Ansvarsfordeling
I mindre virksomheter kan viktige ansvarsområder lett bli oversett, fordi man ikke har egne stillinger som personalansvarlig, dataansvarlig osv.
I TrinnVis er alt ansvar og alle faste rutiner gruppert i egne ansvarsområder, som igjen tildeles personer. Det blir ofte flere ansvarsområder på hver person, men inndelingen gjør det likevel tydeligere hvem som har ansvar for hva.
TrinnVis kommer med en rekke ferdige ansvarsområder, med hver sine ansvarsbeskrivelser og faste rutiner. Dette er noen av dem:
- Daglig leder
- Personalansvarlig
- Økonomiansvarlig
- Dataansvarlig
- Smittevernansvarlig
- HMS-ansvarlig
Alle ansvarsområder er fritt redigerbare, og kan også slettes hvis du ikke ønsker å bruke dem. Du kan også lage dine egne ansvarsområder og rutiner.
Noe av det første du bør gjøre når du tar TrinnVis i bruk, er å fordele disse ansvarsområdene. Da sørger du for at flest mulig deltar i arbeidet med å etablere styringssystemet og tilpasse innholdet.
Roterte ansvarsområder
Noen ansvarsområder bør være fast tildelt én person over tid, men du kan også la ansvarsområder rotere på flere, f.eks hvis noen bytter på å lage lunsj eller ta telefonen. Da vil TrinnVis sørge for at påminnelser for oppgaver som hører til ansvarsområdet kommer til den personen som har ansvaret den dagen.
Omorganisere
Ved nyansettelser, langvarige sykmeldinger og andre endringer i personalet kan det fort bli behov for å omorganisere. Da kan du enkelt flytte et ansvarsområde med tilhørende rutiner til en annen person.