnVis. Da kan de selv sørge for at nødvendig dokumentasjon legges inn.
Ansvarsfordeling
Når dere er flere som arbeider sammen fordeles og dokumenteres ansvarsområder i TrinnVis. Ved opprettelse av TrinnVis-konto vil du bli bedt om å tildele ansvarsområdet Utstyrsansvarlig til deg selv eller en av dine kolleger.
Ansvarsområdet Strålevernkoordinator opprettes når røntgenapparat eller laser klasse 4 legges til i TrinnVis utstyrsoversikt.
Vi registrerer opplysninger om deg, og bruker egne og tredjeparts informasjonskapsler (cookies) til å
understøtte nettstedets funksjonalitet til eksempelvis å gi deg en bedre og raskere tjeneste
utarbeide statistiske analyser av din bruk av nettstedet for å forbedre brukeropplevelsen
vise deg målrettet markedsføring på andre nettsteder
Hvis du vil vite mer om disse formålene og hvordan dine opplysninger blir delt med andre, trykk på «Les mer».
Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke ved å gå inn på Personvernerklæring.
Les mer
Aksepter alle
Nødvendige
Nødvendige informasjonskapsler inneholder grunnleggende informasjon for at siden skal fungere. Disse lagres derfor uten samtykke.
Funksjonelle
Funksjonelle informasjonskapsler lagrer opplysninger som endrer måten hjemmesiden ser ut eller oppfører seg på, f.eks. ditt foretrukne språk eller den regionen du befinner deg i.
Statistiske
Statistiske informasjonskapsler samler informasjon som hjelper oss i TrinnVis med å forstå hvordan besøkende samhandler med hjemmesiden.
Markedsføring
Disse informasjonskapslene brukes til å spore besøkende på tvers av hjemmesider. Hensikten er å vise relevante annonser for den enkelte brukeren, fra TrinnVis og tredjepartsannonsører.
