Alle slags arbeidsplasser kan rammes av vold, trusler og andre skremmende situasjoner. Slike hendelser og situasjoner kan medføre store psykiske og fysiske plager for dem det gjelder, og kan verste fall føre til tap av liv. Også tilsynelatende små hendelser kan på sikt gi store helsekonsekvenser.
Arbeidstilsynet gjør det klart at vold og trusler på arbeidsplassen ikke skal behandles som et problem for den enkelte arbeidstaker, men i stedet som et arbeidsmiljøproblem som angår hele virksomheten.
Håndtere truende situasjoner
Derfor er det viktig å ha gode rutiner for å håndtere slike situasjoner. I TrinnVis finner du et forslag til en slik rutine, Håndtere truende situasjoner. Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du se på dette forslaget, gjøre lokale tilpasninger og sørge for at hele personalet er kjent med rutinen. Bruk først Del-knappen for å gjøre alle oppmerksomme på rutinen, og ta deretter en gjennomgang i plenum der rutinen kan diskuteres og alle kan komme med spørsmål.
Forebygging
Like viktig som å forberede seg på truende situasjoner, er å forebygge dem. Dette gjøres først og fremst ved å gjennomføre risikovurderinger. Da tar du stilling til hva som kan skje, hvor sannsynlig det er at det skjer og konsekvensene dersom det skjer. Dette bør gjøres som et samarbeid mellom arbeidsgiver og de ansatte.
I TrinnVis finner du den generelle risikovurderingen Personale utsettes for vold eller trusler av besøkende. Du kan selv lage mer konkrete risikovurderinger.
Hvis risikovurderingen konkluderer med at risikoen er Moderat eller høyere, skal du vurdere tiltak for å redusere risikoen. Slike tiltak kan handle om fysiske løsninger, bemanning, opplæring eller andre forhold.
Debriefing og læring
Etter en skremmende hendelse er det viktig å bearbeide det som skjedde, både for den enkeltes helse og for virksomhetens læring. Ta utgangspunkt i TrinnVis-rutinen Debriefe etter skremmende situasjoner, og tilpass den til egne krav og behov.
Enten du jobber i helsevirksomhet eller annen bransje, befatter du deg daglig med materialer, kjemikalier og stoffer som kan være skadelig for miljø og egen helse. Ta for eksempel Antibac, desinfeksjon og kraftige vaskemidler. Visste du at disse regnes som helsefarlige? Virksomheten din er pålagt å ha et stoffkartotek hvor sikkerhetsdatablader på helsefarlige stoffer samles. Men enda viktigere, stoffkartotek er god HMS.
Last opp sikkerhetsdatablader til stoffkartoteket ved å dra og slippe.
Stoffkartoteket i TrinnVis
Som TrinnVis-bruker har du tilgang til vårt nye elektroniske stoffkartotek. Her samler virksomheten din digitale sikkerhetsdatablader for de helsefarlige kjemikaliene og stoffene som dere bruker.
Et viktig HMS-tiltak Stoffkartoteket gir god oversikt over de helsefarlige stoffene og farene de utgjør for miljø og helse. Dette er et viktig HMS-tiltak som bedrer sikkerhet, og øker forståelsen for risikoene det innebærer å bruke disse stoffene.
Enkelt å bruke Stoffkartoteket i Trinnvis er enkelt bruke. Sikkerhetsdatablader i pdf-format legges til ved å dra og slippe dem inn. Mapper som inneholder flere sikkerhetsdatablader kan dras over i en engang.
Gir god oversikt Når sikkerhetsdatablader legges til i stoffkartoteket leses de maskinelt. Stoffenes navn, bruksområde og faresymboler hentes ut fra pdf-filen, og vises i kartotekets oversikt. Sikkerhetsdatabladene lagres som vedlegg, og kan hurtig hentes frem når det oppstår situasjoner som krever dette.
Stoffkartoteket foreslår risikovurderinger basert på stoffets helsefarlige egenskaper.
Ferdige forslag til risikovurderinger Basert på faresymbolene i sikkerhetsdatabladene og de helsefarlige egenskapene foreslår stoffkartoteket risikovurderinger som bør gjøres på stoffene som legges inn. Andre risikovurderinger kan også opprettes ved behov.
Kort om TrinnVis stoffkartotek
Er enkelt å bruke
Gir bedre HMS med alle sikkerhetsdatablad samlet i ett kartotek tilgjengelig for alle medarbeidere
Gir bedre oversikt over virksomhetens helsefarlige kjemikalier og stoffer
Har ferdige forslag til risikovurderinger
Virksomheten oppfyller myndighetenes krav om stoffkartotek
Inkludert uten ekstra kostnad for alle som bruker TrinnVis
Legeforeningens nettkurs Informasjonssikkerhet på legekontor ble tidligere i år oppdatert med direkte koblinger til TrinnVis. Koblingene forenkler arbeidet med informasjonssikkerhet for kursdeltakere som bruker TrinnVis. Kurset gir valgfrie kurspoeng til legers etterutdanning.
Informasjonssikkerhet på legekontor tar utgangspunkt i kravene i Norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren (Normen). Etter gjennomført kurs skal ledelsen på legekontoret sammen med medarbeidere ha utarbeidet felles rutiner for informasjonssikkerhet. Man skal også ha ferdigstilt Normens Mal for internkontroll.
Enklere kurs for deg som bruker Trinnvis
Du som bruker TrinnVis behøver ikke utarbeide egne rutiner som beskrevet over. Via TrinnVis-koblingene i kurset får du tilgang til de ferdige rutine-forslagene som vi har laget. TrinnVis dekker også kravene til internkontroll for informasjonssikkerhet, og det vil ikke være nødvendig fylle ut Mal for internkontroll.
Informasjonssikkerhet på legekontor er utarbeidet etter ønske fra allmennlegers organisasjoner, Helsedirektoratet og Styringsgruppen for Normen.
Mange av våre brukere har etterspurt stoffkartotek i TrinnVis. Vi har arbeidet med dette de siste månedene, og onsdag publiserte vi en beta-versjon i TrinnVis som du kan ta i bruk.
TrinnVis stoffkartotek
Virksomheter er pålagt ha et stoffkartotek med sikkerhetsdatablader for alle helsefarlige stoffer (inkludert kjemikalier og materialer) som brukes, lagres, pakkes eller produseres. Stoffkartoteket skal være enkelt å finne frem i og tilgjengelig for hele personalet. Som bruker av TrinnVis får virksomheten din dette uten å måtte betale ekstra.
Stoffkartoteket i TrinnVis leser databladene du laster opp og viser navn, fareetiketter og bruksområder i en oversiktstabell. Du kan selv legge til leverandør, lagringssted og eventuelle notater.
Sikkerhetsdatablader kan legges til i TrinnVis stoffkartotek ved å dra og slippe hele mapper.
Beta-versjon
I beta-versjonen av stoffkartoteket er mye av planlagt funksjonalitet på plass, og du kan allerede nå begynne å ta det i bruk. Da det er en uferdig versjon, kan du oppleve feil og mangler. Vi anbefaler derfor at du foreløpig ikke sletter sikkerhetsdatablader fra datamaskinen din når de er lagt inn i beta-versjonen.
Meld gjerne fra til oss hvis du finner feil i denne beta-versjonen. Det kan du gjøre via tilbakemeldingsknappen i TrinnVis eller på epost support@trinnvis.no. Send oss gjerne sikkerhetsdatablader som stoffkartoteket ikke klarer å lese. Bruk da epostadressen over.
Mer om stoffkartoteket i brukerstøtten
I TrinnVis brukerstøtte finner du informasjon om hvordan du enkelt legger til sikkerhetsdatablader i stoffkartoteket. Her er det også beskrivelse av hvordan du gjør risikovurderinger på helsefarlige stoffer som er lagt inn.
25. september gikk Norge over til en normal hverdag med økt beredskap. Helsedirektoratet har avpublisert sine smittevernveiledere, og de fleste nasjonale koronatiltak er fjernet. Helse- og omsorgstjenesten bør på bakgrunn av dette iverksette nedtrapping av korona-relaterte smitteverntiltak, og igjen følge basale smittevernrutiner. Det er viktig å sikre at personalet har oversikt over smittevernrutinene som gjelder for den nye normaliserte hverdagen med økt beredskap.
Oppdatert versjon av nasjonal veileder for allmennlegetjenesten og tannhelsetjenesten er allerede på plass, og oppdateringer for andre yrkesgrupper er forventet innen kort tid. Når disse kommer, vil rutiner og retningslinjer i TrinnVis tilpasses fortløpende.
Smittevernråd som fortsatt gjelder alle
Hold deg hjemme hvis du er syk
Test deg for Covid-19 hvis du har symptomer på luftveisinfeksjon. Dette gjelder både vaksinerte og ikke-vaksinerte.
Ha god hånd- og hostehygiene
For allmennlegetjenesten
Beredskapen skal opprettholdes. Det er kommunens ansvar å organisere helsetjenesten slik at det kan tilbys helsehjelp i en situasjon med begrenset kapasitet i deler av tjenesten. På grunn av usikkerhet om nye virusvarianter som vaksinen ikke fungerer mot, må kommunene opprettholde dagens beredskapsnivå ut året. Dette innebærer blant annet at helseforetakene sammen med kommunen bør kunne teste én prosent av befolkningen ukentlig, og i løpet av fem dager øke kapasiteten ytterligere til fem prosent.
Legekontor fortsetter med økt årvåkenhet for symptomer på korona, der uvaksinerte pasienter og tjenestemottakere spesielt må beskyttes
Det bør legges til rette for at uvaksinerte kan holde minst én meters avstand til andre
Det anbefales bruk av videokonsultasjon ved øvre luftveisinfeksjoner. Dersom det er behov for fysisk undersøkelse må det iverksettes nødvendige smitteverntiltak.
Basale smittevernrutiner og råd om avstand skal alltid følges
Helsepersonell må være oppdatert på kriterier for testing, karantene og isolering ved koronapandemien
For tannhelsetjenesten
Antatt friske pasienter behandles med basale smittevernrutiner. Pasienter som er mistenkt, sannsynlig eller bekreftet smittet med korona eller er i karantene og har behov for akutt tannbehandling, bør behandles på den klinikken pasienten hører til og på slutten av dagen. Behandling skal gjennomføres med forsterkede smitteverntiltak. Det skal vurderes om det er mulig å avhjelpe med medikamenter for å få utsatt behandlingen.
Ved økt smitterisiko og redusert tjenestetilbud skal det kartlegges og vurderes hvilke pasienter som har et særlig behov for tannhelsehjelp.
Generelle råd for helsevirksomheter
FHI har i tillegg kommet med generelle krav og råd til alle helsevirksomheter og ansatte.
For ledelsen
Sikre at virksomheten har oppdaterte og implementerte smittevernrutiner iht. internkontrollforskriften.
Vurder behovet for forhåndsvurdering (pre-triage) av pasienter med tanke på smittestatus
Sikre at det foreligger skriftlige rutiner om at ansatte skal holde seg hjemme ved nyoppståtte infeksjonssymptomer, og at alle ansatte er kjent med disse rutinene
Sikre at ansatte, inkludert vikarer og nyansatte, har fått opplæring i korrekt bruk av personlig beskyttelsesutstyr
Sikre at virksomheten har tydelig informasjon ved alle innganger om hvor pasienter og ledsagere skal henvende seg ved ankomst, og at de ikke skal gå inn ved infeksjonssymptomer for luftveier eller mage/tarm
For ansatte
Følg lokale smittevernrutiner
Ikke gå på jobb ved nyoppståtte infeksjonssymptomer, men hold deg hjemme inntil negativ koronatest er bekreftet. Dette gjelder uavhengig av vaksinasjonsstatus.
Ved lette luftveissymptomer og god allmenntilstand, og negativt koronatest: Gå på jobb etter avklaring med arbeidsgiver. Bruk munnbind ved tett pasientkontakt.
Ansatte som er nærkontakter til koronasmittede
Ansatte som defineres som nærkontakter til koronasmittede utenfor arbeidssted bør følge vanlige råd for befolkningen. I tillegg gjelder følgende forsterkede smitteverntiltak:
Uavhengig av vaksinasjonsstatus
Ved nærkontakt med pasienter skal det brukes munnbind frem til fem dager etter at smitte hos nærkontakt ble konstatert. Hold avstand til kolleger.
For uvaksinerte ansatte som har smitte i husstanden
Sørg for daglig testing i syv dager etter smitte ble konstatert. Dette gjelder ikke hvis man sitter i karantene.
Avklar med arbeidsgiver om man eventuelt kan gå på jobb i denne perioden
Ved nærkontakt med pasienter skal det brukes munnbind. Hold avstand til kolleger egen smittesituasjon er avklart
Generelle råd ved behandling av pasienter med koronarelaterte symptomer
Pasientene kan behandles, men alle ansatte som er i kontakt med pasienten skal da bruke personlig beskyttelsesutstyr
Behandling bør gjennomføres på slutten av dagen, og pasientene bør unngå å oppholde seg i fellesarealer.
Internkontroll er det virksomheten din selv gjør for å sikre at den drives i tråd med regelverket. Krav om internkontroll finnes i flere lover og forskrifter, som internkontrollforskriften, helseloven og personopplysningsloven. Internkontroll kan også brukes for å sikre kvalitet på varer og tjenester som dere leverer, sunn økonomi og at virksomheten din drives i henhold til mål, plan og strategier.
Her er en kort artikkel om internkontroll, og hvordan TrinnVis gjør det enklere å få god internkontroll i din virksomhet.
Må du drive internkontroll?
Internkontrollforskriften gjelder for alle virksomheter som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Andre lover og forskrifter kan gjelde avhengig av hvilken type virksomhet du har. Driver du helsevirksomhet kan f.eks også helsetilsynsloven, spesialisthelsetjenesteloven, tannhelsetjenesteloven, helse- og omsorgstjenesteloven og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgssektoren gjelde.
Alle virksomheter som lagrer personopplysninger om ansatte, pasienter eller kunder må også overholde kravene til internkontroll som finnes i personopplysningsloven.
Kontinuerlig og systematisk internkontroll lar virksomheten din oppdage feil og mangler ved HMS og andre deler av driften før de får store konsekvenser.
Hva skal du gjøre?
Hva som faktisk kreves er best beskrevet i internkontrollforskriften, som sier at internkontroll er:
Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Internkontrollforskriften tar først og fremst for seg krav til HMS, men forskriftens definisjon og beskrivelse av internkontroll kan gjerne brukes for andre områder i virksomheten.
Internkontroll er en kontinuerlig prosess
Virksomheter skal ha et system hvor internkontrollen kan planlegges, gjennomføres og evalueres. Som bruker av TrinnVis har din virksomhet dette. Systemet skal ha prosedyrer og metoder som skal gjennomgås regelmessig, og om nødvendig korrigeres før de iverksettes. Internkontroll er ikke noe som bedriften din gjennomfører en gang iblant, men derimot et aktivt kontrollsystem som hele tiden fungerer i bakgrunnen av virksomhetens egentlige produksjon. Det er kun ved kontinuerlig internkontroll at feil i virksomheten din kan oppdages hurtig og uønskede situasjoner forebygges.
Krav til dokumentasjon
Virksomheten din må kunne dokumentere at den har et system for internkontroll. Dette gjøres ved hjelp av skriftlige rutiner og retningslinjer som beskriver:
hva som skal gjøres
hvem som skal gjøre det
når det skal gjøres
hvordan det skal gjøres
Det er viktig å ha et system hvor oppgaver er tydelig beskrevet og ansvarsområder klart fordelt, og som bruker av TrinnVis har din virksomhet dette allerede.
Har noe hendt som ikke burde skje? Da skal det lages avviksmelding, og iverksettes tiltak som hindrer at det skjer igjen.
Avvik og risikovurderinger
Kravene til dokumentasjon gjelder også for avviksmeldinger og risikovurderinger. Hvis noe går galt, eller uønskede situasjoner oppstår, skal det registreres som avvik. Alle ansatte skal kunne melde avvik på en enkel måte, og registrerte avvik skal behandles. I praksis betyr det at virksomheten din skal redegjøre for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at samme uønskede situasjon gjentar seg.
I tillegg skal det gjøres vurderinger på hva som kan gå galt, sannsynligheten for at det skjer og hvilke konsekvenser det får om det skjer. Dette kalles risikovurderinger, og virksomheten din må kunne dokumentere at disse er gjort.
Avvik og risikovurderinger i TrinnVis
Verktøy for både registrering og behandling av avvik, og gjennomføring av risikovurderinger, finner du under Kvalitetsarbeid i TrinnVis. Har du det travelt, og ønsker å rapportere et avvik hurtig, bruk plussknappen nede i høyre hjørne i TrinnVis og velg Avviksmelding. Meldingen lagres på temasiden Avvik i TrinnVis og kan behandles senere.
Hvem har ansvaret for virksomhetens internkontroll?
Som leder er det din plikt å sikre at kravene i de forskjellige forskriftene og lovene oppfylles. Det er også ditt ansvar å påse at internkontrollen er satt i system. Ifølge internkontrollforskriften skal dette gjøres i samarbeid med de ansatte. Internkontroll er altså ikke et soloprosjekt for deg som leder, men et fellesprosjekt som alle i bedriften deltar i. Sørg for at kolleger og eventuelt ansatte kan logge seg inn i TrinnVis, og at alle kjent med hvordan de bruker systemet.
Internkontroll og kvalitetsarbeid bør samles i ett overordnet system som hjelper virksomheten din å drive trygt, etter loven og levere gode produkter og tjenester.
Internkontroll på andre områder
Selv om det i stor grad fokuseres på internkontroll for å sikre drift i tråd med forskrifter og lovverk, er dette en prosess som også bør brukes på andre områder i virksomheten. God internkontroll kan brukes til å sikre at feil og mangler ved blant annet økonomi oppdages tidlig. Da kan det iverksettes endringer før det får store konsekvenser for bedriften. Det samme kan også gjøres for å kontrollere produksjon og tjenesteyting. Internkontroll med kontinuerlig evaluering og korrigering kan iverksettes i nær alle deler av virksomheten.
Internkontrollområder som dekkes i TrinnVis:
HMS
Oppfølging av personale
Datasikkerhet/GDPR
Utstyrskontroll
Smittevern
Økonomistyring og ledelse
Internkontroll og kvalitetssystemer
To begreper som ofte dukker opp i sammenheng med internkontroll er kvalitetsarbeid og kvalitetssystem. Internkontroll setter søkelys på virksomhetens egen sikring og overvåking av det som er pålagt av myndighetene eller egne interne virksomhetskrav.
Kvalitetsarbeid er arbeidet virksomheten din gjør for å forbedre kvaliteten på produkter som lages, tjenestene dere leverer eller virksomheten generelt. Internkontroll er med andre ord grunnlaget for senere kvalitetsarbeid. Internkontroll og kvalitetsarbeid er tett knyttet til hverandre, og med TrinnVis kombinerer du disse i ett overordnet system.
I TrinnVis finner du verktøyene og dokumentene som virksomheten din trenger for å drive internkontroll på HMS og andre viktige områder. Avviksmeldinger og risikovurderinger registreres og behandler du direkte i TrinnVis.
God internkontroll med TrinnVis
Som bruker av TrinnVis har virksomhet din verktøyene som behøves for å drive god internkontroll og lovpålagt kvalitetsarbeid. Husk at mange av dokumentene som trengs, som måldokumenter, rutiner og retningslinjer, ligger som ferdige forslag i systemet. Mange av disse kan brukes som de er, mens noen vil kreve mindre endringer for å tilpasse dem til din virksomhet.
TrinnVis er et komplett styringssystem som hjelper deg å drive naprapatklinikk på en trygg og god måte.
TrinnVis for naprapater
Etter lengre tids samarbeid lanserer TrinnVis og Norges Naprapatforbund (NNF) TrinnVis for naprapater – styrings- og kvalitetssystemet som hjelper deg å drive naprapatklinikk i tråd med myndighetenes krav til drift og kvalitetsarbeid.
Alle som leverer helsetjenester i Norge må sørge for trygg drift, og etterleve kravene til organisering av virksomheten, dokumentasjon og systematisk kvalitetsarbeid. Dette gjelder også for deg som driver naprapatklinikk innen privat helsetjeneste. Når naprapater får offentlig godkjenning og autorisasjon som helsepersonell blir dette et lovkrav.
TrinnVis dekker alle viktige områder for deg som driver naprapatklinikk, som HMS, ledelse, økonomi, smittevern og datasikkerhet.
Dette er TrinnVis
TrinnVis er et nettbasert kvalitetssystem for deg som tilbyr naprapattjenester gjennom enkeltpersonforetak, AS, DA eller andre organisasjonsformer. Systemet er abonnementsbasert, og passer både for deg som driver klinikk alene og for dere som driver sammen. Driver du alene finnes TrinnVis i en forenklet utgave tilpasset dine krav og behov.
Dekker alle viktige områder
TrinnVis dekker inn viktige krav til områder som ledelse, økonomi, personvern og datasikkerhet, utstyrskontroll og HMS. TrinnVis har også en omfattende smittevernsdel.
Først for leger – nå for naprapater
TrinnVis ble først utviklet for fastleger og leger med privat praksis. I de senere år har flere faggrupper kommet til, og TrinnVis brukes i dag også av tannleger, fysioterapeuter, psykologer, kiropraktorer, manuellterapeuter og osteopater. For hver ny faggruppe er TrinnVis oppdatert og tilpasset deres behov og krav. Nå er det naprapaters tur.
TrinnVis gjør myndighetskrav om til konkrete enkeltoppgaver som du – og eventuelle kolleger – løser over tid. Dette kaller vi etableringsoppgaver.
Regelverk gjort om til enkeltoppgaver
I TrinnVis gjøres myndighetenes krav og regelverk om til konkrete oppgaver, rutiner og prosedyrer. Er dere flere som arbeider sammen fordeler TrinnVis arbeidsoppgavene mellom dere. Driver du klinikk alene får du færre oppgaver. TrinnVis forteller deg hva som skal gjøres, og sparer deg for mye tid som du ellers måtte brukt på å sette deg inn i stadig mer omfattende og uoversiktlig regelverk.
Det meste er ferdig laget for deg
TrinnVis er ikke et tomt system, men kommer med ferdiglagde forslag til retningslinjer, måldokumenter og rutiner som naparapatklinikken din er pålagt å ha. Noe av det dette innholdet deler du med andre faggrupper som også bruker TrinnVis. Innholdet som er unikt for naprapater utvikles i samarbeid med NNF.
TrinnVis har flere nyttige verktøy som forenkler hverdagen, og tar deg dokumentere at naprapatklinikken drives etter myndighetenes krav.
Nyttige verktøy som du bør eller må ha
TrinnVis har innebygget mange nyttige verktøy og systemer. Noen av disse er du pålagt å ha, som system for registrering og behandling av avvik, og verktøy for risikovurdering. Myndighetene stiller strenge krav til dokumentasjon på disse områdene. Det kan du gjøre i TrinnVis.
Når flere arbeider sammen skal virksomheten dokumentere hvem som har ansvar for hva. I TrinnVis fordeles ansvarsområder og tilhørende oppgaver enkelt mellom dere. HMS-ansvarlig, daglig leder og dataansvarlig er eksempler på noen lovpålagte ansvarsområder. Disse og flere andre ansvarsområder er ferdig definerte i TrinnVis. Nye kan legges til ved behov.
For dere som driver klinikk sammen, enten den er tverrfaglig eller kun tilbyr naprapattjenester, har TrinnVis også verktøy som forbedrer intern samhandling og informasjonsflyt. Felles kalender, møteverktøy, bemanningsoversikt og enkel deling av viktig informasjon er noen eksempler.
Alltid på nett og alltid tilgjengelig
TrinnVis er nettbasert, og alltid tilgjengelig via datamaskin, nettbrett eller mobil. Er dere flere som arbeider sammen skal alle registreres i virksomhetens felles TrinnVis. Innlogging i systemet er personlig, og hver person får eget brukernavn og passord.
Norges Naprapatforbund (NNF) og TrinnVis lanserer sammen et styring- og kvalitetssystem tilpasset behovene og kravene til deg som driver naprapatklinikk
Lanseringstilbud for NNF-medlemmer
Som del av lanseringen får du som er medlem av Norges Naprapatforbund gratis etablering og sparer 2.000 kroner. Tilbudet gjelder når du oppretter TrinnVis-abonnement innen 30. september 2021.
I tillegg får du som NNF-medlem følgende fordeler:
Fast 30% rabatt på TrinnVis-abonnement
30 dagers gratis prøveperiode*
Gratis oppstartskurs i TrinnVis
Gratis oppstartskurs
Torsdag 23. september kl. 20 arrangerer vi gratis oppstartskurs for naprapater. Kurset gjennomføres på nett, og varer i ca. en time. Vi anbefaler at du oppretter gratis prøveabonnement og tar en titt på TrinnVis før du deltar på kurset.
Meld deg på kurset her.
*Alle som oppretter TrinnVis-abonnement får en gratis prøveperiode på 30 dager hvor systemet kan testes fullt ut. Hvis du i løpet av denne perioden ikke ønsker å fortsette med TrinnVis, kan du kostnadsfritt melde deg fra. Komplett oversikt over priser og vilkår finner du her.
Hvordan tar jeg i bruk TrinnVis?
TrinnVis-abonnement oppretter du via vår nettside ved å klikke på Prøv gratis / bestill. Dette tar kun få minutter. Ved registrering legger du inn informasjon om naprapatklinikken din som TrinnVis bruker til å velge ut de ferdiglagde dokumentene og verktøyene som du trenger. Har du kolleger legger du inn informasjon om disse også, og bestemmer hvilke ansvarsområder de skal ha. Alle som legges inn i TrinnVis får automatisk tilsendt brukernavn og passord på epost.
Har du spørsmål om TrinnVis?
Se Spørsmål og svar under eller ta kontakt med oss på tlf. 485 95 383 (12:00 – 15:30)
TrinnVis er et nettbasert system som hjelper virksomheter å drive velorganisert og etter loven. Vi har tett samarbeid med mange bransjeorganisasjoner innen helse.
Om TrinnVis
TrinnVis ble først utviklet for leger og legekontor i 2003. Siden har flere yrkesgrupper kommet til, og TrinnVis brukes i dag av mer enn 1100 helsevirksomheter. Tillegg til Norges Naprapatforbund har TrinnVis tett samarbeid med følgende forbund og foreninger:
TrinnVis passer for alle små og mellomstore helsevirksomheter. I praksis betyr det alt fra solopraksis til større virksomheter med 25-30 ansatte.
Hva koster et TrinnVis-abonnement?
Prisen på TrinnVis-abonnementet avhenger av hvor mange medarbeidere dere er. For en virksomhet med 1-3 medarbeider koster TrinnVis kr. 280,- pr/mnd. En virksomhet med 4-8 medarbeidere betaler kr. 560,- pr/mnd. Disse prisene inkluderer 30% rabatt for medlemmer av Norges Naprapatforbund.
Komplett oversikt over priskategoriene finner du her.
Er TrinnVis kun et «tomt system» som man selv må fylle med oppgaver, rutiner, retningslinjer og andre viktige dokumenter tilknyttet lovpålagt kvalitetsarbeid?
Nei, TrinnVis er ikke et «tomt system». Når du tar i bruk TrinnVis er systemet fylt med ferdiglagde forslag og nyttig innhold som er skreddersydd for naprapater. Dette inkluderer alt fra måldokumenter og retningslinjer, til konkrete oppgaver og prosedyrer. I tillegg er alt innhold i TrinnVis redigerbar. Eksisterende innhold kan endres eller slettes, og nytt innhold kan legges til.
Skal jeg registrere kolleger og ansatte i TrinnVis?
Alle som arbeider i praksisen eller på klinikken bør registreres i TrinnVis. Dette inkluderer assistenter, sekretærer og annet fast ansatt personale.
Vi er flere med egne selskaper som jobber sammen. Betyr det at hver må ha sitt eget TrinnVis-abonnement?
Nei. Har dere en praksis eller klinikk hvor flere naprapater arbeider sammen kan dere bruke et felles TrinnVis-system og dele abonnement. Dette gjelder også klinikker hvor flere yrkesgrupper arbeider sammen, som naprapater, osteopater, fysioterapeuter, manuellterapeuter og kiropraktorer.
Må alle som arbeider på klinikken og registreres i TrinnVis være medlem av Norges Naparapatforbund?
Nei. Det holder at den som oppretter TrinnVis-abonnementet er medlem.
Jeg er bare én naprapat uten ansatte eller kolleger. Behøver jeg da et kvalitetssystem?
For å komme i gang med Trinnvis oppretter du et abonnement og registrerer virksomheten din. Det gjør du ved å trykke Prøv gratis. Er dere flere som arbeider sammen er det viktig å fordele ansvarsområdene som er definert i TrinnVis blant medarbeiderne.
Hva gjør jeg hvis jeg i løpet av gratis prøveperiode bestemmer meg for ikke å fortsette med TrinnVis?
Send en epost til post@trinnvis.no med bekreftelse på at du ikke lenger ønsker å bruke TrinnVis. Dette må gjøres innen prøveperiodens utløp (30 dager). Etter prøveperiodens utløp konverteres abonnementet automatisk til et vanlig betalende abonnement.
* TrinnVis prøveabonnement konverteres automatisk til et vanlig betalende abonnement etter 30 dager, så husk å melde fra til oss innen prøveperiodens utløp hvis du ikke ønsker å fortsette med TrinnVis.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Varslingssaker figurerer ofte i mediene. Ordet varsel betyr kort sagt å si fra om kritikkverdige forhold til noen man tror kan gjøre noe med forholdet. Et varsel kan oppstå hvor som helst i samfunnet; på skolen, i politiske partier, idretten, trossamfunn og på jobb. Denne artikkelen setter imidlertid søkelys på varslingsreglene som er nedfelt i arbeidsmiljøloven. Disse gjelder for alle virksomheter som har arbeidstakere, både i privat, offentlig og frivillig sektor.
Varsel er ikke alltid nødvendig
Vi kan innlede en diskusjon om varsling i motsatt ende: Ofte vil arbeidstakere kunne si fra uten å måtte varsle. En varslingssak oppstår gjerne med bakgrunn i et avvik, en personalsak, faglig uenighet, ressursmangler eller samarbeidsutfordringer. Mange virksomheter har et avvikssystem hvor man kan melde avvik. Medarbeidersamtaler, personalmøter, arbeidsundersøkelser og risikovurderinger er også gode kanaler for å gi tilbakemeldinger, men det kan være like naturlig å ta en samtale med sjefen. Varsling inntreffer gjerne dersom slike tilbakemeldingskanaler ikke har ført frem.
Til dette er det to forbehold:
For det første kan virksomheten være forpliktet til å anse en melding som et varsel hvis forholdet er alvorlig nok, uavhengig av hva meldingen blir kalt innledningsvis, hvilken kanal den kom gjennom, eller hvor gammelt forholdet er. Man kan ofte unngå et varsel ved å si fra tidlig, men noen ganger er forholdet såpass alvorlig at det faller inn under lovens definisjon på et varsel – fra dag én. Et varsel er altså ikke en merkelapp som kan brukes helt vilkårlig, selv om grensegangene til tider er noe flytende.
For det andre har ansatte en lovpålagt plikt til å gi arbeidsgiver beskjed om skadelige forhold på arbeidsplassen. Avhengig av sakstypen vil dette kunne bety at tilbakemeldingen straks behandles som et varsel. Etter arbeidsmiljøloven har den ansatte meldeplikt om forhold på arbeidsplassen som kan:
medføre fare for liv eller helse
innebære trakassering og diskriminering
forårsake sykdom eller skader
Varsler – en vanskelig sakstype
Mange arbeidsgivere opplever varslingssaker som utfordrende. En leders holdninger og antakelser på vei inn i en varslingssak avgjør ofte hvordan utfallet blir. Formodentlig er det lite hyggelig å motta et varsel. Mens noen velger å være defensive, går andre i ringen med boksehanskene på. Andre igjen forsøker å la saken dø ut ved å overse og ignorere den. Mange ønsker best mulig resultat for alle parter, men er usikker på hvordan dette lar seg gjøre.
Varslingsreglene i arbeidsmiljøloven pålegger både avsender og mottaker plikter, men det største ansvaret hviler på arbeidsgiver. I praksis betyr det at arbeidsgiver har større fallhøyde. Dersom alvorlige varsler ikke håndteres riktig, kan dette få stor betydning, for så vel produksjon som arbeidsmiljø og renommé.
Du trenger både hode og hjerte
Uavhengig om formålet er å forebygge varsling, eller å håndtere innkomne varsler, er man som arbeidsgiver nødt til å se på to ting:
Hvilke retningslinjer og system har man for forebygging og håndtering?
Hvilken kultur, tone og mellommenneskelige forhold preger arbeidsmiljøet?
Dersom man fokuserer for mye på det formelle og rutinepregede, kan man lett miste synet av menneskene bak. Har man derimot en avslappet kultur med løs omgangsform, glipper gjerne forståelsen av lovpålagte krav og langsiktig forbedringsarbeid over tid. Idealet er som regel en kombinasjon som balanserer det profesjonelle og det medmenneskelige. Arbeidsmiljøloven krever at man ivaretar begge disse sidene.
Arbeidsgiver bør aktivt kommunisere at varsling er viktig og ønsket hvis det foreligger kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Dette kan gjøres ved å henge opp varslingsplakater i lunsjrommet, vise ansatte varslingsrutinene i kvalitetssystemet og utarbeide etiske retningslinjer. Ved å jevnlig ta opp avvikssaker og spørre etter forbedringsforslag, er man ett skritt nærmere god åpenhets- og avvikskultur. Man er enda nærmere dersom man er konstruktiv når man snakker om utfordringer, fremfor å spre krise og avmakt.
Du har plikt til å handle
Et varsel oppstår når en ansatt mener at det eksisterer et kritikkverdig forhold på arbeidsplassen, og sier fra om dette. Som ansatt regnes ikke bare vanlige arbeidstakere, men også innleid arbeidskraft, personer i arbeidsrettede tiltak og pasienter i helseinstitusjoner. Dersom man jobber i et løsere kontorfellesskap hvor deltakerne er eiere for hver sin virksomhet, men likevel jobber tett, kan det være en god idé å bli enige om noen kjøreregler om hvordan man i fellesskap behandler varslingssaker som berører alle.
Arbeidsmiljøloven setter rammer for hvordan arbeidsgiver skal gå frem i varslingssaker. Et mottatt varsel utløser i første rekke en aktivitetsplikt for arbeidsgiver. Denne aktivitetsplikten innebærer at arbeidsgiver må sørge for en forsvarlig undersøkelse og saksbehandling av varselet. Prosessen skal lede frem til en konklusjon om det foreligger et kritikkverdig forhold eller ikke. Begrepet «kritikkverdig forhold» er definert i arbeidsmiljøloven som brudd på rettsregler, virksomhetens etiske retningslinjer eller etiske normer med bred tilslutning i samfunnet. Selv om det varslede forholdet ikke er et «kritikkverdig forhold» i lovens forstand, kan arbeidsgiver likevel ha plikt til å gripe fatt i saken. En personalkonflikt utløser for eksempel en rettslig handleplikt.
I tillegg til aktivitetsplikten som utløses overfor selve varselet, utløses også en plikt til å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for varsleren. Det krever at arbeidsgiver foretar en risikovurdering av arbeidstakers situasjon, og identifiserer relevante tiltak for å redusere eventuell risiko som avdekkes. Arbeidsgiver har også et ansvar for å ivareta den eller de som det er kommet varslingssak på, og øvrige kolleger. Arbeidsgivers ansvar for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for samtlige av sine ansatte er løpende og konstant.
For å konkludere må forholdet det varsles om være tilstrekkelig opplyst. En lemfeldig behandling av varsler kan føre til manglende tillit til prosess og konklusjon, som igjen kan føre til konflikteskalering.
Ha rett, eller få rett?
Dersom arbeidsgiver kommer frem til at det foreligger et kritikkverdig forhold, vil neste skritt være å utarbeide tiltak som så iverksettes. Det er lettere å fikse en takstein enn mistillit mellom to medarbeidere. Tiltakene må derfor tilpasses de konkrete forholdene som blir avdekket, og den aktuelle konteksten.
Selv i saker der arbeidsgiver konkluderer med at forholdet ikke er kritikkverdig, kan man trå feil underveis. Dette kan i seg selv skade arbeidsgivers troverdighet og omdømme. Eksempler på typiske feil arbeidsgivere kan begå, omfatter:
unødig utsettelse av saksbehandlingen
manglende vurdering av om varsler må beskyttes etter å ha varslet
mistenkeliggjøring av varslers motiv eller troverdighet
manglende vurdering av habilitet til den som avgjør saken
motanklager mot arbeidstaker som har varslet (som ikke vedrører saken)
tilbakehold av motstridende opplysninger for varsler, som ikke får mulighet til kontradiksjon
mangelfull utredning før konklusjon
uvilje til å se på behov for forbedringer selv om varselet ikke fører frem
Lite er nytt under solen
Det beste hadde vært om det ikke var behov for å varsle. Fordi vi vet hva det varsles mest om i arbeidslivet, er det mulig for arbeidsgivere å forebygge varsling. Dette handler enten om å unngå at forhold eskalerer (ta tak tidlig), eller forbedre ytringsklimaet slik at ansatte melder fra tidligere (kulturbygging). For eksempel kan arbeidsgiver kartlegge kjente risikoområder og iverksette tiltak for å minimere risiko.
Undersøkelser viser at det er to varslingstema som går igjen:
I tillegg vet vi at det sjelden avdekkes økonomisk kriminalitet/korrupsjon uten varsling.
Fare for liv og helse kan oppstå som følge av de fysiske arbeidsforholdene på arbeidsplassen. Det kan være snakk om fysiske omgivelser på arbeidsplassen som farlig maskineri eller en løs takstein, eller det kan handle om overtidsarbeid og eksponering for truende kunder/pasienter. I disse sakene er spørsmålet ofte om arbeidsgiver har gjort nok for å sikre ansattes arbeidsmiljø, da problematikken gjerne er kjent fra før.
I arbeidsmiljøkonflikter har man gjerne forsøkt å ta opp utfordringer med ledelsen på et tidligere tidspunkt, uten at det har ført til bedring på arbeidsplassen. Da kan konflikter «sette seg fast» og forverres. Utfordringer som i utgangspunktet kunne løses på stedet, vokser dermed fra små irritasjonsmomenter til reelle samarbeidsutfordringer som siden eskalerer til alvorlige psykiske belastninger, gjerne med sykemelding til følge.
Frist oss ikke inn i ledelse
I en del tilfeller er det nærmeste leder som er problemet, fordi leder har en annen autoritet og påvirkningskraft enn en tilfeldig medarbeider. Den ansatte frykter å bli stemplet som urokråke og motta en dårlig sluttreferanse ved arbeidsforholdets opphør, og holder dermed tett. Slik taushet blir ofte brukt mot varsleren ved saksbehandlingen av et varsel, men er like mye et symptom på arbeidsmiljøet: Hvordan er kulturen og de mellommenneskelige forholdene på jobb dersom ansatte kvier seg for å ta opp utfordringer?
Noe av det viktigste vi kan lære av varslingssaker, er at problemer sjelden går over ved å overse dem. For arbeidsgivere er det derfor mye å hente på å løpende kartlegge både fysiske og psykososiale utfordringer, og arbeide med å utvikle ønsket kultur på arbeidsplassen, gjerne i dialog med verneombud og arbeidstakernes representanter. Til syvende og sist er varsling en viktig mekanisme for å sikre viktige verdier i samfunnet. Varsling skjer på grunnlag av den alminnelige ytringsfriheten – som i seg selv er en viktig verdi. Fremfor å se på varsling som en trussel, bør vi se på det som en sikkerhetsventil. Fordi ingen er perfekt, og alle virksomheter har behov for å lære og justere.
Ved de siste lovendringene som trådte i kraft i arbeidsmiljøloven, ble det gjort en viktig endring i selve formålsbestemmelsen i loven. Det å sikre et godt ytringsklima er nå inntatt som et av lovens formål. Å investere i dette kan vise seg å være vel verdt innsatsen.
Faktura i digitalt EHF-format sparer virksomheten din for unødvendig ekstraarbeid, og gir bedre kontroll på regninger som skal betales. Slik bytter du til EHF-faktura i TrinnVis.
Logg inn i TrinnVis
Velg Innstillinger i menyen oppe til høyre
Velg Abonnement
Marker for EHF (elektronisk faktura)
Skriv inn virksomhetens organisasjonsnummer
Trykk Oppdater helt nederst i vinduet
Hva er EHF-faktura?
EHF-faktura sendes elektronisk istedenfor per post eller epost. Fakturaen sendes direkte til ditt økonomisystem hvor den registreres automatisk. For å kunne motta EHF-faktura må virksomheten din må være registrert i Elma-registeret.
Nå legger du enkelt til nytt innhold i TrinnVis ved å klikke på plusstegnet nede i høyre hjørne på skjermen. I menyen som vises velger du hva som skal legges til, som oppgaver, rutiner, avvik eller nytt personale.
Valgene i menyen endrer seg avhengig av hvilken side du er på i TrinnVis.
Når du klikker på plusstegnet vises menyen hvor du velger hva du skal legge til i TrinnVis.
Lage ny rutine
Skal du for eksempel lage en ny rutine går du først inn på ansvarsområdet som rutinen skal tilhøre. Deretter klikker du på plusstegnet og velger Rutine i menyen. Rutinen du lager vil da automatisk legge seg på riktig sted.
Brukerstøtte
I brukerstøtten finner du detaljerte beskrivelser for hvordan du legger til forskjellig innhold i TrinnVis. Brukerstøtten åpner du fra menyen øverst til høyre i TrinnVis-vinduet.
Vi bruker informasjonskapsler
Vi registrerer opplysninger om deg, og bruker egne og tredjeparts informasjonskapsler (cookies) til å
understøtte nettstedets funksjonalitet til eksempelvis å gi deg en bedre og raskere tjeneste
utarbeide statistiske analyser av din bruk av nettstedet for å forbedre brukeropplevelsen
vise deg målrettet markedsføring på andre nettsteder
Hvis du vil vite mer om disse formålene og hvordan dine opplysninger blir delt med andre, trykk på «Les mer».
Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke ved å gå inn på Personvernerklæring.
Les mer
Aksepter alle
Nødvendige
Nødvendige informasjonskapsler inneholder grunnleggende informasjon for at siden skal fungere. Disse lagres derfor uten samtykke.
Funksjonelle
Funksjonelle informasjonskapsler lagrer opplysninger som endrer måten hjemmesiden ser ut eller oppfører seg på, f.eks. ditt foretrukne språk eller den regionen du befinner deg i.
Statistiske
Statistiske informasjonskapsler samler informasjon som hjelper oss i TrinnVis med å forstå hvordan besøkende samhandler med hjemmesiden.
Markedsføring
Disse informasjonskapslene brukes til å spore besøkende på tvers av hjemmesider. Hensikten er å vise relevante annonser for den enkelte brukeren, fra TrinnVis og tredjepartsannonsører.
