Møter og medarbeidersamtaler

Møteverktøyet i TrinnVis forenkler planlegging og gjennomføring av faste og enkeltstående møter. Verktøyet har ferdiglagde forslag til møter som medarbeidersamtaler, personalmøte og praksismøte. For disse og andre faste møter er det også foreslått agenda som kan endres ved behov, og andre møtetyper kan legges til.
Under finner du en beskrivelse på hvordan du bruker møteverktøyet til å opprette og gjennomføre en medarbeidersamtale. Fremgangsmåten er den samme for andre typer av faste møter.

Slik planlegger og oppretter du medarbeidersamtale

1. Gå til temasiden Møter i TrinnVis
2. Fra listen over Faste møter velger du Medarbeidersamtale
3. I vinduet som åpner finner du vårt forslag til agenda for medarbeidersamtaler
   • Agendaen er felles for alle medarbeidersamtaler
   • Hvis du ønsker å endre agenda for alle medarbeidersamtaler klikker du på Rediger
   • Hvis du ønsker å endre agenda kun for samtalen du skal ha med en bestemt ansatt gjør du det senere
4. Under foreslått agenda finner du listen med medarbeiderne som er registret i virksomheten
5. Klikk Legg til samtale under navnet til personen du skal ha medarbeidersamtale med
   • Hvis du ikke finner personen i listen:
     • Klikk Rediger og deretter på personens navn under Medarbeidere i vinduet som åpner seg
     • Alle personer markert med blått vil være med i listen
6. Når du har klikket Legg til samtale åpnes et vindu hvor du velger:
   • hvem som skal ha tilgang til referater og andre dokumenter for denne medarbeidersamtalen
   • dato og tidspunkt for når første samtale skal holdes
   • hvor ofte samtalen skal gjentas
   • om det skal sendes ut SMS-påminnelse i forkant av møtet (krever at eksakt tidspunkt for møtet er satt)
7. Hvis du ønsker å endre agenda for medarbeidersamtaler med denne personen gjør du dette nå
8. Trykk deretter Ferdig
9. Du har nå opprettet en serie av faste medarbeidersamtaler med den ansatte. Oversikt over møtene finner du på personens navn under Medarbeidersamtaler.

Slik kaller du inn til medarbeidersamtale

Når en serie av medarbeidersamtaler er opprettet på en ansatt kan du sende innkallelse via Trinnvis. Den ansatte må være registrert med egen epostadresse i TrinnVis.

1. Gå til Møter i TrinnVis
2. Klikk på Medarbeidersamtale
3. Finn personen som du har opprettet møteserie på og velg første møte under Planlagte
4. Klikk på Send innkalling
   • Av personvernhensyn skal du i innkallelsen ikke legge ved agenda for medarbeidersamtaler. Innkallingen har en lenke til agendaen i TrinnVis.
   • Bruk kommentarfeltet hvis du skrive melding til mottakeren
5. Innkallingen sendes til epostadressen personen er registrert med i TrinnVis

Slik skriver og lagrer du referat fra medarbeidersamtale

Når møtet gjennomføres kan referat skrives direkte inn i agenda og deretter lagres i TrinnVis.

1. Gå til Møter i TrinnVis
2. Klikk på Medarbeidersamtale
3. Finn personen som du skal ha medarbeidersamtale med og klikk på dagens møte under Planlagte
4. Velg Skriv referat. Referatet skrives direkte inn i dokumentet.
5. Trykk Ferdig når referat er laget
6. Trykk Del referat for å dele referatet med medarbeideren
   • Av personvernhensyn skal du ikke legge ved referatet fra medarbeidersamtalen. Meldingen har en lenke til referatet i TrinnVis.

Du kan begrense tilgangen til referater som er skrevet og lagret i TrinnVis. Standardinnstilling i TrinnVis er at kun du og medarbeideren gis tilgang til å lese disse.

Andre møter

Når du oppretter og gjennomfører andre faste møter, som praksismøte og personalmøte, er fremgangsmåten tilnærmet lik som beskrevet over.

Bruk Enkeltstående møter når du skal opprette og gjennomføre møter som ikke er en del av en møteserie, men kun holdes en gang .

Lenker

• Møteverktøy i TrinnVis
• Rutine: Gjennomføre medarbeidersamtale