Kontinuerlig forbedring
TrinnVis er ikke bare et styringssystem, men også et kvalitetssystem som kan hjelpe deg å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere tiltak for å forbedre arbeidsmiljø og arbeidsprosesser.
Dokumentasjon
For å kunne forbedre noe, må du først definere hvordan det faktisk er.
Det aller første skrittet på veien mot forbedring er derfor å skriftliggjøre planer for viktige sider ved driften ved hjelp av rutiner og retningslinjer. Dokumentasjonen skal svare på spørsmålene:
- Hva skal gjøres?
- Hvem skal gjøre det?
- Når skal det gjøres?
- Hvordan skal det gjøres?
Når noe går galt eller ikke fungerer som det skal, kan man spørre:
- Blir rutinene fulgt?
- Hvis nei: Er rutinene for dårlig kommunisert?
- Hvis ja: Bør rutinene forbedres?
TrinnVis har forslag til rutiner og retningslinjer for de fleste sider av virksomheten. Alle dokumenter kan redigeres og tilpasses, og du kan også lage dine egne. Rutiner i TrinnVis kan også gjøres om til oppgaver, og tjener som dokumentasjon på hva som er gjort.
Avvik
Avvik er mangel på oppfyllelse av visse definerte krav. Minimumskravene stilles av myndighetene gjennom lover og forskrifter, men i tillegg bør virksomheten selv stille krav. Eksempler på avvik kan være feil på utstyr, uhell, menneskelig svikt eller klager, uansett årsak.
Visse typer avvik medfører plikt til å melde avviket videre til andre instanser. Eksempler på dette er brudd på personvernet, personskader og feil på visse typer utstyr. Virksomheten må derfor sørge for å ha rutiner for å melde slike avvik videre til de rette instanser.
TrinnVis har et integrert system for melding og behandling av avvik. Avvikssystemet har også en egen sjekkliste for meldeplikt med direkte lenker til en rekke eksterne meldeordninger.
Risiko
Risikovurdering er en systematisk måte å vurdere risikoen for uønskede hendelser, og er en viktig del av sikkerhets- og kvalitetsarbeidet i enhver virksomhet.
Poenget med risikovurdering er å unngå farlige, alvorlige eller på andre måter uønskede hendelser ved å kartlegge dem i forveien, og sette inn tiltak for å begrense risiko.
TrinnVis har verktøy som hjelper deg å kalkulere risiko på en systematisk måte. Du finner også en rekke forslag til hendelser som du kan vurdere risikoen for, og hjelpetekster som forklarer hvordan du går frem.