Hverdagshelten på legekontoret
Helsesekretærene er ofte de usynlige heltene som holder hjulene i gang på legekontorene. Deres rolle er avgjørende for en effektiv og velfungerende praksis, spesielt når man møter utfordringer som sykdom blant leger eller overbelastede timebøker. I legens hektiske og pressede hverdag, er det mange helsesekretærer som utgjør den avgjørende støtten som får kontoret til å fungere.
Vi møtte Janne Lie som er helsesekretær på Norheim Legesenter, da hun var i Bergen på kurs for helsesekretærer. Vi har tatt en prat med Janne hvor hun deler av sine erfaringer og forteller om hvordan TrinnVis har blitt et nyttig verktøy i hennes daglige arbeid, og at legekontoret fungerer godt med at helsesekretærene har ansvaret for viktige deler av driften.
Etter at de begynte å bruke TrinnVis daglig, har det blitt et uvurderlig verktøy for både Janne og kollegaene hennes. De bruker det blant annet til å holde oversikt over bemanning, legge inn oppgaver og utstyrskontroller, og dokumentere prosedyrer. Dette har effektivisert arbeidet betydelig og redusert behovet for manuelle huskelapper.
En typisk arbeidshverdag
Janne var ferdig utdannet helsesekretær i 1997 og har vært fast ansatt ved Norheim Legesenter siden 2008. En typisk arbeidsdag for henne innebærer mye pasientkontakt, både på telefon, i luken og på laboratoriet. Helsesekretærene på kontoret rullerer mellom ulike oppgaver som laboratoriearbeid og pasientmottak, og de håndterer daglig kontakt med rundt 100 pasienter.
En av de største utfordringene Janne står overfor er når sykdom blant de ansatte på legekontoret fører til mangel på tilgjengelige timer for pasienter. – Det er veldig vanskelig å måtte si til pasientene at vi ikke har ledige timer før om to måneder, forteller hun. De har fått inn en LIS-lege for å avlaste, men det er mest hastetimer hen tar. Det som kan vente, må vente, og det å prioritere er blitt en stor del av arbeidshverdagen.
Her på kontoret er de flinke til å gi oss ansvar. Som et tiltak for å avlaste legene, skal vi helsesekretærer for eksempel begynne å ta tak i KOLS-pasientene og da skal vi ha ansvar for innkalling og gjøre mye av forundersøkelsene.
– Bemanningskalenderen i TrinnVis er fantastisk, den er jeg blitt superavhengig av. Den gir oss en klar oversikt over hvem som er på jobb når, og gjør det enkelt å justere ved behov. Når vi har sykdom blant de ansatte, bruker jeg bemanningskalenderen for å få en oversikt over hvem som er til stede og når. Det er veldig greit, for da kan alle se oppdateringene.
– Vi har jo brukt bemanningskalenderen aller mest, men jeg lærte jo på kurset nå at vi kan jo bruke TrinnVis til så mye mer enn det! Det med oppgaver og tildeling av oppgaver var nytt for meg som jeg ikke har brukt, men det er tatt i bruk nå.
– Vi bruker det og til å ta internkontroller på alle apparatene. Jeg har lagt alle apparatene inn i TrinnVis, og når det skal være kontroll på de. Så det får jeg opp varsel om hver tirsdag, og hvis ikke det blir gjort, så blir den stående som en utestående oppgave, så må jeg inn og klikke på at det er blitt gjort og utført. Så den bruker vi hver uke.
– Og selvfølgelig personalmøtene. Det er så mange som sier at de ikke får med seg møtene, men det er ingen unnskyldning for de får referatet tilsendt på mail etterpå.
En annen viktig ting de har fått god kontroll over, er alle prosedyrene som nå er tilpasset og dokumentert. – Vi har lagt inn alle prosedyrene våre i TrinnVis, forklarer Janne. – Dette er spesielt nyttig for opplæring av nye kolleger, som enkelt kan finne nødvendige prosedyrer selv. Det er jo helt fantastisk, nå er det bare å henvise til TrinnVis, for der ligger prosedyrene. Når de har vikarer, kan de også enkelt se hva som skal gjøres, hvordan, når og av hvem.
Janne forteller også at selv om hun bruker TrinnVis daglig, så var det nyttig å være på kurs. – Jeg synes det var veldig bra med det kurset og jeg tok med meg masse tilbake derfra.
Jannes beste tips til andre som skal begynne å bruke TrinnVis
- Bruk systemet hver dag og gjør det til en vane.
- Legg inn oppgaver og bruk bemanningskalenderen for å få oversikt.
- Det tar litt tid å legge inn alt, men du trenger jo ikke gjøre alt på én gang.
- Bli kjent med det som du føler er viktigst for deg. For min del var det bemanningskalenderen. Pluss det å legge inn utstyr, slik at vi kunne ta i bruk internkontrollene. Og det gjør jo alle legekontor. Hvis du har personale og utstyr registrert, så har du jo egentlig ganske mye på plass.
Uunnværlige også i fremtiden?
Når Janne reflekterer over fremtiden for helsesekretærer, er hun optimistisk til tross for at mange helsesekretærer kan være usikker og bekymret for økt digitalisering.
Praten med Janne viser tydelig hvor viktig ressurs helsesekretærene er for driften av legekontorer. Vi i TrinnVis ser tydelig at de praksisene som har gode helsesekretærer, som får betydningsfulle oppgaver, bidrar til en mer veldrevet praksis og letter arbeidet for legene. – Hvis jeg tenker på hvordan det var før, så var det egentlig travlere før å være helsesekretær enn det er i dag.
Helsesekretærene sitt arbeid sørger for at hverdagen går rundt, spesielt i utfordrende tider. For Janne og hennes kolleger har TrinnVis bidratt til å gjøre arbeidsflyten mer strukturert, noe som forenkler hverdagen ved å gi påminnelser om viktige oppgaver og fremme samarbeid. Dette gjør at de kan håndtere de daglige utfordringene med større trygghet.
Selv om mye er blitt digitalisert, tror jeg vi fortsatt vil være nødvendige for å holde orden på timebøker og organisering. Vi er nok uunnværlige for den daglige driften.
Nyttige lenker:
- Gratis nettkurs: TrinnVis for nybegynnere
- Bemanningsoversikt i TrinnVis
- TrinnVis: kvalitetssystemet for norske helsevirksomheter
- Riktig bruk av intern kompetanse gir mindre stress og bedre trivsel
- På tide å planlegge ferieavviklingen
- Mindre vikarbruk med bemanningskalenderen
- Nye krav til ansettelsesavtaler
- Endringer i regelverket for verneombud
- TrinnVis overvåker regelverket