Slik forbereder du virksomheten for eltilsyn
Vi får mange henvendelser fra virksomheter som har fått varsel om eltilsyn, eller som har hatt tilsyn og mottatt rapport med avvik som må utbedres. Basert på henvendelsene har vi laget en oversikt over hva du bør ha klart før et eltilsyn.
Oversikten inkluderer de vanligste avvikene som avdekkes ved eltilsyn. Bruker virksomheten din TrinnVis får du ferdige forslag til mange av dokumentene som kreves for å unngå avvik, og du har verktøy som gjør det enklere å registrere informasjon som Eltilsynet krever.
Rådgivning
Vi tilbyr våre brukere rådgivning i anledning eltilsyn. Ta kontakt hvis du ønsker å klargjøre virksomheten før tilsyn, eller har fått avvik som må imøtekommes. Rådgivning leser du mer om her.
Eltilsyn utføres av ditt lokale nettselskap på vegne av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Det er altså ikke et statlig direktorat som utfører tilsynet, men nettselskaper som Elvia, Eviny og Lyse som gjør dette på vegne av myndighetene. Når selskaper utfører eltilsyn omtales de som Det lokale eltilsyn (DLE).
Det elektriske anlegget
Ved eltilsyn blir byggets elektriske anlegg kontrollert. Er det god tilgang til sikringsskap? Er det feil eller mangler ved anlegget som øker risikoen for brann eller ulykker? Bruk og tilkobling av elektromedisinsk utstyr blir også kontrollert for å sikre at det ikke kan føre til skade på brukere eller pasienter.
TrinnVis har ferdige sjekklister for intern kontroll av elektriske installasjoner. Denne finner du under Referater og rapporter på siden Helse, miljø og sikkerhet.
Måldokumenter
Helsevirksomheter er pålagt å ha dokumenter hvor målsetting for blant annet virksomheten, HMS, informasjonssikkerhet og kvalitetsarbeid er beskrevet. Ved eltilsyn vil du som minimum bli bedt om å fremvise måldokument for HMS.
I TrinnVis ligger det ferdige forslag til dette og andre måldokumenter. Måldokumentene kan brukes som de er, men kan også endres og redigeres hvis du ønsker det. Mål for HMS-arbeidet finner du under Måldokumenter på siden Helse, miljø og sikkerhet.
Dokumentasjon av organisasjon og ansvarsfordeling
Ved eltilsyn vil du kunne bli bedt om å dokumentere hvordan ansvarsområder er fordelt blant deg og dine kolleger. Daglig leder, HMS-ansvarlig, Utstyrsansvarlig og Kvalitetsansvarlig er eksempler på slike ansvarsområder. I tillegg til dokumentasjon av ansvarsfordeling, skal det også være beskrivelse av hvert ansvarsområde og oversikt over hvilke rutiner som hører til.
TrinnVis har forhåndsdefinerte ansvarsområder som fordeles på personalet. Hvert ansvarsområde har rutiner som beskriver hva som skal gjøres og hvordan. På siden Organisasjon finner du oversikt over de ansatte som er registrert i TrinnVis og ansvarsområdene disse er tildelt.
Dokumentasjon av elektromedisinsk utstyr
Ved eltilsyn vil du bli bedt om å fremlegge en komplett oversikt over virksomhetens elektromedisinske utstyr. Hver enkelt utstyrsenhet skal kunne identifiseres fysisk ut fra informasjonen i oversikten, og må derfor inkludere utstyrets ID eller serienummer. Er det utstyr som krever oppfølging – f.eks. regelmessig service, bytte av filter osv. – skal dette også fremkomme. Du vil kunne bli bedt om å dokumentere rutiner for oppfølging og kassering av medisinsk utstyr.
I TrinnVis utstyrsoversikt registrerer virksomheten din enkelt elektromedisinsk utstyr i tråd med kravene fra DSB. Ved eltilsyn vil du bli bedt om å dokumentere at dere har en vedlikeholdsplan for utstyret. Dette gjør du i utstyrsoversikten ved å opprette rutiner og oppgaver for oppfølging av utstyr som krever dette.
Rutiner for opplæring
En viktig del av et eltilsyn er å sjekke at virksomheten har rutiner for opplæring i bruk av elektromedisinsk utstyr (EMU). Disse skal sikre at personalet har ferdighetene og kunnskapen som kreves for å bruke utstyr på en trygg måte. Virksomheten skal ha rutiner med ferdige prosedyrer for opplæring av nye ansatte og vikarer, og når virksomheten anskaffer nytt utstyr.
I TrinnVis er det forslag til rutine for opplæring av ansatte i bruk av elektromedisinske utstyr. Lære opp brukere av elektromedisinske utstyr (EMU) finner du under Utstyrsansvarlig på temasiden Utstyr.
Dokumentasjon av opplæring
Ved eltilsyn vil virksomheten din kunne bli bedt om å dokumentere at ansatte har fått opplæring i korrekt bruk av elektromedisinske utstyr.
I rutinen Lære opp brukere av elektromedisinske utstyr (EMU) finner du beskrivelse på hvordan du dokumenterer ansattes opplæring i utstyr som de bruker.
Avvikssystem
Virksomheten din skal ha et system for melding og behandling av avvik. Systemet skal være tilgjengelig for alle ansatte. Behandling av avvik er viktig for at virksomheten skal lære av uønskede hendelser, og iverksette tiltak for å unngå at det skjer igjen.
TrinnVis inneholder et komplett avvikssystem. Systemet gjør det enkelt å melde avvik, og behandle disse hvis nødvendig. Verktøyet for avviksbehandling inkluderer sjekkliste for når det er plikt om å melde avvik til eksterne, som Direktoratet for sikkerhet og beredskap (DSB), Arbeidstilsynet osv.
Dokumentasjon av risikovurderinger
Driver du en helsevirksomhet er det naturlig for deg å tenke gjennom hva som kan gå galt, f.eks. ved bruk av elektromedisinsk utstyr. Ved et eltilsyn vil du bli bedt om å dokumentere dette gjennom å fremvise risikovurderinger. I risikovurderingene beskriver du hva som kan gå galt, vurderer hvor stor sjanse det er for at det skjer og hvilke konsekvenser dette kan få. Er kalkulert risiko høy skal det iverksettes tiltak.
I TrinnVis er det ferdige forslag til risikovurderinger, og du kan også lage dine egne. Risikovurderingene gjennomføres og dokumenteres med den innebyggede risikokalkulatoren.
Prosedyre for å melde hendelser til DSB
Et avvik som ofte går igjen ved eltilsyn er manglende dokumentert prosedyre for å melde fra til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Hendelser og nesten-uhell som involverer bruk av medisinsk utstyr, og som har eller kunne ha ført til alvorlig personskade, skal meldes til DSB.
I TrinnVis er prosedyre for å melde hendelser til DSB innebygget i avvikssystemet. En sjekkliste forteller deg når og hvordan hendelser skal meldes. Dette er også beskrevet i rutinen Melde avvik.
System for internkontroll
Virksomheter skal ved eltilsyn kunne dokumentere at de har et system for internkontroll og internrevisjon.
TrinnVis er et komplett internkontrollsystem med etableringsoppgaver knyttet til hvert ansvarsområde. Når disse etableringsoppgavene er markert som utført i TrinnVis, vil systemet gi årlige påminnelser til ansvarlig person om at de skal kontrolleres på nytt. Disse gjentagende oppgavene blir da en del av virksomhetens systematiske internkontroll/internrevisjon.
Om TrinnVis
TrinnVis er et webbasert drift, HMS og kvalitetssystem som er utviklet spesielt for små og mellomstore helsevirksomheter. Er du allerede bruker av TrinnVis kan du logge deg inn her.
Vil du prøve TrinnVis gratis i 30 dager? Trykk her for mer informasjon.