Bedre bemanningsoversikt
Bemanningskalenderen i TrinnVis gir visuell oversikt over arbeidstid og fravær for hele personalet. Nå har den populære kalenderen fått flere nye funksjoner:
- Velg hvor mye av hvert døgn som skal vises i kalenderen
- Velg hvor detaljert du vil se dagene: dag for dag eller time for time
- Se planlagt plusstid i kalenderen
Tilgang
Av personvernhensyn er tilgangen til bemanningskalenderen begrenset. Alle kan se og redigere egne data, men andres data kan ikke redigeres, og fraværperioder vises bare som «Annet fravær» i kalenderen. Personer med utvidet tilgang kan se og redigere alles fraværsperioder.
Arbeidsmønster og arbeidstid
Du kan stille inn arbeidsmønster for hver person i Bemanningskalenderen.
Arbeidsmønsteret er en regel som definerer arbeidstiden, og består av én eller flere ukers syklus (eller turnus). Hvis du for eksempel jobber mandag/onsdag/fredag annenhver uke og tirsdag/torsdag i de andre, trenger du to ukers syklus for å definere arbeidstiden din.
Hvis du ikke stiller inn et eget arbeidsmønster brukes standard arbeidsmønster, som er mandag – fredag 08.00-16.00.
I tillegg til å definere et fast arbeidsmønster kan du også stille inn særskilt arbeidstid for enkeltdager, f.eks halv dag på julaften og andre særtilfeller.
Arbeidstid vises i bemanningskalenderen som hvite felter.
Arbeidstiden skal samsvare med den arbeidsmengden som inngår i stillingen. Du bør derfor ikke stille på arbeidstiden for å vise planlagt ekstraarbeid og friperioder, men bruke plusstid og avspasering.
Plusstid og avspasering
Plusstid og avspasering kan registreres både i Bemanningskalenderen og på Min side. Periodene vises i Bemanningskalenderen og i en egen liste.
Plusstid før og etter arbeidstid vil ikke synes i kalenderen hvis den er stilt inn til å bare vise vanlig arbeidsdag.
TrinnVis holder regnskap med registrert plusstid og avspasering, og viser saldo for hver person. Hvis du har utvidet tilgang kan du se og redigere plusstid og avspasering for alle, og du kan også registrere avregninger for å justere regnskapet. Det kan være aktuelt ved utbetaling av lønn for plusstid, eller ved årsskifte.
Hvis du avspaserer flere dager, kan det registreres som en sammenhengende fraværsperiode. Når avspaseringstimene beregnes, telles likevel bare de timene du ellers skulle arbeidet (arbeidstiden). På samme måte telles bare plusstimer som faller utenfor arbeidstiden.
Andre fraværstyper
Hovedformålet med Bemanningskalenderen er å gi god oversikt over tilstedeværelse og fravær. I tillegg til avspasering kan du registrere flere andre fraværstyper:
Ferie vises som grønne felter. Når du registrerer/redigerer en ferieperiode, får du samtidig oversikt over personens feriedager inneværende år. Du får også en oppsummering av reglene for ferie.
Sykmelding vises som rosa felter. Når du registrerer en sykmeldingsperiode, får du samtidig oversikt over personens sykmeldinger inneværende år. Hvis sykmeldingen er gradert, får du et forslag til hvordan arbeidstiden kan reduseres de enkelte dagene i sykmeldingsperioden. Dette forslaget kan du redigere som du vil. Gradert sykmelding vises i bemanningskalenderen som en sammenhengende periode med lysere felter for de tidene den sykmeldte er på jobb.
Egenmelding vises som røde felter. Når du registrerer en egenmelding, får du samtidig oversikt over egenmeldinger siste tolv måneder. Du får også en oppsummering av reglene for egenmelding.
Sykt barn (omsorgsdager) vises som oransje felter. Når du registrerer en slik periode, får du samtidig en oversikt over benyttede omsorgsdager inneværende år. Du får også en oppsummering av reglene for omsorgsdager.
Oversikt over tilstedeværelse
Under Bemanningskalenderen er en graf som viser hvor mange personer (eller egentlig dagsverk) som er tilstede hver dag. Du kan dele personalet inn i inntil tre grupper som vises med tre fargenyanser i grafen. Da får du oversikt over hvor mange som er tilstede innenfor hver gruppe.
Fraværsoversikt og sykefraværsstatistikk
Nederst på bemanningssiden finner du også rapportverktøy og statistikk. I Fraværsoversikt kan du lage en spesifisert rapport over fravær for hele eller deler av personalet. Sykefraværsstatistikk beregner automatisk den statistikken du er pålagt å føre etter Forskrift om statistikk over sykefravær.
Statistikk over sykefravær virker bare når alt personale er registrert med riktig arbeidstid og alt sykefravær. Denne statistikken krever også at du oppgir kjønn for alt personale.