I samarbeid med BHT Bergen arrangerer TrinnVis todagers nettkurs for verneombud. Kurset er skreddersydd for helsevirksomheter, og er derav forkortet ned til to dager istedenfor de 40 timene som er pålagt. Dette kurset gir deg verdifull innsikt og praktiske verktøy for å effektivt ivareta HMS-arbeidet på din arbeidsplass.
Kurset tar utgangspunkt i at du bruker eller starter med TrinnVis som HMS-system. Nye TrinnVis-brukere får gratis etablering på TrinnVis i forbindelse med kurset.
Datoer for nettkurs våren 2025
Mandag 27. og tirsdag 28. januar Påmelding innen 20. januar
Mandag 26. og tirsdag 27. mai Påmelding innen 19. mai
Kurspris: kr. 6 000,- (ingen mva)
Påmelding er bindende. Begrenset antall plasser. Kurs kan bli avlyst ved for få påmeldte.
Kurset forutsetter at redusert opplæringstid for verneombud er avtalt.
Avtale om forsvarlig opplæring av verneombud
Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning krever at verneombud skal gis opplæring på minst 40 timer, med mindre partene i fellesskap er kommet fram til at kortere opplæring er forsvarlig ut fra en vurdering av problemenes karakter og omfang.
Nye TrinnVis-abonnenter får gratis etablering på TrinnVis i forbindelse med kurset. I TrinnVis finner du også alle de andre verktøyene verneombudet trenger: vernerunde, konkrete forslag til risikovurderinger m.m.
Vi gleder oss til å være en del av Vestlandsmøtet 16.–17. januar 2025!
Er du nysgjerrig på hvordan TrinnVis kan hjelpe din tannlegepraksis med å få bedre oversikt, oppfylle krav til internkontroll, og gjøre hverdagen enklere? På Vestlandsmøtet 2025 får du muligheten til å møte Hege og Hilde fra TrinnVis-teamet. Besøk vår stand for en hyggelig prat og for å høre mer om hvordan TrinnVis kan hjelpe deg med å gjøre driften av tannlegepraksisen din både tryggere og mer effektiv.
NTF, praktiserende tannleger og TrinnVis har sammen utviklet et system som er tilpasset tannklinikkers krav og behov. TrinnVis tilbyr en løsning som forenkler din tannlegedrift. Ved å tilby en strukturert plattform for å organisere ansvar og oppgaver, gir TrinnVis deg muligheten til å fokusere på det du gjør best: å gi pasientene dine den beste tannhelsetjenesten.
For å imøtekomme de spesifikke kravene og behovene til tannleger, og tilby en skreddersydd løsning, initierte Den norske tannlegeforening og TrinnVis i 2019 prosjektet TrinnVis for tannleger. Dette prosjektet ble startet for å sikre effektivitet, etterlevelse av reguleringer og optimal drift for tannhelsetjenesten.
TrinnVis for tannleger er et samarbeidsprosjekt mellom Den norske tannlegeforening og TrinnVis.
Ferdige forslag til det klinikken trenger
Med TrinnVis får du tilgang til ferdiglagde dokumenter som er nødvendige for klinikken din. Fra rutiner og prosedyrer til retningslinjer og måldokumenter, TrinnVis har alt du trenger for å oppfylle kravene i forskrifter og lovverk – alt på ett sted.
Ikke lenger trenger du å bekymre deg for å lage dokumentasjonen selv eller å holde styr på kompliserte regler og forskrifter. Med TrinnVis blir komplekse krav om til enkle og håndterbare oppgaver.
Medlemsrabatt for NTFs medlemmer
Som en del av samarbeidet får NTFs medlemmer 30% rabatt på sitt TrinnVis-abonnement, og prisen på abonnementet avhenger av hvor mange ansatte det er i praksisen. I tillegg kommer gratis prøveperiode på 30 dager, slik at systemet kan testes ut før du forplikter deg.
Er du klar for å effektivisere driften av din helsevirksomhet?
Vårens kursplan er nå klar, hvor vi tilbyr et spennende utvalg kurs som gir deg praktisk innsikt og nyttige verktøy for en tryggere og mer effektiv arbeidsdag. Vi har forskjellige kurs for alle nivåer, fra grunnleggende innføring til spesialisert opplæring for superbrukere. Uansett hvor mye eller lite erfaring du har med TrinnVis, vil du finne noe som gir verdi for din virksomhet. Vi gleder oss til å se deg på kurs i 2025!
Trenger du litt ekstra hjelp med å organisere driften? Har du lyst til å få kollegene dine mer på banen? Vil du få mer utbytte av TrinnVis, eller er det temaer du synes er ekstra vanskelige? Mer informasjon om tilpasset kurs og priser
Sammen med Legeforeningen og Tannlegeforeningen har vi laget kurset Daglig datasikkerhet for helsepersonell. Kurset er innebygget i TrinnVis og gratis for alle TrinnVis-brukere. Påmelding skjer på kursets side i TrinnVis: Daglig datasikkerhet for helsepersonell
TrinnVis brukes av flere tusen norske leger, tannleger, fysioterapeuter og andre helsearbeidere, og vi samarbeider med en rekke profesjonsorganisasjoner for å sørge for at systemet tilfredsstiller de høye kvalitetskravene som stilles til helsevirksomheter. Hvis du er medlem av en av disse organisasjonene, får du medlemsrabatt.
Vil du bli en nøkkelressurs og mestre den daglige driften av helsekontoret? Vårens nye TrinnVis-kurs gir deg praktisk innsikt i hvordan du bruker TrinnVis til å få full kontroll med en strukturert og effektiv hverdag.
Kurset er ideelt for alle som bruker TrinnVis, men er spesielt nyttig for helsepersonell med administrativt ansvar eller et ønske om å ta TrinnVis i bruk enda mer effektivt. Du får opplæring i bemanning, utstyrshåndtering, rutiner, HMS og møteverktøyet – alt du trenger for en trygg og effektiv drift av helsekontoret.
Meld deg på kurset «Trygg og effektiv drift av helsekontoret»
Bergen
Torsdag 30. januar kl. 11.30 – 15.00
Inkl. lunsj fra kl. 11.30-12.00
Stavanger
Torsdag 20. februar kl. 11.30 – 15.00
Inkl. lunsj fra kl. 11.30-12.00
Kristiansand
Fredag 25. april kl. 11.30 – 15.00
Inkl. lunsj fra kl. 11.30-12.00
Kursavgift kr. 3 000,- per deltaker.
Påmelding er bindende. Begrenset antall plasser. Kurs kan bli avlyst ved for få påmeldte. Nye TrinnVis-abonnenter får gratis etablering på TrinnVis i forbindelse med kurset.
Praktisk rettet – ta med datamaskin
Kurset vil være praktisk rettet. Ta derfor med egen datamaskin eller nettbrett slik at du kan arbeide med TrinnVis for ditt legekontor underveis.
Vi har brukt bemanningskalenderen aller mest, men jeg lærte jo på kurset nå at vi kan jo bruke TrinnVis til så mye mer enn det! Det med oppgaver og tildeling av oppgaver var nytt for meg som jeg ikke har brukt, men det er tatt i bruk nå. – Janne Lie, helsesekretær Les hele intervjuet med Janne
Vi får mange henvendelser fra virksomheter som har fått varsel om eltilsyn, eller som har hatt tilsyn og mottatt rapport med avvik som må utbedres. Basert på henvendelsene har vi laget en oversikt over hva du bør ha klart før et eltilsyn. Bruker virksomheten din TrinnVis, får du ferdige forslag til mange av dokumentene som kreves for å unngå avvik, og du har verktøy som gjør det enklere å registrere informasjon som Eltilsynet krever.
Eltilsyn utføres av ditt lokale nettselskap på vegne av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Det er altså ikke et statlig direktorat som utfører tilsynet, men nettselskaper som Elvia, Eviny og Lyse som gjør dette på vegne av myndighetene. Når selskaper utfører eltilsyn omtales de som Det lokale eltilsyn (DLE).
Ved eltilsyn blir byggets elektriske anlegg kontrollert. Er det god tilgang til sikringsskap? Er det feil eller mangler ved anlegget som øker risikoen for brann eller ulykker? Bruk og tilkobling av elektromedisinsk utstyr blir også kontrollert for å sikre at det ikke kan føre til skade på brukere eller pasienter.
TrinnVis har ferdige sjekklister for intern kontroll av elektriske installasjoner. Denne finner du under Referater og rapporter på siden Helse, miljø og sikkerhet.
Måldokumenter
Helsevirksomheter er pålagt å ha dokumenter hvor målsetting for blant annet virksomheten, HMS, informasjonssikkerhet og kvalitetsarbeid er beskrevet. Ved eltilsyn vil du som minimum bli bedt om å fremvise måldokument for HMS.
I TrinnVis ligger det ferdige forslag til dette og andre måldokumenter. Måldokumentene kan brukes som de er, men kan også endres og redigeres hvis du ønsker det. Mål for HMS-arbeidet finner du under Måldokumenter på siden Helse, miljø og sikkerhet.
Dokumentasjon av organisasjon og ansvarsfordeling
Ved eltilsyn vil du kunne bli bedt om å dokumentere hvordan ansvarsområder er fordelt blant deg og dine kolleger. Daglig leder, HMS-ansvarlig, Utstyrsansvarlig og Kvalitetsansvarlig er eksempler på slike ansvarsområder. I tillegg til dokumentasjon av ansvarsfordeling, skal det også være beskrivelse av hvert ansvarsområde og oversikt over hvilke rutiner som hører til.
TrinnVis har forhåndsdefinerte ansvarsområder som fordeles på personalet. Hvert ansvarsområde har rutiner som beskriver hva som skal gjøres og hvordan. På siden Organisasjon finner du oversikt over de ansatte som er registrert i TrinnVis og ansvarsområdene disse er tildelt.
Dokumentasjon av elektromedisinsk utstyr
Ved eltilsyn vil du bli bedt om å fremlegge en komplett oversikt over virksomhetens elektromedisinske utstyr. Hver enkelt utstyrsenhet skal kunne identifiseres fysisk ut fra informasjonen i oversikten, og må derfor inkludere utstyrets ID eller serienummer. Er det utstyr som krever oppfølging – f.eks. regelmessig service, bytte av filter osv. – skal dette også fremkomme. Du vil kunne bli bedt om å dokumentere rutiner for oppfølging og kassering av medisinsk utstyr.
I TrinnVis utstyrsoversikt registrerer virksomheten din enkelt elektromedisinsk utstyr i tråd med kravene fra DSB. Ved eltilsyn vil du bli bedt om å dokumentere at dere har en vedlikeholdsplan for utstyret. Dette gjør du i utstyrsoversikten ved å opprette rutiner og oppgaver for oppfølging av utstyr som krever dette.
Rutiner for opplæring
En viktig del av et eltilsyn er å sjekke at virksomheten har rutiner for opplæring i bruk av elektromedisinsk utstyr (EMU). Disse skal sikre at personalet har ferdighetene og kunnskapen som kreves for å bruke utstyr på en trygg måte. Virksomheten skal ha rutiner med ferdige prosedyrer for opplæring av nye ansatte og vikarer, og når virksomheten anskaffer nytt utstyr.
I TrinnVis er det forslag til rutine for opplæring av ansatte i bruk av elektromedisinske utstyr. Lære opp brukere av elektromedisinske utstyr (EMU) finner du under Utstyrsansvarlig på temasiden Utstyr.
Dokumentasjon av opplæring
Ved eltilsyn vil virksomheten din kunne bli bedt om å dokumentere at ansatte har fått opplæring i korrekt bruk av elektromedisinske utstyr.
I rutinen Lære opp brukere av elektromedisinske utstyr (EMU) finner du beskrivelse på hvordan du dokumenterer ansattes opplæring i utstyr som de bruker.
Avvikssystem
Virksomheten din skal ha et system for melding og behandling av avvik. Systemet skal være tilgjengelig for alle ansatte. Behandling av avvik er viktig for at virksomheten skal lære av uønskede hendelser, og iverksette tiltak for å unngå at det skjer igjen.
TrinnVis inneholder et komplett avvikssystem. Systemet gjør det enkelt å melde avvik, og behandle disse hvis nødvendig. Verktøyet for avviksbehandling inkluderer sjekkliste for når det er plikt om å melde avvik til eksterne, som Direktoratet for sikkerhet og beredskap (DSB), Arbeidstilsynet osv.
Dokumentasjon av risikovurderinger
Driver du en helsevirksomhet er det naturlig for deg å tenke gjennom hva som kan gå galt, f.eks. ved bruk av elektromedisinsk utstyr. Ved et eltilsyn vil du bli bedt om å dokumentere dette gjennom å fremvise risikovurderinger. I risikovurderingene beskriver du hva som kan gå galt, vurderer hvor stor sjanse det er for at det skjer og hvilke konsekvenser dette kan få. Er kalkulert risiko høy skal det iverksettes tiltak.
I TrinnVis er det ferdige forslag til risikovurderinger, og du kan også lage dine egne. Risikovurderingene gjennomføres og dokumenteres med den innebyggede risikokalkulatoren.
Prosedyre for å melde hendelser til DSB
Et avvik som ofte går igjen ved eltilsyn er manglende dokumentert prosedyre for å melde fra til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Hendelser og nesten-uhell som involverer bruk av medisinsk utstyr, og som har eller kunne ha ført til alvorlig personskade, skal meldes til DSB.
I TrinnVis er prosedyre for å melde hendelser til DSB innebygget i avvikssystemet. En sjekkliste forteller deg når og hvordan hendelser skal meldes. Dette er også beskrevet i rutinen Melde avvik.
System for internkontroll
Virksomheter skal ved eltilsyn kunne dokumentere at de har et system for internkontroll og internrevisjon.
TrinnVis er et komplett internkontrollsystem med etableringsoppgaver knyttet til hvert ansvarsområde. Når disse etableringsoppgavene er markert som utført i TrinnVis, vil systemet gi årlige påminnelser til ansvarlig person om at de skal kontrolleres på nytt. Disse gjentagende oppgavene blir da en del av virksomhetens systematiske internkontroll/internrevisjon.
Rådgivning og hjelp
Trenger du hjelp til å forberede deg? TrinnVis-brukere kan få rådgivning om hvordan virksomheten kan klargjøres før eltilsyn, eller hvordan avvik kan rettes opp. Vil du vite mer? Ta kontakt, så hjelper vi deg!
TrinnVis brukes av flere tusen norske leger, tannleger, fysioterapeuter og andre helsearbeidere, og vi samarbeider med en rekke profesjonsorganisasjoner for å sørge for at systemet tilfredsstiller de høye kvalitetskravene som stilles til helsevirksomheter. Hvis du er medlem av en av disse organisasjonene, får du medlemsrabatt.
Avvik kan høres negativt ut, som om noen skal pekes ut som skyldig. Men det handler egentlig om å oppdage noe som ikke oppfyller definerte krav eller standarder. Det kan være myndighetenes minimumskrav i form av lover og forskrifter, eller interne krav som virksomheten selv har satt. Avvik kan være alt fra kommunikasjonssvikt, feil på utstyr, uhell, menneskelige feil eller pasientklager, og bør alltid registreres og følges opp.
Den som først blir oppmerksom på avviket skal sørge for rapportering. Du kan konferere med kollega hvis du er i tvil om saken. En hendelse som ikke har gitt skade, men kunne ha gjort det, skal også registreres. Avviksmeldingen leveres direkte i TrinnVis, eller fra appen TrinnVis.
Når virksomheten din registrerer og behandler store og små avvik på en systematisk måte er det forbedringsarbeid i praksis. En viktig strategi for å forebygge alvorlige feil er å registrere et stort antall feil og nesten-feil. For å klare det må vi skape en åpen kultur der nesten-feil anses som kilde til kvalitetsforbedrende diskusjoner og prosedyrerevisjoner, ikke som uttrykk for personlig slurv som skal straffes.
Et avvik defineres som en uønsket eller uforutsett hendelse som faller utenfor normalen. I helsesektoren er de mest alvorlige avvikene ofte knyttet til hendelser som kan føre til skade på pasienter, som for eksempel brudd på datasikkerhet eller medisinske feil. Mindre alvorlige hendelser, som at døren til kontoret står ulåst om morgenen eller at kaffetrakteren har stått på over natten, regnes også som avvik som bør rapporteres. Selv om konsekvensene kan virke små i øyeblikket, kan slike avvik ha større konsekvenser i fremtiden.
En nøkkel til bedre kvalitet og sikkerhet
Linda Luu, allmennlegespesialist og daglig leder i Helsekontor Forvaltning, er lidenskapelig opptatt av effektiv drift på legekontorer. Hun understreker viktigheten av god avvikshåndtering for å sikre et trygt arbeidsmiljø for ansatte og forbedret pasientsikkerhet.
Allmennlegespesialist og daglig leder i Helsekontor Forvaltning, Linda Luu, deler av sine erfaringer og fremhever hvordan hun mener at systematisk håndtering av avvik kan bidra til å forbedre både pasientenes opplevelse og arbeidsmiljøet for de ansatte.
– Da jeg selv var fastlege, merket jeg ofte at det var en distanse mellom hvordan vi fastleger oppfattet driften, og hvordan de andre ansatte og pasientene faktisk opplevde hverdagen på legekontoret, sier Luu. I dag, som daglig leder i Helsekontor Forvaltning, bruker hun aktivt tydelig og systematisk avvikshåndtering for å gjøre dette skillet mindre.
Helsekontor Forvaltning tilbyr tjenester innen drift og forvaltning av fastlegekontorer. Når de arrangerer møter for sine legekontor-kunder, har de satt opp avvik som et fast punkt på møtene, hvor alle avvik blir tatt opp og behandlet i tråd med rutiner som ligger i TrinnVis. Dette gir ledelsen en mulighet til å identifisere systemfeil som kan påvirke både ansatte og pasienter. – Vi er ikke ute etter å ta enkeltpersoner. Det handler om å se på hvor driften kan forbedres, sier Luu. – Vi motiverer både leger og helsesekretærer til å melde avvik på alt, fordi det handler om å finne systemfeil, ikke å ‘ta’ noen, sier hun. – Dette hjelper de til å identifisere mønstre i feilene og slik blir det enklere å se hva som kan gjøres for å forbedre praksisen.
Da jeg ble daglig leder, ble jeg mer opptatt av å ta imot tilbakemeldinger om hvordan ting fungerer i praksis – og særlig hvordan ting ikke fungerer. Uten et ordentlig avvikssystem som hjelper til med å systematisere avvikene, er det vanskelig å få en klar forståelse av utfordringene som oppstår på legekontoret.
Viktig kilde til læring og forbedring
TrinnVis har en superenkel app for å melde avvik, videre avviksbehandling og automatisk veiledning for vidererapportering.
Det er viktig at alle de ansatte har tilgang til appen og har mulighet for å melde avvik. Det er mulig å sende avviket med begrenset tilgang og å melde avviket anonymt.
Hvis du vil, kan du gi utfyllende informasjon til mottaker når du sender meldingen.
God avvikshåndtering begynner hos ledelsen. Det er ledelsens ansvar å følge opp rapporterte avvik, gi ros til de som melder avvik, og sørge for at det blir gjort nødvendige endringer. Det å ha avvik som et fast punkt på møter er et viktig steg for å sikre at problemene blir tatt opp og behandlet på en systematisk måte.
God avvikshåndtering gir en struktur for tilbakemeldinger fra både ansatte og pasienter, slik at ledelsen kan identifisere områder som trenger forbedring. Avvikene kan være alt fra mindre operasjonelle detaljer til alvorlige hendelser, som feilhåndtering av medisinsk utstyr. Luu forklarer at hvis det ikke finnes en kultur for å melde og håndtere avvik, mister man en viktig kilde til læring og forbedring.
De fleste feilene ligger ikke hos enkeltpersoner, men i rutinene og praksisen. Hvis man ikke har et ordentlig avvikssystem, eller ikke bruker det man har, så er det vanskelig å kartlegge hvordan det egentlig står til med legekontoret.
Få avvikshåndtering på agendaen
For små virksomheter uten en etablert kultur for å drive med avviksbehandling, kan det være utfordrende å komme i gang, særlig når personalet har ulik forståelse av hva som egentlig defineres som et avvik. Denne usikkerheten kan føre til at det blir vanskelig å komme i gang. Derfor anbefaler vi å ta opp temaet i et møte hvor man går gjennom noen konkrete eksempler og blir enig om et felles nivå for hva som skal meldes som avvik. I den sammenhengen er det også nyttig å sørge for at alle har tilgang til den nye TrinnVis-appen, slik at de kan teste ut å melde et avvik. Samtidig kan man avtale hvem som skal motta ulike typer avvik, for eksempel dataansvarlig eller kvalitetsansvarlig.
En tryggere hverdag – for alle!
I TrinnVis er det veldig enkelt å melde et avvik. Det går fort og alle kan klare det. Ved hjelp av ferdige forslag til rutiner som ligger i TrinnVis, og automatisk veiledning for vidererapportering, sikres kontinuerlig forbedring på en enkel og oversiktlig måte.
Et godt system kombinert med en kultur for åpenhet kan forbedre kvaliteten på legekontorets tjenester, og skape en tryggere og mer effektiv arbeidsplass. Dette gjør at tilliten til både ansatte og pasienter blir bedre.
Hvis avvikene bare forsvinner ut i det blå uten oppfølging, mister de ansatte tillit. Med fokus på åpenhet og læring skaper ledelsen derimot et arbeidsmiljø der de ansatte føler seg trygge på å melde inn avvik – noe som igjen fører til bedre pasientsikkerhet og tryggere legekontorer.
Avvik kan høres negativt ut, som om noen skal pekes ut som skyldig. Men det handler egentlig om å oppdage noe som ikke oppfyller definerte krav eller standarder. Det kan være myndighetenes minimumskrav i form av lover og forskrifter, eller interne krav som virksomheten selv har satt. Avvik kan være alt fra kommunikasjonssvikt, feil på utstyr, uhell, menneskelige feil eller pasientklager, og bør alltid registreres og følges opp.
Den 16. oktober 2024 inviterer Helsekontor Forvaltning, i samarbeid med NorEngros Johs. Olson, til et spennende seminar med temaet “Pulsen opp for optimal drift av legekontoret.” Her vil TrinnVis holde innlegg om hvordan god avvikshåndtering bidrar til en mer effektiv og trygg drift.
Den som først blir oppmerksom på avviket skal sørge for rapportering. Du kan konferere med kollega hvis du er i tvil om saken. En hendelse som ikke har gitt skade, men kunne ha gjort det, skal også registreres. Avviksmeldingen leveres direkte i TrinnVis, eller fra appen TrinnVis.
Når virksomheten din registrerer og behandler store og små avvik på en systematisk måte er det forbedringsarbeid i praksis. En viktig strategi for å forebygge alvorlige feil er å registrere et stort antall feil og nesten-feil. For å klare det må vi skape en åpen kultur der nesten-feil anses som kilde til kvalitetsforbedrende diskusjoner og prosedyrerevisjoner, ikke som uttrykk for personlig slurv som skal straffes.
Et avvik defineres som en uønsket eller uforutsett hendelse som faller utenfor normalen. I helsesektoren er de mest alvorlige avvikene ofte knyttet til hendelser som kan føre til skade på pasienter, som for eksempel brudd på datasikkerhet eller medisinske feil. Mindre alvorlige hendelser, som at døren til kontoret står ulåst om morgenen eller at kaffetrakteren har stått på over natten, regnes også som avvik som bør rapporteres. Selv om konsekvensene kan virke små i øyeblikket, kan slike avvik ha større konsekvenser i fremtiden.
En nøkkel til bedre kvalitet og sikkerhet
Linda Luu, allmennlegespesialist og daglig leder i Helsekontor Forvaltning, er lidenskapelig opptatt av effektiv drift på legekontorer. Hun understreker viktigheten av god avvikshåndtering for å sikre et trygt arbeidsmiljø for ansatte og forbedret pasientsikkerhet.
Helsekontor Forvaltning er en av Norges første og største totalleverandør av tjenester innen drift og forvaltning for fastlegekontorer.
Allmennlegespesialist og daglig leder i Helsekontor Forvaltning, Linda Luu, deler av sine erfaringer og fremhever hvordan hun mener at systematisk håndtering av avvik kan bidra til å forbedre både pasientenes opplevelse og arbeidsmiljøet for de ansatte.
– Da jeg selv var fastlege, merket jeg ofte at det var en distanse mellom hvordan vi fastleger oppfattet driften, og hvordan de andre ansatte og pasientene faktisk opplevde hverdagen på legekontoret, sier Luu. I dag, som daglig leder i Helsekontor Forvaltning, bruker hun aktivt tydelig og systematisk avvikshåndtering for å gjøre dette skillet mindre.
Helsekontor Forvaltning tilbyr tjenester innen drift og forvaltning av fastlegekontorer. Når de arrangerer møter for sine legekontor-kunder, har de satt opp avvik som et fast punkt på møtene, hvor alle avvik blir tatt opp og behandlet i tråd med rutiner som ligger i TrinnVis. Dette gir ledelsen en mulighet til å identifisere systemfeil som kan påvirke både ansatte og pasienter. – Vi er ikke ute etter å ta enkeltpersoner. Det handler om å se på hvor driften kan forbedres, sier Luu. – Vi motiverer både leger og helsesekretærer til å melde avvik på alt, fordi det handler om å finne systemfeil, ikke å ‘ta’ noen, sier hun. – Dette hjelper de til å identifisere mønstre i feilene og slik blir det enklere å se hva som kan gjøres for å forbedre praksisen.
Da jeg ble daglig leder, ble jeg mer opptatt av å ta imot tilbakemeldinger om hvordan ting fungerer i praksis – og særlig hvordan ting ikke fungerer. Uten et ordentlig avvikssystem som hjelper til med å systematisere avvikene, er det vanskelig å få en klar forståelse av utfordringene som oppstår på legekontoret.
Viktig kilde til læring og forbedring
God avvikshåndtering begynner hos ledelsen. Det er ledelsens ansvar å følge opp rapporterte avvik, gi ros til de som melder avvik, og sørge for at det blir gjort nødvendige endringer. Det å ha avvik som et fast punkt på møter er et viktig steg for å sikre at problemene blir tatt opp og behandlet på en systematisk måte.
God avvikshåndtering gir en struktur for tilbakemeldinger fra både ansatte og pasienter, slik at ledelsen kan identifisere områder som trenger forbedring. Avvikene kan være alt fra mindre operasjonelle detaljer til alvorlige hendelser, som feilhåndtering av medisinsk utstyr. Luu forklarer at hvis det ikke finnes en kultur for å melde og håndtere avvik, mister man en viktig kilde til læring og forbedring.
De fleste feilene ligger ikke hos enkeltpersoner, men i rutinene og praksisen. Hvis man ikke har et ordentlig avvikssystem, eller ikke bruker det man har, så er det vanskelig å kartlegge hvordan det egentlig står til med legekontoret.
Hvordan begynner vi da?
Med Overblikk får du raskt innsikt i hva som skjer og hva som kreves av deg, slik at du kan holde deg oppdatert og effektiv i din arbeidsdag. Aktive avvik oppdateres løpende etterhvert som de blir registrert.
Ved et tilsyn er det forventet at virksomheten har registrerte avvik. Når avviksmeldingen er registrert, veileder TrinnVis deg enkelt videre i avviksbehandlingen. Med TrinnVis har du full oversikt over aktive og ferdigbehandlede avvik.
For små virksomheter uten en etablert kultur for å drive med avviksbehandling, kan det være utfordrende å komme i gang, særlig når personalet har ulik forståelse av hva som egentlig defineres som et avvik. Denne usikkerheten kan føre til at det blir vanskelig å komme i gang. Derfor anbefaler vi å ta opp temaet i et møte hvor man går gjennom noen konkrete eksempler og blir enig om et felles nivå for hva som skal meldes som avvik. I den sammenhengen er det også nyttig å sørge for at alle har tilgang til den nye TrinnVis-appen, slik at de kan teste ut å melde et avvik. Samtidig kan man avtale hvem som skal motta ulike typer avvik, for eksempel dataansvarlig eller kvalitetsansvarlig.
En tryggere hverdag – for alle!
Avvikshåndtering er integrert i den daglige driften på fastlegekontorene som Helsekontor Forvaltning drifter, hvor avvikene systematisk følges opp i TrinnVis. I TrinnVis er det veldig enkelt å melde et avvik. Det går fort og alle kan klare det. Ved hjelp av ferdige forslag til rutiner som ligger i TrinnVis, sikres kontinuerlig forbedring på en enkel og oversiktlig måte.
Et godt system kombinert med en kultur for åpenhet kan forbedre kvaliteten på legekontorets tjenester, og skape en tryggere og mer effektiv arbeidsplass. Dette gjør at tilliten til både ansatte og pasienter blir bedre. – Når pasientene eller de ansatte får vite at deres tilbakemeldinger blir tatt opp i systemet, føler de seg mer ivaretatt, sier Luu.
Hvis avvikene bare forsvinner ut i det blå uten oppfølging, mister de ansatte tillit. Med fokus på åpenhet og læring skaper ledelsen derimot et arbeidsmiljø der de ansatte føler seg trygge på å melde inn avvik – noe som igjen fører til bedre pasientsikkerhet og tryggere legekontorer.
“Pulsen opp for optimal drift av legekontoret”
Den 16. oktober 2024 inviterer Helsekontor Forvaltning, i samarbeid med NorEngros Johs. Olson, til et spennende seminar med temaet “Pulsen opp for optimal drift av legekontoret.”
Det blir et seminar med variert og relevant innhold, med foredragsholder Kaveh Rashidi og innleggsholdere, gruppearbeid og paneldebatt med samarbeidspartnere som TrinnVis, Fürst, NorEngros Johs. Olsen, Medic-IT og Millor.
Linda Luu håper at seminaret vil inspirere ledere og ansatte til å se at avvikshåndtering er en viktig ressurs for læring og utvikling på legekontorene.
– Dette er en unik mulighet for ledere og ansatte til å forstå hvordan et godt system kombinert med en kultur for åpenhet kan forbedre kvaliteten på tjenestene på legekontoret og skape en tryggere og mer effektiv arbeidsplass, avslutter hun.
Høstkampanje: Gratis etablering og abonnement på TrinnVis ut året!
Høsten er for mange en hektisk periode, og derfor er det ekstra viktig å ha gode rutiner for tidsstyring og effektivitet på plass. Vi vet at din tid er dyrebar, og derfor vil vi minne deg om hvordan TrinnVis kan hjelpe deg med å frigjøre tid og fokusere på det som virkelig betyr noe – pasientbehandling.
TrinnVis er utviklet for å forenkle og effektivisere driften av din praksis. Ved å samle alle nødvendige verktøy og funksjoner på ett sted, kan du enkelt holde oversikt over oppgaver og avtaler. Med TrinnVis bruker du mindre tid på administrasjon og mer tid på pasientene.
Nå tilbyr vi gratis etablering og abonnement på TrinnVis ut året. Det betyr at du kan komme i gang uten oppstartskostnader og bruke systemet kostnadsfritt til 31. desember 2024.
Ved registrering blir du bedt om å legge inn informasjon om din virksomhet, som bransje og antall ansatte. Er du medlem hos en av våre samarbeidspartnere, oppgir du dette. Da får du automatisk 30% rabatt på abonnementet ditt.
Jannes tips til deg som vil komme i gang med TrinnVis
Bruk systemet hver dag og gjør det til en vane.
Legg inn oppgaver og bruk bemanningskalenderen for å få oversikt.
Det tar litt tid å legge inn alt, men du trenger jo ikke gjøre alt på én gang.
Bli kjent med det som du føler er viktigst for deg. For min del var det bemanningskalenderen. Pluss det å legge inn utstyr, slik at vi kunne ta i bruk internkontrollene. Og det gjør jo alle legekontor. Hvis du har personale og utstyr registrert, så har du jo egentlig ganske mye på plass.
Bli med på vårt nettkurs: «Trygg og effektiv drift av helsekontoret»
Onsdag 20. november 2024 tilbyr vi et 2,5 timers nettkurs for helsepersonale i «Trygg og effektiv drift av helsekontoret». Kurset gir en praktisk innføring i hvordan TrinnVis brukes til å strukturere og effektivisere driften, med spesiell vekt på bemanning, utstyr, rutiner, HMS og møteverktøyet.
Kursene passer for alle som bruker TrinnVis, men helsepersonale med noe administrativt ansvar vil ha størst utbytte. Deltagerne får praktisk innføring i hvordan TrinnVis brukes til å strukturere og effektivisere driften av virksomheten.
Påmelding er bindende. Kursavgift faktureres etter kurset. Nye TrinnVis-abonnenter får gratis etablering på TrinnVis i forbindelse med kurset.
Vi har brukt bemanningskalenderen aller mest, men jeg lærte jo på kurset nå at vi kan jo bruke TrinnVis til så mye mer enn det! Det med oppgaver og tildeling av oppgaver var nytt for meg som jeg ikke har brukt, men det er tatt i bruk nå. – Janne Lie, helsesekretær Les hele intervjuet med Janne
Medlemsfordel for Legeforeningens medlemmer: 30% rabatt på TrinnVis
TrinnVis er et brukervennlig system for enklere drift, HMS og kvalitet, utviklet av leger med lang erfaring. Systemet forenkler driften og forbedrer pasientsikkerheten ved legekontoret. TrinnVis samarbeider med Den Norske Legeforening, og er det mest brukte systemet blant spesialist- og allmennlegepraksiser. Medlemmer av Legeforeningen får automatisk 30% rabatt på TrinnVis-abonnementet.
Utviklingen av TrinnVis begynte som et prosjekt med støtte fra Den Norske Legeforening og Helsedirektoratet. Samarbeidet med Legeforeningen har vært en nøkkelfaktor i systemets utvikling og innhold. TrinnVis er blitt et uunnværlig verktøy for helsevirksomheter som ønsker å drive i tråd med gjeldende lover og forskrifter.
TrinnVis er ikke bare et system som hjelper deg å oppfylle regelverk, men også en samling nyttige verktøy som forenkler arbeidshverdagen og forbedrer pasientsikkerheten ved legekontoret.
TrinnVis har abonnementer tilpasset virksomhetens størrelse og behov. Uansett hvilket abonnement du velger, får du de 30 første dagene gratis. Hvis du avbestiller innen denne tiden, betaler du ingenting.
Medlemmer av Legeforeningen får automatisk 30% rabatt på TrinnVis.
Vi bruker informasjonskapsler
Vi registrerer opplysninger om deg, og bruker egne og tredjeparts informasjonskapsler (cookies) til å
understøtte nettstedets funksjonalitet til eksempelvis å gi deg en bedre og raskere tjeneste
utarbeide statistiske analyser av din bruk av nettstedet for å forbedre brukeropplevelsen
vise deg målrettet markedsføring på andre nettsteder
Hvis du vil vite mer om disse formålene og hvordan dine opplysninger blir delt med andre, trykk på «Les mer».
Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke ved å gå inn på Personvernerklæring.
Les mer
Aksepter alle
Nødvendige
Nødvendige informasjonskapsler inneholder grunnleggende informasjon for at siden skal fungere. Disse lagres derfor uten samtykke.
Funksjonelle
Funksjonelle informasjonskapsler lagrer opplysninger som endrer måten hjemmesiden ser ut eller oppfører seg på, f.eks. ditt foretrukne språk eller den regionen du befinner deg i.
Statistiske
Statistiske informasjonskapsler samler informasjon som hjelper oss i TrinnVis med å forstå hvordan besøkende samhandler med hjemmesiden.
Markedsføring
Disse informasjonskapslene brukes til å spore besøkende på tvers av hjemmesider. Hensikten er å vise relevante annonser for den enkelte brukeren, fra TrinnVis og tredjepartsannonsører.
