Drift, HMS og kvalitetssystem for norske helsevirksomheter

Driver du eller arbeider du i en helsevirksomhet? Synes du det er vanskelig å finne frem i jungelen av forskrifter, lovverk og krav som du og virksomheten må forholde dere til? Er du usikker på hvordan du driver skikkelig kvalitetsarbeid? Savner du gode rutiner for lovpålagt rapportering og håndtering av avvik? Da passer TrinnVis deg og din helsevirksomhet.

Prøv TrinnVis GRATIS

Hva er TrinnVis?

TrinnVis er et webbasert system for drift, HMS og kvalitet for norske helsevirksomheter. Systemet forenkler driften til å drive trygt i tråd med myndighetenes forskrifter og lovverk. TrinnVis passer for små og mellomstore helsevirksomheter, og har rabattavtaler for medlemmer i Den norske legeforening, Den norske tannlegeforening, Norsk Fysioterapeutforbund, Norsk Kiropraktorforening, Norsk Psykologforening, Norsk Manuellterapeutforening, Norsk Osteopatforbund eller Norsk Naprapatforbund.

• TrinnVis inneholder ferdigutfylt og oppdatert innhold, med retningslinjer og andre dokumenter som myndighetene krever at du og virksomheten har
• TrinnVis er laget for å dekke behovene til små og mellomstore virksomheter innen helsesektoren  – ikke storindustri innen olje-, bygg- eller anlegg.

Kom i gang med TrinnVis

For å komme i gang med TrinnVis registrerer du et abonnement på din virksomhet her. Ved registrering blir du bedt om å legge inn informasjon om din virksomhet, som bransje og antall ansatte. Er du medlem hos en av våre samarbeidspartnere, oppgir du dette. Da får du automatisk 30% rabatt på abonnementet ditt.

Er dere flere som arbeider sammen skal ansvarsområder fordeles mellom deg og dine kolleger. Eksempler på ansvarsområder er Daglig leder, Dataansvarlig, Faglig leder, Økonomiansvarlig, Kvalitetsansvarlig, Smittevernansvarlig osv. 

Etableringsoppgaver – trinn for trinn

Avhengig av hvilke ansvarsområder du er tildelt vil TrinnVis sende deg enkle og konkrete oppgaver som skal løses. Dette kaller vi etableringsoppgaver, og du får én per uke. Ukens oppgave sendes ut via epost på mandag morgen.

De fleste oppgavene tar kun et par minutter å løse. Noen få tar noe lengre tid. Felles for alle oppgavene er at de er knyttet direkte til krav i lover og forskrifter. Du slipper selv å finne ut hva du må gjøre. TrinnVis har allerede gjort dette for deg. Her er noen eksempler på Etableringsoppgaver i TrinnVis:

• Oppdatere Utstyrsoversikt
• Dokumentere og kontrollere dataanlegget
• Oppdatere mål for virksomheten
• Oppdatere plan for praksismøter
• Oppdatere retningslinjer for Personvern og IKT 

Håndtering av avvik

Å lære av feil er viktig. Det er også derfor myndighetene krever at alle helsevirksomheter har et bevisst forhold til avvik. Avvik er når noe skjer som ikke burde skje. Er uhellet ute – enten det er data som kommer på avveie, ansatte som blir skadet eller andre ting som påvirker virksomheten eller pasienter – så skal hendelsene dokumenteres og deretter behandles. Dette kalles avvikshåndtering.

I TrinnVis er det verktøy både for rapportering og behandling av avvik og uønskede hendelser. TrinnVis gir deg informasjon om hva som bør gjøres avhengig av hva som har skjedd. For å gjøre det enkelt å rapportere avvik har vi også laget egen mobiltelefon app for dette (Apple-versjon og Android-versjon).

Forenklet drift med TrinnVis

I tillegg til å være et HMS og kvalitetssystem, basert på myndighetenes krav til helsevirksomheter, er TrinnVis også et driftssystem som forenkler den daglige driften av virksomheten din. Om du trenger du påminnelser relatert til drift, oppgaver, vedlikehold, avtaler og lignende kan du lage disse i TrinnVis.

Kontrakter og informasjon om leverandører, samarbeidspartnere, ansatte og annet legges enkelt inn i systemet for sikker lagring og dokumentasjon.

TrinnVis har en innebygget bemanningskalender hvor ferier, turnus og annet fravær som påvirker den daglige driften kan registreres. som er utviklet i samarbeid med våre brukere. Den er spesielt tilpasset små- og mellomstore helsevirksomheters behov, og gjør det enkelt å planlegge korrekt bemanning. I tillegg gir den detaljert informasjon om relevant regelverk for både ansatte og ledere.

Les mer om bemanningskalenderen i TrinnVis her

Les også:

Husk å starte ferieplanlegging i god tid!

Mindre vikarbruk med bemanningskalenderen

Prøv TrinnVis GRATIS i 30 dager

Dette bør være med i medarbeidersamtalen

En medarbeidersamtale er en planlagt samtale mellom arbeidsgiver og ansatt. Den utføres regelmessig, og i løpet av medarbeidersamtalen går man gjennom tema som arbeidssituasjon, arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø, forventninger og mål. Når du oppretter en medarbeidersamtale i TrinnVis, får du automatisk et forslag til agenda for medarbeidersamtalen.

Samarbeid og arbeidsmiljø

Samarbeidet mellom kolleger, forholdet til ledere og arbeidsmiljø har stor påvirkning på trivselen. Medarbeidersamtalen er en god mulighet for deg som leder å gi og få tilbakemeldinger. Det er viktig at den ansatte i løpet samtalen får anledning til å fortelle hvordan han eller hun opplever arbeidssituasjonen. Hvordan er arbeidsmiljøet? Er det konflikter eller utfordringer som bør tas opp? Medarbeidersamtalen bør gjennomføres i fortrolighet og med en inkluderende tone. Da legges det til rette for ærlige og nyttige tilbakemeldinger.

Mål og arbeidsoppgaver

Har den ansatte arbeidsoppgaver som han eller hun trives med? Er det andre arbeidsoppgaver han eller hun ønsker å gjøre? Kanskje er den ansatte klar for mer ansvar? Ofte kan små justeringer gjøre store forskjeller for trivsel, effektivitet og faglig tilfredshet.

For deg som arbeidsgiver er medarbeidersamtalen en god ramme for å gi tilbakemeldinger på den ansattes arbeid. Utføres arbeidsoppgaver slik dere er blitt enige om? Oppnås målene som er satt? Bruk medarbeidersamtalen til å synliggjøre mål slik at den ansatte får en tydeligere oppfatning av hvordan hun eller han utvikler seg i jobben. Dette er noe alle ansatte ønsker.
Som leder er det din oppgave er å motivere og hjelpe den ansatte, og tilbakemeldinger må gis på en konstruktiv og positiv måte.

Organisering av arbeidet

Ligger forholdene til rette for at den ansatte kan yte sitt beste? Mange faktorer påvirker både den ansattes trivsel, arbeidssituasjon og evne til å utføre arbeidet. Det er viktig å kartlegge arbeidsmengde, arbeidsbelastning og hvilke typer oppgaver som gjøres. Er det for mange oppgaver eller for ensidig arbeidshverdag? Har den ansatte mulighet til å utføre pålagte oppgaver på en effektiv og god måte? Organisering av arbeidet henger tett sammen med ønske om utvikling. Kan den ansatte på lengre sikt få nye oppgaver? Kanskje etter å ha gjennomført kurs og videreutdanning i regi av arbeidsplassen? Det er viktig å ha fokus både på det daglige arbeidet som utføres, og den ansattes utviklingsmuligheter på arbeidsplassen i et lengre perspektiv.

Betingelser

Stilling og arbeidsoppgaver kan endres. Siden sist dere hadde en samtale kan den ansatte ha fått utvidet ansvarsområde og nye oppgaver. Bruk medarbeidersamtalen til å kartlegge om den ansattes betingelser samsvarer med arbeidet som gjøres. For noen vil en eventuell forhandling om lønn og vilkår passe best i et eget møte. Hvis forhandlingen skal tas som en del av medarbeidersamtalen er det alltid god praksis å gjøre dette helt til slutt, når forhold rundt arbeidssituasjon og arbeidsoppgaver har vært gått gjennom.

Nyttige lenker:

• Prøv TrinnVis GRATIS 
• Medarbeidersamtaler i TrinnVis
• Gode råd for medarbeidersamtalen
• Møter og medarbeidersamtaler i TrinnVis
• TrinnVis: drift, HMS og kvalitetssystemet for norske helsevirksomheter

Enkelt og effektivt møteverktøy for alle

Er det utfordrende å holde styr på møter, agendaer og referater? Vårt brukervennlige møteverktøy er perfekt for styrer, små virksomheter, borettslag og sameier. Designet for å forenkle og effektivisere møtene dine, vil systemet vårt hjelpe deg med å oppleve en mer organisert og produktiv møtehverdag. Bestill nå og merk forskjellen!