Koronakrisen gir kickstart for kvalitetsarbeid

Koronapandemien har ført til en holdningsendring blant norske helsevirksomheter. Mange som før oppfattet kvalitetsarbeid som unødvendig, tidkrevende og formelt ser nå behovet for og nytten av å ha et velfungerende kvalitetssystem.

Som leverandør av styrings- og kvalitetssystem for små og mellomstore helsevirksomheter opplevde vi i vår en uvanlig økning i nye brukere. I tillegg viste statistikker at eksisterende brukere endret sine vaner nærmest over natten. Virksomheter som tidligere hadde brukt TrinnVis en gang iblant begynte å bruke systemet oftere, mer aktivt og ansatte ble i større grad involvert i kvalitetsarbeidet.

Behov for nye verktøy

Vi opplevde at flere kontaktet oss for å få informasjon og anbefalinger, både om konkret smittevern og hvordan de best kunne utnytte systemet. De som ikke hadde TrinnVis ville vite mer om hvordan et styrings- og kvalitetssystem kunne hjelpe dem under krisen. Mange som tok kontakt hadde liten erfaring i å ha og bruke et styrings- og kvalitetssystem. Nå var det tydelig at de manglet verktøy til å sikre trygg drift, og få orden og oversikt over nye og gamle regler.

For oss i TrinnVis var dette en endring som vi fulgte med stor interesse. Hva var det med koronasituasjonen som gjorde at vi så denne endringen?

Det innlysende svaret er som nevnt et plutselig og ekstra stort behov for verktøy som kan hjelpe i en ny og usikker hverdag. Det andre aspektet kom til syne litt lenger ut i pandemien. Det handlet om tid, eller rettere sagt mangelen på tid. Mangelen på tid har vi i TrinnVis alltid blitt fortalt er hovedårsak til at tusenvis av praksiser ikke gjør så mye forbedringsarbeid som de selv sier at de ønsker og bør. For ingen er motstander at kvalitetsarbeid. Det er bare det at det tar så mye tid! Og er så lite nyttig! Og så byråkratisk og langt fra virkeligheten. Men plutselig kom virkeligheten nærmere for oss alle.

En ny type usikkerhet

Mandag 16. mars måtte et stort antall helsevirksomheter stenge ned. Blant våre brukere gjaldt dette spesialister, tannleger, fysioterapeuter, kiropraktorer, manuellterapeuter og psykologer. I løpet av få timer gikk mange i disse yrkesgruppene fra full drift til full stans. Legekontor kunne fremdeles holde åpent, men med strenge krav om færre pasienter og å overholde nye smittevernkrav. Man fryktet at disse kom til å bli rent ned av pasienter. Isteden opplevde man at pasientene uteble.

Felles for legene og de andre yrkesgruppene var at de noen uker ut i pandemien plutselig hadde «tid til overs». Helsevirksomheter hadde nå tid og overskudd til å drive kvalitetsarbeid. Dette er også en av problemstillingene som ofte dukker opp når vi snakker med ledere og ansatte i små og mellomstore praksiser. Selv om systematisk kvalitetsarbeid er pålagt, er det vanskelig å finne tid til dette når listene sprenges og venterommet er fullt.

En annen faktor vi mener var avgjørende for at flere fikk øynene opp for kvalitetsarbeid, var det økte behovet for bedre organisering og planlegging. I en urolig tid trengte man bedre styring og kontroll på alle sider ved driften. Smittevern, karantene, renhold, informasjonsflyt, personvern, organisering – og til og med økonomi og permitteringer måtte det plutselig tenkes nytt om. Fra å være stabil og forutsigbar kom de små helsevirksomhetene over natten i en situasjon som krevde nye handlingsmønstre på ubestemt tid. Mange ble også brått mer oppmerksomme på det store ansvaret de har for ansatte og kolleger de jobber sammen med.

Stort behov for nok og riktig informasjon

Med hyppige oppdateringer av retningslinjer, virksomhetskrav og rettigheter for ansatte var informasjonsbehovet blant helsevirksomheter i denne perioden enormt. Samtidig måtte man forholde seg til flere ulike kilder, og for mange var dette forvirrende og kompliserende. Dette gjaldt også konkret for smittevern. Selv om godt smittevern alltid har vært en selvfølge i helsevirksomheter, var det få som faktisk hadde nedskrevne rutiner for basalt smittevern før koronapandemien traff oss. Mange ønsket derfor tydeligere råd og retningslinjer de kunne bruke uten å lure på om de gjorde for mye eller for lite.

Her må vi også se på den viktige rollen de forskjellig yrkesgruppenes organisasjoner har hatt i den situasjonen vi er i nå, både når de gjelder press og råd overfor myndighetene og for informasjonsflyten. Arbeidet de har lagt ned for å støtte sine medlemmer når drift måtte reduseres eller virksomheter stenges har vært uvurderlig og viser viktigheten av sterke og gode organisasjoner. Det samme gjelder det store arbeidet som ble gjort da helsevirksomheter skulle starte opp driften igjen under strenge smittevernkrav. I en periode rådet det stor usikkerhet om hvilke konkrete krav de forskjellige bransjene måtte forholde seg til. Her opplevde vi at organisasjonene sikret sine medlemmer god informasjon.
Allmennlegenes innsatsgruppe Covid-19 og Skil (Senter for kvalitet i legekontor) må også nevnes her. Innsatsgruppen har sørget for å gi praktisk og solid informasjon under pandemien, og Skil har gjort en svært nyttig jobb med å samle medisinsk info for legekontor.

Fra støvete permer til aktivt og integrert styringssystem

I Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring innen helse- og omsorgstjenesten pålegges helsevirksomheter å drive kvalitetsarbeid. Formålet er «å bidra til faglig forsvarlige helse- og omsorgstjenester, kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet, og at øvrige krav i helse- og omsorgslovgivningen etterleves.»

Nytt i forskriften som kom i 2016 er kravet til styringssystem. Kvalitetsarbeid er ikke lenger noe som skal gjøres ved siden av den vanlige driften, men derimot være en naturlig del av styringen og driften av helsevirksomheten. Styringssystemet håndterer «hvordan virksomhetens aktiviteter planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres i samsvar med helse- og omsorgslovgivningen». Kontroll, god orden og organisering på kontoret i tillegg til kliniske forbedringsprosjekter utgjør kvalitetsarbeidet. Styringssystemet er verktøyet som sikrer at rett person gjør det rette, på rett måte og til rett tid.

Stor forskjell på nivået for kvalitetsarbeid

Selv om forskriften pålegger helsevirksomheter å drive systematisk kvalitetsarbeid ser vi store forskjeller i hvordan dette forstås og praktiseres. Ut fra arbeidet som faktisk gjøres kan vi dele helsevirksomheter inn i tre grupper:

1. De som ikke driver kvalitetsarbeid
2. De som formelt sett driver kvalitetsarbeid
3. De som driver reelt kvalitetsarbeid

Det er interessant å se nærmere på hva som skiller de to siste gruppene. Gruppe to er helsevirksomheter som opp gjennom årene har samlet dokumenter i permer. De har et slags system, men både system og dokumenter er statiske og lite egnet for planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering. I denne gruppen kan vi nok også plassere noen av virksomhetene som bruker TrinnVis: Et par avvik er registrert, utstyrslisten er delvis oppdatert – men bruken av systemet er sporadisk og gjerne gjort som skippertak hvis bestemte situasjoner krever det. Det er i denne gruppen vi har merket størst endring i løpet av koronapandemien. Fra å bruke TrinnVis som passiv ryggdekning, arbeider de nå mer regelmessig og bruker systemet aktivt i driften av virksomheten sin.

Den tredje gruppen bruker styringssystemet som verktøy for daglige gjøremål og for å oppnå faktiske forbedringer. Noen felles kjennetegn ved disse er at de:

• bruker styringssystemet regelmessig og sørger for å oppdatere innhold
• klart fordeler plikter, ansvar og arbeidsoppgaver blant medarbeiderne
• bruker styringssystemet som kanal for å sikre at medarbeidere er oppdatert på lovverk, forskrifter og retningslinjer
• sjekker eller tilpasser dokumenter, rutiner og prosedyrer lokalt
• involverer alle medarbeiderne

Et aspekt som skiller helsevirksomheter som lykkes med kvalitetsarbeid fra andre er nettopp involvering av medarbeidere. Dette er også helt i tråd med forskriftens krav om å utnytte den samlede kompetansen i virksomheten. Vår erfaring er at kvalitetsarbeid klart fungerer best når alle deltar. Sammen identifiserer man lettere områder som kan og må forbedres. Når det oppstår feil, og forbedringsforslag skal gjøres om til reelle endringer, er de lettere å iverksette når alle har hatt mulighet til å delta i prosessene i forkant. De strenge smittevernkravene som kom med pandemien er et godt eksempel på dette. God intern kommunikasjon, tydelig ansvarsfordeling, godt samarbeid og et klart felles mål har for mange vært avgjørende for å lyktes med implementeringen av disse.

Godt rustet for en pandemi

Det er som sagt store forskjeller i hvilken grad norske helsevirksomheter driver systematisk kvalitetsarbeid. Men er det slik at «de flinkeste i klassen» klarer seg bedre under koronapandemien enn andre?

Dette bekreftes av tilbakemeldinger vi får fra brukerne våre. Selv om de bruker tid på å etablere et system for styring og kvalitet, sparer de både tid og ressurser når dette er gjort. De som driver systematisk med god kontroll og har fornøyde kolleger og medarbeidere, er bedre rustet for hurtige endringer og tilpasninger når situasjonen krever det.

Vi ser altså klare tegn til at koronapandemien har ført til en økning i kvalitetsarbeid blant helsevirksomheter og at mange i større grad ser nytten av dette. Vi får tilbakemeldinger om positive effekter av å ha et kvalitetssystem, og at man har helt annen opplevelse av det å drive en virksomhet. De har bedre oversikt og kontroll på driften, opplever at samarbeidet intern i virksomheten fungerer bedre, bruker mindre tid på å sette seg inn i nye krav og regelverk – og de føler seg generelt bedre rustet for å takle endringer som måtte komme.

Vil tidspresset igjen drepe kvalitetsarbeidet?

For å redusere utfordringene fremover er det viktig at vi alle er i forkant av utviklingen. TrinnVis vil i samarbeid med myndighetene og organisasjonene bidra til at korrekt og relevant informasjon kommer kjapt og målrettet ut til de som trenger den.

Når det gjelder tidspresset som mange små og mellomstore helsevirksomheter sliter med i en normal hverdag, støtter vi selvfølgelig innspill om at kvalitetsarbeid kompenseres eller gis som tellende poeng.

Vårt viktigste bidrag som leverandør av et styrings- og kvalitetssystem er å stadig forbedre og forenkle arbeidet som må gjøres, og presentere dette på en forståelig måte. Og vi vil aldri foreslå at det skal gjøres mer enn det som faktisk kreves av alle virksomhetene som sikrer en god og trygg folkehelse i dette landet.

Smittevern og personvern – hvilke regler gjelder?

Under koronapandemien må alle helsevirksomheter ha målrettede tiltak som verner pasienter og ansatte mot smitte. Flere av disse tiltakene innebærer innsamling og annen behandling av personopplysninger og er derfor underlagt personvernlovgivningen. Mange mangler kunnskap og fokus på dette. Hvordan er det hos dere?

Regelverket knyttet til personvern og smittevern er omfattende og kan være vanskelig å få oversikt over. Og selv om smittevern nå har mest fokus, er det viktig å sørge for å følge loven også når det gjelder personvern.

TrinnVis har oppdatert innhold som forenkler dette arbeidet. Nederst i denne artikkelen finner du en oversikt over hva som er nytt. TrinnVis-brukere som allerede har brukt personverndelen kan enkelt oppdatere denne med ferdiglagde tekster. For de som ikke har jobbet med personvern og GDPR er det på tide å begynne.

Krav ved behandling av koronarelaterte personopplysninger

Å behandle personopplysninger betyr all bruk av opplysningene – som innsamling, lagring, utlevering, endring, sletting osv. For helsevirksomheter er det spesielt viktig å være oppmerksom på hvilke regler som gjelder for innsamling og utlevering av personopplysninger. Dette gjelder både for pasienter og ansatte som er eller kan være smittet av koronaviruset. Det er også viktig å ha oversikt over hvordan behandlingen av personopplysninger skal sikres og dokumenteres for å være i samsvar med personvernlovgivningen.

Oversikt over behandlingen av personopplysninger må dokumenteres

For å forebygge smittespredning på arbeidsplassen og sikre et forsvarlig arbeidsmiljø under koronapandemien kan det være nødvendig å få oversikt over ansatte og deres situasjon. Ofte er det opplysninger som dette som bør innhentes:

• Smittestatus
• Karantene/isolasjon
• Nærkontakter i virksomheten
• Reiser til risikoområder
• Risikogrupper og tilretteleggingstiltak
• Andre opplysninger som er nødvendige for å sikre et trygt arbeidsmiljø

Flere av disse opplysningene regnes som helseopplysninger, og det stilles derfor strenge krav til hvordan de behandles og sikres.

Personvernlovgivningen krever at dere skal ha skriftlig og dokumenterbar oversikt over all behandling av personopplysninger som utføres i virksomheten. Det betyr at dere må kartlegge hvilke personopplysninger som behandles i forbindelse med koronapandemien, og dokumentere hvordan opplysningene behandles.
Det samme gjelder personopplysninger for pasienter eller andre smittede når dere yter smittevernhjelp etter smittevernloven, gir personlig smittevernveiledning eller utleverer personopplysninger til pasienters lege, kommunelegen eller andre.

Lovligheten av behandlingen må dokumenteres

I tillegg til oversikt over behandling av personopplysninger må dere dokumentere at dette gjøres i samsvar med de grunnleggende prinsipper for lovlig behandling av personopplysninger. Disse prinsippene krever blant annet at det etableres et gyldig behandlingsgrunnlag for hvert formål som personopplysningene brukes til. Det kreves også at det ikke samles inn flere personopplysninger enn strengt nødvendig og at personopplysningene slettes når formålet med behandlingen er oppfylt.

Informer om hvordan personopplysninger behandles

Det må gis informasjon til pasienter og ansatte om hvordan personopplysninger behandles. Informasjonen skal være utformet slik at det er lett å forstå:

• hva som gjøres med personopplysningene
• hvilke rettigheter ansatte/pasienter har
• hva de skal gjøre for å utøve sine rettigheter

Informasjonen skal være lett tilgjengelig og utformet på et enkelt, klart og forståelig språk.

Krav ved utlevering av personopplysninger

Hvis pasienter får påvist koronasmitte må dere handle raskt for å hindre videre smittespredning. En viktig del av dette er å informere myndighetene slik at smitten kan begrenses. Ved utlevering av taushetsbelagte personopplysninger må det foreligge lovhjemmel eller samtykke fra den det gjelder.

• Helsepersonell som mistenker eller påviser smittetilfeller av koronaviruset skal varsle kommuneoverlegen. Dette er viktig for å sikre at smitteverntiltak og kontaktsporing kan iverksettes så raskt som mulig
• Leger og laboratorium som påviser eller diagnostiserer et tilfelle av koronasmitte skal melde dette samme dag til MSIS gjennom vanlige meldingsrutiner

I tilfeller hvor ansatte blir smittet må det gjøres en konkret vurdering om utlevering av opplysninger til kolleger og ansatte. Arbeidsgivere har plikt til å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for alle ansatte, og kan dele informasjon internt om en smittet ansatt dersom det ansees som nødvendig.
Det skal imidlertid ikke utleveres mer informasjon enn nødvendig, og så langt det er mulig bør man unngå å indentifisere den som er smittet.

TrinnVis forenkler arbeidet med behandling av personopplysninger

Regelverket knyttet til person- og smittevern er omfattende og kan være vanskelig å få oversikt over. Likevel er det viktigere enn noensinne å sørge for at riktige smitteverntiltak etableres samtidig som den enkeltes personvern respekteres. TrinnVis har en oppdatert Personvern-del som forenkler dette.

• TrinnVis-brukere som allerede har dokumentert hvordan ikke-koronalrelaterte personopplysninger behandles kan enkelt oppdatere eksisterende dokumentasjon med ferdiglagde tekster. Disse ligger tilgjengelige i en ny rutine.
• TrinnVis har rutine for hvordan ansatte skal informeres om behandling av deres personopplysninger under koronapandemien, pluss en personvernerklæring som skal fylles ut. Den utfylte erklæringen deles enkelt med kolleger og ansatte via TrinnVis.
• Det er også lagt til nye rutiner i TrinnVis for hvordan pasienter skal informeres når deres personopplysninger behandles og utleveres i forbindelse med melding- eller varsling om smittsom sykdom.

Personvernerklæring og rutiner vedrørende smittevern og personvern finner du på temasidene Smittevern og Personvern og IKT i TrinnVis.

Det kan være vanskelig å vite hva som menes med behandling av personopplysninger, hva som må gjøres av risikovurderinger, hvordan alt skal dokumenteres og akkurat hvilken informasjon som er riktig å gi til ansatte og pasienter. Dette er den viktigste jobben TrinnVis gjør – nemlig å gjøre lover og regler forståelige, og ha ferdiglagde forslag som sparer tid og sikrer at dere driver lovlig.