Riktig bruk av intern kompetanse gir mindre stress og bedre trivsel

Eiere og ansatte i små helsevirksomheter opplever høyt arbeidspress. Med fullt fokus på pasientrettet arbeid blir oppfølging av ansatte og medarbeidere ofte nedprioritert. Kombinert med hektiske hverdager kan dette føre til stress, interne konflikter og dårligere arbeidsmiljø. Det er én av konklusjonene fra spørreundersøkelsen Norsk Helsesekretærforbund gjennomførte blant sine medlemmer.

Som leverandør av styrings- og kvalitetssystemet TrinnVis er dette noe vi er godt kjent med. Mangelfull organisering i helsevirksomheter fører til mer stress i arbeidshverdagen, og ressurser blant ansatte utnyttes ikke godt og effektivt. Det er nok mange ledere som synes det er utfordrende å gi fra seg ansvar til andre.

Lengre nede i artikkelen kan du lese om Gaula Legesenter, hvor delegering av drift og ansvar har vært en suksess.

Funnene i spørreundersøkelsen

Svært mange av helsesekretærene som responderte på Helsekretærforbundets spørreundersøkelse svarte at de opplever høyt stressnivå i arbeidshverdagen. Ofte er stresset relatert til mangelfull organisering, og usikkerhet om ansvar og arbeidsoppgaver. I korte trekk viste undersøkelsen følgende:

• Mange opplever negativt stress knyttet til dårlig organisering og hektisk arbeidshverdag
• Blant de som opplever stress er det et overtall som er misfornøyd med arbeidssituasjonen
• Økende grad av involvering fører til bedre trivsel og mindre stress

Selv om spørreundersøkelsen ble gjennomført blant helsesekretærer, er det nærliggende å tro at dette også gjelder for andre fagområder og virksomheter innen helsesektoren.
Ytterligere funn og fakta fra spørreundersøkelsen vises med blå ramme i artikkelen.

Involver ansatte

Undersøkelsen viser altså at det kan tas grep som minsker stressnivået og forbedrer arbeidshverdagen både for eiere og ansatte. Involvering av de ansatte er én nøkkelfaktor. Men hva innebærer dette? Basert på tilbakemeldingene fra spørreundersøkelsen, og anbefalinger fra blant annet Arbeidstilsynet, er det flere enkle grep som anbefales.

Få innsikt i ansattes arbeidshverdag og kompetanse

Medarbeidersamtaler er et godt tiltak for å innsikt i og forstå ansattes arbeidshverdag. Hvilke oppgaver utfører de? Hvilke oppgaver trives de med? Har de innspill til driften? Medarbeidersamtalen er en anledning for begge parter til å dele sine opplevelser og meninger om arbeidsplassen. Samtalen bør også brukes til å kartlegge ansattes ønske om faglig utvikling og ambisjoner. Kanskje sitter noen med interesser eller kompetanse som med enkle grep kan forbedre arbeidshverdagen for alle på kontoret?

Sett av tid til felles kommunikasjon

Noen tema passer best for medarbeidersamtaler. Andre hører til i åpne fora som praksis- og personalmøter. Her bør utfordringer ved daglig drift diskuteres, og ansattes innspill lyttes til. Det er viktig å involvere ansatte i avgjørelser for at de skal få eierskap til driften av virksomheten. Eiere og ansatte har forskjellige ansvarsområder og oppgaver, men alle må ha en felles plattform å arbeide ut fra. Regelmessige personal- og praksismøter gir mulighet for å skape dette.

Gi ansvar til de som vil ha det

Mange ansatte trives med tillit og høy grad av involvering. Tilbakemeldinger fra medarbeidersamtaler og interne møter bør skape grunnlag for tilpasning av ansvar og arbeidsoppgaver til hver enkelt. De som ønsker utfordringer bør få det. De som søker trygghet skal ikke presses til å uføre arbeidsoppgaver de ikke føler de har kompetanse til.
Vår erfaring er at de kontorene som er flinke til å utvikle og benytte seg av medarbeideres kompetanser får mye igjen for dette:  høyere effektivitet, bedre kontroll, og ikke minst økt tilfredshet blant medarbeidere. I tillegg sørger de for at tidkrevende oppgaver ikke går på bekostning av pasientbehandlingen.

Sørg for god organisering

Gode intensjoner og planer strander ofte på mangelfull organisering. God dokumentasjon av oppgaver og ansvarsområder er viktig. Hvem er ansvarlig for hva? Hvilke oppgaver skal de utføre? Og når skal dette gjøres? Dette gjelder også for deg som er leder. Sørg for å ha systemer hvor medarbeidersamtaler, internmøter og oppfølging av drift og ansatte kan planlegges og følges opp på en god måte. Et godt system gir forutsigbarhet for alle, og gjør det enklere å gjennomføre tiltak som reduserer stress og øker trivselen.

Legesenteret tok grep etter egen fastlegekrise

Ved Gaula Legesenter har de opplevd konsekvensene av fastlegekrisen på nært hold. Tidligere leger og eiere opplevde lange dager og stor arbeidsbelastning, og valgte til slutt å gi seg. For å sikre videre drift ble medisinsk sekretær Anne Beate Siversten spurt om å ta over som daglig leder. Det har hun vært i ett år nå, og etter en periode med vikarleger er fire fastleger i fast stilling snart på plass ved legesenteret.

Vi kan lette legenes arbeid
– Jeg ser ingen grunn til at sekretærer, helsesekretærer og annet støttepersonell ikke kan få større ansvar knyttet til driften av legekontor. Det er mye vi kan gjøre som vil lette legenes arbeid, sier Anne Beate Sivertsen.
– At jeg som sekretær er direkte involvert i driften har vært en utelukkende positiv opplevelse her hos oss. Selvfølgelig har jeg måttet sette meg inn i krav og regelverk, men det er mange gode samarbeidspartnere og systemer vi kan støtte oss på, som TrinnVis.

Gode tilbakemeldinger fra legene
Anne Beate har også noen tanker om hvordan samarbeidet internt kan tjene på at støttepersonell blir mer involvert i drift av legekontor:
– Som medisinsk sekretær har jeg god forståelse for hvilke arbeidsoppgaver som må utføres, og ikke minst hvor mye tid disse tar. At jeg er sekretær og samtidig har ansvar for daglig drift, gjør også at samarbeidet mellom oss og legene går veldig bra. Legenes tilbakemeldinger på organiseringen hos oss er bare positive. Her trives vi på jobb, sier Anne Beate.

• Les mer om TrinnVis