Lagre viktige dokumenter i TrinnVis
Har virksomheten din fremdeles viktige dokumenter som kontrakter, avtaler og rapporter lagret i permer eller tilfeldige mapper på datamaskinen?
Da er det på tide å få orden på papirene! Last dem opp i TrinnVis og samle alt på ett sted. Da vet du alltid hvor dokumentene er og har dem tilgjengelige hvor som helst og når som helst.
Vi har nok alle opplevd febrilsk leting etter en kontrakt, en avtale eller et annet viktig dokument som vi bare må finne.
I TrinnVis kan du enkelt laste opp og samle disse viktige dokumentene på ett sted. Dokumenter som ligger i TrinnVis blir tilgjengelige fra alle digitale enheter – også nettbrett og smarttelefon – og kan skrives ut når det er nødvendig. Her er forslag til dokumenter som bør lagres i TrinnVis:
- Ansettelses- og arbeidsavtaler
- Kontrakter med leie- og oppdragstakere
- Kontrakt med huseier
- Avtaler med samarbeidspartnere
- Avtaler med leverandører
- Service- og vedlikeholdsrapporter på teknisk utstyr
- Manualer til teknisk utstyr
Dokumenter for ansatte, kolleger og samarbeidspartnere
Dokumenter som lagres i TrinnVis kan knyttes til enkeltpersoner, firma eller samarbeidspartnere som er registrert i systemet.
Enkelte steder i TrinnVis kan dokumenter lagres enten som avtaler eller vedlegg. Dokumenter som inneholder sensitiv informasjon, som kontrakter og lignende, bør alltid lagres som avtaler. Da er det mulig å begrense tilgangen til dem. For eksempel skal en ansettelseskontrakt kun være tilgjengelig for arbeidsgiver og den ansatte, og for ikke andre kolleger. Husleieavtaler, kontrakter med leie- og oppdragstakere og avtaler med samarbeidspartnere er andre dokumenter hvor tilgang bør begrenses.
TrinnVis er også et godt sted å lagre og samle kurs- og kompetansebevis for ansatte som har dette.
TrinnVis har forslag til arbeidsavtaler
I TrinnVis ligger det forslag til arbeidsavtaler som kan brukes ved ansettelse av nytt personale. Når en ansatt registreres i TrinnVis dukker avtaleforslaget automatisk opp på personens informasjonsside. Arbeidsavtalen kan fylles ut i TrinnVis og deretter skrives ut for signering. Avtalen bør deretter skannes og lagres i TrinnVis.
Hvis dere allerede har laget en annen kontrakt kan avtaleforslaget i TrinnVis slettes og erstattes med denne.
Dokumenter tilknyttet utstyr
Det er også mulig å laste opp og lagre dokumenter tilknyttet utstyr som ligger i TrinnVis Utstyrsoversikt. Dette kan være kjøpskvitteringer, servicerapporter, instruksjonsmanualer og lignende.
Du kan lagre flere dokumenter på hvert enkelt utstyr, som årlige rapporter for service og kalibrering. Husk å gi dokumentene unike navn før du laster dem opp slik at det er enkelt kan skille dem fra hverandre.