Koronautbruddet – har dere kontroll?

TrinnVis følger nøye med på utviklingen av koronaviruset i Norge. Det er ventet spredning den nærmeste tiden, og alle virksomheter må gjennomgå sine beredskapsplaner. Her får du noen konkrete tips om hva dere bør sjekke og gjøre.

Helsevirksomheter har allerede fått mye informasjon, men råd og regler endrer seg raskt. Selv om du tenker at dere har alt under kontroll, kan det være mye å holde styr på i de forskjellige rollene som behandler, ansatt, arbeidsgiver, kollega eller pasient.

Her kan du laste ned en sjekkliste som ble sendt ut av Legeforningen 12.3

Utbruddet av koronaviruset får konsekvenser for flere deler av virksomheten: 

• smittevern og hygienetiltak for pasienter og ansatte
• tydelig ansvarsfordeling, rutiner og interne regler for kommunikasjon
• riktig og nok informasjon til pasienter og ansatte
• fravær — personlige konsekvenser for den ansatte
• fravær — krav til arbeidsgiver, lønn, sykmelding, permittering
• fravær — oppfølging av kollegers pasienter og ansvar
• rapportering og kontakt med myndighetene
• personvern — hvilken informasjon kan man dele om ansatte?

Tydelig organisering

Sørg for at ansvaret er tydelig fordelt mellom dere. Opprett gjerne en egen smittevernansvarlig i TrinnVis (opprett en ny funksjon under f.eks. Klinisk virksomhet eller HMS ved å velge «Legg til» ). I tillegg bør dere:

• Gjøre en risikovurdering i TrinnVis som heter Pasient med Koronasmitte har vært tilstede hos oss. Denne bør vurderes til høy eller svært høy risiko.
• Ha faste (daglige) møter for å oppdatere kolleger og ansatte om situasjonen
• Oppdatere Retningslinjer for håndtering av koronavirusepidemien (som dere finner på temasiden Helse, miljø og sikkerhet i TrinnVis) med deres egne og lokale tilpasninger. Bruk Del-knappen til å gi umiddelbar beskjed til alle på kontoret etter oppdatering
• Sørge for at alle i virksomheten er registrert i TrinnVis og har tilgang

Informasjon til pasienter

På hjemmesidene til Folkehelseinstituttet (FHI) og lokale myndigheter finner du til enhver tid oppdaterte retningslinjer for hvilken informasjon dere skal gi til pasienter som tar kontakt.

• Sørg for at de ansatte som tar telefonen er helt oppdatert på den informasjonen som FHI og lokale myndigheter gir, og at de formidler dette på en god måte til pasienter som ringer.
• Sørg for oppdatert informasjon på deres egen nettside. Legekontor kan få gratis nettsider via Senter for kvalitet i legekontor (SKIL) i et halvt år i forbindelse med krisen.

Henvis pasienter med spørsmål om situasjonen til den nasjonale publikumstelefonen: 815 55 015. Sjekk også om din kommune har etablert egen publikumstelefon og henvis i så fall til denne.

Er du arbeidsgiver?

Som arbeidsgiver plikter du å tenke gjennom risikoen og planlegge tiltak hvis ansatte kommer i kontakt med smittede pasienter eller selv utgjøre en smittefare.

Vær tydelig på risikovurderingen som er gjort i forbindelse med at en ansatt kan være utsatt for smitterisiko og sørg for god informasjon om – og opplæring i – ekstraordinære hygienetiltak, som bruk og kast av personlig verneutstyr. Det er lurt å dokumentere når og hvordan opplæring er gitt.

Oppfordre internt til åpenhet om eventuelle tilfeller av smitte eller mistanke om smitte. I den grad det vurderes som nødvendig for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, kan arbeidsgiveren gi slik informasjon. Pass på at den ansattes integritet og verdighet ivaretas. Bruk sunn fornuft i samarbeid med de som er berørt.

Som arbeidsgiver kan du i kraft av styringsretten ensidig pålegge arbeidstakere å holde seg borte fra jobb dersom dette anses som et nødvendig tiltak for å forebygge smitte.

Permittering er en midlertidig ordning der arbeidsgiver blir fritatt for lønnsplikt hvis det foreligger saklig grunn. Eksempler på slike fravær er:

• Mangel på nødvendig utstyr
• Fraværende behandler som fører til at annet personell ikke har arbeidsoppgaver
• Mange pasienter avbestiller timer

Som arbeidsgiver kan du måtte kreve omlegging av ansattes ferie når «uforutsette hendinger vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder» jfr. ferielovens § 6 (3).

Fravær

Pass på at ansatte fører rett type fravær i Bemanningskalenderen og lar fraværet stå som Ubekreftet inntil en ansvarlig bekrefter. Den ansatte kan selv bruke Del-knappen for å melde om fravær.

Sjekk at dere har gode nok fraværsrutiner (søk etter oppgaven «Håndtere fravær» i TrinnVis for forslag til fraværsrutine)

Hvis dere oppdaterer noen rutiner i TrinnVis – husk å bruke Del-knappen for å gi alle beskjed om endringene.