Må dere stenge ned?

Søndag kveld kom meldingen om at fysioterapeuter, manuellterapeuter, kiropraktorer, psykologer, tannpleiere, optikere, fotterapeuter og logopeder må stenge ned som ett av tiltakene mot spredning av koronaviruset. I TrinnVis finner du nyttige tips og mange av verktøyene du trenger for å takle dette.

Og husk: behold roen! Veldig mange er i samme situasjon som dere, og de aller fleste har stor forståelse for de endringene som dere nå må gjøre.

Dette haster og må gjøres med det samme

Det er viktig at dere informerer pasientene deres om situasjonen og at dere har fått pålegg fra myndighetene om å stenge ned:

• Sjekk timeboken og kontakt alle pasienter som har time i dag eller i morgen
• Legg ut informasjon om stenging på klinikkens hjemmeside og på sosial medier hvis dere bruker det
• Heng opp informasjon på inngangsdøren om at dere er stengt, og informer om epostadressen og telefonnummeret som pasientene kan kontakte dere på
• Bestem hvem som har ansvar for å ta imot pasienthenvendelsene som kommer
• Ha klart for dere hvem som kan gi pasienter råd over telefon relatert til medisinsk behandling
• Sjekk timebok, kalender og epost – og hør med kolleger og ansatte om de har noe som det haster å ta tak i

Hva må gjøres videre?

Det er også viktig at dere som snart som mulig kartlegger hvilke oppgaver som må gjøres i tiden fremover.

• Prioriter og fordel disse oppgavene – husk at mye kan gjøres hjemmefra
• Legg inn viktige oppgaver i TrinnVis slik at alle har tilgang til dem og at dere enkel kan fordele dem mellom dere. Hver oppgave bør inneholde en prosedyre for hvordan den skal gjennomføres
• Legg til nye oppgaver i TrinnVis etterhvert som dere får større oversikt over situasjonen og hva som må gjøres
• TrinnVis har verktøy for å gjøre risikovurderinger og dokumentere disse

Må noen permitteres?

Selv om hovedaktiviteten stenges ned må dere ha personale som kan betjene akutte situasjoner og ta imot henvendelser fra pasienter.

Hvis dere er tvunget til å permittere anbefaler vi at du ser på prosedyren Permittere ansatte i TrinnVis. Her finner du liste over hva som må gjøres, og et forslag til tekst som kan brukes i permitteringsvarsel. Ellers anbefaler vi at dere:

• Informerer ansatte og kolleger om situasjonen – enten samlet eller én til én via telefon
• Oppretter en kanal for felles informasjon og kommunikasjon mellom ansatte. Her må alle inkluderes – også de som er i karantene og i permittering

Hold en lav terskel for spørsmål og kommentarer fra ansatte og kolleger. Det er viktig at alle får svar på alt de lurer på og at dere står samlet i tiden fremover.

Oppdaterte regler ved permittering (NAV):
Informasjon til arbeidsgivere
Informasjon til arbeidstakere

Hva med pasientene?

Det er viktig at dere har en god plan for hva dere skal gjøre med pasientene fremover og at dere har rutiner for å holde dem oppdatert på situasjonen.

• Fordel ansvaret for og arbeidet med å gjennomgå, booke om og reorganisere pasientbestillinger og behandlinger som er planlagt fremover.
  Den enkelte behandler må sørge for at sine pasienter får god oppfølging til situasjonen igjen normaliserer seg, og at ingen «glipper» underveis
• Sikre at begge parter – pasient og behandler – er innforstått med hvem som skal gjenoppta kontakten når tingene går tilbake til normalen
• Fordel ansvaret for og arbeidet fremover med å ta imot henvendelser fra pasienter
• Fordel ansvaret for å holde hjemmesider og eventuelle sosiale medier oppdatert

Hva med økonomien?

Det er viktig å få kontroll på alle sider ved driften knyttet til økonomi, og at det i så stor grad som mulig gjøres tiltak for å sikre videre drift også etter at krisen er over.
Har dere eksterne eiere, styremedlemmer eller aksjonærer må disse informeres om situasjonen som har oppstått som følge av spredningen av koronaviruset.

• Krev inn utestående fra pasienter
• Gjennomgå økonomien og få oversikt over utgiftene fremover.
• Gjør tiltak for å minimere kostnader og utgifter der det er mulig
• Lag en økonomisk tidslinje med oversikt over de kritiske punktene som kommer fremover (store forfall og lignende). Hvor lenge kan dere klare dere under dagens omstendigheter?
• Gjennomgå større kontrakter som f.eks. husleiekontrakt, og se om du kan utsette eller få dispensasjon fra noen av dem.
  Spredningen av koronaviruset utgjør ikke en force majeure-hendelse i seg selv, men dagens situasjon kan påvirke omstendighetene rundt kontrakter. Om myndighetene fatter pålegg om stenging kan f.eks. deres forpliktelser til å betale leie mv. falle bort eller reduseres så lenge påbudet om stenging varer. Det er viktig at dere kommer i dialog med utleier om disse forholdene skulle bli aktuelle, slik at dere sammen kan finne en løsning som ivaretar begge parters interesser.
• Noen banker har gått ut med informasjon om at de kommer til å være fleksibel med avdragsfritak i månedene fremover. Dette bør vurderes hvis dere har lån og må sikre likviditet.

Behøver du råd og tips?

Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil ha råd og tips om hvordan du kan bruke TrinnVis til å få best mulig kontroll over situasjonen som har oppstått som følge av spredningen av koronaviruset.

• Linn C. Christensen
  Tlf: 977 98 183 – linn@trinnvis.no
• Ole-Vidar Andersland
  Tlf: 485 95 383 – ole-vidar@trinnvis.no

Tilbud
På bakgrunn av situasjonen som vi nå er i har vi laget to tilbud på grundig innføring i TrinnVis via telefon eller Skype:

• 1 times avtalt bistand til registrering av virksomheten og gjennomgang av TrinnVis
  Kr. 1000,- inkl.mva
• 2 timers avtalt bistand til registrering av virksomheten, gjennomgang av TrinnVis, råd om hvordan det er lurt å legge opp arbeidet konkret hos dere, pluss gjennomgang av avviksrapportering og risikovurdering
  Kr. 1800,- inkl.mva