Hvorfor skal du gjøre risikovurderinger?

Alle helsevirksomheter er pålagt å gjennomføre risikovurderinger. Det vil si å vurdere sannsynligheten for at uønskede hendelser oppstår og konsekvensene hvis de skjer. TrinnVis har et eget verktøy for dette med ferdiglagde forslag til risikovurderinger som du og helsevirksomheten din bør gjøre.

Myndigheten krever at du som arbeider i helsevirksomhet tenker gjennom hva som kan gå galt og hvilke konsekvenser det kan få. Og dokumentere at du har gjort dette. Får du og virksomheten din kontroll fra et tilsyn – for eksempel Eltilsynet, Datatilsynet eller Arbeidstilsynet – kan de be om å få se risikovurderinger som er gjort.

Hva skal du risikovurdere?

Situasjoner som kan oppstå og som berører datasikkerhet er viktig å gjøre risikovurderinger på. Hva skulle skje hvis du ikke får tilgang til journalsystemet på grunn av datafeil, eller hvis uvedkommende får tilgang og sletter eller endrer kritisk pasientinformasjon? Er det tiltak som bør eller må gjøres for å begrense konsekvensene av dette?

Hva og hvor mye som skal risikovurderes er opp til den enkelte virksomhet å avgjøre. Men du er alltid bedre forberedt hvis du på forhånd har tenkt gjennom hvilke uønskede situasjoner som kan oppstå og hvilke konsekvenser de kan få.

Lag egne risikovurderinger i TrinnVis

Prosedyren er den samme når du lager egne risikovurderinger for mulige hendelser som ikke allerede er foreslått i TrinnVis. Gå til Risikovurderinger på en av temasidene i TrinnVis (Ledelse, Utstyr, Smittevern osv.), velg Legg til, gi vurderingen et navn og lag en beskrivelse av hendelsen som du ønsker å risikovurdere. Deretter vekter du sannsynlighet og konsekvens, og bestemmer tiltak hvis hvis kalkulert risiko indikerer at det er nødvendig. Egne risikovurderingene vil også bli lagret og dokumentert i TrinnVis.

Sannsynlighet x Konsekvens = Kalkulert risiko

Med TrinnVis’ risikoverktøy er det enkelt å gjøre og dokumentere risikovurderinger: Gå til temasiden som heter Risiko. Åpne en av de ferdiglagde risikovurderingene og klikk Rediger. I vinduet som åpner seg markerer du sannsynligheten for at en hendelse skal skje (Lav, Moderat, Høy og Svært høy) og deretter mulige konsekvenser hvis det skjer (Ubetydelige, Moderate, Alvorlige og katastrofale). Risikoverktøyet vurderer ut fra dette kalkulert risiko (Lav, Moderat, Høy og Svært høy). Blir den vurdert som høy eller svært høy gir risikoverktøyet deg beskjed om at tiltak bør eller må besluttes.

Du kan da registrere tiltak som skal gjøres, hvem som har bestemt tiltaket og hvem som har ansvar for å gjennomføre det. Når dette er gjort blir risikovurderingen lagret og dokumentert.

Nyttige lenker:

• • Gratis nettkurs: TrinnVis for nybegynnere
  • På tide å planlegge ferieavviklingen
  • Mindre vikarbruk med bemanningskalenderen
  • Nye krav til ansettelsesavtaler
  • Endringer i regelverket for verneombud
  • TrinnVis overvåker regelverket
  • Bemanningsoversikt i TrinnVis
  • TrinnVis: kvalitetssystemet for norske helsevirksomheter
  • Riktig bruk av intern kompetanse gir mindre stress og bedre trivsel

Kvalitetssystemet for psykologer

TrinnVis er et spesialtilpasset kvalitetssystem for deg som tilbyr psykologtjenester gjennom privat praksis – enten alene eller sammen med kolleger. TrinnVis gjør det enklere å drive praksisen din i tråd med myndighetenes krav og regelverk. Systemet har også nyttige verktøy som hjelper deg å sikre sensitiv pasientinformasjon mot datainnbrudd og hackerangrep.

Samarbeid mellom NPF og TrinnVis

Norsk Psykologforening (NPF) og TrinnVis har i samarbeid laget en egen versjon av TrinnVis-systemet som er tilpasset psykologers krav og behov. Som en del av samarbeidet får du som NPF-medlem fast 30% rabatt på TrinnVis-abonnement. TrinnVis vil da koste fra kr. 245 pr/måned. Som ny bruker får du også en 30-dagers gratis prøveperiode.*

TrinnVis-abonnementet oppretter du selv her: Prøv TrinnVis gratis i én måned

Må du som psykolog ha et kvalitetssystem?

Ja. Myndighetene pålegger psykologpraksiser og alle andre helsevirksomheter å ha et kvalitetssystem. Du kan etablere ditt eget system, men dette krever at du:

• leser og setter deg inn i et omfattende regelverk
• kontinuerlig følger med og oppdaterer deg på nye retningslinjer fra ulike myndighetsinstanser
• setter deg inn i krav og rettigheter knyttet til alle områder ved driften
• har et system for å vurdere risiko knyttet til datasikkerhet/GDPR, HMS, smittevern osv.
• har skriftlige og dokumenterbare rutiner og retningslinjer
• lager egne måldokumenter

Med TrinnVis er alt dette gjort for deg. I tillegg får du ferdige forslag til mange av dokumentene som myndighetene krever at praksisen din har, slik at du får frigjort tid til å hjelpe pasienter.

Hva med meg som driver solopraksis?

Myndighetene krever at alle helsevirksomheter har og bruker et kvalitetssystem. Dette gjelder også for deg som driver solopraksis. Kravene er derimot mindre omfattende. Derfor har vi laget en forenklet versjon av TrinnVis tilpasset deg som driver alene. Den kan du les mer om her: Forenklet versjon av TrinnVis

Hva er TrinnVis?

TrinnVis er et komplett styrings- og kvalitetsystem som hjelper deg og praksisen din med viktige områder som:

• Datasikkerhet, personvern og GDPR
• Trygg og god drift av virksomheten
• Overholdelse av regelverk
• Avviksbehandling
• Risikovurdering
• HMS-krav

Er dere flere psykologer som driver praksis sammen, har TrinnVis også nyttige funksjoner som:

• Bemanningskalender for registrering av ferie, sykdom og annet fravær
• Verktøy for enkel registrering av plusstid og avspasering
• Intern meldingstjeneste og enkel deling av viktig informasjon
• Verktøy for å opprette og tildele oppgaver
• Verktøy for enkel planlegging og gjennomføring av personalmøter, medarbeidersamtaler, praksismøter osv.
• Sikker lagring av arbeidsavtaler, kontrakter og andre viktige dokumenter

TrinnVis er fylt med viktig innhold for psykologer

TrinnVis er ikke bare et tomt system, men kommer med ferdige forslag til rutiner, prosedyrer og andre dokumenter knyttet til drift av en helsevirksomhet. I samarbeid med Psykologforeningen har vi i tillegg laget egne rutiner og prosedyrer for deg som er psykolog:

• Sikker håndtering og oppbevaring av testdata
• Sakkyndighetsarbeid
• Spesialistveiledning
• Vedlikehold av egen spesialitet
• Erklæringer og uttalelser til NAV
• Melde fra når pasienter er uegnet til å ha førerkort
• Innsyn i journal og utlevering av pasientopplysninger

TrinnVis forteller hva deg som må gjøres

TrinnVis forteller deg hva du må gjøre for å overholde myndighetens krav til deg som psykolog og helsepersonell. Hver mandag sender Trinnvis deg, og eventuelle praksiskolleger, en e-post med en etableringsoppgave som skal løses i løpet av uken. De fleste oppgavene tar bare noen få minutter, men er viktig å gjøre for å sikre at du og praksisen din drives i tråd med regelverket.

Spørsmål og svar om TrinnVis:

Hvem passer TrinnVis for?

TrinnVis passer for alle små og mellomstore helsevirksomheter. I praksis betyr det alt fra solopraksis til større virksomheter med 25-30 ansatte.

Hva koster et TrinnVis-abonnement?

Prisen på TrinnVis-abonnementet avhenger av hvor mange medarbeidere dere er og type abonnement som velges. For psykologer anbefaler vi abonnementstypen «Mini». For en praksis med 1-3 medarbeider koster TrinnVis da kr. 245,- pr/mnd. En praksis med 4-8 medarbeidere betaler kr. 490,- pr/mnd. Da er er rabatten på 30% for medlemmer av Norsk Psykologforening trukket fra.
Komplett oversikt over de forskjellige priskategoriene finner du her.

Er TrinnVis kun et «tomt system» som man selv må fylle med oppgaver, rutiner, retningslinjer og andre viktige dokumenter tilknyttet lovpålagt kvalitetsarbeid?

Nei, TrinnVis er ikke et «tomt system». Når du tar i bruk TrinnVis er det fylt med ferdiglagde forslag til innhold som er skreddersydd for psykologer. Dette inkluderer alt fra måldokumenter og retningslinjer, til konkrete oppgaver og prosedyrer. I tillegg er alt innhold i TrinnVis redigerbar, slik at du kan endre, slette og legge til nytt.

Hvem av mine kolleger og ansatte skal jeg registrere i TrinnVis?

Alle som arbeider i praksisen bør registreres i TrinnVis – inklusive assistenter, sekretærer og annet fast ansatt personale.

Vi er flere psykologer med egne selskaper som jobber sammen. Betyr det at hver psykolog må ha sitt eget TrinnVis-abonnement?

Nei. Har dere en praksis/klinikk hvor flere psykologer arbeider sammen holder det at dere bruker ett felles TrinnVis-system og deler abonnement.

Må alle ansatte som registreres i TrinnVis være medlem av Psykologforeningen?

Nei. Det holder at den som oppretter TrinnVis-abonnementet er medlem.

Hvordan starter jeg med TrinnVis?

For å komme i gang med Trinnvis oppretter du et abonnement og registrerer virksomheten din her.

Hva gjør jeg hvis jeg i løpet av gratis prøveperiode bestemmer meg for ikke å fortsette med TrinnVis?

Ønsker du å avslutte abonnementet i løpet av prøveperioden sender du en bekreftelse om dette til post@trinnvis.no. Dette må gjøres innen prøveperiodens utløp. Etter prøveperiodens utløp konverteres abonnementet automatisk til et vanlig betalende abonnement.

Jeg er bare én psykolog uten andre ansatte. Behøver jeg da et kvalitetssystem?

Ja, men du kan da velge forenklet versjon av TrinnVis. Dette kan du lese mer om her.
Alle helsevirksomheter uansett størrelse og antall ansatte skal ifølge loven ha og bruke et kvalitetssystem: Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Har du andre spørsmål om TrinnVis?

Kontakt oss gjerne på tlf. 485 95 383 (09:00 – 15:30)

*Prøveabonnement konverteres automatisk til et vanlig betalende abonnement etter 30 dager, så husk å melde fra til oss innen prøveperiodens utløp hvis du ikke ønsker å fortsette med TrinnVis.

Rutiner for koronavaksinering

I samarbeid med Norsk forening for allmennmedisin (NFA) og Senter for Kvalitet i Legekontor (SKIL) har vi laget rutiner som hjelper legekontoret å forberede og gjennomføre koronavaksinering av pasienter. Rutinene inkluderer komplette prosedyrer for klargjøring og setting av COVID-19 Vaccine Moderna og Comirnaty  vaksinen. Hvis ditt legekontor bruker TrinnVis finner du de nye rutinene her:

• Forberede legekontor for koronavaksinering av pasienter
• Ta imot pasienter som skal få koronavaksine
• Vaksinere med Comirnaty vaksine
• Vaksinere med COVID-19 Vaccine Moderna

Som TrinnVis-bruker har du også tilgang til verktøy som gjør det enkelt å dele disse rutinene og annen informasjon i TrinnVis med de andre på kontoret ditt. I TrinnVis har du også verktøy for fordeling av ansvar og oppgaver.

Kjenner du noen på et legekontor som ikke bruker TrinnVis?

Rutinene for koronvaksinering og annen nyttig informasjon vedrørende koronapandemien er også gjort åpent tilgjengelig for alle legekontor her:

https://trinnvis.no/koronainfo-for-legekontor/

Del gjerne denne siden med noen som ikke har tilgang til TrinnVis.

Helsearbeider dømt for karantenebrudd

Den norske helsearbeideren unnlot å informere arbeidsgiveren om utenlandsreiser og møtte på jobb uten å ha gjennomført pålagt koronakarantene. Når er hun dømt til 24 dagers ubetinget fengsel for brudd på karantenebestemmelsene. I dommen fra Oslo Tingrett ble det trukket fram som en skjerpende omstendighet at kvinnen jobbet innen helsevesenet.

Dommen på 24 dagers ubetinget fengsel er ennå ikke rettskraftig og kan ankes. Ifølge media var det kvinnens arbeidsgiver som varslet om bruddene på karantenereglene. Kvinnen er i etterkant sagt opp. I løpet av 21 dager, hvor kvinnen skulle ha vært i karantene, har hun hatt 153 pasientkontakter på arbeidsplassen.

Satte seg ikke godt nok inn i reglene

Ifølge dommen forklarte kvinnen at hun ikke hadde satt seg godt nok inn i reglene for karanteneplikt, og at hun derfor ikke handlet med vitende og vilje.
Retten var ikke enig i dette, og påpekte at bruddene fant sted i en periode hvor det i samfunnet var stor fokus på karanteneregler. Det ble også trukket frem at hun jobbet på et legekontor, som i likhet med andre helsevirksomheter har hatt svært høyt fokus på smittevern. I dommen fra Oslo Tingrett står det:

Tiltalte har brutt karantene som autorisert helsepersonell. Dette er skjerpende både fordi hennes opptreden er helt uansvarlig for en person med hennes utdanning og kunnskap, og også fordi hun i sitt arbeid har utsatt legekontorets pasienter for alvorlig risiko, herunder mange personer i sårbare risikogrupper.

Viktig å sikre at ansatte er informert

Et godt system for deling av informasjon

TrinnVis er et godt verktøy når viktig informasjon skal samles og gjøres lett tilgjengelig for ansatte i helsevirksomheter. I TrinnVis ligger det ferdiglagde retningslinjer og rutiner, blant annet for smittevern og karantenebestemmelser. Innholdet oppdateres i takt med endringer i krav og regelverk, og nytt innhold legges til når det kreves. For å sikre at ansatte og kolleger holdes oppdatert bør rutiner og viktig innhold i TrinnVis deles aktivt. Dette gjør du ved å bruke på Del-knappen som finnes på alle sider og dokumenter i systemet.

Relevant innhold i TrinnVis:

Reisevirksomhet for helsepersonell under koronapandemien
Personvernerklæring for personalet i forbindelse med koronapandemien
Retningslinjer for håndtering av koronapandemien

Personopplysninger på avveie – hva skal du gjøre?

Det er bare uker siden det finske psykoterapisenteret Vastaamo opplevde skrekk-scenarioet alle helsevirksomheter frykter: Hackere har fått tilgang til pasientjournaler med sensitiv informasjon. Nå truer de med å offentliggjøre journalene med mindre pasientene betaler løsepenger.
I denne artikkelen forteller vår personvernjurist hva du må gjøre hvis du mistenker at helsevirksomheten din har et sikkerhetsbrudd, og at personopplysninger kan ha kommet på avveie.

Artikkel: Personopplysninger på avveie – hva skal du gjøre?

Rapporter avvik i TrinnVis

Sikkerhetsbrudd eller mistanke om at personopplysninger er kommet på avveie skal rapporteres som avvik. Dette gjør du i TrinnVis.

Temaside og verktøy for Avvik i TrinnVis (for TrinnVis-brukere) 

Har du lest smittevernrutinene?

De ferdigelagde smittevernrutinene i TrinnVis beskriver tiltak du som helsearbeider bør gjøre for å unngå smitte, hvordan du skal forberede deg på en smittesituasjon og hva du må gjøre hvis en smittesituasjon oppstår.
Har du gjort deg kjent med disse? 

TrinnVis har en egen temaside hvor vi har samlet alt innhold om smittevern. Under finner du lenker til noen av smittevernrutinene derfra. Klikk på lenkene for å gå til rutinene i TrinnVis, og bruk del-funksjonen i systemet for å gjøre kolleger oppmerksom på viktig innhold.

Preventive smittetiltak:

• Se til resepsjon, behandlingsrom, garderobe og toalett
• Tilrettelegge venterom / publikumsarealer under koronapandemien
• Rengjøre lokalene
• Utføre trygg pasientbehandling under koronapandemien
• Utføre trygg pasientbehandling under koronapandemien (for psykologer)

Forberedende smittetiltak:

• Føre daglig oversikt over fysisk fremmøtte pasienter
• Koordinere daglig oversikt over fysisk fremmøtte

Når en smittesituasjon har oppstått:

• Gjennomføre smitteverntiltak når smittet person har vært til stede uten tilstrekkelig smittevern

For daglig leder/personalansvarlig:

• Registrere og følge opp sykdom ved egenmelding
• Skjerming av ansatte i risikogruppen ved koronapandemien

Kjenner du noen som ikke bruker TrinnVis?

Vi har laget informasjonssider for koronapandemien som er tilgjengelige også for helsearbeidere som ikke bruker TrinnVis. Innholdet på disse er hentet fra TrinnVis. Del gjerne disse sidene med andre som ikke bruker TrinnVis:

• Koronainfo for legekontor 
• Koronainfo for andre

Hvem skulle egentlig gjøre det?

Alle opplever vi at tiltak stopper opp, går for sakte eller at det vi ble enige om ikke gjøres. Grunnen kan være misforståelser, forglemmelser eller usikkerhet om hvem som egentlig hadde ansvaret. I TrinnVis har du og de du jobber med effektive verktøy som gjør det enklere å få gjennomført alle typer oppgaver til avtalt tid.

Hvem skulle sjekke priser på ny vaskedekontaminator? Hvem fikk ansvaret for å finne et vaskebyrå som kan rengjøre på søndager? Og hva skjedde egentlig med informasjonsskrivet som vi skulle henge opp på venteværelset?
I TrinnVis er det enkelt å lage og følge opp oppgaver enten de skal utføres regelmessig, sjelden eller kun en enkelt gang.

Opprett oppgave og tildel en kollega

Ta ett av eksemplene over: Virksomheten trenger nytt byrå som kan vaske på søndager. I TrinnVis opprettes oppgaven raskt. Du velger tidspunkt, markerer hvem som skal gjøre oppgaven og legger til notater hvis nødvendig. Den eller de som har ansvaret for oppgaven kan få påminnelse på epost, og finner i tillegg oppgaven i kalenderen på Min Side i TrinnVis. Andre kan også se oppgaven ved å velge Vis alles på Min side.
Hvis en oppgave er ekstra viktig kan en oppfølgingsansvarlig også defineres. Denne personen vil da varsles hvis oppgaven ikke er utført innen avtalt dato.

Legg til endringer

Etter hvert som undersøkelser gjøres eller ny informasjon kommer til kan notater legges til i oppgaven. Hvilket byrå har man vært i kontakt med så langt og hva var responsen fra dem? Hvilke byrå er anbefalt av andre?
Endringer i oppgaven og tilføyelser i notatene kan enkelt deles via TrinnVis slik at alle involverte holdes oppdatert.

Marker som utført

Når oppgaven er gjort og avtale med nytt rengjøringsbyrå er inngått merkes oppgaven som utført i TrinnVis. Notater og annet som er lagt til underveis er lagret og kan gjennomgås i ettertid om nødvendig. Kanskje skal en tilsvarende oppgave gjøres på et senere tidspunkt av noen andre? Med god dokumentasjon fra tidligere løste oppgaver kan tid og arbeid spares.

For små og store oppgaver

Oppgaveverktøyet i TrinnVis er enkelt å bruke og passer til alle typer oppgaver. Det kan være påminnelser til deg selv om ting som må gjøres, eller for å gjøre andre oppmerksom på noe som bør tas tak i.

Du kan også lage oppgaver på TrinnVis-rutiner. Oppgaven viser da prosedyren fra rutinen den er basert på. Og er rutinen knyttet til et utstyr i Utstyrslisten vil dette også vises i oppgaven. Alt henger sammen, og du finner lett opplysningene du trenger for å utføre oppgaven effektivt.

Alle oppgaver som opprettes i TrinnVis kan stilles inn med dato, tidspunkt og gjentakelser hvis det er ønskelig. Er det oppgaver du ønsker skal gjøres så snart som mulig merker du dem med Snarest.
For oppgaver som er spesielt viktig å huske på kan du be TrinnVis om å sende deg SMS-påminnelse.

God oversikt i kalenderen

Med flere oppgaver som skal utføres er det viktig å ha god oversikt. Alle oppgaver vises i kalenderen på Min Side i TrinnVis. I kalenderen kan du også velge om kun dine egne eller alles oppgaver skal vises. Oppgaver som er markert for oppfølging vil automatisk fremheves på Min Side hvis ikke de er utført innen avtalt dato.

Logg inn i TrinnVis og opprett en oppgave

Har du kolleger som arbeider fra hjemmekontor?

For å begrense faren for smitte er det mange helsevirksomheter som nå lar personale arbeide fra hjemmefra. For at dette også skal reflekteres i TrinnVis Bemanningskalender har vi lagt til hjemmekontor som fraværstype.

Folkehelseinstituttet anbefaler i veiledning for Smittevernfaglig forsvarlig drift i helsevirksomheter med én-til-én-kontakt (covid-19) at helsevirksomheter iverksetter tiltak som reduserer den fysiske kontakten mellom pasienter og ansatte.

Registrer hjemmekontor i Bemanningskalender

Å la ansatte arbeide hjemmefra er et effektivt tiltak som reduserer smitterisikoen. Det sikrer også at drift og pasienttilbud hurtig vil kunne videreføres selv når enkelte i personalet smittes eller må i karantene. I TrinnVis Bemanningskalender kan de som arbeider hjemmefra registreres ved å klikke på aktuelle datoer og velge Hjemmekontor som fraværstype.

Åpne TrinnVis Bemanningskalender

Sikre god kommunikasjon

Når kolleger arbeider fra forskjellige steder er god kommunikasjon og klar fordeling av oppgaver en utfordring. I TrinnVis kan oppgaver enkelt opprettes, tildeles og følges opp. De som tildeles en oppgave vil automatisk få beskjed om dette, og oppgaven vil vises i kalenderen på Min Side. Oppgaver kan ved behov tildeles flere personer. Hver enkelt kan markere oppgaven som utført når den er gjort.

Gå til Min Side i TrinnVis

Relevante dokumenter i TrinnVis:

• Etablere hjemmekontor
• Skjerming av ansatte i risikogruppen ved koronapandemien
• Informere personalet om smittefare på arbeidsplassen
• Gå hjem eller holde seg hjemme fra jobb ved symptomer på Covid-19

Mer om smitte og bemanning:

• Nå må du være forberedt på smitteutbrudd
• Få kontroll på bemanningen under koronapandemien