Hvem skulle egentlig gjøre det?
Alle opplever vi at tiltak stopper opp, går for sakte eller at det vi ble enige om ikke gjøres. Grunnen kan være misforståelser, forglemmelser eller usikkerhet om hvem som egentlig hadde ansvaret. I TrinnVis har du og de du jobber med effektive verktøy som gjør det enklere å få gjennomført alle typer oppgaver til avtalt tid.
Hvem skulle sjekke priser på ny vaskedekontaminator? Hvem fikk ansvaret for å finne et vaskebyrå som kan rengjøre på søndager? Og hva skjedde egentlig med informasjonsskrivet som vi skulle henge opp på venteværelset?
I TrinnVis er det enkelt å lage og følge opp oppgaver enten de skal utføres regelmessig, sjelden eller kun en enkelt gang.
Opprett oppgave og tildel en kollega
Ta ett av eksemplene over: Virksomheten trenger nytt byrå som kan vaske på søndager. I TrinnVis opprettes oppgaven raskt. Du velger tidspunkt, markerer hvem som skal gjøre oppgaven og legger til notater hvis nødvendig. Den eller de som har ansvaret for oppgaven kan få påminnelse på epost, og finner i tillegg oppgaven i kalenderen på Min Side i TrinnVis. Andre kan også se oppgaven ved å velge Vis alles på Min side.
Hvis en oppgave er ekstra viktig kan en oppfølgingsansvarlig også defineres. Denne personen vil da varsles hvis oppgaven ikke er utført innen avtalt dato.
Legg til endringer
Etter hvert som undersøkelser gjøres eller ny informasjon kommer til kan notater legges til i oppgaven. Hvilket byrå har man vært i kontakt med så langt og hva var responsen fra dem? Hvilke byrå er anbefalt av andre?
Endringer i oppgaven og tilføyelser i notatene kan enkelt deles via TrinnVis slik at alle involverte holdes oppdatert.
Marker som utført
Når oppgaven er gjort og avtale med nytt rengjøringsbyrå er inngått merkes oppgaven som utført i TrinnVis. Notater og annet som er lagt til underveis er lagret og kan gjennomgås i ettertid om nødvendig. Kanskje skal en tilsvarende oppgave gjøres på et senere tidspunkt av noen andre? Med god dokumentasjon fra tidligere løste oppgaver kan tid og arbeid spares.
For små og store oppgaver
Oppgaveverktøyet i TrinnVis er enkelt å bruke og passer til alle typer oppgaver. Det kan være påminnelser til deg selv om ting som må gjøres, eller for å gjøre andre oppmerksom på noe som bør tas tak i.
Du kan også lage oppgaver på TrinnVis-rutiner. Oppgaven viser da prosedyren fra rutinen den er basert på. Og er rutinen knyttet til et utstyr i Utstyrslisten vil dette også vises i oppgaven. Alt henger sammen, og du finner lett opplysningene du trenger for å utføre oppgaven effektivt.
Alle oppgaver som opprettes i TrinnVis kan stilles inn med dato, tidspunkt og gjentakelser hvis det er ønskelig. Er det oppgaver du ønsker skal gjøres så snart som mulig merker du dem med Snarest.
For oppgaver som er spesielt viktig å huske på kan du be TrinnVis om å sende deg SMS-påminnelse.
God oversikt i kalenderen
Med flere oppgaver som skal utføres er det viktig å ha god oversikt. Alle oppgaver vises i kalenderen på Min Side i TrinnVis. I kalenderen kan du også velge om kun dine egne eller alles oppgaver skal vises. Oppgaver som er markert for oppfølging vil automatisk fremheves på Min Side hvis ikke de er utført innen avtalt dato.