Nå er din TrinnVis-konto er klar til oppgradering! Den nye versjonen har masse ny funksjonalitet og et mye enklere grensesnitt.
I en begrenset periode kan du fortsatt bruke den gamle versjonen.
Trykk her for å logge inn.

Tid til overs?

Benytt denne tiden til å få full kontroll og sikre at virksomheten er godt organisert og klar for nye uforutsigbare situasjoner – og til at hverdagen kommer tilbake.

Det ser ut til at dagens koronasituasjon vil vare lenge. Mange har nå en roligere periode fremover – enten fordi myndighetene har pålagt dere å stenge ned eller fordi koronasituasjonen gjør at pasientene uteblir en periode og oppgavene er færre. Kanskje er det stille før stormen?
I en situasjonen som dette er vi mange som opplever at vi ikke er så godt rustet som vi skulle ha vært. I en travel hverdag blir ofte det som ikke har bråhast skjøvet på. Her er noen forslag til ting som bør tas tak i.

Oppdater rutiner for smittevern

I TrinnVis ligger det ferdige forslag til ansvarsfordeling og rutiner for smittevern. Gå igjennom disse. Oppdater eller tilpass de ferdige forslagene slik at de passer for deres virksomhet. Smittevern er i dag viktigere enn noensinne, og dere kan også lage egne rutiner som kun gjelder for dere og deres personale. Kort sagt – bruk TrinnVis til å øke smittevernberedskapen og sørg for at ansatte og kolleger er oppdatert.

Tips:
Du kan enkelt dele innhold i Trinnvis med dine kolleger. Bruk «Del» knappen øverst på TrinnVis-sidene og skriv en kort melding. De andre får da en epost med direkt link til det du ønsker å dele.

Bruk også tid på å rydde kontor, behandlingsrom, venterom osv. Få vekk unødvendige papirer, brosjyrer, bøker og annet slik at blir lettere rengjøre og desinfisere alle flater. Dette er viktig med tanke på godt smittevern.

Gjør risikovurderinger 

TrinnVis har gode verktøy for gjennomføring og dokumentering av risikovurderinger. Vi har også foreslått flere risikovurderinger innen smittevern som kan gjøres. I tillegg kan dere lage deres egne.

Er det risikovurderinger som bør gjøres med tanke på faren for koronasmitte – enten fra pasient til ansatte eller mellom ansatte?

Dokumenter avvik

Den siste tiden har vært uvanlig og krevende for alle, og situasjoner har oppstått som vi kanskje ikke har hatt full kontroll på. Bruk avviksverktøyet i TrinnVis til å dokumentere hva som har skjedd og hvilke tiltak som gjøres for å hindre at det skjer igjen.

Har det skjedd avvik som vi bør dokumenter og gå gjennom slik at vi er bedre rustet til uforutsette og krevende situasjoner i fremtiden?

Lagre viktige dokumenter i TrinnVis

Mange av dere har nå opplevd en situasjon med permittering av ansatte og viktige avtaler som har måttet gjennomgås. Hvis ikke du allerede har gjort dette, så sørg for at avtaler – som arbeidsavtaler – og andre viktige dokumenter lastes opp og lagres inn i TrinnVis. Da vet du alltid hvor de er og har dem lett tilgjengelige når de behøves. Legg også inn kontaktinformasjon og gyldighetsdato for dokumentene som lagres i TrinnVis.

Tips:
TrinnVis har tilgangskontroll. På sensitive dokumenter – som arbeidsavtaler – kan dere begrense tilgangen og bestemme hvem som har mulighet til å lese dem.

Les også:

Koronainformasjon for legekontor
Koronainformasjon for andre helsevirksomheter

Enklere å etablere hjemmekontor
Oppdaterte regler ved permittering
Må dere stenge ned?
Koronautbruddet – har dere kontroll?

 

Må dere stenge ned?

Søndag kveld kom meldingen om at fysioterapeuter, manuellterapeuter, kiropraktorer, psykologer, tannpleiere, optikere, fotterapeuter og logopeder må stenge ned som ett av tiltakene mot spredning av koronaviruset. I TrinnVis finner du nyttige tips og mange av verktøyene du trenger for å takle dette.

Og husk: behold roen! Veldig mange er i samme situasjon som dere, og de aller fleste har stor forståelse for de endringene som dere nå må gjøre.

Dette haster og må gjøres med det samme

Det er viktig at dere informerer pasientene deres om situasjonen og at dere har fått pålegg fra myndighetene om å stenge ned:

• Sjekk timeboken og kontakt alle pasienter som har time i dag eller i morgen
• Legg ut informasjon om stenging på klinikkens hjemmeside og på sosial medier hvis dere bruker det
• Heng opp informasjon på inngangsdøren om at dere er stengt, og informer om epostadressen og telefonnummeret som pasientene kan kontakte dere på
• Bestem hvem som har ansvar for å ta imot pasienthenvendelsene som kommer
• Ha klart for dere hvem som kan gi pasienter råd over telefon relatert til medisinsk behandling
• Sjekk timebok, kalender og epost – og hør med kolleger og ansatte om de har noe som det haster å ta tak i

Hva må gjøres videre?

Det er også viktig at dere som snart som mulig kartlegger hvilke oppgaver som må gjøres i tiden fremover.

• Prioriter og fordel disse oppgavene – husk at mye kan gjøres hjemmefra
• Legg inn viktige oppgaver i TrinnVis slik at alle har tilgang til dem og at dere enkel kan fordele dem mellom dere. Hver oppgave bør inneholde en prosedyre for hvordan den skal gjennomføres
• Legg til nye oppgaver i TrinnVis etterhvert som dere får større oversikt over situasjonen og hva som må gjøres
• TrinnVis har verktøy for å gjøre risikovurderinger og dokumentere disse

Må noen permitteres?

Selv om hovedaktiviteten stenges ned må dere ha personale som kan betjene akutte situasjoner og ta imot henvendelser fra pasienter.

Hvis dere er tvunget til å permittere anbefaler vi at du ser på prosedyren Permittere ansatte i TrinnVis. Her finner du liste over hva som må gjøres, og et forslag til tekst som kan brukes i permitteringsvarsel. Ellers anbefaler vi at dere:

• Informerer ansatte og kolleger om situasjonen – enten samlet eller én til én via telefon
• Oppretter en kanal for felles informasjon og kommunikasjon mellom ansatte. Her må alle inkluderes – også de som er i karantene og i permittering

Hold en lav terskel for spørsmål og kommentarer fra ansatte og kolleger. Det er viktig at alle får svar på alt de lurer på og at dere står samlet i tiden fremover.

Oppdaterte regler ved permittering (NAV):
Informasjon til arbeidsgivere
Informasjon til arbeidstakere

Hva med pasientene?

Det er viktig at dere har en god plan for hva dere skal gjøre med pasientene fremover og at dere har rutiner for å holde dem oppdatert på situasjonen.

• Fordel ansvaret for og arbeidet med å gjennomgå, booke om og reorganisere pasientbestillinger og behandlinger som er planlagt fremover.
  Den enkelte behandler må sørge for at sine pasienter får god oppfølging til situasjonen igjen normaliserer seg, og at ingen «glipper» underveis
• Sikre at begge parter – pasient og behandler – er innforstått med hvem som skal gjenoppta kontakten når tingene går tilbake til normalen
• Fordel ansvaret for og arbeidet fremover med å ta imot henvendelser fra pasienter
• Fordel ansvaret for å holde hjemmesider og eventuelle sosiale medier oppdatert

Hva med økonomien?

Det er viktig å få kontroll på alle sider ved driften knyttet til økonomi, og at det i så stor grad som mulig gjøres tiltak for å sikre videre drift også etter at krisen er over.
Har dere eksterne eiere, styremedlemmer eller aksjonærer må disse informeres om situasjonen som har oppstått som følge av spredningen av koronaviruset.

• Krev inn utestående fra pasienter
• Gjennomgå økonomien og få oversikt over utgiftene fremover.
• Gjør tiltak for å minimere kostnader og utgifter der det er mulig
• Lag en økonomisk tidslinje med oversikt over de kritiske punktene som kommer fremover (store forfall og lignende). Hvor lenge kan dere klare dere under dagens omstendigheter?
• Gjennomgå større kontrakter som f.eks. husleiekontrakt, og se om du kan utsette eller få dispensasjon fra noen av dem.
  Spredningen av koronaviruset utgjør ikke en force majeure-hendelse i seg selv, men dagens situasjon kan påvirke omstendighetene rundt kontrakter. Om myndighetene fatter pålegg om stenging kan f.eks. deres forpliktelser til å betale leie mv. falle bort eller reduseres så lenge påbudet om stenging varer. Det er viktig at dere kommer i dialog med utleier om disse forholdene skulle bli aktuelle, slik at dere sammen kan finne en løsning som ivaretar begge parters interesser.
• Noen banker har gått ut med informasjon om at de kommer til å være fleksibel med avdragsfritak i månedene fremover. Dette bør vurderes hvis dere har lån og må sikre likviditet.

Behøver du råd og tips?

Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil ha råd og tips om hvordan du kan bruke TrinnVis til å få best mulig kontroll over situasjonen som har oppstått som følge av spredningen av koronaviruset.

• Linn C. Christensen
  Tlf: 977 98 183 – linn@trinnvis.no
• Ole-Vidar Andersland
  Tlf: 485 95 383 – ole-vidar@trinnvis.no

Tilbud
På bakgrunn av situasjonen som vi nå er i har vi laget to tilbud på grundig innføring i TrinnVis via telefon eller Skype:

• 1 times avtalt bistand til registrering av virksomheten og gjennomgang av TrinnVis
  Kr. 1000,- inkl.mva
• 2 timers avtalt bistand til registrering av virksomheten, gjennomgang av TrinnVis, råd om hvordan det er lurt å legge opp arbeidet konkret hos dere, pluss gjennomgang av avviksrapportering og risikovurdering
  Kr. 1800,- inkl.mva

 

TrinnVis søker fagformidler og relasjonsbygger

TrinnVis arbeider for faktisk forbedring av helsenorge ved å hjelpe små og mellomstore helsevirksomheter til å drive effektivt, med høy faglig kvalitet, høy pasientsikkerhet og i samsvar med norsk helselovgivning. Dette gjør vi gjennom å utvikle og markedsføre det nettbaserte styrings- og kvalitetssystemet Trinnvis i samarbeid med brukere og samarbeidspartnere, drive informasjonsvirksomhet og delta i fagutvikling og samfunnsdebatt. TrinnVis er i vekst og brukes allerede av mer enn 700 helsevirksomheter i Norge. TrinnVis samarbeider med Legeforeningen og Norsk Fysioterapeutforbund NFF.

TrinnVis består i stor grad av ferdiglagde forslag til ansvarsfordeling, avtaler, retningslinjer og konkrete prosedyrer som er vanlig hos de forskjellige helsegruppene vi henvender oss til. TrinnVis tar for seg HMS, ledelse, personal, organisering, utstyrhåndtering, personvern, IKT, avviksrapportering, risikovurdering, økonomi, pasientmottak og behandlingsrom.

Vi søker nå en person som skal ha ansvaret for å holde dette innholdet oppdatert. Som ansvarlig for innholdet i TrinnVis blir du veldig godt kjent med selve produktet og vil også få en viktig rolle med kommunikasjon mot eksisterende og nye kunder, fagorganisasjoner og media.

Jobben består av å:

• produsere nytt innhold til systemet
• koordinere fagpersoner som kan levere innhold
• selv foreslå endringer og forbedringer av innholdet
• være interessert og følge aktivt med på de aktuelle fagområder
• arbeide utadrettet – mot kunder og fagorganisasjoner (relasjonssbygging, møter, informasjonsstand, kurs mm)
• produsere kommunikasjon mot eksisterende og nye kunder
• produsere markedskommunikasjon
• styre annonsekampanjer
• holde kurs

Vi har behov for en person som:

• liker å jobbe utadrettet – mot kunder og fagorganisasjoner, både for å fronte TrinnVis, men også for å holde deg orientert om alt som rører seg.
• har god forståelse for og være glad i gode dataverktøy
• ser verdien av å jobbe med systematisk kvalitetsforbedring og effektiviseringsarbeid i en organisasjon
• har interesse av og kunne forstå og formidle komplisert stoff slik at det blir enkelt og overkommelig
• har god kunnskap om moderne former for markedsføring og kan produsere innhold til våre egne nettsider, nyhetsbrev, annonser og kampanjer.
• er sosial, utadvendt, selvstendig, systematisk og analytisk
• er glad i og flink til å skrive
• er god på digital markedsføring og sosiale medier
• kan skape god omtale i media
• har god gjennomføringsevne

Trinnvis er et lite selskap i vekst og vi trenger en vi kan jobbe tett med og som kan ta gode og selvstendige valg. Mye av arbeidet vil foregå i samarbeid med fagperson, designer eller utvikler.

Vi forventer ikke at du er ekspert på alt vi har behov for, men vi tror at rett person vil ta utfordringen og tilegne seg nødvendig kunnskap ved behov. Den rette personen vil få en sentral rolle i utviklingen av selskapet fremover.

Du må ha en del år med relevant arbeidserfaring, og mange gode kontakter er selvfølgelig en fordel.

Du har gjerne bakgrunn som:

• journalist
• medieviter
• helsearbeider (lege, tannlege, fysioterapeut, sykepleier etc)
• (helse)byråkrat
• jurist
• samfunnsviter
• pedagog

Arbeidssted: Bergen sentrum. Noe reisevirksomhet må påregnes
Søknadsfrist: Fortøpende. Søk på stillingen så raskt som mulig.
Lønn: Etter avtale. Bonus eller opsjonsavtale kan være aktuelt.
Søknad: Søknadsbrev og utfyllende CV på e-post. Vi ber om referanser senere hvis det blir aktuelt.
Oppstart: Snarest og tilpasset rett person.
Kontakt: Siren Skjold Olsen, daglig leder, siren@trinnvis.no, Telefon 48 59 53 83

Slik blir du GDPR-klar med TrinnVis

1. Gå til siden Persondata og dataanlegg (under Personvern og IKT) og registrer all behandling av persondata. Følg instruksjonene og fyll ut informasjonen.
2. Gjennomfør risikovurderingene som blir foreslått i datakartet. Trykk på det blå spørsmålstegnet i overskriftene til risikovurderingene for å få hjelp.
3. Gå til siden Persondata og dataanlegg. Alle dokumenter med orange kryss i listen kan du slette, hvis du ikke har gjort endringer som du vil beholde.
4. Gå igjennom de andre dokumentene og ta i bruk foreslåtte oppdateringer (blått utropstegn i versjonslisten).
5. For å informere pasienter kan du bruke dokumentet Info til pasienter om personvern og journalrettigheter. Du kan også laste ned eller bestille infomateriell på trinnvis.no/ressurser.

TrinnVis hjelper deg å informere pasientene

For en måned siden lanserte vi testen Er pasientopplysningene trygge hos deg? Bare en tredjedel av testdeltakerne svarer ja på spørsmålet om pasientene har fått informasjon om behandlingen av deres helsopplysninger.

Informasjon til registrerte er en viktig del av de nye personvernreglene, og for deg som bruker TrinnVis er det enkelt å informere pasientene.

Vår infopakke består av

• Retningslinje i TrinnVis
• Brosjyre
• Plakat
• Nettside
• PowerPoint-presentasjon til infoskjermer

Bruk infomateriellet og sørg for at alle pasienter får riktig informasjon!

Last ned og bestill infomateriell her

Ta testen: Er pasientopplysningene trygge hos deg?

TrinnVis hjelper deg med GDPR

Etter intensivt arbeid i løpet av våren er TrinnVis nå oppdatert i henhold til de nye personvernreglene (GDPR) som etter planen blir norsk lov 1. juli. Temasidene under Databehandling er omdøpt til Personvern og IKT, og har fått en omfattende oppgradering. Oppgraderingen omfatter også forenkling og oppdatering av eksisterende TrinnVis-innhold.

Personvernløsningen i TrinnVis inneholder blant annet

• dokumentasjon av personregistre
• risikovurderinger
• sjekkliste for databehandleravtale
• informasjonsmateriell til pasienter

Les mer: Slik er personvernløsningen i TrinnVis

Bestill informasjonsmateriell til pasientene