Hva er internkontroll?
Internkontroll er det virksomheten din selv gjør for å sikre at den drives i tråd med regelverket. Krav om internkontroll finnes i flere lover og forskrifter, som internkontrollforskriften, helseloven og personopplysningsloven. Internkontroll kan også brukes for å sikre kvalitet på varer og tjenester som dere leverer, sunn økonomi og at virksomheten din drives i henhold til mål, plan og strategier.
Her er en kort artikkel om internkontroll, og hvordan TrinnVis gjør det enklere å få god internkontroll i din virksomhet.
Må du drive internkontroll?
Internkontrollforskriften gjelder for alle virksomheter som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Andre lover og forskrifter kan gjelde avhengig av hvilken type virksomhet du har. Driver du helsevirksomhet kan f.eks også helsetilsynsloven, spesialisthelsetjenesteloven, tannhelsetjenesteloven, helse- og omsorgstjenesteloven og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgssektoren gjelde.
Alle virksomheter som lagrer personopplysninger om ansatte, pasienter eller kunder må også overholde kravene til internkontroll som finnes i personopplysningsloven.
Hva skal du gjøre?
Hva som faktisk kreves er best beskrevet i internkontrollforskriften, som sier at internkontroll er:
Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Internkontrollforskriften tar først og fremst for seg krav til HMS, men forskriftens definisjon og beskrivelse av internkontroll kan gjerne brukes for andre områder i virksomheten.
Internkontroll er en kontinuerlig prosess
Virksomheter skal ha et system hvor internkontrollen kan planlegges, gjennomføres og evalueres. Som bruker av TrinnVis har din virksomhet dette. Systemet skal ha prosedyrer og metoder som skal gjennomgås regelmessig, og om nødvendig korrigeres før de iverksettes. Internkontroll er ikke noe som bedriften din gjennomfører en gang iblant, men derimot et aktivt kontrollsystem som hele tiden fungerer i bakgrunnen av virksomhetens egentlige produksjon. Det er kun ved kontinuerlig internkontroll at feil i virksomheten din kan oppdages hurtig og uønskede situasjoner forebygges.
Krav til dokumentasjon
Virksomheten din må kunne dokumentere at den har et system for internkontroll. Dette gjøres ved hjelp av skriftlige rutiner og retningslinjer som beskriver:
- hva som skal gjøres
- hvem som skal gjøre det
- når det skal gjøres
- hvordan det skal gjøres
Det er viktig å ha et system hvor oppgaver er tydelig beskrevet og ansvarsområder klart fordelt, og som bruker av TrinnVis har din virksomhet dette allerede.
Avvik og risikovurderinger
Kravene til dokumentasjon gjelder også for avviksmeldinger og risikovurderinger. Hvis noe går galt, eller uønskede situasjoner oppstår, skal det registreres som avvik. Alle ansatte skal kunne melde avvik på en enkel måte, og registrerte avvik skal behandles. I praksis betyr det at virksomheten din skal redegjøre for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at samme uønskede situasjon gjentar seg.
I tillegg skal det gjøres vurderinger på hva som kan gå galt, sannsynligheten for at det skjer og hvilke konsekvenser det får om det skjer. Dette kalles risikovurderinger, og virksomheten din må kunne dokumentere at disse er gjort.
Avvik og risikovurderinger i TrinnVis
Verktøy for både registrering og behandling av avvik, og gjennomføring av risikovurderinger, finner du under Kvalitetsarbeid i TrinnVis. Har du det travelt, og ønsker å rapportere et avvik hurtig, bruk plussknappen nede i høyre hjørne i TrinnVis og velg Avviksmelding. Meldingen lagres på temasiden Avvik i TrinnVis og kan behandles senere.
Hvem har ansvaret for virksomhetens internkontroll?
Som leder er det din plikt å sikre at kravene i de forskjellige forskriftene og lovene oppfylles. Det er også ditt ansvar å påse at internkontrollen er satt i system. Ifølge internkontrollforskriften skal dette gjøres i samarbeid med de ansatte. Internkontroll er altså ikke et soloprosjekt for deg som leder, men et fellesprosjekt som alle i bedriften deltar i. Sørg for at kolleger og eventuelt ansatte kan logge seg inn i TrinnVis, og at alle kjent med hvordan de bruker systemet.
Internkontroll på andre områder
Selv om det i stor grad fokuseres på internkontroll for å sikre drift i tråd med forskrifter og lovverk, er dette en prosess som også bør brukes på andre områder i virksomheten. God internkontroll kan brukes til å sikre at feil og mangler ved blant annet økonomi oppdages tidlig. Da kan det iverksettes endringer før det får store konsekvenser for bedriften. Det samme kan også gjøres for å kontrollere produksjon og tjenesteyting. Internkontroll med kontinuerlig evaluering og korrigering kan iverksettes i nær alle deler av virksomheten.
Internkontrollområder som dekkes i TrinnVis:
- HMS
- Oppfølging av personale
- Datasikkerhet/GDPR
- Utstyrskontroll
- Smittevern
- Økonomistyring og ledelse
Internkontroll og kvalitetssystemer
To begreper som ofte dukker opp i sammenheng med internkontroll er kvalitetsarbeid og kvalitetssystem. Internkontroll setter søkelys på virksomhetens egen sikring og overvåking av det som er pålagt av myndighetene eller egne interne virksomhetskrav.
Kvalitetsarbeid er arbeidet virksomheten din gjør for å forbedre kvaliteten på produkter som lages, tjenestene dere leverer eller virksomheten generelt. Internkontroll er med andre ord grunnlaget for senere kvalitetsarbeid. Internkontroll og kvalitetsarbeid er tett knyttet til hverandre, og med TrinnVis kombinerer du disse i ett overordnet system.
God internkontroll med TrinnVis
Som bruker av TrinnVis har virksomhet din verktøyene som behøves for å drive god internkontroll og lovpålagt kvalitetsarbeid. Husk at mange av dokumentene som trengs, som måldokumenter, rutiner og retningslinjer, ligger som ferdige forslag i systemet. Mange av disse kan brukes som de er, mens noen vil kreve mindre endringer for å tilpasse dem til din virksomhet.
Nyttige lenker
- Internkontrollforskiften
- Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgssektoren
- Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen
- Helsetilsynsloven
- Personopplysningsloven
Du er kanskje også interessert i:
- Hva er et avvik?
- Hindre uønskede hendelser i bemanningskalenderen
- Jo mer vi har i Trinnvis, jo bedre!