Slik bør varslingssaker håndteres

Varslingssaker figurerer ofte i mediene. Ordet varsel betyr kort sagt å si fra om kritikkverdige forhold til noen man tror kan gjøre noe med forholdet. Et varsel kan oppstå hvor som helst i samfunnet; på skolen, i politiske partier, idretten, trossamfunn og på jobb. Denne artikkelen setter imidlertid søkelys på varslingsreglene som er nedfelt i arbeidsmiljøloven. Disse gjelder for alle virksomheter som har arbeidstakere, både i privat, offentlig og frivillig sektor.

Varsel er ikke alltid nødvendig

Vi kan innlede en diskusjon om varsling i motsatt ende: Ofte vil arbeidstakere kunne si fra uten å måtte varsle. En varslingssak oppstår gjerne med bakgrunn i et avvik, en personalsak, faglig uenighet, ressursmangler eller samarbeidsutfordringer. Mange virksomheter har et avvikssystem hvor man kan melde avvik. Medarbeidersamtaler, personalmøter, arbeidsundersøkelser og risikovurderinger er også gode kanaler for å gi tilbakemeldinger, men det kan være like naturlig å ta en samtale med sjefen. Varsling inntreffer gjerne dersom slike tilbakemeldingskanaler ikke har ført frem.

Til dette er det to forbehold:

For det første kan virksomheten være forpliktet til å anse en melding som et varsel hvis forholdet er alvorlig nok, uavhengig av hva meldingen blir kalt innledningsvis, hvilken kanal den kom gjennom, eller hvor gammelt forholdet er. Man kan ofte unngå et varsel ved å si fra tidlig, men noen ganger er forholdet såpass alvorlig at det faller inn under lovens definisjon på et varsel – fra dag én. Et varsel er altså ikke en merkelapp som kan brukes helt vilkårlig, selv om grensegangene til tider er noe flytende.

For det andre har ansatte en lovpålagt plikt til å gi arbeidsgiver beskjed om skadelige forhold på arbeidsplassen. Avhengig av sakstypen vil dette kunne bety at tilbakemeldingen straks behandles som et varsel. Etter arbeidsmiljøloven har den ansatte meldeplikt om forhold på arbeidsplassen som kan:

• medføre fare for liv eller helse
• innebære trakassering og diskriminering
• forårsake sykdom eller skader

Varsler – en vanskelig sakstype

Mange arbeidsgivere opplever varslingssaker som utfordrende. En leders holdninger og antakelser på vei inn i en varslingssak avgjør ofte hvordan utfallet blir. Formodentlig er det lite hyggelig å motta et varsel. Mens noen velger å være defensive, går andre i ringen med boksehanskene på. Andre igjen forsøker å la saken dø ut ved å overse og ignorere den. Mange ønsker best mulig resultat for alle parter, men er usikker på hvordan dette lar seg gjøre.

Varslingsreglene i arbeidsmiljøloven pålegger både avsender og mottaker plikter, men det største ansvaret hviler på arbeidsgiver. I praksis betyr det at arbeidsgiver har større fallhøyde. Dersom alvorlige varsler ikke håndteres riktig, kan dette få stor betydning, for så vel produksjon som arbeidsmiljø og renommé.

Du trenger både hode og hjerte

Uavhengig om formålet er å forebygge varsling, eller å håndtere innkomne varsler, er man som arbeidsgiver nødt til å se på to ting:

• Hvilke retningslinjer og system har man for forebygging og håndtering?
• Hvilken kultur, tone og mellommenneskelige forhold preger arbeidsmiljøet?

Dersom man fokuserer for mye på det formelle og rutinepregede, kan man lett miste synet av menneskene bak. Har man derimot en avslappet kultur med løs omgangsform, glipper gjerne forståelsen av lovpålagte krav og langsiktig forbedringsarbeid over tid. Idealet er som regel en kombinasjon som balanserer det profesjonelle og det medmenneskelige. Arbeidsmiljøloven krever at man ivaretar begge disse sidene.

Arbeidsgiver bør aktivt kommunisere at varsling er viktig og ønsket hvis det foreligger kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Dette kan gjøres ved å henge opp varslingsplakater i lunsjrommet, vise ansatte varslingsrutinene i kvalitetssystemet og utarbeide etiske retningslinjer. Ved å jevnlig ta opp avvikssaker og spørre etter forbedringsforslag, er man ett skritt nærmere god åpenhets- og avvikskultur. Man er enda nærmere dersom man er konstruktiv når man snakker om utfordringer, fremfor å spre krise og avmakt.

Du har plikt til å handle

Et varsel oppstår når en ansatt mener at det eksisterer et kritikkverdig forhold på arbeidsplassen, og sier fra om dette. Som ansatt regnes ikke bare vanlige arbeidstakere, men også innleid arbeidskraft, personer i arbeidsrettede tiltak og pasienter i helseinstitusjoner. Dersom man jobber i et løsere kontorfellesskap hvor deltakerne er eiere for hver sin virksomhet, men likevel jobber tett, kan det være en god idé å bli enige om noen kjøreregler om hvordan man i fellesskap behandler varslingssaker som berører alle.

Arbeidsmiljøloven setter rammer for hvordan arbeidsgiver skal gå frem i varslingssaker. Et mottatt varsel utløser i første rekke en aktivitetsplikt for arbeidsgiver. Denne aktivitetsplikten innebærer at arbeidsgiver må sørge for en forsvarlig undersøkelse og saksbehandling av varselet. Prosessen skal lede frem til en konklusjon om det foreligger et kritikkverdig forhold eller ikke. Begrepet «kritikkverdig forhold» er definert i arbeidsmiljøloven som brudd på rettsregler, virksomhetens etiske retningslinjer eller etiske normer med bred tilslutning i samfunnet. Selv om det varslede forholdet ikke er et «kritikkverdig forhold» i lovens forstand, kan arbeidsgiver likevel ha plikt til å gripe fatt i saken. En personalkonflikt utløser for eksempel en rettslig handleplikt.

I tillegg til aktivitetsplikten som utløses overfor selve varselet, utløses også en plikt til å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for varsleren. Det krever at arbeidsgiver foretar en risikovurdering av arbeidstakers situasjon, og identifiserer relevante tiltak for å redusere eventuell risiko som avdekkes. Arbeidsgiver har også et ansvar for å ivareta den eller de som det er kommet varslingssak på, og øvrige kolleger. Arbeidsgivers ansvar for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for samtlige av sine ansatte er løpende og konstant.

For å konkludere må forholdet det varsles om være tilstrekkelig opplyst. En lemfeldig behandling av varsler kan føre til manglende tillit til prosess og konklusjon, som igjen kan føre til konflikteskalering.

Ha rett, eller få rett?

Dersom arbeidsgiver kommer frem til at det foreligger et kritikkverdig forhold, vil neste skritt være å utarbeide tiltak som så iverksettes. Det er lettere å fikse en takstein enn mistillit mellom to medarbeidere. Tiltakene må derfor tilpasses de konkrete forholdene som blir avdekket, og den aktuelle konteksten.

Selv i saker der arbeidsgiver konkluderer med at forholdet ikke er kritikkverdig, kan man trå feil underveis. Dette kan i seg selv skade arbeidsgivers troverdighet og omdømme. Eksempler på typiske feil arbeidsgivere kan begå, omfatter:

• unødig utsettelse av saksbehandlingen
• manglende vurdering av om varsler må beskyttes etter å ha varslet
• mistenkeliggjøring av varslers motiv eller troverdighet
• manglende vurdering av habilitet til den som avgjør saken
• motanklager mot arbeidstaker som har varslet (som ikke vedrører saken)
• tilbakehold av motstridende opplysninger for varsler, som ikke får mulighet til kontradiksjon
• mangelfull utredning før konklusjon
• uvilje til å se på behov for forbedringer selv om varselet ikke fører frem

Lite er nytt under solen

Det beste hadde vært om det ikke var behov for å varsle. Fordi vi vet hva det varsles mest om i arbeidslivet, er det mulig for arbeidsgivere å forebygge varsling. Dette handler enten om å unngå at forhold eskalerer (ta tak tidlig), eller forbedre ytringsklimaet slik at ansatte melder fra tidligere (kulturbygging). For eksempel kan arbeidsgiver kartlegge kjente risikoområder og iverksette tiltak for å minimere risiko.

Undersøkelser viser at det er to varslingstema som går igjen:

• fare for liv og helse
• arbeidsmiljøkonflikter (trakassering, mobbing o.l.)

I tillegg vet vi at det sjelden avdekkes økonomisk kriminalitet/korrupsjon uten varsling.

Fare for liv og helse kan oppstå som følge av de fysiske arbeidsforholdene på arbeidsplassen. Det kan være snakk om fysiske omgivelser på arbeidsplassen som farlig maskineri eller en løs takstein, eller det kan handle om overtidsarbeid og eksponering for truende kunder/pasienter. I disse sakene er spørsmålet ofte om arbeidsgiver har gjort nok for å sikre ansattes arbeidsmiljø, da problematikken gjerne er kjent fra før.

I arbeidsmiljøkonflikter har man gjerne forsøkt å ta opp utfordringer med ledelsen på et tidligere tidspunkt, uten at det har ført til bedring på arbeidsplassen. Da kan konflikter «sette seg fast» og forverres. Utfordringer som i utgangspunktet kunne løses på stedet, vokser dermed fra små irritasjonsmomenter til reelle samarbeidsutfordringer som siden eskalerer til alvorlige psykiske belastninger, gjerne med sykemelding til følge.

Frist oss ikke inn i ledelse

I en del tilfeller er det nærmeste leder som er problemet, fordi leder har en annen autoritet og påvirkningskraft enn en tilfeldig medarbeider. Den ansatte frykter å bli stemplet som urokråke og motta en dårlig sluttreferanse ved arbeidsforholdets opphør, og holder dermed tett. Slik taushet blir ofte brukt mot varsleren ved saksbehandlingen av et varsel, men er like mye et symptom på arbeidsmiljøet: Hvordan er kulturen og de mellommenneskelige forholdene på jobb dersom ansatte kvier seg for å ta opp utfordringer?

Noe av det viktigste vi kan lære av varslingssaker, er at problemer sjelden går over ved å overse dem. For arbeidsgivere er det derfor mye å hente på å løpende kartlegge både fysiske og psykososiale utfordringer, og arbeide med å utvikle ønsket kultur på arbeidsplassen, gjerne i dialog med verneombud og arbeidstakernes representanter. Til syvende og sist er varsling en viktig mekanisme for å sikre viktige verdier i samfunnet. Varsling skjer på grunnlag av den alminnelige ytringsfriheten – som i seg selv er en viktig verdi. Fremfor å se på varsling som en trussel, bør vi se på det som en sikkerhetsventil. Fordi ingen er perfekt, og alle virksomheter har behov for å lære og justere.

Ved de siste lovendringene som trådte i kraft i arbeidsmiljøloven, ble det gjort en viktig endring i selve formålsbestemmelsen i loven. Det å sikre et godt ytringsklima er nå inntatt som et av lovens formål. Å investere i dette kan vise seg å være vel verdt innsatsen.