Enkel internkontroll med TrinnVis
Internkontroll er å kontrollere at virksomheten din oppfyller alle kravene som stilles til den. Alle virksomheter skal drive internkontroll.
For å drive internkontroll, må du
- vite hvilke krav som stilles til virksomheten
- organisere virksomheten for å oppfylle kravene
- sørge for at alle vet hva de skal gjøre
- dokumentere hva som blir gjort
Når disse tingene er på plass, kan du begynne å kontrollere at organiseringen virker som den skal.
Vite hvilke krav som stilles
TrinnVis overvåker alle lover, forskrifter og annet regelverk som gjelder for virksomheten din, og oversetter det til konkrete rutiner, retningslinjer, avtaleforslag og andre dokumenter. Når lover og forskrifter endres, blir dokumentene oppdatert. Du kan selvfølgelig også lage dine egne retningslinjer. TrinnVis har også lenker til alt relevant lovverk.
Organisere virksomheten
TrinnVis kommer med ferdige ansvarsområder, med hver sine ansvarsbeskrivelser og faste rutiner. Når du tildeler et ansvarsområde til noen, får personen ansvar for alle rutiner som hører til ansvarsområdet.
Sørge for at for at alle vet hva de skal gjøre
TrinnVis er et oppgavebasert styringssystem. Rutiner kan enkelt gjøres om til konkrete oppgaver på en gjøreliste eller i kalenderen, med individuelle påminnelser på epost og sms til dem det gjelder. På Min side får alle oversikt over sine oppgaver og ansvarsområder. Hvis du vil minne noen på et bestemt dokument, kan du trykke på Del og sende dem en lenke til dokumentet.
Dokumentere hva som blir gjort
Når en oppgave merkes som utført, lagres dokumentasjon om hvem som har utført oppgaven, og når den ble utført. I rutinen vises en liste over alle utførte rutineoppgaver. Rutiner kan også lages med sjekklister, som kan krysses av hver gang rutineoppgaven skal utføres.
TrinnVis har kanskje verdens enkleste system for avviksmelding – bare skriv hva som skjedde og trykk på Send. Når en avviksmelding blir sendt, får Kvalitetsansvarlig automatisk et varsel.
Kontrollere at organiseringen virker som den skal
Minst én gang i året må virksomheten gjennomgå rutiner og retningslinjer opp mot kravene som er stilt:
- Er alle rutiner og retningslinjer i tråd med kravene?
- Etterleves disse i praksis?
For å finne ut dette, må man ta et nytt overblikk over lovkrav, organisering, dokumentasjon av praksis og registrerte avvik. Det kan også være nødvendig å gjennomføre risikovurderinger.
TrinnVis har ferdige rutiner for kontroll og oppdatering, fordelt på ansvarsområder. Systemet har også verktøy for risikovurdering.