Ikke bruk felles innlogging i TrinnVis
Det er fortsatt mange Trinnvis-brukere som deler brukernavn og passord. Selv om det kan virke enkelt og praktisk å ha felles innlogging i Trinnvis, er dette en praksis med mange uheldige konsekvenser.
Sørg for at du har et personlig brukernavn og passord i TrinnVis, og ikke del det med noen!
Felles innlogging ødelegger fordeling av ansvar og oppgaver
TrinnVis er et flerbrukersystem, og en av de aller viktigste tingene systemet gjør er å fordele ansvar og oppgaver mellom dem som arbeider i virksomheten. I TrinnVis er ingen oppgaver direkte knyttet til personer, oppgavene hører til funksjoner som igjen tildeles personer.
Når en bruker ikke tilsvarer én person, men flere, sier det seg selv at ansvarsfordelingen blir uoversiktlig.
Dersom hensikten er å la flere personer ha de samme oppgavene, er dette ganske enkelt: Legg disse oppgavene til et ansvarsområde som kan ha simultan ansvarstype, og tildel ansvarsområdet til alle de personene som skal ha disse oppgavene.
Felles innlogging umuliggjør sporbarhet
Alle endringer i dokumenter i trinnVis blir registrert, slik at man kan se hvem som har gjort hvilke endringer. Dette skjer for å tilfredsstille krav til sporbarhet. Når flere personer deler innlogging, blir denne informasjonen ugyldig.
Felles innlogging gjør tilgangskontroll ubrukelig
TrinnVis gjør det mulig å begrense tilgangen til dokumenter. Denne tilgangsbegrensningen skjer på brukernivå, det vil si at du definerer hvilke brukere som skal ha tilgang til et beskyttet dokument. Felles innlogging gjør denne funksjonaliteten ubrukelig, fordi man ikke kan skille mellom brukere. Dette kan bli svært problematisk dersom man f.eks. trenger å beskytte referater om personalsaker eller sensitive opplysninger.
Felles innlogging gjør det vanskeligere å bytte ansvarsområder
Når TrinnVis brukes riktig, er det enkelt å håndtere avgang og permisjoner. Når en person endrer status fra Aktiv til Sluttet eller I permisjon, spør systemet hvem som skal overta personens ansvarsområder. Da kan du enkelt flytte ansvarsområdene over på en annen person, eller fordele dem på flere. Denne praktiske funksjonaliteten vil ikke fungere etter hensikten dersom flere er innlogget som samme bruker.
Felles innlogging bryter med regelverket
Etter Internkontrollforskriftens § 5 skal virksomhetens ledelse «ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt».
Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten sier i § 6, Plikten til å planlegge, at virksomheten plikter å «ha oversikt over og beskrive virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt».
Felles innlogging gjør det umulig for TrinnVis å dokumentere organiseringen av virksomheten. Hvis du ikke har dokumentert dette på annen måte, driver du dermed i strid med begge disse forskriftene.