Stikkord: ferie

Oversiktlig ferieplanlegging for hele teamet

Sommeren nærmer seg og det er tid for årets ferieplanlegging

Travle praksishverdager flyr avgårde med administrative oppgaver, lovpålagte krav og pasienter. Da er gode verktøy viktige – spesielt når bemanningen i sommerferien skal organiseres. Bemanningskalenderen i TrinnVis gjør det enkelt å planlegge ferieavvikling. I tillegg til god oversikt, gir den også detaljert informasjon om relevant regelverk for både ansatte og ledere.

TrinnVis PlussBHT – en smartere løsning for bedriftshelsetjeneste

Bemanningsverktøy som forenkler driften

Oversikt over personalgrupper

For mange er bemanning ikke bare et spørsmål om hvor mange som er på jobb, men om forholdet mellom yrkesgrupper, f.eks leger og helsesekretærer.  Det er vanskelig å få effektiv drift hvis det i en periode er for få helsesekretærer i forhold til leger, eller omvendt. Derfor har bemanningskalenderen også en egen graf som viser hvor mange som er på jobb i hver personalgruppe.

Når alle kan legge inn sine egne ferier og fravær, trenger jeg ikke bruke tid på å samle informasjon og lage oversikter
Når alle kan legge inn sine egne ferier og fravær, trenger jeg ikke bruke tid på å samle informasjon og lage oversikter

Helsesekretær Marianne Vestheim Kversøy, Eidsvåg legekontor

Del ferieplanen med samarbeidspartnere

Mange TrinnVis-brukere har behov for å dele sine planer for ferieavvikling med eksterne samarbeidspartnere. Det gjelder blant andre avtalespesialister, fysioterapeuter med driftstilskudd og fastleger, som hver vår må informere helseforetak eller kommune om bemanning i sommerferien.

Hvis flere virksomheter deler sin plan med samme epostadresse, kan mottakeren se en samlet oversikt over alle virksomhetene som har delt sine planer.

Når du bruker bemanningskalenderen til å planlegge ferieavviklingen, er det enkelt å dele planene. Bruk seksjonen Delt ferieplan på bemanningssiden.

Hvis flere virksomheter deler sin plan med samme epostadresse, kan mottakeren se en samlet oversikt over alle virksomhetene som har delt sine planer.

Del ferieplanen i TrinnVis

Brukerveiledning for bemanningskalenderen

Nyttige lenker:

Slik bruker du KI trygt

Integrert og personlig bedriftshelsetjeneste

HMS-kurs for ledere våren 2025

Har du lastet ned den nye TrinnVis-appen?

God ledelse for et bedre arbeidsmiljø og økt pasientsikkerhet

Husk å starte ferieplanlegging i god tid

Datatrusler mot små helsevirksomheter: En nødvendig bevisstgjøring

Hverdagshelten på legekontoret

Tre enkle trinn til å komme i gang med TrinnVis

TrinnVis: kvalitetssystemet for norske helsevirksomheter

Prøv TrinnVis GRATIS

Bemanningskalender

Bemanningskalender

Bemanningskalenderen gir oversikt over arbeidstid og fravær for hele personalet. Arbeidstid vises som hvite felter, fraværsperioder vises med forskjellige farger etter fraværstype. Plusstid vises også.

Plusstid før og etter arbeidstid vil ikke synes i kalenderen hvis den er stilt inn til å bare vise vanlig arbeidsdag.

Stille inn visning

Innstillinger for visning finner du i øverste venstre hjørne av kalenderen. Her velger du hvilket år som skal vises, du kan gå til i dag, og du kan velge hvilket utsnitt av døgnet som skal vises. Det minste utsnittet du kan velge er 08.00 – 16.00, og det største er 00.00 – 24.00 (hele døgnet). Du kan også velge detaljnivå for visningen, dag for dag eller time for time.

Hvis du ikke velger noe annet, vil utsnittet av døgnet automatisk tilpasses slik at all arbeidstid i det aktuelle året blir synlig.

Eksempel: Hvis den tidligste arbeidsdagen i året starter kl. 06.00 og den seneste slutter kl. 20.00, vil kalenderen vise alle dager fra 06.00 til 20.00.

Tilgang

Av personvernhensyn er tilgangen til bemanningskalenderen begrenset. Alle kan se og redigere egne fraværsperioder, men andres fravær kan ikke redigeres, og vises bare som «Annet fravær» i kalenderen. Personer med utvidet tilgang kan se og redigere alles fraværsperioder.

Gi personer utvidet tilgang

Bare personer med utvidet tilgang kan gi utvidet tilgang til andre.

  1. Finn seksjonen Utvidet tilgang under Bemanningskalenderen
  2. Trykk på Rediger til høyre i seksjonen
  3. Velg personene som skal ha utvidet tilgang
  4. Trykk på Ferdig

Begrenset redigering

Du kan begrense personalets mulighet til å gjøre endringer i bemanningskalenderen, slik at bare personale med utvidet tilgang kan bekrefte perioder og redigere bekreftede perioder.

  1. Finn seksjonen Utvidet tilgang under Bemanningskalenderen
  2. Trykk på Rediger til høyre i seksjonen
  3. Hak av for Begrenset redigering
  4. Trykk på Ferdig

Stille inn arbeidsmønster

Standard arbeidsmønster er hverdager fra 08.00 til 16.00. Du kan velge et eget arbeidsmønster for hver person.

  1. Trykk på en dag i raden for den aktuelle personen
    • Dialog for person og dag åpner seg
  2. Trykk på Rediger fast arbeidsmønster
    • Dialog for arbeidsmønster åpner seg
  3. Trykk på Ny periode
  4. Velg Startdato og Syklus
    • Hvis personen har samme arbeidstid hver uke, velger du Én ukes syklus
    • Hvis personen har et arbeidsmønster som repeteres hver annen uke, velger du To ukers syklus osv.
  5. Velg arbeidstid
    • Hvis personen har samme arbeidstid hver ukedag, velger du Fast og stiller inn klokkeslett
    • Hvis ikke, velger du Varierende
  6. Velg spisepause og om personen har fri på offentlige fridager
  7. Hvis du har valgt varierende arbeidstid: Still inn arbeidstid for hver ukedag, for hver uke i syklusen.
  8. Trykk på Ferdig

Arbeidstiden skal samsvare med den arbeidsmengden som inngår i stillingen. Du bør derfor ikke stille på arbeidstiden for å vise planlagt ekstraarbeid og friperioder, men bruke plusstid og avspasering.

Legge til fraværsperiode

  1. Trykk på dagen fraværsperioden starter, i raden for den aktuelle personen
    • Dialog for person og dag åpner seg
  2. Trykk på Legg til fraværsperiode
    • Dialog for fraværsperiode åpner seg
  3. Velg Fraværstype
  4. Velg Status
    • Ubekreftet betyr at fraværsperioden er et forslag. Denne statusen brukes f.eks når man registrerer ønske om ferie.
  5. Skriv eventuelt notater om fraværet
  6. Trykk på Ferdig

Grupper

Personalet kan deles inn i inntil tre grupper for å gi bedre oversikt over bemanningen. Gruppene markeres med tre nyanser av blått til venstre for navnene, og skilles med en linje i kalenderen.

  1. Trykk på navnene til venstre i bemanningskalenderen
    • Dialogen Grupper åpner seg
  2. Fordel personalet i grupper ved å trykke på de fargede kvadratene til venstre for navnene
  3. Trykk på Ferdig

Oversikt over antall personer til stede

Rutenettet med blå markeringer i underkant av kalenderen viser hvor mange som er til stede hver dag. Hvis du trykker på dette rutenettet, utvider det seg og utstyres med tall som viser hvor mange dagsverk som er til stede for hver dag, innenfor hver personalgruppe.