Alle virksomheter er pålagt å gjennomføre risikovurderinger, det vil si å vurdere sannsynligheten for at uønskede hendelser oppstår, og hvor store konsekvensene blir hvis de skjer.
Nå finner du nye forslag til risikovurderinger for HMS-området i TrinnVis. Risikoverktøyet hjelper deg å gjennomføre risikovurderingene.
Risikovurderingene bør gjennomføres av HMS-ansvarlig i samarbeid med personalet.
Drammen kommune tilbyr legekontor
tilskudd til TrinnVis
Som en del av Drammen kommunes fokus på tilrettelegging for gode vilkår for fastlegeordningen i kommunen, får alle legekontorene tilskudd på kr. 1000 på TrinnVis-abonnement. Legekontor som ikke har TrinnVis fra før får også gratis etableringsavgift på kr. 2000. Kommunens tilskudd og gratis etablering kommer i tillegg til fast 30% rabatt via Legeforeningen.
Tilbudet er et samarbeid mellom Drammen kommune og TrinnVis. Det vil bli holdt gratis kurs i trygg og enkel drift med TrinnVis: et for legekontor som bruker TrinnVis fra før og et for de som starter opp nå.
Hva er TrinnVis?
TrinnVis er et system for styring, HMS og kvalitet i små og mellomstore legekontor. Systemet forenkler driften med felles gjøreliste og kalender, holder deg oppdatert på lover og forskrifter, og sørger for god datasikkerhet, smittevern og håndtering av utstyr og farlige stoffer.
I TrinnVis blir ansvar og faste rutiner gruppert i egne ansvarsområder som tildeles personer på kontoret, og i bemanningskalenderen håndterer du arbeidstid, ferie og fravær. TrinnVis har egne verktøy for møter, avviksmeldinger og risikovurderinger med ferdige forslag.
Hvordan får jeg rabatten?
Som legekontor i Drammen får ditt kontor automatisk gratis etablering ved bestilling fra 1. september 2022
Som legekontor i Drammen får ditt kontor automatisk fratrukket kr. 1000 på abonnementet fra neste regning fra 1. september 2022.
Når du i bestillingsskjemaet krysser av for medlemskap i Legeforeningen får ditt kontor 30% rabatt
Bestilling av TrinnVis-abonnement tar ca 5 minutter, og du blir ledet gjennom trinn for trinn. Du vil bli bedt om å registrere noen grunnleggende opplysninger slik at innholdet i TrinnVis kan skreddersys til ditt legekontor.
Eltilsynet er den tilsynsmyndigheten som oftest gjennomfører kontroller. Hvis tilsynet avdekker mangler, kan det få store konsekvenser for virksomheten.
Eltilsyn utføres av lokale nettselskaper på vegne av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Ved tilsyn kontrolleres lokale, installasjoner og utstyr. I tillegg skal du dokumentere at virksomheten din har internkontroll med skriftlige prosedyrer, oversikt over ansvarsfordeling og andre nødvendige dokumenter. I hovedsak kontrollerer eltilsynet følgende:
At elektromedisinsk utstyr (EMU) brukes, kontrolleres og vedlikeholdes på en måte som ivaretar sikkerheten både for pasienter og ansatte
At virksomheten har internkontroll og rutiner/prosedyrer for forebygging av brann og ulykker som kan skyldes elektriske apparater og installasjoner
Regelverket gjelder for helseforetak, private sykehus og enklere helseforetak som hjelpemiddelsentraler, kommunale institusjoner, legekontorer, tannlegekontorer og fysikalske institutter.
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)
Konsekvensene
Avdekkes det feil og avvik ved eltilsyn får virksomheten en frist til å rette dette og skaffe til veie eventuell dokumentasjon. Hvis ikke dette gjøres innen fristen kan det få store konsekvenser: virksomheten kan ilegges bøter, og ved alvorlige tilfeller kan det kreves stenging.
Bedre forberedt for tilsyn med TrinnVis
Som TrinnVis-bruker kan du være godt forberedt ved et eltilsyn. Fordeling av ansvar og oppgaver dokumenteres i systemet, og du har ferdige forslag til måldokumenter, prosedyrer og HMS-rutiner.
Verktøy virksomheten må ha
Med TrinnVis har du verktøy for registrering av avvik og gjennomføring av risikovurderinger. Du har også stoffkartotek og en utstyrsoversikt hvor elektromedisinsk utstyr legges inn. Ved eltilsyn må du kunne dokumentere at virksomheten har disse verktøyene, og vise at de er i bruk.
Tilsyn med elektromedisinsk utstyr skal bidra til å forebygge skader på pasient eller bruker av elektromedisinsk utstyr eller elektrisk installasjon.
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)
Hva må gjøres?
TrinnVis har mye av det som kreves ved et eltilsyn, men du må gjøre en innsats for å tilpasse innholdet til din virksomhet. Her er en oversikt over hva dette arbeidet innebærer:
Utstyrsoversikt I utstyrsoversikten lager du en komplett oversikt over alt elektromedisinsk utstyr (EMU) som brukes. Alt utstyr som går på strøm, og som brukes til behandling eller diagnostikk av pasienter, skal registreres. Dette gjelder også enheter som går på batteri. Har du maskiner for rengjøring eller sterilisering av instrumenter og annet gjenbruksutstyr bør dette også tas med.
Mange helsevirksomheter har behandlingsutstyr som ikke går på strøm, men som krever oppfølging og vedlikehold. Dette kan være behandlingsbenker, treningsutstyr og lignende. Disse bør også legges inn i utstyrsoversikten.
Rutiner og oppgaver For utstyr må det lages rutiner for oppfølging. Hvem skal kontaktes ved reparasjon? Hva må vi selv gjøre for å vedlikeholde utstyr? Hva gjør vi med utstyr som må byttes ut? Her er det viktig med gode rutiner. Dette er også en av tingene eltilsynet kontrollerer.
I TrinnVis kan det lages rutiner for hvert enkelt apparat eller en utstyrsgruppe. Basert på rutinene kan du også lage oppgaver slik at TrinnVis minner deg på hva som skal gjøres.
Kravene skal bidra til å sikre at utstyr til enhver tid er sikkert, vedlikeholdes korrekt og brukes forsvarlig i samsvar med formålet. Likeledes skal sikker strømforsyning sikre at elektromedisinsk utstyr fungerer optimalt.
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)
Dokumentasjon og rapporter Det stilles strenge krav til dokumentasjon. Manualer, servicerapporter og andre dokumenter tilknyttet utstyr skal være lett tilgjengelig for alle som bruker det, og ved et tilsyn. I utstyrsoversikten kan nødvendig dokumentasjon lastes opp og lagres som vedlegg til hvert enkelt utstyr.
Avvik ved utstyr Hvis det oppstår feil eller uregelmessigheter bør det lages avviksmeldinger. Skyldes det brukerfeil eller andre ytre omstendigheter dokumenterer avviksmeldingene hvilke tiltak som gjøres for å forhindre at det skjer igjen. Dette er en viktig del av det kontinuerlige kvalitetsarbeidet som alle helsevirksomheter skal drive.
Risikovurderinger Enkelte typer utstyr bør risikovurderes før bruk. Hva kan gå galt når utstyret brukes? Hvor stor er sjansen for at det skjer? Hvilke konsekvenser får det hvis det skjer? Bruk verktøyet i TrinnVis til å gjennomføre risikovurderinger. Ved tilsyn kan du bli bedt om å vise disse.
Hensikten med tilsynet er å undersøke om foretaket gjennom sitt HMS-arbeid er underlagt et internkontrollsystem, om dette systemet dekker kravene i internkontrollforskriften og om aktiviteter er i henhold til beskrivelsen i egne rutiner.
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)
Internkontroll av det elektriske anlegget
En viktig del av et eltilsyn er å kontrollere at det elektriske anlegget er sikkert. Er alle kontakter i god stand? Brukes det skjøteledninger? Er strømuttak belastet slik at det oppstår varmgang?
I TrinnVis er det egen mal for kontroll av elektriske anlegg med sjekkliste som brukes når du gjennomfører internkontroll. Sjekklisten fylles ut og lagres i TrinnVis for dokumentasjon.
Enkel og trygg drift av legekontoret – gratis oppstartskurs i TrinnVis
Sammen med Regin Hjertholm, spesialist i allmennmedisin og TrinnVis-initiativtaker, arrangerer vi tirsdag 31. januar gratis oppstartskurs for spesialist- og fastlegekontor i østlandsområdet som ønsker å komme i gang med TrinnVis.
Tidspunkt: Tirsdag 31. januar, kl. 17-19.30
Sted: Legenes hus Oslo, Christiania Torv 5
Påmeldingsfrist: Fredag 27. januar
Det er begrenset antall plasser. Kurset er forbeholdt legekontor som ikke har TrinnVis-abonnement fra før, og som oppretter 30-dagers gratis prøveabonnement i anledning kurset.
Påmeldingsskjema finner du lengre nede på siden.
Om kurset
I løpet av kurset går vi gjennom bakgrunnen for hvorfor legekontoret ditt trenger et tilpasset kvalitets- og styringssystem. Vi viser hvordan TrinnVis forenkler arbeidet med lovpålagte krav, og hvordan systemet gir enklere og tryggere drift av legekontoret. Allmennlege Regin Hjertholm vil også dele sine erfaringer med bruk av TrinnVis i egen fastlegepraksis.
Kurset passer for både leger og støttepersonell. Det blir servert mat og drikke
Praktisk rettet
Kurset vil være praktisk rettet. Ta med egen datamaskin slik at du kan arbeide med TrinnVis underveis. Da kommer du og legekontoret godt i gang med kvalitetsarbeidet fra starten av.
Krav til deltagelse
Legekontoret ditt må opprette TrinnVis-prøveabonnement i forkant av kurset. Første 30 dager av abonnementsperioden er gratis, og abonnementet kan sies opp kostnadsfritt i denne perioden. Abonnement oppretter du her: https://trinnvis.no/signup/
Kursfordeler
Legekontor som deltar får gratis TrinnVis-etablering og sparer etableringsgebyret på kr. 2.000 (inkl. mva). Er en eller flere eiere/ansatte medlem i Legeforeningen får legekontoret i tillegg fast 30% rabatt på TrinnVis-abonnementet.
Feil: Kontaktskjema ble ikke funnet.
Om TrinnVis
TrinnVis er utviklet med støtte fra blant annet Legeforeningen og Helsedirektoratet. Systemet forenkler driften av legekontoret, og dekker viktige områder som krav til dokumentasjon, bemanning, HMS, datasikkerhet og oppfølging av elektromedisinsk utstyr.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Strenge krav til medisinsk utstyr
Myndighetene stiller strenge krav til det medisinske utstyret du og helsevirksomheten din bruker. Gjennom lovverk og forskrifter reguleres anskaffelse, bruk, vedlikehold, reparasjon og kassering. Alt skal dokumenteres. Da er det viktig å ha et godt system.
Her kan du lese mer om kravene som stilles, og hvordan utstyrsoversikten i TrinnVis forenkler dette arbeidet.
Forskrifter og lovverk
Medisinsk utstyr i helsevirksomheter reguleres gjennom to forskrifter: Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr og Forskrift om medisinsk utstyr. Forskriftenes formål er å sikre at utstyret brukes forsvarlig og følges opp på korrekt måte.
Elektromedisinsk utstyr (EMU), det vil si utstyr som kobles til strømnettet eller går på batteri, omfattes også av Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr. Det er Det lokale eltilsyn (DLE) som sjekker at disse kravene overholdes, og det er også dette tilsynet som oftest gjennomfører kontroller.
Krav til registrering og dokumentasjon
Du skal ha skriftlig oversikt over alle utstyrsenheter som brukes i helsevirksomheten. Dette gjelder også benker, treningsapparat og annet som brukes til diagnostikk og behandling av pasienter. Har virksomheten dekontaminator og maskiner for sterilisering av apparater, skal disse også være med. Oversikten skal inneholde detaljert informasjon det enkelte utstyret, blant annet fabrikant, modellbetegnelse, ID-nummer og oversikt over eventuelt tilbehør. Uten et godt system kan dette lett bli uoversiktlig.
Krav til meldeplikt
Noen typer utstyr har meldeplikt. Tannrøntgen og laser i klasse 4 (makseffekt større enn 500mW) skal meldes inn til Direktoratet for atomsikkerhet og strålevern (DSA) når det tas i bruk. Kraftigere røntgen, MR, ConeBeam CT og tilsvarende skal meldes inn til DSA, og godkjennes før de kan tas i bruk. I mange tilfeller vil forhandler/leverandør sørge for innmelding av røntgen- og stråleutstyr, men du og helsevirksomheten er ansvarlig for å sikre at dette er gjort. Be gjerne om dokumentasjon, og sørg for at denne legges ved det enkelte utstyret i utstyrsoversikten.
Krav til opplæring før bruk
Hvis utstyr krever spesiell kompetanse av brukerne skal dette registreres. Helsevirksomheten har ansvar for å sikre at de som betjener utstyret har eller får opplæring før det tas i bruk. Ifølge Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr skal opplæringen være systematisk og kunne dokumenteres.
Krav til installasjon
Alt utstyr skal være satt opp og montert slik at det fungerer korrekt og kan brukes uten at det medfører fare for bruker eller pasient. Elektromedisinsk utstyr med strømledning skal for eksempel ikke kobles til va forlengerkabel, men direkte til fastmontert stikkontakt.
Krav til dokumentasjon av vedlikehold, endringer og reparasjoner
I Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr står det at vedlikehold av medisinsk utstyr skal være planlagt og systematisert. I praksis betyr dette at du og helsevirksomheten skal følge utstyrets anvisninger, gjøre egen vurdering av risiko, og deretter lage en konkret oppfølgingsplan for det enkelte apparat. Vedlikehold, endringer og eventuelle reparasjoner må dokumenteres, og det bør lages skriftlige rutiner og oppgaver som sikrer at planlagt oppfølging gjennomføres korrekt.
Uberettiget bruk og kassering
Utstyr som kan være til fare skal sikres mot uberettiget bruk. Utstyr som ikke lenger brukes og kasseres skal ufarliggjøres. Dette bør også dokumenteres i utstyrsoversikten.
Hvem har ansvar for utstyret?
For god oppfølging av medisinsk utstyr må virksomheten tildele ansvaret for dette til en bestemt person. Utstyrsansvarlig skal sikre nødvendig dokumentasjon, oppfølging og korrekt bruk, og at de som betjener det har nødvendig kompetanse. Virksomheter med røntgen- eller stråleutstyr skal ifølge Forskrift om strålevern og bruk av stråling også ha en strålevernkoordinator.
Og hvis du ikke har alt på plass?
Det er flere tilsyn som kontrollerer at virksomheter bruker og følger opp medisinsk utstyr korrekt. Mange har fått besøkt av Det lokale eltilsyn (DLE), som i tillegg til å følge opp elektromedisinsk utstyr, også kontrollerer elektriske installasjoner. Virksomheter med røntgen- og stråleutstyr kan også få tilsyn fra Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet (DSA). Alvorlige mangler som avdekkes ved tilsyn kan føre til straff.
Utstyrsoversikten i TrinnVis
Med TrinnVis utstyrsoversikt er det enklere å registrere og følge opp virksomhetens utstyr.
I TrinnVis utstyrsoversikt kan hvert enkelt utstyr og apparat legges inn, og nødvendig informasjon registreres på en effektiv måte. Hvis et utstyr har spesielle krav vil TrinnVis minne deg på dette. Ansvarsområdet Strålevernkoordinator opprettes automatisk i TrinnVis når et røntgenapparat eller laser klasse 4 legges inn i utstyrsoversikten.
Rutiner
For å forenkle arbeidet med oppfølging av utstyr kan du lage egne rutiner for dette i TrinnVis. Rutinene kan knyttes til ett enkelt utstyr eller en utstyrsgruppe. Rutinene bør inneholde prosedyre for hvordan kontroll og enkelt vedlikehold gjennomføres, eller hvem som skal kontaktes ved service og ettersyn.
Rutineoppgaver
Basert på rutinene lager du oppgaver som minner deg på at utstyr skal følges opp. Du velger når oppgaven skal gjøres første gang, og hvor ofte den skal gjentas. Da er det enkelt å oppfylle kravet i Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr, som sier at vedlikehold av medisinsk utstyr skal være planlagt og systematisert.
Rutineoppgaver kan gis til personer eller ansvarsområder, for eksempel utstyrsansvarlig, og vil vises i TrinnVis-kalenderen til den eller de som har fått oppgaven. Som ekstra sikkerhet for at oppgaver blir utført kan TrinnVis også sende påminnelser på SMS.
Når utstyrsenheter kontrolleres kan notater og kommentarer legges til.
Registreringer og notater
Når et utstyr kontrolleres er det enkelt å registrere i TrinnVis om alt er i orden, eller om det er uregelmessigheter ved utstyret som må følges opp. Notater om hva som er galt og eventuelle utbedringer kan legges inn på hver enkelt oppgave og hvert enkelt utstyr. TrinnVis vil også holde oversikt over hvem som har utført kontrollen.
Dokumentasjon
Gjennomførte og fremtidige kontroller vil vises på hvert enkelt utstyr i utstyrsoversikten. Servicerapporter, kvitteringer og annen viktig dokumentasjon kan lagres som vedlegg. Det samme gjelder manualer og anvisninger.
Hvis du ønsker kan leverandører og samarbeidspartnere gis tilgang til utstyrsoversikten i TrinnVis, slik at de kan legge inn nødvendig dokumentasjon.
– Vi har et bevisst forhold til bruk av dataverktøy og sikkerhet. Derfor har vi bestemt at alle hos oss skal bruke BankID ved innlogging i TrinnVis, sier tannlege Lise Sund ved Solkysten Tannhelse.
Logger du eller kollegene dine fremdeles inn med brukernavn og passord? Nå er det på tide at alle virksomheter krever sikrere elektronisk ID-innlogging.
Lise Sund og kollegene på Solkysten Tannhelse bruker kun BankID ved innlogging i TrinnVis. Foto: Vegard Giskehaug
Vil være på den sikre siden
Elektronisk ID-innlogging som BankID og HelseID har sikkerhetsnivå 4, som er mye tryggere enn innlogging med brukernavn og passord. Mange av våre brukere har allerede valgt elektronisk ID for TrinnVis. De som ennå ikke har gjort det ennå anbefales å gjøre det nå.
– Vi har ikke opplevd hackerangrep i vår praksis, men har innført krav om elektronisk ID for å være på den sikre siden, sier Lise Sund.
Krev innlogging med elektronisk ID
Hvis du er administrator for virksomhetens TrinnVis-konto, bør du kreve at alle logger inn med elektronisk ID. Da blir kontoen tryggere mot angrep.
Trykk på Innstillinger i toppmenyen
Trykk på Abonnement
Skroll helt ned på siden og og trykk på Skru på krav
Koble til elektronisk ID
Neste gang du skal logge inn i TrinnVis, trykker du bare på BankID eller HelseID og følger instruksjonene. Hvis du allerede er innlogget i TrinnVis på vanlig måte, kan du koble brukerkontoen din til en elektronisk ID i Innstillinger.
Trykk på Innstillinger i toppmenyen
Trykk på Brukervalg
Skroll helt ned på siden og trykk på Koble til
Enklere å bytte mellom systemer
HelseID støtter standarden Single Sign-On. Det betyr at når du er innlogget i andre systemer med HelseID, er du også innlogget i TrinnVis. Da er det enklere å bytte hurtig mellom de forskjellige datasystemene du bruker i løpet av arbeidshverdagen.
Prioriteringsforskriften gir føringer for hvordan pasienter med rett til helsehjelp skal prioriteres i spesialisthelsetjenesten. Selv om denne forskriften ikke gjelder for avtalespesialister, skal de likevel prioritere pasientene sine etter de samme kriteriene, for å sørge for at pasienter med samme sykdomsbilde blir prioritert på samme måte.
I samarbeid med Privatpraktiserende spesialisters landsforening har vi utarbeidet rutinen Prioritere henvist pasient. Den gir deg praktisk hjelp ved prioritering av pasienter. Alle TrinnVis-brukere som har registrert Spesialisert legetjeneste under Tjenestetype finner denne rutinen under ansvarsområdet Lege.
Rutinen Rapportere til Norsk pasientregister (NPR) er også laget i samarbeid med PSL. Den hjelper deg å holde fristene for registrering av pasientdata til NPR.
Hvis du er innlogget i TrinnVis, kan du bruke disse lenkene:
Bemanningskalenderen har blitt enda bedre med valgfri daglengde, time-for-time og visning av plusstid.
Bedre bemanningsoversikt
Bemanningskalenderen i TrinnVis gir visuell oversikt over arbeidstid og fravær for hele personalet. Nå har den populære kalenderen fått flere nye funksjoner:
Velg hvor mye av hvert døgn som skal vises i kalenderen
Velg hvor detaljert du vil se dagene: dag for dag eller time for time
Se planlagt plusstid i kalenderen
Tilgang
Av personvernhensyn er tilgangen til bemanningskalenderen begrenset. Alle kan se og redigere egne data, men andres data kan ikke redigeres, og fraværperioder vises bare som «Annet fravær» i kalenderen. Personer med utvidet tilgang kan se og redigere alles fraværsperioder.
Arbeidstid vises som hvite felter.
Arbeidsmønster og arbeidstid
Du kan stille inn arbeidsmønster for hver person i Bemanningskalenderen.
Arbeidsmønsteret er en regel som definerer arbeidstiden, og består av én eller flere ukers syklus (eller turnus). Hvis du for eksempel jobber mandag/onsdag/fredag annenhver uke og tirsdag/torsdag i de andre, trenger du to ukers syklus for å definere arbeidstiden din.
Hvis du ikke stiller inn et eget arbeidsmønster brukes standard arbeidsmønster, som er mandag – fredag 08.00-16.00.
I tillegg til å definere et fast arbeidsmønster kan du også stille inn særskilt arbeidstid for enkeltdager, f.eks halv dag på julaften og andre særtilfeller.
Arbeidstid vises i bemanningskalenderen som hvite felter.
Arbeidstiden skal samsvare med den arbeidsmengden som inngår i stillingen. Du bør derfor ikke stille på arbeidstiden for å vise planlagt ekstraarbeid og friperioder, men bruke plusstid og avspasering.
Plusstid og avspasering
Plusstid og avspasering kan registreres både i Bemanningskalenderen og på Min side. Periodene vises i Bemanningskalenderen og i en egen liste.
Plusstid før og etter arbeidstid vil ikke synes i kalenderen hvis den er stilt inn til å bare vise vanlig arbeidsdag.
TrinnVis holder regnskap med registrert plusstid og avspasering, og viser saldo for hver person. Hvis du har utvidet tilgang kan du se og redigere plusstid og avspasering for alle, og du kan også registrere avregninger for å justere regnskapet. Det kan være aktuelt ved utbetaling av lønn for plusstid, eller ved årsskifte.
Hvis du avspaserer flere dager, kan det registreres som en sammenhengende fraværsperiode. Når avspaseringstimene beregnes, telles likevel bare de timene du ellers skulle arbeidet (arbeidstiden). På samme måte telles bare plusstimer som faller utenfor arbeidstiden.
Andre fraværstyper
Hovedformålet med Bemanningskalenderen er å gi god oversikt over tilstedeværelse og fravær. I tillegg til avspasering kan du registrere flere andre fraværstyper:
Ferie vises som grønne felter. Når du registrerer/redigerer en ferieperiode, får du samtidig oversikt over personens feriedager inneværende år. Du får også en oppsummering av reglene for ferie.
Sykmelding vises som rosa felter. Når du registrerer en sykmeldingsperiode, får du samtidig oversikt over personens sykmeldinger inneværende år. Hvis sykmeldingen er gradert, får du et forslag til hvordan arbeidstiden kan reduseres de enkelte dagene i sykmeldingsperioden. Dette forslaget kan du redigere som du vil. Gradert sykmelding vises i bemanningskalenderen som en sammenhengende periode med lysere felter for de tidene den sykmeldte er på jobb.
Egenmelding vises som røde felter. Når du registrerer en egenmelding, får du samtidig oversikt over egenmeldinger siste tolv måneder. Du får også en oppsummering av reglene for egenmelding.
Sykt barn (omsorgsdager) vises som oransje felter. Når du registrerer en slik periode, får du samtidig en oversikt over benyttede omsorgsdager inneværende år. Du får også en oppsummering av reglene for omsorgsdager.
Oversikt over tilstedeværelse
Under Bemanningskalenderen er en graf som viser hvor mange personer (eller egentlig dagsverk) som er tilstede hver dag. Du kan dele personalet inn i inntil tre grupper som vises med tre fargenyanser i grafen. Da får du oversikt over hvor mange som er tilstede innenfor hver gruppe.
Fraværsoversikt og sykefraværsstatistikk
Nederst på bemanningssiden finner du også rapportverktøy og statistikk. I Fraværsoversikt kan du lage en spesifisert rapport over fravær for hele eller deler av personalet. Sykefraværsstatistikk beregner automatisk den statistikken du er pålagt å føre etter Forskrift om statistikk over sykefravær.
Statistikk over sykefravær virker bare når alt personale er registrert med riktig arbeidstid og alt sykefravær. Denne statistikken krever også at du oppgir kjønn for alt personale.
Innen 1. januar 2023 må leverandører av helsefarlige stoffer og kjemikalier oppdatere sine sikkerhetsdatablader i henhold til nye EU-krav. Dette gjelder også produkter virksomheten din bruker daglig, som Antibac, annen desinfeksjon og rengjøringsmidler.
Leverandørene er også pålagt å sende ut oppdaterte sikkerhetsdatablader til alle sine bedriftskunder. De nye kravene er en god mulighet for deg å sikre at stoffkartoteket i din virksomhet er komplett og i tråd med regelverket.
I november 2021 informerte Arbeidstilsynet om at alle leverandører må oppdatere sine sikkerhetsdatablader i henhold til nye EU-krav. Siste frist er 1. januar 2023.
Krav til leverandørene
I en artikkel på Arbeidstilsynets hjemmesider sier seksjonsleder for markedskontroll Tore Jeppe Sørhaug følgende om leverandørenes plikt:
– Leverandører av kjemikalier har plikt til å stille sikkerhetsdatablad til rådighet for mottakerne, gratis på papir eller elektronisk. «Å stille til rådighet» skal være en aktiv handling. Det å legge sikkerhetsdatablader på en leverandørs hjemmeside eller i en database er ikke nok.
Dermed må leverandørene i løpet av 2022 oppdatere sine sikkerhetsdatablader og sende ut nye versjoner.
Stoffkartotek er god HMS
Som bruker av TrinnVis har virksomhet din tilgang til et eget digitalt stoffkartotek. Å samle sikkerhetsdatablader i kartoteket er et viktig HMS-tiltak. Det gir bedre sikkerhet, og øker forståelsen for risiko knyttet til bruk og lagring av stoffer som kan være helsefarlige. Kartoteket gir god oversikt over hvert enkelt stoff og dets egenskaper, og gjør det enklere når mindre helsefarlige substitutter skal vurderes.
TrinnVis inkluderer et digitalt stoffkartotek som gjør det enkelt å samle sikkerhetsdatablader. Dette gir god oversikt over de helsefarlige stoffene virksomheten din bruker.
Enkelt å ta i bruk
Stoffkartoteket i Trinnvis er enkelt å ta i bruk. Sikkerhetsdatablader i PDF-format legges til ved å dra og slippe dem inn. Mapper på datamaskinen som inneholder flere sikkerhetsdatablader kan dras over i en engang. Databladene organiseres automatisk i en oversikt hvor stoffenes navn, helsefarlige egenskaper og bruksområder vises. PFD-filen lagres som vedlegg, og kan hurtig hentes fram ved behov.
Ferdige forslag til risikovurderinger
Basert på faresymbolene i sikkerhetsdatabladene og de helsefarlige egenskapene foreslår stoffkartoteket i TrinnVis risikovurderinger for stoffene som legges inn. Andre risikovurderinger kan også opprettes ved behov.
Kravene til stoffkartoteket
Myndighetene krever at alle virksomheter har et stoffkartotek som er oppdatert og lett tilgjengelig for alle ansatte. Kartoteket skal være komplett og inneholde sikkerhetsdatablader for stoffer, materialer og kjemikalier som anses å kunne være helseskadelige. Det er ikke lenger et krav at sikkerhetsdatablader oppbevares i papirformat.
Forvent flere tilsyn
Med bakgrunn i de nye sikkerhetsdatablad-kravene vil Arbeidstilsynet i 2023 gjennomføre flere tilsyn. I første omgang gjelder dette for leverandører og produsenter, men hyppigere tilsyn hos virksomheter som bruker helsefarlige stoffer og kjemikalier kan også forventes. Kontroll av stoffkartotek vil da være en del av tilsynet.
Kort om stoffkartoteket i TrinnVis
Er enkelt å bruke
Gir god oversikt over de helsefarlige stoffene som virksomheten din har
Gir bedre HMS med alle sikkerhetsdatablader samlet i ett kartotek tilgjengelig for alle medarbeidere
Har ferdige forslag til risikovurderinger
Gjør det enkelt å oppfylle myndighetens krav om stoffkartotek
Første desember er røykvarslerens dag – dagen for å bytte batteri på røykvarslerne og teste at de fungerer som de skal. Mange har fokus på brannsikring av hjemmet denne dagen.
Vi i TrinnVis benytter anledningen til å minne om viktigheten av gode brannvernrutiner også på arbeidsplassen!
Som bruker av et bygg har man ansvar for å unngå unødig risiko for brann. Man vil aldri kunne redusere risikoen til null, men med gode risikovurderinger kan du redusere risikoen til et akseptabelt nivå.
Du må også sørge for at utstyret er i orden dersom det skulle oppstå brann. Vi anbefaler at du går en brannvernrunde med utgangspunkt i Mal for kontroll av brannvern. Det en fin anledning til å sjekke både at utstyret fungerer og at rømningsveiene er frie.
I tillegg til at brannslokkingsutstyr og annet utstyr fungerer må dere vite hva dere skal gjøre hvis brann oppstår. Alle skal vite hva de skal gjøre ved evakuering, så derfor har alle tilgang til rutinen Evakuere ved brann og andre farlige situasjoner. Rutinen må endres og tilpasses din arbeidsplass. Deretter bør dere holde minst én årlig brannøvelse der dere får øvd på om planen fungerer som den skal. Hvis noe går galt, må dere endre rutinen og øve på nytt.
Mer om brannvern finner du i retningslinjen Brannvern på temasiden Helse, miljø og sikkerhet.
Disse lenkene tar deg rett til dokumenter i din egen TrinnVis-konto:
Vi registrerer opplysninger om deg, og bruker egne og tredjeparts informasjonskapsler (cookies) til å
understøtte nettstedets funksjonalitet til eksempelvis å gi deg en bedre og raskere tjeneste
utarbeide statistiske analyser av din bruk av nettstedet for å forbedre brukeropplevelsen
vise deg målrettet markedsføring på andre nettsteder
Hvis du vil vite mer om disse formålene og hvordan dine opplysninger blir delt med andre, trykk på «Les mer».
Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke ved å gå inn på Personvernerklæring.
Les mer
Aksepter alle
Nødvendige
Nødvendige informasjonskapsler inneholder grunnleggende informasjon for at siden skal fungere. Disse lagres derfor uten samtykke.
Funksjonelle
Funksjonelle informasjonskapsler lagrer opplysninger som endrer måten hjemmesiden ser ut eller oppfører seg på, f.eks. ditt foretrukne språk eller den regionen du befinner deg i.
Statistiske
Statistiske informasjonskapsler samler informasjon som hjelper oss i TrinnVis med å forstå hvordan besøkende samhandler med hjemmesiden.
Markedsføring
Disse informasjonskapslene brukes til å spore besøkende på tvers av hjemmesider. Hensikten er å vise relevante annonser for den enkelte brukeren, fra TrinnVis og tredjepartsannonsører.
