Dokumenter i TrinnVis

TrinnVis inneholder en mengde skreddersydde maldokumenter, som du kan utforske her. Som TrinnVis-bruker trenger du ikke å forholde deg til alle sammen, fordi systemet filtrerer og tilpasser dokumentene til din virksomhet.

Prøv TrinnVis gratis

Utstyr

Dokumentasjon

Utstyrsansvarlig skal sørge for at det føres tilstrekkelige registre og lister over medisinsk utstyr og forbruksvarer. Hvis du har registrert utstyret i TrinnVis, er det lett å holde oversikt.

Lagerhold

Medikamenter og forbruksvarer må vi passe på at vi alltid har tilgjengelig. Lageret må sjekkes regelmessig, og det må fylles på når det er tomt.

I vårt forslag har vi lagt opp til at Pasientmottak har den daglige oppgaven med å bestille nye varer, men du kan selvfølgelig velge å legge oppgaven til en annen funksjon.

Elektromedisinsk utstyr

I Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr defineres elektromedisinsk utstyr som alt medisinsk utstyr som trenger strøm for å fungere. Dermed inkluderer det potensielt farlige apparater som f.eks. defibrillatorer, og ufarlige apparater som f.eks. otoskop med batterier.

Det lokale elektrisitetstilsyn fører tilsyn med elektromedisinsk utstyr og og faste elektriske installasjoner (jfr. Forskrift om tilsyn med elektromedisinsk utstyr).

I TrinnVis sikres EMU-arbeidet dels gjennom registreringen av utstyr (som du kanskje allerede har vært gjennom) og dels gjennom retningslinjer og oppgaver knyttet til behandlingen av utstyret. I vårt forslag til retningslinjer på dette feltet finner du også referanser til det regelverket retningslinjene er basert på:

Når nytt utstyr kjøpes inn, er det virksomhetens ansvar å sørge for at utstyret tilfredstiller kravene, samt at utstyret blir registrert og dokumentert som det skal. Derfor kan det være en fordel at det er én person som har hovedansvar for både innkjøp og avhending av slikt utstyr. Mange virksomheter setter registrerings- og dokumentasjonsarbeidet bort til en leverandør av slikt utstyr. Flere leverandører tilbyr registrering i et eget system, og systematisk gjennomgang hvert 3. – 5. år.

Selv om Ansvarlig for medisinsk utstyr og forbruksvarer har fått hovedansvaret for kjøpe inn eller kaste elektromedisinsk utstyr, kan det forekomme at andre også gjør dette. Da er det viktig at den ansvarlige får beskjed.

Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr

Forskrift om medisinsk utstyr

Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven)

Funksjoner

Utstyrsansvarlig

Det er stor variasjon i hvor mye utstyr som er felleseie i mindre helsevirksomheter, men det vanligste er at noe utstyr er sameid og noe eies av hver deltaker. Uansett grad av sameie kan det være arbeidsbesparende å ha en fellesfunksjon som passer på at utstyret behandles i henhold til gjeldende regler.

Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr

Forskrift om medisinsk utstyr

Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven)

Ansvar

Utstyrsansvarlig har et særlig ansvar for at virksomhetens håndtering av utstyr (inkludert elektromedisinsk utstyr) og forbruksvarer (inkludert medikamenter) er i tråd med faglig, beredskapsmessig og bedriftsøkonomisk forsvarlig praksis, samt sørge for at håndteringen av utstyr og forbruksvarer er i tråd med gjeldende regler.

Dette innebærer å

  • sikre at virksomheten til enhver tid har tilgjengelig nødvendig utstyr og tilstrekkelige lagre av forbruksvarer
  • sørge for at det føres tilstrekkelige registre og lister over utstyr og forbruksvarer
  • sikre tilgang til nødvendig dokumentasjon (spesifikasjoner, bruksanvisninger o.l.) knyttet til utstyr og forbruksvarer
  • etablere og vedlikeholde nødvendige rutiner for anskaffelse, vedlikehold, kontroll, lagerføring og kassering av utstyr og forbruksvarer
  • ta stilling til valg av hovedleverandører av utstyr

Oppgaver

Anskaffe nytt elektromedisinsk utstyr

Prosedyre

  1. Sørg for at utstyret vurderes av teknisk kyndig personell.
  2. Se til at utstyret er CE-merket og leveres med samsvarserklæring og norsk bruksanvisning.
  3. Kontroller at installasjon skjer i henhold til retningslinjene.
  4. Registrer utstyret i TrinnVis.
  5. Gi opplæring til alle som skal bruke utstyret. Sørg for at opplæringen er koordinert med Personalansvarlig eller Opplæringsansvarlig.

Behandle avvik knyttet til elektromedisinsk utstyr

Gjennomgå utstyrsoppgaver

Prosedyre

  • Gjennomgå dine oppgaver under funksjonen Utstyrsansvarlig. Slett oppgaver som ikke er relevante, rediger, flytt eller legg til nye oppgaver ved behov.
  • Still inn tidsbetingelse for regelmessige oppgaver. Da kan TrinnVis automatisk sende deg påminnelser.
  • Gjør det samme med relaterte oppgaver under Utstyr.

Kontrollere forbruksutstyr og materiell

Prosedyre

Gjennomgå forbruksmateriell og utstyr sørge for at det blir bestilt nytt der det mangler.

Kontrollere medikamenter, akuttutstyr, forbruksutstyr og materiell

Prosedyre

Gjennomgå akuttsekk, utrykningskoffert, legekoffert, medikamentskap, kjøleskap, akuttrom/skiftestue, defibrillator, oksygenkolbe og akuttbag.
Sikre at alt er klart til bruk med nyoppladete batterier, tilstrekkelig gassmengde, oppdaterte medikamenter og komplett utstyr i forhold til lokale retningslinjer og utgangsdato. Vurder å inngå samarbeid med lokalt ambulansepersonell eller apotek i forhold til denne oppgaven. Gjennomgå forbruksmateriell og utstyr sørge for at det blir bestilt nytt der det mangler.

Lage/oppdatere kontrollrutiner for utstyr

Lære opp brukere av elektromedisinsk utstyr (EMU)

Oppdatere retningslinjer for utstyr

Prosedyre

Les igjennom retningslinjene på temasiden Utstyr. Oppdater ved behov.

Oppdatere samarbeidspartnere og avtaler under Utstyr

Prosedyre

  • Gå til temasiden Utstyr
  • Sørg for at leverandører på utstyrsfeltet er registrert som samarbeidspartnere
  • Sørg for at eventuelle avtaler er registrert
  • Vurder å gi leverandører TrinnVis-tilgang – da kan de registrere utstyr og skrive rapporter rett inn i systemet.

Oppdatere Utstyrsoversikt

Prosedyre

  • Gå til Utstyrsoversikt.
  • Kontroller at alt utstyr er registrert i TrinnVis, og at de registrerte opplysningene er korrekte.
  • Kontroller at nummereferanser er utvetydige, så det er lett å identifisere de enkelte utstyrsenhetene.
  • Kontroller at vi har den påkrevede dokumentasjonen for hver utstyrsenhet, og at referansen til dokumentasjonen er riktig.
  • Kontroller at nødvendig vedlikehold, kontroll og kalibrering er utført og dokumentert. Kontroller at vi har tilstrekkelige skriftlige rutiner for dette.

Vedlikeholde/kontrollere utstyr

Retningslinjer

Elektromedisinsk utstyr

1. Anskaffelse, registrering og merking

Elektromedisinsk utstyr er alt medisinsk utstyr som trenger strøm for å fungere. Den som anskaffer elektromedisinsk utstyr, skal påse at utstyret oppfyller gjeldende sikkerhetskrav i Forskrift om medisinsk utstyr. Dette gjelder også for elektromedisinsk utstyr som vi leier eller låner.

  • Teknisk kyndig personell skal vurdere om utstyret er egnet til formålet.
  • Utstyret skal være CE-merket og leveres med samsvarserklæring og norsk bruksanvisning.

Hvis vi selv modifiserer utstyret, for eksempel ved å kombinere det med annet utstyr, må løsningen være like trygg for pasienter og personale som CE-merket utstyr for medisinsk bruk. Vi må også sørge for dokumentasjon av at løsningen oppfyller kravene.
Alt elektromedisinsk utstyr skal registreres i TrinnVis. Det skal være entydig overensstemmelse mellom TrinnVis-registreringen og de enkelte utstyrsenheter. I noen tilfeller kan det være nødvendig med tilleggsmerking for å skille like utstyr og tilbehør fra hverandre. Slik tilleggsmerking må være tydelig og varig, men ikke svekke utstyret eller forstyrre bruken.

2. Tilkopling og plassering

Utstyret skal kobles til strømnettet med fast montert stikkontakt, ikke skjøteledning. Når vi anskaffer nytt utstyr skal vi derfor vurdere om det er nødvendig å få installert nye stikkontakter. I vår virksomhet stilles ikke krav til det elektriske anlegget ut over de vanlige kravene i NEK 400: Elektriske lavspenningsanlegg – Installasjoner.

Under bruk skal utstyret være installert og plassert slik at utstyret fungerer som forutsatt og at bruk og betjening kan skje uten fare. Vi må sørge for sørge for at de betingelser som fabrikanten har angitt for at utstyret skal kunne fungere sikkert og i samsvar med sitt formål, er oppfylt. Dette kan omfatte spenningstoleranser, temperatur og ventilasjon.
Utstyr som kan være farlig for mennesker skal enten være under stadig tilsyn eller på annen måte være sikret mot å bli betjent av uvedkommende. Dette gjelder også når utstyret ikke er i bruk. Pasienter er å anse som uvedkommende, dersom det ikke er forutsatt at pasienten skal betjene utstyret, og vedkommende er tilstrekkelig instruert.

3. Vedlikehold, reparasjon og kassering

Elektromedisinsk utstyr skal vedlikeholdes på en planlagt og systematisk måte slik at det til enhver tid er sikkert og kan brukes uten fare. Vedlikeholdet baseres på risikovurderinger og produsentens anbefalinger.

Forskrift om kvalifikasjoner for elektrofagfolk regulerer hvilke faglige kvalifikasjoner som er nødvendige for å kunne foreta reparasjoner, endringer og vedlikehold av elektromedisinsk utstyr.
Informasjon om utført vedlikehold, endringer og reparasjoner av elektromedisinsk utstyr og tilbehør skal registreres i TrinnVis under hver enkelt utstyrsenhet.
Utstyr som skal kasseres, skal ødelegges eller på annen måte gjøres ufarlig.

4. Opplæring

Den som skal bruke elektromedisinsk utstyr skal ha opplæring og instruksjon om sikker bruk av utstyret. Opplæring av den som skal bruke elektromedisinsk utstyr skal være systematisk og dokumentert.
Systematisk opplæring innebærer blant annet:

  • opplæring ved nyanskaffelser
  • opplæring av nyansatte og vikarer
  • vedlikehold av den opplæring som allerede er gitt

En risikoanalyse kan begrunne at vi ikke trenger å se over visse typer utstyr særlig ofte, altså utstyr med liten risiko.

Medikamenter og medisinsk forbruksutstyr

Vår virksomhet fungerer som vaktbase for egne leger samt for legevaktvikarer. Vi får ikke levert apotekvarer i helgene (mellom kl. [klokkelslett] på fredag og kl.[klokkelslett] på mandag), og er derfor avhengige av å ha utstyr og medikamenter tilgjengelig i et visst omfang. De finnes i 3 enheter:

  • Generelt medikament-/utstyrslager finnes på akuttrommet, i låsbart skap samt i kjøleskap, utstyr i skuffer. Det er dette vi bruker ved behandling, ved behov for utlevering av medikamenter på dagtid, på vakt der vi behandler fra legekontoret osv.
  • Akuttsekk etter modell av luftambulansen, til bruk ved akutte, livstruende tilstander. Fylles fra lageret.
  • Legekoffert til bruk ved utrykning på dagtid, evt. på legevakt. Legekofferter fylles fra lager.

Det er utarbeidet lagerlister (mangelliste) over de medikamenter og det utstyr som skal finnes i lager, akuttsekk og legekoffert.

Listene ligger her: [skriv hvor listene oppbevares].

Den legen eller medarbeideren som bruker opp eller ser det er nødvendig å supplere medikamenter/utstyr krysser av og signerer på mangelliste og legger ut i ekspedisjonen. Legesekretærer bestiller, henter og legger medikamenter/utstyr på plass samme dag.

Vi bestiller medikamenter og medisinsk forbruksutstyr fra [angi firma og bestillingsmåte].

[Skriv eventuelt også navn og kontaktinformasjon til virksomhet som leverer akuttutstyr, fyller O2-flasker etc.]

Nødvendig revisjon av mangellister kan tas opp av alle på praksismøte.

TrinnVis er et komplett, webbasert styringssystem som integrerer både administrasjonssystem, kvalitetssystem, internkontrollsystem og HMS-system i én løsning.

TrinnVis er spesiallaget for norske helsevirksomheter, og egner seg for deg som er lege, fysioterapeut, tannlege, psykolog, kiropraktor eller driver en annen type praksis innenfor helsetjenesten. Systemet passer også godt for helsehus og andre tverrfaglige virksomheter.

TrinnVis ble først laget for legekontor og gruppepraksiser, og brukes i dag av en tredjedel av norske allmennleger. Så ble systemet tilpasset til fysioterapiinstitutter, før det endelig ble utvidet til å omfatte alle slags praksiser, klinikker, institutter, laboratorier og andre virksomheter innenfor helse- og omsorgstjenesten.

TrinnVis inneholder en mengde forslag og eksempler i form av maler for retningslinjer, funksjoner, avtaler og andre dokumentmaler, og dekker de fleste sider ved drift av en norsk helsevirksomhet.

Som aktiv TrinnVis-bruker er du godt rustet dersom du får tilsyn fra Helsetilsynet, Arbeidstilsynet eller Det lokale eltilsyn.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på trinnvis.no for å forbedre brukeropplevelsen, for eksempel slik at du kan slippe å se denne meldingen neste gang du besøker oss.