Lagre viktige dokumenter i TrinnVis

Har virksomheten din fremdeles viktige dokumenter som kontrakter, avtaler og rapporter lagret i permer eller tilfeldige mapper på datamaskinen?
Da er det på tide å få orden på papirene! Last dem opp i TrinnVis og samle alt på ett sted. Da vet du alltid hvor dokumentene er og har dem tilgjengelige hvor som helst og når som helst.

Vi har nok alle opplevd febrilsk leting etter en kontrakt, en avtale eller et annet viktig dokument som vi bare må finne.
I TrinnVis kan du enkelt laste opp og samle disse viktige dokumentene på ett sted. Dokumenter som ligger i TrinnVis blir tilgjengelige fra alle digitale enheter – også nettbrett og smarttelefon – og kan skrives ut når det er nødvendig. Her er forslag til dokumenter som bør lagres i TrinnVis:

• Ansettelses- og arbeidsavtaler
• Kontrakter med leie- og oppdragstakere
• Kontrakt med huseier
• Avtaler med samarbeidspartnere
• Avtaler med leverandører
• Service- og vedlikeholdsrapporter på teknisk utstyr
• Manualer til teknisk utstyr

Dokumenter for ansatte, kolleger og samarbeidspartnere

Dokumenter som lagres i TrinnVis kan knyttes til enkeltpersoner, firma eller samarbeidspartnere som er registrert i systemet.
Enkelte steder i TrinnVis kan dokumenter lagres enten som avtaler eller vedlegg. Dokumenter som inneholder sensitiv informasjon, som kontrakter og lignende, bør alltid lagres som avtaler. Da er det mulig å begrense tilgangen til dem. For eksempel skal en ansettelseskontrakt kun være tilgjengelig for arbeidsgiver og den ansatte, og for ikke andre kolleger. Husleieavtaler, kontrakter med leie- og oppdragstakere og avtaler med samarbeidspartnere er andre dokumenter hvor tilgang bør begrenses.

TrinnVis er også et godt sted å lagre og samle kurs- og kompetansebevis for ansatte som har dette.

TrinnVis har forslag til arbeidsavtaler

I TrinnVis ligger det forslag til arbeidsavtaler som kan brukes ved ansettelse av nytt personale. Når en ansatt registreres i TrinnVis dukker avtaleforslaget automatisk opp på personens informasjonsside. Arbeidsavtalen kan fylles ut i TrinnVis og deretter skrives ut for signering. Avtalen bør deretter skannes og lagres i TrinnVis.
Hvis dere allerede har laget en annen kontrakt kan avtaleforslaget i TrinnVis slettes og erstattes med denne.

Dokumenter tilknyttet utstyr

Det er også mulig å laste opp og lagre dokumenter tilknyttet utstyr som ligger i TrinnVis Utstyrsoversikt. Dette kan være kjøpskvitteringer, servicerapporter, instruksjonsmanualer og lignende.
Du kan lagre flere dokumenter på hvert enkelt utstyr, som årlige rapporter for service og kalibrering. Husk å gi dokumentene unike navn før du laster dem opp slik at det er enkelt kan skille dem fra hverandre.

Møt høsten forberedt!

Byer som Bergen, Sarpsborg og Fredrikstad opplever dramatiske smittesituasjoner. Og med faren for nye lokale smitteutbrudd kan høsten og vinteren bli utfordrende for alle som jobber innen helse. 

Har dere beredskapen som kreves for å håndtere nye smitteutbrudd?

I Norge har vi hatt en lengre periode med god smitteutvikling. Nå peker pilene derimot feil vei i flere deler av landet. Anstrengelsene som er lagt ned av dere i helsevesenet så langt under koronapandemien har vært uvurderlig. Nå er det viktig å fortsette dette arbeidet og gjøre seg klar for høstens usikre utvikling.

Sørg for gode rutiner og retningslinjer

I tillegg til myndighetenes råd og anbefalinger vedrørende smittevern er det flere tiltak som kan og bør gjøres for å håndtere dagens usikre situasjon. Oppdaterte rutiner og retningslinjer for håndtering av korona og basalt smittevern er kanskje de viktigste.

Rutiner og retningslinjer som dekker de viktige områdene innen smittevern ligger allerede klare i TrinnVis. Disse kan brukes som de er, men kan også enkelt redigeres og tilpasses arbeidssituasjonen i din helsevirksomhet. Smittevern-innholdet i TrinnVis oppdateres kontinuerlig i tråd med myndighetenes råd og anbefalinger.

Bruk del-funksjonen i TrinnVis. Med den kan kolleger enkelt gjøres oppmerksom på viktig smittevern-innhold i TrinnVis, og få beskjed når det er gjort endringer i rutiner og andre TrinnVis-dokumenter som de bør vite om.

Viktig med klar ansvarsfordeling

Er dere flere som arbeider sammen? Da er klar ansvarsfordeling en viktig del av smittevernberedskapen. Hvem sørger for korrekt rengjøring? Hvem sikrer at dere har tilstrekkelig av verneutstyr og desinfisering? Hvem har ansvar for å utarbeide egne lokale smittevernrutiner?
Bruk TrinnVis til å fordele og dokumentere dette ansvaret.

Enkle grep som bedrer datasikkerheten

Private virksomheter og offentlige institusjoner har den siste tiden opplevd en dramatisk økning i alvorlige dataangrep. Angrepene har kommet som falske eposter og ved at uvedkommende bruker svakheter i systemer for å få tilgang til informasjon. Her er tips om hva du bør gjøre – og unngå å gjøre – for å bedre datasikkerheten i din virksomhet.

Falske eposter

Eposter er en vanlig måte å spre skadelige datavirus eller for å lokke deg til nettsider med farlig innhold. Pishing, hvor epostavsenderen ber deg om å oppgi sensitiv informasjon, er også blitt et stort problem.

Når du mottar eposter som virker mistenkelige eller for gode til å være sanne bør du stoppe opp og tenke deg om: Er avsenderen den som han/hun utgir seg for å være?
Hvis du er i tvil skal du ikke åpne vedlegg eller klikke på lenker. Her finner du tips om hvordan du kan sjekke om epost-avsender er ekte: nettvett.no

Skulle du likevel åpne et vedlegg eller trykke på en lenke som virker mistenkelig er det viktig å gi beskjed til dataansvarlig med det samme. Ved hurtig handling kan eventuelle skader begrenses.
Vet du forresten hvem som er dataansvarlig i din virksomhet?

Eksempler på falske eposter som mange har mottatt den siste tiden:

• Eposter med vedlegg som inneholder datavirus
• Eposter med falske fakturaer
• Meldinger om at betalingsinformasjon til abonnementstjenester som Netflix, Spotify, Microsoft etc. må oppdateres
• Tilbud om å delta i spørreundersøkelser og konkurranser
• Tilbud om å delta i investeringsprosjekter, gjerne med kryptovaluta som BitCoin

Du kan bli bedt om å sende sensitiv informasjon som personnummer, bankkontonummer og passord på epost. Epost er ikke en sikker kommunikasjonskanal, og dette må du selvfølgelig aldri gjøre uansett om forespørselen kommer fra en ekte eller mistenkelig avsender.

Bruk sterke passord og logg ut

Mange programmer og tjenester inneholder sensitiv informasjon og krever at du logger deg inn. Her er noen anbefalinger for hvordan du kan sikre deg mot at uvedkommende får tilgang til disse:

• Bruk totrinnsbekreftelse der det er tilgjengelig
• Logg ut av alle programmer og tjenester når du forlater datamaskinen – selv om det bare er for en kort stund
• Bruk sterke passord som inneholder små og store bokstaver, tall og gjerne spesialtegn som /_ ? ! #
• Ikke bruk samme passord til flere programmer
• Ikke del brukernavn og passord med andre

Dette er totrinnsbekreftelse

Totrinnsbekreftelse er et godt sikkerhetstiltak som er tilgjengelig på en rekke programmer og tjenester. I tillegg til brukernavn og passord mottar du med totrinnsbekreftelse en unik kode som brukes når du logger deg inn. Koden kan komme via SMS eller en egen app på mobiltelefon.

Oppdater programmer

Operativsystemer og dataprogrammer oppdateres jevnlig for å rette feil og mangler knyttet til sikkerheten. Dette gjelder spesielt for virusprogram og brannmur, hvor regelmessige oppdateringer sørger for at de holder tritt med de nyeste truslene.
Sørg alltid for at programmene oppdateres når du får beskjed om dette. Da minsker du sjansene for virus og at uvedkommende får tilgang.

Unngå å bruke utdaterte programmer og operativsystemer. Internet Explorer, Windows XP og Windows 7 er noen eksempler. Disse oppdateres ikke lengre, og kan ha alvorlige sikkerhetshull som gjør datamaskiner og dataanlegg sårbare for angrep.

Ha oversikt over virksomhetens dataanlegg

Et viktig tiltak for bedre datasikkerheten i din virksomhet er å ha kontroll over eget dataanlegg. Hvilke enheter finnes i nettverket? Hvor og hvordan lagres og behandles persondata og annen sensitiv informasjon? Hvem har tilgang til de forskjellige systemene? Skal det tas back-up?
Datatilsynet krever at helsevirksomheter har full oversikt, og i TrinnVis er det et eget verktøy for dette kalt Persondata og dataanlegg.

Vær forberedt – gjør risikovurderinger

Datasikkerhet handler om å være forberedt. Hva er sjansen for at det oppstår en hendelse som påvirker datasikkerheten? Hva er konsekvensene hvis det skjer? Bør tiltak vurderes i forkant for å hindre dette? Alt dette er viktig å tenke gjennom på forhånd.
I TrinnVis ligger det ferdige forslag til risikovurderinger for IKT og datasikkerhet. Dataansvarlig bør gå gjennom disse risikovurderingene og lage rutiner i TrinnVis for hva som skal gjøres hvis dere blir utsatt for et dataangrep.

Registrer avvik og lær av dem

Skulle det oppstå brudd på datasikkerheten er det viktig at hendelsen registreres og dokumenteres. Da kan erfaringene brukes til å unngå at det skjer igjen. TrinnVis har verktøy for enkel rapportering og håndtering av avvik. Avviksverktøyet gir deg også råd om hvilke offentlige instanser som eventuelt må kontaktes ved alvorlige hendelser.

Bruk TrinnVis til medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtalen er en viktig ressurs for å avklare forventninger og mål, og for å sikre godt samarbeid på arbeidsplassen. Med verktøyene og dokumentene som ligger klare i TrinnVis kan samtalene planlegges og gjennomføres på en god måte og effektiv måte.

Rutiner for personalansvarlig og ansatt

I TrinnVis ligger det ferdiglagde rutiner for medarbeidersamtaler. Rutinen Gjennomføre medarbeidersamtaler beskriver oppgavene personalansvarlig skal gjøre i forkant, hvordan medarbeidersamtalen kan gjennomføres og hva som skal gjøres i etterkant. Den ansatte bør få minst to uker til å forberede seg til en samtale, så personalansvarlig må gjøre seg kjent med rutinen i god tid før dette.
For den ansatte har vi laget en egen rutine som heter Forberede medarbeidersamtale med leder. 

• Rutinen for personalansvarlig ligger under ansvarsområdet Personalansvarlig på temasiden Ledelse
• Rutinen for den ansatte ligger under ansvarsområdet Fellesansvar på temasiden Ledelse

Mal for medarbeidersamtaler

Det er mange områder ved arbeidsforholdet som skal gjennomgås i en medarbeidersamtale. TrinnVis-dokumentet Mal for medarbeidersamtaler inneholder en liste over mål, arbeidsoppgaver og tema som kan tas opp. Både leder og ansatt bør gå gjennom disse som en del av forberedelsen til samtalen.
Dette maldokumentet ligger under Referater og rapporter på temasiden Ledelse i TrinnVis.

Gjør forberedelsene i TrinnVis

Notater og dokumenter som lages i forberedelsen til medarbeidersamtalen kan enkelt deles mellom personalansvarlig og den ansatte i TrinnVis. Ved å bruke funksjonen Begrenset tilgang sikrer dere at sensitiv informasjon i disse dokumentene ikke kan leses av andre.

Trygg influensavaksinering under koronapandemien

Fastlegene og den kommunale helsetjenesten er viktige for å oppnå høyest mulig vaksinasjonsdekning i risikogrupper. Denne høsten må vi beskytte pasienter og personale mot koronasmitte, særlig ved å unngå overfylte venterom. På denne siden finner du råd om trygg gjennomføring av årets influensavaksinering. Rådene er utarbeidet av TrinnVis i samarbeid med Norsk forening for allmennmedisin og SKIL. Legekontor som bruker TrinnVis, vil finne dette innholdet i sin TrinnVis-konto. Der kan det også redigeres med lokale tilpasninger.

Hovedtrekk

• Ingen drop-in
• God informasjon
• Effektiv gjennomføring
• Forsterket smittevern
• Unngå overfylte venterom

Tid for gjennomføring

Hovedutsending av influensavaksine 2020/2021 blir trolig i uke 40-43.

Hvem skal vaksineres?

Personer i risikogruppene skal prioriteres i første runde. Vaksinasjon av den generelle befolkning må vente og er ikke hovedmålsettingen til FHI nå.

I første runde vaksineres alle over 65 år og andre risikopasienter som vi møter på kontoret, eller som har bestilt vaksinetime på nett. 

I neste runde bør legekontoret aktivt invitere risikopasienter som ikke selv har sørget for å få vaksinen. Sett gjerne en dato for når dette skal skje.

EPJ-løftet har bestilt et verktøy som lister opp disse pasientene med tilhørende funksjonalitet for å invitere til vaksinering. 

Journalleverandørenes løsninger

Se sjekkliste for indikasjoner i TrinnVis-rutinen lenger nede på denne siden.

Forberedelse

Skaff og distribuer vaksiner

Sørg for å ha vaksiner klare på alle rom der det skal utføres vaksinasjon. 

Informer pasientene

Informer på hjemmesider og les inn beskjed på telefonsvarer. På kontoret brukes oppslag på ytterdør/venterom og infoskjerm.

• Forklar hvorfor det ikke blir drop-in i år
• Informer om hvem som bør få vaksine og hvem som ikke trenger det
• Forklar hva pasientene må gjøre for å få årets vaksine
• Pasienter med Covid-19-symptomer skal ikke komme til kontoret for vaksinasjon, selv ved milde symptomer

Informasjonsmateriell fra FHI

Sett opp online timebestilling

Legekontorets personell bør slippe å bruke tid på å tildele timer, dette bør pasientene gjøre selv. Derfor jobbes det nå opp mot journalleverandørene for å lage en egen online timebok for vaksinering, slik at legekontoret har kontroll på hvor mange som til enhver tid kommer.

Mange leverandører jobber nå med denne saken og vi håper de fleste vil ha en løsning klar i tide. EPJ-løftet har dette som en hastesak. 

Hvis journalsystemet ikke har mulighet til å publisere egen timebok for legekontorets felles vaksinering, kan dere bruke den enkelte leges timebok med info før selvbooking om at hele eller deler av dagen er satt av til vaksinering, og at vanlig legekonsultasjon ikke er tilgjengelig. 

Journalleverandørenes løsninger

Planlegg effektiv journalføring og SYSVAK-melding

Finn ut hvordan journalsystemet kan brukes optimalt slik at journaltekst, diagnose og registrering i melding til SYSVAK kan opprettes med færrest mulige tastetrykk.

Journalleverandørenes løsninger

Organiser observasjonssted

Finn måter å spre pasientene over et størst mulig areal under observasjonen. Vær kreativ. Vurder å bruke lokaler i nærheten eller la pasientene vente i egen bil, dersom observasjon kan gjennomføres på parkeringsplassen. Hvis kontoret har en egen vaksinasjonsdag/-kveld, kan man vurdere å la pasienter vente på rom de vanligvis ikke har tilgang til, f.eks lunsjrom, noen av legenes rom, gangen. Sørg for renhold med forhøyet smittevern i disse arealene.

TrinnVis vaksinasjonskalkulator hjelper deg å beregne bemanning, observasjonskapasitet og total tid for gjennomføring av høstens vaksineringsprosjekt.

Informer og organiser personalet

Sørg for at alle vet hva de skal gjøre, og hvor de finner informasjon.

Gjennomføring

Pasienter som møter opp av vanlige grunner

Risikopasienter bør som vanlig vaksineres når de kommer inn for vanlig legetime, blodprøve eller annet. I høst er det viktig at vaksinasjonen utføres i starten av konsultasjonen. Da unngår man å sende pasienten ut på venterommet igjen for å vente på lab, samt at en del av observasjonstiden inngår i konsultasjonen.

Selve vaksineringen

Se rutinen Vurdere/gi influensavaksine nedenfor.

Følg ellers generelle råd som er gitt for Covid-19 på legekontor. I TrinnVis finner du relevante rutiner og retningslinjer på temasiden Smittevern.

Relevant innhold fra TrinnVis

Nedenfor gjengir vi relevant og oppdatert innhold fra kvalitetssystemet. TrinnVis-brukere vil finne disse dokumentene i sin egen konto. Der kan de også redigeres med lokale tilpasninger.

Del viktig innhold i TrinnVis

I TrinnVis oppdateres retningslinjer og rutiner for smittevern kontinuerlig i tråd med gjeldende råd fra myndighetene. Bruk del-knappen i TrinnVis for å sikre at kolleger og ansatte er informert om viktig innhold og endringer.

Del-knappen

Alle sider og dokumenter i TrinnVis har en Del-knapp. Når du trykker på denne åpner det seg et nytt vindu hvor du kan velge hvem du vil dele innholdet med. Her kan du også skrive en kort beskjed til mottakerne.

Melding via epost

Den eller de du deler TrinnVis-innhold med mottar en melding på epost. I denne kan mottakerne lese beskjeden du har skrevet. I tillegg har meldingen en lenke som tar dem direkte innholdet du deler.

Gjør etableringsoppgavene – da sparer du tid og arbeid

Har du et ansvarsområde i TrinnVis – som utstyrsansvarlig, dataansvarlig, økonomiansvarlig eller daglig leder? Da mottar du hver mandag en epost fra TrinnVis med ukens etableringsoppgave.
Etableringsoppgavene sparer deg for tid og arbeid, og gjør det enklere å etablere et godt kvalitetssystem for helsevirksomheten din.

TrinnVis er fullt av ferdiglaget innhold som du kan ta direkte i bruk. Likevel er det behov for å se igjennom dette innholdet og registrere det som er lokalt på ditt kontor – som personer, utstyr og datasystem. I TrinnVis er dette løst ved å dele arbeidet opp i etableringsoppgaver som kommer i en gjennomtenkt rekkefølge. Og alltid bare en i uken til hver person. Hvis du ønsker det, er det selvfølgelig mulig å gjøre flere oppgaver i samme økt.

Dette gjør etableringsoppgavene:

• Forteller deg de viktigste oppgavene som skal utføres for å etablere et kvalitetssystem etter myndighetenes krav
• Deler arbeidet som skal gjøres i kvalitetssystemet opp i konkrete og overkommelige enkeltoppgaver

Eksempler på etableringsoppgaver

Etableringsoppgaver kan for eksempel være å legge inn informasjon om virksomheten din eller å gå gjennom viktige retningslinjer, rutiner og andre dokumenter i TrinnVis. Flesteparten av disse dokumentene har vi allerede gjort klare for deg. Her er noen eksempler på etableringsoppgaver:

• Smittevernansvarlig: Gjennomgå smittevernfeltet
• Personalansvarlig: Oppdatere retningslinjer for planlagt fravær
• Faglig leder: Oppdatere plan for praksismøter

Mange av etableringsoppgavene i TrinnVis tar bare noen få minutter å utføre.

Slik utfører du etableringsoppgaver

I mandags-eposten fra TrinnVis er det en lenke som heter Min Side. Når du klikker på den kommer du direkte til din personlige side i TrinnVis. I kalenderen her finner du etableringsoppgaven som du skal utføre denne uken (tips: se etter støpeskje-symbolet). Klikk på oppgaven og følg prosedyren. Den forklarer deg hva som skal gjøres.

Husk å markere etableringsoppgaver som utført!

Når en etableringsoppgave er gjort skal du markere den som utført. Gå tilbake til oppgaven i kalenderen på Min Side, åpne den og klikk på den blå Utført-knappen. Da bekrefter og dokumenter du at oppgaven er fullført.
Fullførte oppgaver vil dukke opp i TrinnVis-kalenderen din ett år senere. Dette er en påminnelse om at du bør sjekke det du tidligere har gjort, og oppdatere dokumenter og informasjon i TrinnVis hvis nødvendig. Hvis du ønsker kan du selv forandre hvor lang tid det går før påminnelsen kommer i kalenderen.

Lyst til å gjøre flere etableringsoppgaver i en økt?

Du behøver ikke å vente på neste mandags-epost hvis du vil gjøre flere etableringsoppgaver. På temasiden Kvalitetsarbeid finner du en liste med alle oppgavene. Du kan velge å gjøre en eller flere av disse når du ønsker og har tid. Oppgaver fra listen som er gjort og markert som utført hoppes over når TrinnVis sender deg mandags-epost med ukens etableringsoppgave.

Har du spørsmål om etableringsoppgavene i TrinnVis? Ta kontakt med oss

Fastleger skal få mer tid til kvalitetsarbeid

Fastleger ønsker å drive kvalitetsarbeid, men har ikke tid. Dette er en av konklusjonene fra Helsedirektoratets evaluering av fastlegeordningen fra 2019.

Konklusjonen stemmer godt overens med tilbakemeldingene vi i TrinnVis får fra brukerne våre. De fleste fastleger abonnerer på TrinnVis, men altfor få utnytter systemets muligheter fullt ut. Samtidig erfarer vi at de legekontorene som har tatt TrinnVis mest i bruk, er svært fornøyde med den oversikten og styringen systemet gir.

Nå sier regjeringen i sin Handlingsplan for allmennlegetjenesten at den vil redusere arbeidsbelastningen for at alle fastleger skal få tid til å «drive fagutvikling og kvalitetsarbeid, utvikle tjenesten og lede fastlegekontoret». Dette begrunnes både i behovet for kvalitet i tjenesten, og i ønsket om å gjøre fastlegeyrket mer attraktivt.

Det synes vi er en klok beslutning. Alle fagfolk ønsker tid til å fokusere på faget sitt, ut over det daglige arbeidet. I de fleste jobber med tilsvarende høy kompetanse er dette en selvfølge. Og alle som driver en virksomhet trenger tid til å styre og lede.

At regjereringen ønsker å legge til rette for dette arbeidet gjennom redusert arbeidsmengde og økte tilskudd framfor pålegg og regulering er svært positivt.

En forutsetning for å lykkes med satsingen er at kvalitetsarbeidet har lokal forankring. At hundrevis av fastleger på eget initativ allerede bruker både SKIL og TrinnVis, taler sitt tydelige språk om at viljen og interessen i høy grad er til stede.

TrinnVis på mobilen

Vet du at du også kan bruke TrinnVis på mobilen? TrinnVis tilpasser seg alle skjermformater og viser innholdet på en oversiktlig måte enten du bruker datamaskin, nettbrett eller smarttelefon.

Å bruke TrinnVis med smarttelefon er enkelt. Åpne nettleseren, gå til app.trinnvis.no og logg deg inn i TrinnVis med epostadressen din og det vanlige passordet. På mobiltelefonen kan du raskt og enkelt få unna ukens etableringsoppgave, sjekke TrinnVis-kalenderen og lese deg opp på viktige rutiner og retningslinjer. Du kan også se på avtaler, kontrakter og andre dokumenter som du eller dine kolleger har lastet opp.