Hva er internkontroll?

Internkontroll er det virksomheten din selv gjør for å sikre at den drives i tråd med regelverket. Krav om internkontroll finnes i flere lover og forskrifter, som internkontrollforskriften, helseloven og personopplysningsloven. Internkontroll kan også brukes for å sikre kvalitet på varer og tjenester som dere leverer, sunn økonomi og at virksomheten din drives i henhold til mål, plan og strategier.
Her er en kort artikkel om internkontroll, og hvordan TrinnVis gjør det enklere å få god internkontroll i din virksomhet.

Må du drive internkontroll?

Internkontrollforskriften gjelder for alle virksomheter som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Andre lover og forskrifter kan gjelde avhengig av hvilken type virksomhet du har. Driver du helsevirksomhet kan f.eks også helsetilsynsloven, spesialisthelsetjenesteloven, tannhelsetjenesteloven, helse- og omsorgstjenesteloven og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgssektoren gjelde.

Alle virksomheter som lagrer personopplysninger om ansatte, pasienter eller kunder må også overholde kravene til internkontroll som finnes i personopplysningsloven.

Hva skal du gjøre?

Kontinuerlig og systematisk internkontroll lar virksomheten din oppdage feil og mangler ved HMS og andre deler av driften før de får store konsekvenser.

Hva som faktisk kreves er best beskrevet i internkontrollforskriften, som sier at internkontroll er:

Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Internkontrollforskriften tar først og fremst for seg krav til HMS, men forskriftens definisjon og beskrivelse av internkontroll kan gjerne brukes for andre områder i virksomheten.

Internkontroll er en kontinuerlig prosess

Virksomheter skal ha et system hvor internkontrollen kan planlegges, gjennomføres og evalueres. Som bruker av TrinnVis har din virksomhet dette.  Systemet skal ha prosedyrer og metoder som skal gjennomgås regelmessig, og om nødvendig korrigeres før de iverksettes. Internkontroll er ikke noe som bedriften din gjennomfører en gang iblant, men derimot et aktivt kontrollsystem som hele tiden fungerer i bakgrunnen av virksomhetens egentlige produksjon. Det er kun ved kontinuerlig internkontroll at feil i virksomheten din kan oppdages hurtig og uønskede situasjoner forebygges.

Krav til dokumentasjon

Virksomheten din må kunne dokumentere at den har et system for internkontroll. Dette gjøres ved hjelp av skriftlige rutiner og retningslinjer som beskriver:

Det er viktig å ha et system hvor oppgaver er tydelig beskrevet og ansvarsområder klart fordelt, og som bruker av TrinnVis har din virksomhet dette allerede.

Avvik og risikovurderinger

Har noe hendt som ikke burde skje? Da skal det lages avviksmelding, og iverksettes tiltak som hindrer at det skjer igjen.

Kravene til dokumentasjon gjelder også for avviksmeldinger og risikovurderinger. Hvis noe går galt, eller uønskede situasjoner oppstår, skal det registreres som avvik. Alle ansatte skal kunne melde avvik på en enkel måte, og registrerte avvik skal behandles. I praksis betyr det at virksomheten din skal redegjøre for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at samme uønskede situasjon gjentar seg.

I tillegg skal det gjøres vurderinger på hva som kan gå galt, sannsynligheten for at det skjer og hvilke konsekvenser det får om det skjer. Dette kalles risikovurderinger, og virksomheten din må kunne dokumentere at disse er gjort.

Verktøy for både registrering og behandling av avvik, og gjennomføring av risikovurderinger, finner du under Kvalitetsarbeid i TrinnVis. Har du det travelt, og ønsker å rapportere et avvik hurtig, bruk plussknappen nede i høyre hjørne i TrinnVis og velg Avviksmelding. Meldingen lagres på temasiden Avvik i TrinnVis og kan behandles senere.

Hvem har ansvaret for virksomhetens internkontroll?

Som leder er det din plikt å sikre at kravene i de forskjellige forskriftene og lovene oppfylles. Det er også ditt ansvar å påse at internkontrollen er satt i system. Ifølge internkontrollforskriften skal dette gjøres i samarbeid med de ansatte. Internkontroll er altså ikke et soloprosjekt for deg som leder, men et fellesprosjekt som alle i bedriften deltar i. Sørg for at kolleger og eventuelt ansatte kan logge seg inn i TrinnVis, og at alle kjent med hvordan de bruker systemet.

Internkontroll på andre områder

Internkontroll og kvalitetsarbeid bør samles i ett overordnet system som hjelper virksomheten din å drive trygt, etter loven og levere gode produkter og tjenester.

Selv om det i stor grad fokuseres på internkontroll for å sikre drift i tråd med forskrifter og lovverk, er dette en prosess som også bør brukes på andre områder i virksomheten. God internkontroll kan brukes til å sikre at feil og mangler ved blant annet økonomi oppdages tidlig. Da kan det iverksettes endringer før det får store konsekvenser for bedriften. Det samme kan også gjøres for å kontrollere produksjon og tjenesteyting. Internkontroll med kontinuerlig evaluering og korrigering kan iverksettes i nær alle deler av virksomheten.

Internkontrollområder som dekkes i TrinnVis:

Internkontroll og kvalitetssystemer

To begreper som ofte dukker opp i sammenheng med internkontroll er kvalitetsarbeid og kvalitetssystem. Internkontroll setter søkelys på virksomhetens egen sikring og overvåking av det som er pålagt av myndighetene eller egne interne virksomhetskrav.
Kvalitetsarbeid er arbeidet virksomheten din gjør for å forbedre kvaliteten på produkter som lages, tjenestene dere leverer eller virksomheten generelt. Internkontroll er med andre ord grunnlaget for senere kvalitetsarbeid. Internkontroll og kvalitetsarbeid er tett knyttet til hverandre, og med TrinnVis kombinerer du disse i ett overordnet system.

God internkontroll med TrinnVis

I TrinnVis finner du verktøyene og dokumentene som virksomheten din trenger for å drive internkontroll på HMS og andre viktige områder. Avviksmeldinger og risikovurderinger registreres og behandler du direkte i TrinnVis.

Som bruker av TrinnVis har virksomhet din verktøyene som behøves for å drive god internkontroll og lovpålagt kvalitetsarbeid. Husk at mange av dokumentene som trengs, som måldokumenter, rutiner og retningslinjer, ligger som ferdige forslag i systemet. Mange av disse kan brukes som de er, mens noen vil kreve mindre endringer for å tilpasse dem til din virksomhet.

Lenker