Forfatter: Kjetil Solli

Trygg influensavaksinering under koronapandemien

Trygg influensavaksinering under koronapandemien

Fastlegene og den kommunale helsetjenesten er viktige for å oppnå høyest mulig vaksinasjonsdekning i risikogrupper. Denne høsten må vi beskytte pasienter og personale mot koronasmitte, særlig ved å unngå overfylte venterom. På denne siden finner du råd om trygg gjennomføring av årets influensavaksinering. Rådene er utarbeidet av TrinnVis i samarbeid med Norsk forening for allmennmedisin og SKIL. Legekontor som bruker TrinnVis, vil finne dette innholdet i sin TrinnVis-konto. Der kan det også redigeres med lokale tilpasninger.

Hovedtrekk

  • Ingen drop-in
  • God informasjon
  • Effektiv gjennomføring
  • Forsterket smittevern
  • Unngå overfylte venterom

Tid for gjennomføring

Hovedutsending av influensavaksine 2020/2021 blir trolig i uke 40-43.

Hvem skal vaksineres?

Personer i risikogruppene skal prioriteres i første runde. Vaksinasjon av den generelle befolkning må vente og er ikke hovedmålsettingen til FHI nå.

I første runde vaksineres alle over 65 år og andre risikopasienter som vi møter på kontoret, eller som har bestilt vaksinetime på nett. 

I neste runde bør legekontoret aktivt invitere risikopasienter som ikke selv har sørget for å få vaksinen. Sett gjerne en dato for når dette skal skje.

EPJ-løftet har bestilt et verktøy som lister opp disse pasientene med tilhørende funksjonalitet for å invitere til vaksinering. 

Journalleverandørenes løsninger

Se sjekkliste for indikasjoner i TrinnVis-rutinen lenger nede på denne siden.

Forberedelse

Skaff og distribuer vaksiner

Sørg for å ha vaksiner klare på alle rom der det skal utføres vaksinasjon. 

Informer pasientene

Informer på hjemmesider og les inn beskjed på telefonsvarer. På kontoret brukes oppslag på ytterdør/venterom og infoskjerm.

  • Forklar hvorfor det ikke blir drop-in i år
  • Informer om hvem som bør få vaksine og hvem som ikke trenger det
  • Forklar hva pasientene må gjøre for å få årets vaksine
  • Pasienter med Covid-19-symptomer skal ikke komme til kontoret for vaksinasjon, selv ved milde symptomer

Informasjonsmateriell fra FHI

Sett opp online timebestilling

Legekontorets personell bør slippe å bruke tid på å tildele timer, dette bør pasientene gjøre selv. Derfor jobbes det nå opp mot journalleverandørene for å lage en egen online timebok for vaksinering, slik at legekontoret har kontroll på hvor mange som til enhver tid kommer.

Mange leverandører jobber nå med denne saken og vi håper de fleste vil ha en løsning klar i tide. EPJ-løftet har dette som en hastesak. 

Hvis journalsystemet ikke har mulighet til å publisere egen timebok for legekontorets felles vaksinering, kan dere bruke den enkelte leges timebok med info før selvbooking om at hele eller deler av dagen er satt av til vaksinering, og at vanlig legekonsultasjon ikke er tilgjengelig. 

Journalleverandørenes løsninger

Planlegg effektiv journalføring og SYSVAK-melding

Finn ut hvordan journalsystemet kan brukes optimalt slik at journaltekst, diagnose og registrering i melding til SYSVAK kan opprettes med færrest mulige tastetrykk.

Journalleverandørenes løsninger

Organiser observasjonssted

Finn måter å spre pasientene over et størst mulig areal under observasjonen. Vær kreativ. Vurder å bruke lokaler i nærheten eller la pasientene vente i egen bil, dersom observasjon kan gjennomføres på parkeringsplassen. Hvis kontoret har en egen vaksinasjonsdag/-kveld, kan man vurdere å la pasienter vente på rom de vanligvis ikke har tilgang til, f.eks lunsjrom, noen av legenes rom, gangen. Sørg for renhold med forhøyet smittevern i disse arealene.

TrinnVis vaksinasjonskalkulator hjelper deg å beregne bemanning, observasjonskapasitet og total tid for gjennomføring av høstens vaksineringsprosjekt.

Informer og organiser personalet

Sørg for at alle vet hva de skal gjøre, og hvor de finner informasjon.

Gjennomføring

Pasienter som møter opp av vanlige grunner

Risikopasienter bør som vanlig vaksineres når de kommer inn for vanlig legetime, blodprøve eller annet. I høst er det viktig at vaksinasjonen utføres i starten av konsultasjonen. Da unngår man å sende pasienten ut på venterommet igjen for å vente på lab, samt at en del av observasjonstiden inngår i konsultasjonen.

Selve vaksineringen

Se rutinen Vurdere/gi influensavaksine nedenfor.

Følg ellers generelle råd som er gitt for Covid-19 på legekontor. I TrinnVis finner du relevante rutiner og retningslinjer på temasiden Smittevern.

Relevant innhold fra TrinnVis

Nedenfor gjengir vi relevant og oppdatert innhold fra kvalitetssystemet. TrinnVis-brukere vil finne disse dokumentene i sin egen konto. Der kan de også redigeres med lokale tilpasninger.

Influensavaksinering: journalleverandørenes løsninger

< Trygg influensavaksinering under koronapandemien

Influensavaksinering: oversikt over journalleverandørenes løsninger

Vi har bedt journalleverandørene informere om sine løsninger relatert til influensavaksinering. Her er den informasjonen vi har fått:

Helseboka har timebestilling til vaksinering som integrert med noen EPJ , men som også kan brukes alene. 

Infodoc

  • Identifisere/liste/invitere risikopasienter:   Ny versjon av Infodoc Plenario, versjon 2020.2, vil inneholde mulighet til å ta ut rapport over risikopasienter. Rapporten blir tilgjengelig i denne versjonen innen 6. november. Les mer her
  • Online timebestilling: Infodoc Plenario er integrert med helsenorge.no for online timebestilling. For egen vaksinasjonstimebok kan man bruke frittstående løsninger som Helseboka.
  • Journalføring og SYSVAK-melding:  Når influensavaksinen skal settes, er det mest effektive å bruke snarvei til notatinnhold. En snarvei kan inneholde både tekst, takst og diagnose. Les om snarvei her

PasientSky / Hove Total

Pridok

  • Identifisere/liste/invitere risikopasienter: Søkefunksjonalitet som lister opp risikopasienter ut fra diagnoser. Én knapp som henter alle risikopasienter. Se skjermbilde her.
  • Online timebestilling: Helsenorge.no brukes for vanlig timebestilling. I løpet av september vil Pridok ha Vaksinebooking direkte fra Helsenorge klart. Pridok kan på forespørsel sette opp en egen webkalender for vaksinebooking koblet til en egen vaksineringskalender i journalsystemet. Se demo her.
  • Journalføring og SYSVAK-melding: https://www.awesomescreenshot.com/video/881799

CGM

  • Identifisere/liste/invitere risikopasienter:  Modul som identifiserer pasienter i risikgruppen, og man kan i den kjøre et søk for å identifisere de som bør få influensa-vaksine. Det er beskrevet i denne veilederen
  • Online timebestilling:  Holder i disse dager på å teste ut elektronisk timebestilling via helsenorge for en vaksine-tjeneste på et fastlegekontor. Ønsket er at dette kan utføres via legekontorets eksisterende integrasjon med helsenorge. Dette er under arbeid.
  • Journalføring og SYSVAK-melding: Dersom vaksine registreres i Vaksine-modulen i journalen sendes det automatisk en melding til FHI om at vaksine er satt på pasient. Så man trenger ikke å gjøre noe for at det skal bli sendt. Den eneste forutsetning er at man i Administrasjonsmodulen har sagt at vaksine skal sendes automatisk (det er vanlig at dette er skrudd på, etter ønske fra FHI). Se skjermbilde her.

WebMed

WebMed har foreløpig ikke svart på vår henvendelse.

  • Identifisere/liste/invitere risikopasienter:
  • Online timebestilling:
  • Journalføring og SYSVAK-melding:

Enklere å etablere hjemmekontor

Enklere å etablere hjemmekontor

Stadig flere helsevirksomheter har personale i karantene. Samtidig er det viktig å holde hjulene i gang. Med tilgang til pasientjournal og telefonkøer hjemmefra, kan personale i karantene fortsatt betjene pasienter.

Husk at video alene er ikke nok, det er journalføringsplikt og dataene skal være tilgjengelig for andre som jobber i virksomheten. Diagnosesetting er viktig for statistikk.

TrinnVis har samarbeidet med SKIL, Norsk helsenett og Buypass for å forenkle prosedyren med etablering av hjemmekontor. En ekspressløsning for personale som allerede er i karantene er også klar om få dager.

Trinnvisbrukere finner prosedyren i oppgaven Etablere hjemmekontor (under Personvern og IKT / Dataansvarlig). Hvis du ikke har TrinnVis, finner du prosedyren på våre infosider:

Koronainfo for legekontor

Koronainfo for andre helsevirksomheter

Kvalitetsarbeid, internkontroll og HMS i helsetjenesten

Kvalitetsarbeid, internkontroll og HMS i helsetjenesten

Kjetil Solli
Produktansvarlig i TrinnVis
Sist oppdatert 4. oktober 2021
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.

Alle helsevirksomheter er pålagt å drive kvalitetsarbeid. Det gjelder alt fra solopraksiser til store sykehus med hundrevis av ansatte. Kravene er formulert i Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten, som gjelder fra 1. januar 2017.

Hva er kvalitetsarbeid?

Kvalitetsarbeid er systematisk arbeid for å forbedre kvaliteten på et produkt, en tjeneste eller en virksomhet. Kvalitetsarbeid drives i alle slags bransjer, men det stiller særlig strenge krav i bransjer der kvalitet kan være avgjørende for liv og helse, som i næringsmiddelindustrien – og helsetjenesten.

Kvalitetsarbeid er en kontinuerlig prosess.

Planlegge, gjennomføre, evaluere, korrigere

Kvalitetsarbeid beskrives ofte som en kontinuerlig prosess i fire trinn:

  1. Planlegge: Formulere mål og planlegge aktiviteter for å nå målene
  2. Gjennomføre aktivitetene
  3. Evaluere: Har tiltakene blitt gjennomført slik de var planlagt? Hadde de den ønskede effekten?
  4. Korrigere på bakgrunn av evalueringen, som fører til ny planlegging

Denne sirkelen er kjent som Demings sirkel eller PDSA, og er en av de mest brukte modellene for forbedringsarbeid. 

Uten dokumentasjon er det lett å glemme hvordan planene så ut!

Dokumentasjon

Å planlegge muntlig kan fungere fint. Men hvis planene ikke er skrevet ned noe sted, kan det senere bli tvil om hva de gikk ut på og hvordan de skulle gjennomføres. Evalueringen blir også uklar hvis man blir uenige om hva som var planen, og om den ble gjennomført. Med en uklar evaluering blir det nesten umulig å korrigere og legge nye planer.

Derfor er god dokumentasjon en forutsetning for kvalitetsarbeid.

Hva er forskjellen på kvalitetsarbeid og HMS?

Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid handler om å redusere risiko for farer og ulykker og aktivt å rette søkelyset mot de positive og helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet. Dette er utvilsomt arbeid som bedrer kvaliteten i virksomheten. Vi kan derfor si at HMS er en del av kvalitetsarbeidet.

Men handler ikke alt kvalitetsarbeid i helsevirksomheter om helse, miljø og sikkerhet? Nei, HMS-arbeidet i helsevirksomheter er ikke pasientrettet, men handler om personalets helse, miljø og sikkerhet.

Pasientsikkerhet

Kunnskapssenteret for helsetjenesten definerer pasiensikkerhet som Vern mot unødig skade som følge av helsetjenestens ytelser eller mangel på ytelser. Pasientsikkerhet en den viktigste grunnen til at helsevirksomheter må drive kvalitetsarbeid.

Internkontroll er en viktig del av systematisk kvalitetsarbeid.

Kvalitetsarbeid og internkontroll

Internkontroll er å kontrollere sin egen virksomhet for å avdekke feil og mangler eller risiko for svikt. Internkontroll er en viktig del av kvalitetsarbeidet. Alle norske virksomheter, ikke bare helsevirksomheter, er etter Interkontrollforskriften pålagt å drive internkontroll. Sentrale verktøy for internkontrollen er avviksbehandling, risikovurdering og kvalitetsgjennomgang.

Avviksbehandling innebærer rapportering av uønskede hendelser, som så vurderes i forhold til forbedrende tiltak.

Risikovurdering er systematisk vurdering av områder i virksomheten der det er fare for svikt.

Kvalitetsgjennomgang er regelmessig (gjerne årlig) gjennomgang av kvaliteten i virksomheten basert på kvalitetsindikatorer, som er konkrete, målbare tegn på hvordan virksomheten presterer i forhold til bestemte mål.

Kvalitetssystem og styringssystem

Et styringssystem er et system for å styre en virksomhet, det vil si å sørge for at det er samsvar mellom målsettinger og planer og det som faktisk blir gjort i virksomheten. Et kvalitetssystem er et styringssystem som er spesielt innrettet på kontinuerlig kvalitetsforbedring.

Etter Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten skal kvalitetsarbeidet være integrert i styringssystemet. I praksis betyr dette at man ikke lenger kan ha et separat kvalitetssystem i statiske permer.

TrinnVis er både et styringssystem og et kvalitetssystem.

Kvalitetsarbeid med TrinnVis

TrinnVis er både et styringssystem og et kvalitetssystem. Det betyr at TrinnVis integrerer kvalitetsarbeidet i styringen av virksomheten. Systemet hjelper deg å organisere virksomheten, både med hensyn til til daglig drift og forbedringsarbeid.

De fleste styrings- og kvalitetssystemer er i utgangspunktet tomme strukturer der du selv må lage alt innholdet. TrinnVis kommer med ferdig innhold i form av forslag og maler som automatisk tilpasses virksomheten. TrinnVis er et webbasert og levende system, ikke statiske permer som støver ned i hyllen.

Se også:
Hvorfor kvalitetsarbeid?
Hvordan foregår kvalitetsforbedring?
Nyttige lenker:
Lovdata: Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
Tidsskrift for Den norske legeforening: Om kvalitetsarbeid
Arbeidstilsynet: HMS – Helse, miljø og sikkerhet
Lovdata: Internkontrollforskriften

Slik er personvernløsningen i TrinnVis

Slik er personvernløsningen i TrinnVis

Den nye personvernløsningen i TrinnVis er klar. Hele databehandlingsdelen er omarbeidet og forenklet, og resultatet er mindre arbeid for deg, ikke mer.

Kjetil Solli
Produktansvarlig i TrinnVis
Sist oppdatert 25. juni 2018
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.
Denne artikkelen har ikke blitt oppdatert på mer enn et år, og kan inneholde informasjon som ikke lenger stemmer.

Færre sider, færre dokumenter

Datasikkerhet har til nå vært den mest omfattende delen av TrinnVis, med hele seks temasider. Nå har vi redusert disse sidene til to. Antallet retningslinjer er redusert til mindre enn en fjerdedel, og alt øvrig innhold er bearbeidet og forenklet. TrinnVis har faktisk blitt enklere med GDPR.

I tråd med den nye terminologien er datasikkerhet i TrinnVis omdøpt til personvern. Alle dokumenter under dette temaet finner du nå under temasiden Personvern og IKT.

Oransje kryss betyr enklere TrinnVis! Mange retningslinjer og andre dokumenter har blitt overflødige og kan slettes.

Slette dokumenter

Mange dokumenter i listene har fått et orange kryss. Det betyr at maldokumentet har blitt overflødig og kan slettes. Hvis du trykker på krysset i versjonslisten, får du en forklaring på hvorfor dokumentet foreslås slettet.

Noen dokumenter har blitt overflødige på grunn av den tekniske utviklingen. Dette gjelder f.eks enkelte dokumenter knyttet til meldingsutveksling i elektronisk journal. Andre har innhold som er flyttet til andre dokumenter, som retningslinjen Backup og tilbakekopiering, hvor innholdet er gjort om til konkrete oppgaver. Mange retningslinjer kan slettes fordi innholdet er gjort om til smart funksjonalitet. Et eksempel på dette er retningslinjen Bærbart og mobilt datautstyr, som var en oversikt over tekniske krav. Disse kravene møter du nå der du registrerer datautstyret, i datakartet på siden Persondata og dataanlegg.

I datakartet registrerer du alle personregistre og annen behandling av personopplysninger. Den informasjonen du registrerer, blir analysert av systemet for å avdekke feil og mangler.

Interaktivt datakart gir oversikt

Datakartet blir det sentrale elementet i personvernarbeidet. Her skal du dokumentere all behandling av persondata. Det viktigste er pasientjournalen, men du skal også dokumentere personregistre som brukes av tilkoblet medisinsk utstyr, elektronisk pasientdialog, personalarkiv og andre registre eller systemer som behandler persondata. Så registrerer du hvor disse dataene lagres, hvordan nettverk og internettilkobling er satt opp – altså hele det miljøet persondataene befinner seg i. Datakartet støtter også dokumentasjon for fjernservere og skyløsninger, som nå kommer for fullt også i helsevirksomheter.

Hvis du allerede har dokumentert dataanlegget ditt i TrinnVis, trenger du ikke å registrere på nytt – bare de tilleggsopplysningene som det nye regelverket krever. Hvis du ikke har brukt denne siden før, er det her du bør starte!

Advarsler i datakartet viser deg hva som er i strid med reglene.

Viser deg hva som mangler

Når persondata og dataanlegg er dokumentert, vil advarsler i datakartet vise eventuelle feil og mangler. På denne måten blir det enkelt å få oversikt over hva som må gjøres for å oppfylle både GDPR og norsk helse- og personvernlovgivning.

Risikovurderinger

Basert på informasjonen du registrerer om dine persondata, foreslår TrinnVis konkrete risikovurderinger som du bør gjennomføre for å oppfylle GDPR-kravene. Disse risikovurderingene har også forklarende hjelpetekster med tips om hvordan du kan få ned risikoen for de aktuelle hendelsene. Trykk på det blå spørsmålstegnet ved overskriften for å se hjelpeteksten.

Sjekkliste for databehandleravtale

GDPR stiller nye krav til avtaler med alle som behandler persondata på dine vegne. Mange databehandlere har utarbeidet nye avtaler for sine kunder, men disse avtalene må kontrolleres for å sikre at de også dekker kravene du må stille til leverandøren. I TrinnVis blir disse kravene oversatt til en sjekkliste knyttet til databehandleravtalen. Sjekklisten er dynamisk, og sjekklistepunktene referer til opplysningene du har registrert i datakartet. Hvis du f.eks har oppgitt at en leverandør tar seg av backup, vil sjekklisten be deg kontrollere at avtalen omfatter backup.

NB! Databehandleravtale er en ny versjon av den gamle Avtale om tilgang til dataanlegget. Eksisterende brukere finner den under det gamle navnet. I listen over Versjoner finner du det nye forslaget.

Oppdatert avviksbehandling

Et viktig element i GDPR er meldeplikt ved avvik. Brudd på personvernet skal nå meldes til Datatilsynet, og til berørte personer. Sjekklisten i avviksbehandlingen blir nå oppdatert, slik at du blir minnet om denne meldeplikten ved avvik som berører personvern.

Infopakke til pasienter

GDPR krever at alle som behandler personopplysninger gir de registrerte enkel og forståelig informasjon om hvordan opplysningene behandles, og om deres rettigheter. TrinnVis har utarbeidet en brosjyre, en plakat og en nettside som innfrir dette kravet. Brosjyre og plakat kan bestilles på våre nettsider, og du kan lenke til infosiden fra dine hjemmesider.

Bestill informasjonsmateriell

Infoside: https://trinnvis.no/interne-sider/hvordan-blir-helseopplysningene-dine-behandlet/