En av de første tingene du gjør når du setter i gang med TrinnVis er å fordele ansvarsområder blant de som arbeider for virksomheten. I TrinnVis finnes det tre typer av ansvarsområder:
Ansvarsområder knyttet opp mot lovpålagte krav og drift av selskapet, som daglig leder, økonomiansvarlig, HMS-ansvarlig, kvalitetsansvarlig og strålevernkoordinator (hvis dere bruker røntgen og stråleutstyr)
Ansvarsområder knyttet til klinisk arbeid med pasienter, som lege, tannlege, tannpleier, fysioterapeut og kiropraktor
Ansvarsområder knyttet til støtteområder for klinisk arbeid, som laboratorium, pasientmottak, resepsjonist, tannhelsesekretær og allmenn funksjon
Ansvarsområder fordeles ved oppstart og registrering av TrinnVis-konto.…eller etterpå. Funksjoner kan også enkelt flyttes mellom personer ved behov.
Flere ansvarsområder samtidig
I tillegg til å ha ansvarsområder basert på faglig kompetanse (leger har ansvarsområdet lege, tannhelsesekretærer/assistenter har ansvarsområdettannhelsesekretærer/assistenter osv.) kan ansatte også tildeles andre områder. En og samme ansatt kan for eksempel være lege, daglig leder og dataansvarlig samtidig.
Ansvarsområder i TrinnVis er dynamiske og kan flyttes mellom ansatte ved behov. Hvis kolleger slutter, blir sykemeldt eller går ut i permisjon vil TrinnVis-systemet hjelpe deg med å flytte ansvarsområder til andre.
Leietakere – som assistenttannleger og andre klinisk arbeidende som ikke er direkte ansatte, men som leier seg inn i praksisen – bør også involveres i virksomhetens TrinnVis og gjerne tildeles en eller flere ansvarsområder.
Unike ansvarsområder for hver faggruppe
I TrinnVis filtreres innholdet på hver enkelt konto avhengig av virksomhetstype, fagområde og antall ansatte.
Det er for eksempel kun de som er registrert som legevirksomheter som vil få opp ansvarsområder som lege, helsesekretær, laboratorium og lignende, mens disse er tatt ut når man velgere tjenestetyper som tannlege, fysioterapeut,psykolog, kiropraktor osv. Hver faggruppe – eller helsetjeneste – har i TrinnVis egne funksjoner relatert til det unike kliniske arbeidet som de utfører.
Funksjoner knyttet til lovpålagte krav og drift av selskapet er derimot felles uansett tjenestetype.
I tillegg til å være fylt med forhåndsdefinerte ansvarsområder er innholdet i TrinnVis fullt redigerbart. Dette gjelder også funksjonene, hvor de eksisterende kan forandres og nye legges til slik at for å tilpasse TrinnVis til roller og behov for din helsevirksomhet.
Alle ansvarområder i TrinnVis inneholder ferdiglagde forslag til rutiner. De kan du lese mer om her.
Internet Explorer er etter mange år blitt en udatert nettleser, og TrinnVis vil ikke fungere når du bruker denne. Dette samme gjelder for den første versjonen av nettleseren Microsoft Edge. TrinnVis-abonnenter som fremdeles bruker Internet Explorer og førstegenerasjons Microsoft Edge må derfor oppdatere til nye Microsoft Edge – eller bytte til nettleser-alternativene Google Chrome eller Mozilla Firefox.
Internet Explorer var standard nettleser i operativsystemene Windows 7, Windows 8 og Windows 8.1. Hvis datamaskinen din bruker ett av disse kan du laste ned og oppdatere til nyeste versjon av Microsoft Edge her: https://www.microsoft.com/nb-no/edge
Med operativsystemet Windows 10 lanserte Microsoft sin første generasjon av Edge-nettleseren. Brukere av Windows 10 skal via operativsystemet ha fått beskjed om å oppdatere til den nye versjonen av Edge.
Hvordan bytter jeg nettleser?
Som alternativ til å oppdatere Internet Explorer og førstegenerasjons Edge til Microsofts nye Edge-nettleser, kan du velge å bytte til nettleser laget av Google eller Mozilla. Du laster da ned Google Chrome eller Mozilla Firefox til datamaskinen din og følger instruksjonene for å installere programmet.
Etter installasjon kan du kopiere bokmerker og andre innstillinger fra Internet Explorer og gammel Edge til den nye nettleseren. Her finner du instruksjoner på hvordan du gjør dette:
Derfor har vi kuttet vi støtten for Internet Explorer og gammel Edge
Nettleserne Internet Explorer og førstegenerasjons Edge bygger på utdatert teknologi. På grunn av dette må tjenester og nettsider spesialtilpasses for å fungere på disse nettleserne. Slike spesialtilpasninger er svært tidkrevende, og vi ønsker heller å fokusere våre ressurser på faktiske forbedringer i TrinnVis som kommer alle til gode.
Internet Explorer er mindre sikker sammenlignet med andre nettlesere. Den har flere kjente sikkerhetshull som gjør det enklere for hackere og andre uvedkommende å få tilgang til informasjon på datamaskinen din. Du bør derfor bytte eller oppdatere nettleseren så snart som mulig.
TrinnVis er ikke alene om å kutte støtten for Internet Explorer og førstegenerasjons Edge. Det finnes allerede mange nettbaserte tjenester og systemer hvor disse ikke kan brukes, og antallet øker for hver dag.
Har du spørsmål angående nettleser og TrinnVis? Ta gjerne kontakt med oss på tlf. 485 95 383 eller epost: support@trinnvis.no
2019 har for oss i TrinnVis vært et år preget av høy aktivitet og gode samarbeidspartnere. Med god støtte fra Norsk Kiropraktorforening og Den norske tannlegeforening er TrinnVis lansert som styrings- og kvalitetssystemet for henholdsvis kiropraktorer og tannleger. Og responsen har vært fantastisk!
Styreleder i Norsk Kiropraktorforening, Espen Ohren, brukte faglige kongress i Stavanger til å presentere «TrinnVis for kiropraktorer» for sine medlemmer. Og fra talerstolen på Landsmøtet 2019 – med statssekretær i Helse- og omsorgsdepartementet Maria Jahrmann Bjerke og 2.000 tannleger i salen – lanserte Tannlegeforeningens president Camilla Hansen Steinum som styrings- og kvalitetssystemet for tannleger.
2019 er året hvor TrinnVis ble lansert for norske kiropraktorer og tannleger.
En hektisk høst
Bak lanseringene av TrinnVis for tannleger og kiropraktorer ligger måneder med forberedelser – både fra foreningenes og fra TrinnVis’ side. Jurister, fagpersonell og klinikere har arbeidet med å tilpasse innhold og funksjonalitet, slik at de nye helsefaggruppene har kunnet føle seg «hjemme» i TrinnVis. Målet har vært å tilby de nye faggruppene et TrinnVis som dekker faglige behov så vell som lovpålagte krav.
Og det gode samarbeidet med tannlegenes og kiropraktorenes foreninger har gjort høsten 2019 til den mest hektiske perioden i TrinnVis’ historie. Aldri har så mange helsevirksomheter meldt sin interesse og registrert seg i TrinnVis i løpet av en måned; over 200 unike kontorer, praksiser og klinikker rundt om i Norge, med mer enn 1.000 nye helsearbeidere, har i november påbegynt kvalitetsarbeidet sammen med TrinnVis.
Dugnadsprosjektet TrinnVis
For hver ny faggruppe som inkluderes i TrinnVis blir TrinnVis bedre for alle. I motsetning til andre styrings- og kvalitetssystemer er ikke TrinnVis et «tomt» system som man selv må fylle med nyttig innhold. Når man starter med Trinnvis er systemet fylt med innhold utviklet i samarbeid med foreninger, jurister og klinisk fagpersonell. Og hver gang en ny faggruppe tar del i TrinnVis blir innholdet gjennomgått og forbedret.
Dette er en praksis helt i tråd med intensjonene til de som i 2003 startet opp med TrinnVis;
TrinnVis skal være et dugnadsprosjekt, et felles arbeidstak og kvalitetsløft som kommer så mange helsearbeidere i Norge som mulig til gode.
Legeforeningen, som har vært vår samarbeidspartner i alle år, SKIL, alle gode samarbeidspartnere innen kommuner og foreninger, og andre gode krefter innen det norske helsevesenet er med på dette kvalitetsløftet. Dette gir gode tjenester og god kvalitet, og vi lover å gjøre vårt for at det skal bli enda bedre!
TrinnVis og Normen
I 2019 har TrinnVis som en aktør innen helsesektoren også deltatt i Normens referansegruppe (Norm for informasjonssikkerhet og personvern i helse- og omsorgstjenesten). I TrinnVis gjør vi det vi kan for å forenkle hverdagen til små og mellomstore helsevirksomheter i Norge. Det har derfor vært svært positivt for oss å få lov til å delta her på vegne av våre brukere, og gi våre innspill til den nye versjonen av Normen som skal lanseres i 2020.
I 2019 har vi blant annet forbedret Utstyrsoversikten i TrinnVis, og gjort det enklere å knytte oppgaver og påminnelser til utstyret som registreres.
Nytt i TrinnVis i 2019
2019 er året hvor TrinnVis’ bemanningskalender er blitt lansert. Og fra å være en enkel oversikt for planlegging av ferieavvikling – et enkelt alternativ til de gule post-it lappene – har bemanningskalenderen i løpet av året utviklet seg til å bli et nyttig verktøy som effektiviserer driften av virksomheten. I den kan alle typer fravær registreres, og fremtidig bemanning planlegges på en oversiktlig og effektiv måte. Kort sagt – med bemanningskalenderen er det enklere å sikre at riktig personell er på jobb til riktig tid.
Også Utstyrsoversikten i TrinnVis har fått en reell oppdatering i år. Nå er det blitt enda lettere å knytte oppgaver til hvert enkelt utstyr i listen, og legge inn påminnelser om oppfølging, vedlikehold og annet viktig.
Enklere med røntgen- og stråleutstyr
Utstyrslisten er også grundig oppgradert med tanke på registrering av røntgen- og stråleutstyr, og gir nå informasjon om kravene som myndighetene stiller avhengig av type utstyr. Det kreves for eksempel andre tiltak ved bruk av røntgen sammenlignet med tannrøntgen, og restriksjonene ved bruk av laser Klasse 4 er mer omfattende enn Klasse 3.
Myndighetenes krav til bruk av røntgen- og stråleutstyr er omfattende. Og for å gjøre det enklere for de virksomhetene som bruker denne typen utstyr har vi i år opprettet en ny funksjon i TrinnVis; Strålevernskoordinator. Den nye funksjonen inneholder oppgaver knyttet til pålegg fra DSA (Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet) og relevant regelverk for røntgen- og stråleutstyr.
I 2019 ble TrinnVis tilpasset kravene til sjømannsleger og maritim medisin. Og TrinnVis-roboten dukker opp for første gang.
Sjømannsleger og TrinnVis-roboten
2019 er også året hvor sjømannslegene for ordentlig ble inkludert i TrinnVis. Som leger har de alltid vært en del av TrinnVis, men med introduksjonen av funksjonen Sjømannslege er det nå enda enklere for denne viktige gruppen å overholde alle kravene relatert til praktisering av maritim medisin.
Andre områder i TrinnVis som har fått ekstra fokus i løpet av året 2019 er helsevirksomheters kommunikasjon og markedsføring via sosiale medier, pasienters rettigheter i forhold til egen journal og rutiner for rapportering ved alvorlige hendelser og uønskede avvik.
Av nye funksjoner i TrinnVis må vi også nevne den nye og enkle muligheten til å dele dokumenter med kolleger, og den hjelpsomme TrinnVis-roboten som dukker opp og gir gode råd underveis. Denne kommer dere nok til å se mer til i fremtiden!
Året som kommer og veien videre
Etter et hektisk og spennende år er desember allerede kommet og 2020 er like rundt hjørnet. Med det nye året kommer også nye muligheter. For oss i TrinnVis innebærer det at vi starter opp samarbeidet med enda en ny og spennende helsefaggruppe. Og det gleder vi oss masse til!
Synes du det vanskelig å balansere tiden mellom behandling av pasienter og driften av kiropraktorklinikken din? Får du som mange andre kiropraktorer dårlig samvittighet når du hører om GDPR, HMS, kvalitetsarbeid og annet som du ikke finner tid til å sette deg inn i – og langt mindre følge opp?
Da bør du prøve TrinnVis!
TrinnVis – for kiropraktorer
TrinnVis har i flere år vært det foretrukne styrings- og kvalitetssystemet for norske legekontorer, og brukes i dag av rundt halvparten av alle allmennleger.
Kiropraktorer er som leger også helsearbeidere, og myndighetene stiller de samme kravene til deres fagområde som til legenes:
Det kreves at dere bruker et system for avvikshåndtering og kvalitetsarbeid
Det stilles strenge krav til datasikkerhet, GDPR og hvordan dere behandler personopplysninger
For kiropraktorklinikker som har og bruker røntgenapparater stilles det også krav til strålevern
Disse og andre krav vil TrinnVis gjøre enklere for deg og klinikken din å overholde.
TrinnVis er i samarbeid med Norsk Kiropraktorforening tilpasset behovene til norske kiropraktorklinikker
Et samarbeid mellom NKF og TrinnVis
Norsk Kiropraktorforening (NKF) og TrinnVis har sammen arbeidet for å lage et styrings- og kvalitetssystemet som dekker behovene til norske kiropraktorklinikker. Vårt mål har vært at TrinnVis skal hjelpe dere kiropraktorer å drive etter loven – og samtidig være et nyttig verktøy som forenkler den daglige driften av klinikken.
Ikke et tomt system
TrinnVis er ikke bare nok et tomt system som en selv må fylle med innhold. Ved registrering i TrinnVis får du tilgang til innhold og ferdiglagde forslag som er spesialtilpasset kiropraktorvirksomheter. Dette gjelder alt fra prosedyrer relatert til klinisk arbeid, til oppgaver som forklarer i detalj hvordan man skal gjøre for oppfylle kravene i lovverket. Innholdet i TrinnVis er utformet i samarbeid med NKF.
– Viktig verktøy for kiropraktorer
Resultatet av prosjektet «TrinnVis for kiropraktorer» ble offisielt lansert for Norsk Kiropraktorforenings medlemmer på Faglig Kongress i Stavanger 24. oktober 2019. Espen Ohren – Kiropraktorforeningens styreleder og en av initiativtakerne bak prosjektet – mener at TrinnVis kan bli et viktig verktøy for kiropraktorer fremover:
«Som kiropraktor og klinikkeier er det en dragkamp mellom to viktige oppgaver: å hjelpe pasienter og å drive en virksomhet. TrinnVis vil i den sammenheng kunne bli et nyttig verktøy for våre medlemmer slik at vi kan bruke mer tid det første.»
Espen Ohren – styreleder, Norsk Kiropraktorforening
Dine medlemsfordeler
Samarbeidet mellom Den norske tannlegeforening og TrinnVis gjør at du som NKF-medlem får 30% rabatt på TrinnVis-abonnementet. Alle som oppretter abonnement får også en gratis prøveperiode på 30 dager slik at systemet kan prøves og testes ut før man forplikter seg.
Prøveabonnement konverteres automatisk til et vanlig betalende abonnement etter prøveperioden på 30 dager, så husk å melde fra til oss innen prøveperiodens utløp hvis du ikke ønsker å fortsette med TrinnVis etter dette.
Med TrinnVis får du et godt verktøy for registrering og administrering av virksomhetens utstyr.
Driv klinikk i tråd med lover og regler
TrinnVis har sitt utspring i en gruppe norske allmennleger som tidlig på 2000-tallet opplevde at de måtte forholde seg til et svært omfattende og uoversiktlig regelverk. Å sette seg inn i alle kravene var både vanskelig og tidkrevende, og alt arbeidet som måtte legges inn i dette gikk utover både privatliv og tid som de egentlig ønsket å bruke på pasienter. Og ofte møtte de kolleger og andre helsearbeidere som på grunn av stort arbeidspresset valgte å ikke forholde seg til regelverket i det hele tatt – eller som samlet noen sider i en perm som stod og støvet ned.
Tanken som oppstod var følgende:
Hvorfor skal hver enkelt helsevirksomhet i Norge måtte bruke masse tid på å sette seg inn i et kompliserte regelverk?
Hva hvis vi gjør dette en gang for alle og samler det i et kvalitetssystem som også andre kan dra nytte av?
Fra denne ideen har TrinnVis utviklet seg til å bli et komplett kvalitetssystem som gjør det enklere og mer effektivt for små og mellomstore helsevirksomheter i Norge å drive korrekt og i tråd med lovverket.
Her er noen av de lovpålagte oppgavene som kvalitetssystemet TrinnVis hjelper deg og kiropraktorklinikken med:
Personvern og GDPR
HMS
Smittevern
Strålevern for de som har røntgenapparat
Avviksbehandling
Risikovurdering
Bemanningskalenderen i TrinnVis gir enkel oversikt over fravær – og holder deg oppdatert på gjeldende regelverk.
Forenkle driften av virksomheten
Som helsearbeider og klinikkeier har du to viktige, men helt forskjellige roller. Og i en travel hverdag med mange pasienter kan det være vanskelig å finne tid til å drive virksomheten på en effektiv og trygg måte. Også her kan TrinnVis hjelpe.
TrinnVis er ikke bare et kvalitetssystem som hjelper deg å drive i tråd med et omfattende norsk regelverk. Det er også et styringssystem som systematiserer og forenkler den daglige driften av virksomheten din.
Her er noen av områdene som styringssystemet TrinnVis forenkler og effektiviserer:
Utstyrshåndtering
Rutiner for service og vedlikehold av utstyr
Bemanning og fravær
Ferieplanlegging
Ansvarsfordeling
Avtaler og gjøremål
Digital arkivering av dokumenter
Oversikt over samarbeidspartnere
Spørsmål og svar om TrinnVis:
Er TrinnVis kun et «tomt system» som man selv må fylle med oppgaver, rutiner, retningslinjer og andre viktige dokumenter tilknyttet lovpålagt kvalitetsarbeid?
Nei, TrinnVis er ikke et «tomt system». Når du tar i bruk TrinnVis er det fylt med ferdiglagde forslag og nyttig innhold som er skreddersydd for kiropraktorklinikker. Dette gjelder alt fra måldokumenter og retningslinjer, til konkrete oppgaver og prosedyrer. I tillegg er alt innhold i TrinnVis redigerbar, så du kan forandre på eksisterende innhold, slette og legge til nytt.
Hvem passer TrinnVis for?
TrinnVis passer for alle små og mellomstore kiropraktorklinikker. I praksis betyr det alt fra solopraksiser til større tverrfaglige virksomheter med 25-30 ansatte.
Hva er fordelen for meg som er medlem i NKF?
Som medlem i NKF får du 30% rabatt på TrinnVis-abonnementet ditt.
Hva koster et TrinnVis-abonnement?
Prisen på TrinnVis-abonnementet avhenger av hvor mange ansatte dere er. Startprisen for virksomheter med 1-3 ansatte er kun kr 276,- per måned inklusiv NKF-rabatten. Du finner en komplett prisoversikt her.
Hvilke av mine ansatte skal jeg registrere i TrinnVis?
Alle som arbeider på klinikken bør registreres i TrinnVis – inklusive assistenter, resepsjonister og annet fast ansatt personale hvis dere har dette. Personale som er i leie- eller oppdragsforhold, eller andre som man samarbeider med om å drive klinikken, bør også tas med.
På vår klinikk er det kiropraktorer og andre med annen faglig bakgrunn som jobber sammen, og flere har eget enkeltpersonforetak. Betyr det at alle må ha sitt eget TrinnVis-abonnement?
Nei. Har dere én klinikk – gjerne tverrfaglig – hvor flere arbeider sammen, så holder det at klinikken bruker ett felles TrinnVis-system og deler abonnement.
Må alle ansatte som registreres i TrinnVis være medlem av NKF?
Nei. Det holder at den som oppretter abonnementet er medlem.
Hvordan starter jeg med TrinnVis?
Klikk her og registrer virksomheten din. Første 30 dager er gratis slik at du kan prøve TrinnVis før du binder deg.
Hva gjør jeg hvis jeg i løpet av gratisperioden bestemmer meg for ikke å fortsette med TrinnVis?
Send en epost til post@trinnvis.no med bekreftelse på at du ikke lenger vil bruke TrinnVis. Dette må gjøres innen prøveperiodens utløp – dvs. innen 30 dager fra virksomheten registreres.
Jeg er bare én kiropraktor uten andre ansatte. Behøver jeg da et kvalitetssystem?
Utvidet varslingsplikt ved alvorlige hendelser i helsevirksomheter
Det er kommet ny varslingsplikt for helsevirksomheter fra 1. juli 2019: Alle hendelser som omfatter dødsfall eller alvorlig skade på pasienter eller brukere skal meldes til Helsetilsynet.
Fra 1. juli 2019 har alle virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester plikt til å varsle Statens helsetilsyn ved alvorlige hendelser som omfatter dødsfall eller svært alvorlig skade på pasienter eller brukere.
Samtidig får pasienter, brukere og nærmeste pårørende rett til å varsle Helsetilsynet ved denne typen hendelser.
Den nye varslingsplikten er allerede integrert i TrinnVis, og når du melder og behandler avvik via kvalitetssystemet vil du bli veiledet om hva du skal gjøre når slike hendelser har funnet sted.
Den nye varslingsplikten for helsevirksomheter – og retten for pasienter, brukere og pårørende – styres av en ny lovbestemmelsen i helse- og omsorgstjenesteloven. Helsevirksomheter skal varsle Statens helsetilsyn:
Ved dødsfall eller svært alvorlig skade på pasient eller bruker
Som følge av ytelse av helse- og omsorgstjeneste eller ved at pasient eller bruker skader en annen
Når utfallet er uventet ut fra påregnelig risiko.
Fremgangsmåte ved varsling
Styringssystemet TrinnVis gjør det enklere for virksomheten å melde og deretter behandle avvik, slik loven sier at man plikter å gjøre. Avviksbehandlingen kan bestå av flere faser med hastetiltak, som informasjon til pasient eller pårørende, melding til Helsetilsynet eller Politiet. I etterkant av en hendelse skal det innføres tiltak i helsevirksomheten slik at tilsvarende hendelser ikke skjer igjen. På den måten oppnår man god læring med åpenhet og bevisstgjøring.
Når det har skjedd en alvorlig hendelse melder du dette direkte som et avvik i TrinnVis og følger anvisningene i behandlingsprosedyren. Når du haker av for personskade vil det stå beskrevet hva, hvor og hvordan hendelsen skal meldes til Statens helsetilsyn. Dette kan alle i helsevirksomheten gjøre – helt uavhengig av rolle eller bakgrunn.
Helsepersonell skal også informere pasienter, brukere og pårørende om deres rett til å melde fra til Statens helsetilsyn ved denne typen hendelser.
Varselet til Statens Helsetilsyn skal ikke inneholde personsensitiv informasjon, kun navn, rolle og telefonnummer til helsevirksomhetens kontaktperson. Etter varsling vil Helsetilsynet kontakte helsevirksomheten via telefon, og basert på opplysningene som fremkommer vil saksbehandler avgjøre sakens videre gang.
Oppfølging fra Helsetilsynet
Varsler som sendes Helsetilsynet vil følges opp ulikt avhengig av alvorlighetsgrad, kompleksitet og antatt risiko for at tilsvarende hendelser skjer på nytt. De vanligste fremgangsmåtene for viderebehandling vil være:
Avsluttet etter innledende undersøkelser Når det ikke er mistanke om svikt eller risiko for svikt som innebærer brud på helselovgivningen
Videre tilsynsmessig vurdering/oppfølging hos fylkesmannen Hendelser der det fremkommer opplysninger som tyder på svikt i helsehjelpen eller organiseringen av denne, men når det ikke er påkrevd med stedlig tilsyn for å få saken tilstrekkelig opplyst
Stedlig tilsyn fra Statens helsetilsyn Hendelser der hendelsesforløpet er dårlig opplyst, der det er mange involverte eller når det er mistanke om alvorlig svikt. Helsetilsynet vil da gjennomføre stedlig tilsyn i helsevirksomheten og tilby pasienter/pårørende en samtale.
Dødsfall skal fremdeles varsles til politiet
Plikten til å varsle Statens helsetilsyn kommer i tillegg til eksisterende plikt til å melde unaturlig dødsfall mv. til politiet slik det er regulert i helsepersonelloven § 36.
Kommunenes ansvar
Norske kommuner – ved rådmannen – har det overordnede ansvaret for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av egne helsevirksomheter og private aktører som kommunene kjøper helsetjenester fra.
Det skal blant annet sikres at varslingsplikten er integrert i helsevirksomhetenes styringssystem og at det er etablert gode rutiner for varsling til Statens helsetilsyn. Kommunene plikter også å informere fastleger og andre private aktører som de kjøper tjenester fra om den nye varslingsplikten.
Det samme gjelder også kommunens plikt overfor pasienter, brukere og pårørende. Det er kommunens ansvar at disse gruppene mottar informasjon om sin rett til å varsle Statens helsetilsyn ved denne typen hendelser.
TrinnVis-kunder får 50% rabatt på Nefle-etablering
TrinnVis og SKIL (Senter for kvalitetsutvikling i legekontor) jobber for gode og tilpassede løsninger som forenkler og forbedrer driften på legekontoret. SKIL lanserer i disse dager Nefle – Nettside for legekontor. Dette er en smart og intuitiv tjeneste som gjør det enkelt for legekontor å opprette gode og brukervennlige nettsider på noen minutter. TrinnVis-kunder får rabatt på Nefle.
I samarbeid med SKIL tilbyr vi 50% rabatt på etableringsgebyret til alle legekontor som bruker TrinnVis når dere oppretter hjemmeside via Nefle. Besparelsen er da på kr. 3.500,-
Tilbudet om 50% rabatt på etableringsgebyr gjelder frem til 20. september 2019 og kun for legekontor.
Årlig driftskostnad for nettside via Nefle er deretter kr. 5.000,- per år. (Alle priser er inklusiv mva).
Dette er Nefle – Nettside for legekontor
Nefle er en internettløsning fra SKIL hvor legekontor enkelt kan lage gode nettsider med innhold og funksjonalitet spesielt tilpasset legekontors behov. Eksempler på dette er løsninger for timebestilling og fornying av resept online, e-konsultasjon og videokonsultasjon. Å ha disse tjenestene enkelt tilgjengelig via legekontorets internettsider gir et bedre tilbud til dine pasienter, og letter arbeidsmengden for deg og dine kolleger på legekontoret.
Enkel å bruke
Nefle – Nettside for legekontor er svært enkel å bruke. Ved registrering velger du ditt legekontor fra en oversikt, og systemet vil ut fra tilgjengelig informasjon generere en nettside som er unik for din praksis. Informasjon som ikke kan legges inn automatisk ordner du selv via et enkelt og intuitivt grensesnitt. Det er kort sagt en enkel måte å lage en profesjonell nettside med funksjoner og innhold spesielt tilpasset norske legekontors behov.
Vil du benytte deg av tilbudet på Nefle – Nettside for legekontor?
Klikk på denne lenken for å registrere ditt legekontor og ta i bruk Nefle – Nettside for legekontor: Nefle startside
Bruk denne rabattkoden ved registrering for å få 50% rabatt på etableringsgebyret: trinnvis2019
Avviksrapporten er et viktig verktøy for å unngå at samme feil oppstår igjen.
Avviksshåndtering er ett av de viktigste og mest grunnleggende elementene i systematisk kvalitetsarbeid. Likevel er det mange mindre helsevirksomheter som ikke har systemer og rutiner for dette.
Styrings- og kvalitetsystemet TrinnVis har verktøyene du behøver for å behandle avviksrapportering på en måte som både tilfredsstiller myndighetenes krav og forbedrer helsevirksomheten din.
Et avvikssystem er et system som gjør det mulig å behandle avvik på en systematisk måte. Systemet kan være papirbasert, men elektroniske systemer har store fordeler. Et godt avvikssystem bør gjøre det enkelt å:
rapportere og dokumentere avvik
vurdere avvikene
definere tiltak
vurdere effekten av tiltakene
Unngå «naming, blaming and shaming» – et åpent og positivt miljø er viktig for å få til avviksrapportering.
Åpenhet om avvik
De fleste mennesker har (heldigvis!) en naturlig motvilje mot å fokusere på negative ting, særlig ting som allerede har hendt. Derfor er det viktig å skape et postivt klima for registrering uønskede hendelser. Det bør understrekes – og vises i praksis – at rapporteringen ikke handler om å tildele skyld, men å avdekke mangelfulle rutiner – for å forbedre virksomheten som helhet. Alle bør oppfordres om å rapportere avvik, og det bør omtales positivt når avviksrapporter begynner å tikke inn!
I TrinnVis kan du enkelt melde avvik på web og i en egen app.
Avvikshåndtering i TrinnVis
TrinnVis inneholder et komplett, men enkelt avvikssystem. Alle brukere kan melde avvik på web eller gjennom en egen app, og meldingene sendes til Kvalitetsansvarlig.
Avviksbehandlingen i TrinnVis inneholder også en nyttig sjekkliste som viser hva slags hendelser som krever ekstern rapportering.
Det finnes ingen universell mal for hva slags hendelser som bør rapporteres. Som hovedregel bør alle hendelser som får eller kunne fått uheldige menneskelige, økonomiske eller omdømmemessige konsekvenser rapporteres. Det kan være lurt å legge listen lavt i begynnelsen – overrapportering er sjelden et alvorlig problem.
Alle helsevirksomheter er pålagt å drive kvalitetsarbeid. Det gjelder alt fra solopraksiser til store sykehus med hundrevis av ansatte. Kravene er formulert i Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten, som ble gjeldende fra 1. januar 2017.
Støtte for kvalitetsarbeid er en viktig del av TrinnVis, og med de verktøyene systemet tilbyr blir det enklere å planlegge, gjennomføre og dokumenter det viktige kvalitetsarbeidet som gjøres i helsevirksomheten.
Kvalitetsarbeid er systematisk arbeid for å forbedre kvaliteten på et produkt, en tjeneste eller en virksomhet. Kvalitetsarbeid drives i alle slags bransjer, men det stiller særlig strenge krav i bransjer der kvalitet kan være avgjørende for liv og helse, som i næringsmiddelindustrien – og helsetjenesten.
Kvalitetsarbeid er en kontinuerlig prosess.
Planlegge, gjennomføre, evaluere, korrigere
Kvalitetsarbeid beskrives ofte som en kontinuerlig prosess i fire trinn:
Planlegge: Formulere mål og planlegge aktiviteter for å nå målene
Gjennomføre aktivitetene
Evaluere: Har tiltakene blitt gjennomført slik de var planlagt? Hadde de den ønskede effekten?
Korrigere på bakgrunn av evalueringen, som fører til ny planlegging
Denne sirkelen er kjent som Demings sirkel eller PDSA, og er en av de mest brukte modellene for forbedringsarbeid.
Uten dokumentasjon er det lett å glemme hvordan planene så ut!
Dokumentasjon
Å planlegge muntlig kan fungere fint. Men hvis planene ikke er skrevet ned noe sted, kan det senere bli tvil om hva de gikk ut på og hvordan de skulle gjennomføres. Evalueringen blir også uklar hvis man blir uenige om hva som var planen, og om den ble gjennomført. Med en uklar evaluering blir det nesten umulig å korrigere og legge nye planer.
Derfor er god dokumentasjon en forutsetning for kvalitetsarbeid.
Hva er forskjellen på kvalitetsarbeid og HMS?
Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid handler om å redusere risiko for farer og ulykker og aktivt å rette søkelyset mot de positive og helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet. Dette er utvilsomt arbeid som bedrer kvaliteten i virksomheten. Vi kan derfor si at HMS er en del av kvalitetsarbeidet.
Men handler ikke alt kvalitetsarbeid i helsevirksomheter om helse, miljø og sikkerhet? Nei, HMS-arbeidet i helsevirksomheter er ikke pasientrettet, men handler om personalets helse, miljø og sikkerhet.
Pasientsikkerhet
Kunnskapssenteret for helsetjenesten definerer pasiensikkerhet som Vern mot unødig skade som følge av helsetjenestens ytelser eller mangel på ytelser. Pasientsikkerhet en den viktigste grunnen til at helsevirksomheter må drive kvalitetsarbeid.
Internkontroll er en viktig del av systematisk kvalitetsarbeid.
Kvalitetsarbeid og internkontroll
Internkontroll er å kontrollere sin egen virksomhet for å avdekke feil og mangler eller risiko for svikt. Internkontroll er en viktig del av kvalitetsarbeidet. Alle norske virksomheter, ikke bare helsevirksomheter, er etter Interkontrollforskriften pålagt å drive internkontroll. Sentrale verktøy for internkontrollen er avviksbehandling, risikovurdering og kvalitetsgjennomgang.
Avviksbehandling innebærer rapportering av uønskede hendelser, som så vurderes i forhold til forbedrende tiltak.
Risikovurdering er systematisk vurdering av områder i virksomheten der det er fare for svikt.
Kvalitetsgjennomgang er regelmessig (gjerne årlig) gjennomgang av kvaliteten i virksomheten basert på kvalitetsindikatorer, som er konkrete, målbare tegn på hvordan virksomheten presterer i forhold til bestemte mål.
Kvalitetssystem og styringssystem
Et styringssystem er et system for å styre en virksomhet, det vil si å sørge for at det er samsvar mellom målsettinger og planer og det som faktisk blir gjort i virksomheten. Et kvalitetssystem er et styringssystem som er spesielt innrettet på kontinuerlig kvalitetsforbedring.
Etter Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten skal kvalitetsarbeidet være integrert i styringssystemet. I praksis betyr dette at man ikke lenger kan ha et separat kvalitetssystem i statiske permer.
TrinnVis er både et styringssystem og et kvalitetssystem.
Kvalitetsarbeid med TrinnVis
TrinnVis er både et styringssystem og et kvalitetssystem. Det betyr at TrinnVis integrerer kvalitetsarbeidet i styringen av virksomheten. Systemet hjelper deg å organisere virksomheten, både med hensyn til til daglig drift og forbedringsarbeid.
De fleste styrings- og kvalitetssystemer er i utgangspunktet tomme strukturer der du selv må lage alt innholdet. TrinnVis kommer med ferdig innhold i form av forslag og maler som automatisk tilpasses virksomheten. TrinnVis er et webbasert og levende system, ikke statiske permer som støver ned i hyllen.
I 2018 ble det innført ny lov om hvordan personopplysninger skal behandles. I tillegg til nasjonale regler inkluderte denne nye loven EUs personvernforordning – også kjent som GDPR. I forkant av lovinnføringen ble personverndelen av TrinnVis gjennomgått, omformet og oppdatert med de nye GDPR kravene.
Mange fryktet at personvern skulle bli vanskeligere, mer komplisert og mer tidkrevende etter innføringen av GDPR. Realiteten er faktisk motsatt: Etter oppdateringen er det blitt enda enklere å bruke TrinnVis for å sikre at dine pasienters personopplysninger blir korrekt behandlet.
Datasikkerhet var tidligere den mest omfattende delen av TrinnVis. Etter gjennomgangen er seks temasider redusert til kun to, og antallet retningslinjer er redusert til mindre enn en fjerdedel. I tillegg er annet innhold bearbeidet og forenklet. TrinnVis har faktisk blitt enklere med GDPR.
I tråd med den nye terminologien er datasikkerhet i TrinnVis omdøpt til personvern. Alle dokumenter under dette temaet finner du nå under temasiden Personvern og IKT.
Oransje kryss betyr enklere TrinnVis! Mange retningslinjer og andre dokumenter har blitt overflødige og kan slettes.
Slette dokumenter
Mange dokumenter i listene har fått et orange kryss. Det betyr at maldokumentet har blitt overflødig og kan slettes. Hvis du trykker på krysset i versjonslisten, får du en forklaring på hvorfor dokumentet foreslås slettet.
Noen dokumenter har blitt overflødige på grunn av den tekniske utviklingen. Dette gjelder f.eks enkelte dokumenter knyttet til meldingsutveksling i elektronisk journal. Andre har innhold som er flyttet til andre dokumenter, som retningslinjen Backup og tilbakekopiering, hvor innholdet er gjort om til konkrete oppgaver. Mange retningslinjer kan slettes fordi innholdet er gjort om til smart funksjonalitet. Et eksempel på dette er retningslinjen Bærbart og mobilt datautstyr, som var en oversikt over tekniske krav. Disse kravene møter du nå der du registrerer datautstyret, i datakartet på siden Persondata og dataanlegg.
I datakartet registrerer du alle personregistre og annen behandling av personopplysninger. Den informasjonen du registrerer, blir analysert av systemet for å avdekke feil og mangler.
Interaktivt datakart gir oversikt
Datakartet blir det sentrale elementet i personvernarbeidet. Her skal du dokumentere all behandling av persondata. Det viktigste er pasientjournalen, men du skal også dokumentere personregistre som brukes av tilkoblet medisinsk utstyr, elektronisk pasientdialog, personalarkiv og andre registre eller systemer som behandler persondata. Så registrerer du hvor disse dataene lagres, hvordan nettverk og internettilkobling er satt opp – altså hele det miljøet persondataene befinner seg i. Datakartet støtter også dokumentasjon for fjernservere og skyløsninger, som nå kommer for fullt også i helsevirksomheter.
Hvis du allerede har dokumentert dataanlegget ditt i TrinnVis, trenger du ikke å registrere på nytt – bare de tilleggsopplysningene som det nye regelverket krever. Hvis du ikke har brukt denne siden før, er det her du bør starte!
Advarsler i datakartet viser deg hva som er i strid med reglene.
Viser deg hva som mangler
Når persondata og dataanlegg er dokumentert, vil advarsler i datakartet vise eventuelle feil og mangler. På denne måten blir det enkelt å få oversikt over hva som må gjøres for å oppfylle både GDPR og norsk helse- og personvernlovgivning.
Risikovurderinger
Basert på informasjonen du registrerer om dine persondata, foreslår TrinnVis konkrete risikovurderinger som du bør gjennomføre for å oppfylle GDPR-kravene. Disse risikovurderingene har også forklarende hjelpetekster med tips om hvordan du kan få ned risikoen for de aktuelle hendelsene. Trykk på det blå spørsmålstegnet ved overskriften for å se hjelpeteksten.
Sjekkliste for databehandleravtale
GDPR stiller nye krav til avtaler med alle som behandler persondata på dine vegne. Mange databehandlere har utarbeidet nye avtaler for sine kunder, men disse avtalene må kontrolleres for å sikre at de også dekker kravene du må stille til leverandøren. I TrinnVis blir disse kravene oversatt til en sjekkliste knyttet til databehandleravtalen. Sjekklisten er dynamisk, og sjekklistepunktene referer til opplysningene du har registrert i datakartet. Hvis du f.eks har oppgitt at en leverandør tar seg av backup, vil sjekklisten be deg kontrollere at avtalen omfatter backup.
NB! Databehandleravtale er en ny versjon av den gamle Avtale om tilgang til dataanlegget. Eksisterende brukere finner den under det gamle navnet. I listen over Versjoner finner du det nye forslaget.
Det stilles strenge krav til sjømannsleger, blant annet til bruk av kvalitetssystem.
Krav om kvalitetssystem for sjømannsleger
Den viktigste oppgaven for sjømannsleger er å sikre at de som arbeider på norske skip og flyttbare innretninger er helsemessig skikket til å utføre tjeneste om bord. For å sikre at det gjøres korrekte og forsvarlige vurderinger stilles det derfor strenge krav til sjømannsleger og hvordan de driver sin praksis.
Det kreves blant annet at alle sjømannsleger skal ha og bruke et kvalitetssystem. TrinnVis er oppdatert med oppgaver og retningslinjer direkte relatert til praktisering av maritim medisin, og egner seg derfor godt som kvalitetssystem for sjømannsleger.
Fra og med 1. juli 2019 må alle sjømannsleger dokumentere via egenerklæring at de har og bruker et kvalitetssystem i sin praksis. Regelen om bruk av kvalitetssystem ble egentlig innført for 5 år siden, men i en overgangsperiode har sjømannsleger som er godkjent før 1. juli 2014 kunnet praktisere som sjømannslege uten å levere inn egenerklæring om kvalitetssystem.
Leger som ønsker å praktisere som sjømannslege må søke om ny godkjennelse hvert 5 år. I praksis betyr dette at alle leger som fornyer sjømannslegegodkjennelsen etter 1. juli i 2019 – eller som søker godkjennelse for første gang nå – må dokumentere at de har og bruker et kvalitetssystem i praksisen.
Kravene til kvalitetssystemet
Som tilsynsmyndighet har Sjøfartsdirektoratet utarbeidet et rundskriv (RSV 12-2014) hvor kravene til kvalitetssystem for sjømannsleger defineres. I dette skrivet står det blant annet:
Det er ikke krav om at sjømannslegen må få kvalitetssystemet sertifisert, men legen må i forbindelse med godkjenningssøknaden kunne dokumentere, ved å fylle ut egenerklæringsskjemaet, at det er implementert og tatt i bruk et kvalitetssystem.
Tilsyn av sjømannsleger
Sjøfartsdirektoratet fører risikobasert tilsyn av sjømannsleger, og tilsynene kan være varslede eller uanmeldte. En viktig del av et tilsyn vil være å kontrollere at sjømannsleger har og bruker et egnet kvalitetssystem.
TrinnVis for sjømannsleger
TrinnVis overholder de kravene som Sjøfartsdirektoratet stiller til kvalitetssystemer og kan derfor brukes sjømannsleger. I TrinnVis finner du beskrivelse av oppgaver og retningslinjer som er direkte relatert til sjømannsleger laget for å gjøre jobben så enkel som mulig. Du får for eksempel konkret hjelp til å gjennomføre korrekte helseundersøkelser og utstede helse- og udyktlighetserklæringer, hvordan kompetanse på maritim medisin skal dokumenteres og hvordan du skal behandle søknader om dispensasjon eller klagesaker.
På siden Organisasjon velger du Sjømannslegetjenste som tjenestetype.
Aktivere sjømannsrelatert innhold i TrinnVis
Slik går du frem for å aktivere innholdet relatert til sjømannsleger og maritim medisin hvis du bruker TrinnVis fra før:
Logg deg inn i TrinnVis
Klikk på «Organisasjon» i hovedmenyen til venstre og velg deretter «Rediger»
Kryss av for «Sjømannslege» i tjenestetype-menyen og trykk «Ferdig»
Velg deretter «Klinisk virksomhet» i hovedmenyen til venstre
Klikk «Sjømannslege» under «Ansvarsområder og rutiner» og trykk på «Rediger» i vinduet som åpner seg
Velg personen som skal tildeles funksjonen sjømannslege og trykk deretter på «Ferdig»
Oppgaver og annet innhold relatert til sjømannslege vil nå vises i TrinnVis.
Rabatt for medlemmer i Legeforeningen
Sjømannsleger som er medlem av Den norske legeforening får 30% rabatt på TrinnVis-abonnement. Ved registrering innen utgangen av mai 2019 tilbyr vi også gratis etablering (vanlig pris for etablering er kr. 2.000 inkl. mva).
Er du allerede bruker av TrinnVis?
Da kan du aktivere innholdet som er relatert til maritim medisin og sjømannsleger uten ekstra kostnad.
Vi registrerer opplysninger om deg, og bruker egne og tredjeparts informasjonskapsler (cookies) til å
understøtte nettstedets funksjonalitet til eksempelvis å gi deg en bedre og raskere tjeneste
utarbeide statistiske analyser av din bruk av nettstedet for å forbedre brukeropplevelsen
vise deg målrettet markedsføring på andre nettsteder
Hvis du vil vite mer om disse formålene og hvordan dine opplysninger blir delt med andre, trykk på «Les mer».
Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke ved å gå inn på Personvernerklæring.
Les mer
Aksepter alle
Nødvendige
Nødvendige informasjonskapsler inneholder grunnleggende informasjon for at siden skal fungere. Disse lagres derfor uten samtykke.
Funksjonelle
Funksjonelle informasjonskapsler lagrer opplysninger som endrer måten hjemmesiden ser ut eller oppfører seg på, f.eks. ditt foretrukne språk eller den regionen du befinner deg i.
Statistiske
Statistiske informasjonskapsler samler informasjon som hjelper oss i TrinnVis med å forstå hvordan besøkende samhandler med hjemmesiden.
Markedsføring
Disse informasjonskapslene brukes til å spore besøkende på tvers av hjemmesider. Hensikten er å vise relevante annonser for den enkelte brukeren, fra TrinnVis og tredjepartsannonsører.
Bruker du gammel nettleser? Oppdater nå!
