Dokumenter i TrinnVis

TrinnVis inneholder en mengde skreddersydde maldokumenter, som du kan utforske her. Som TrinnVis-bruker trenger du ikke å forholde deg til alle sammen, fordi systemet filtrerer og tilpasser dokumentene til din virksomhet.

Prøv TrinnVis gratis

Økonomi

Det økonomiske samarbeidet i mindre helsevirksomheter er svært varierende. Vanligvis har eierne/deltakerne et begrenset økonomisk samarbeid der visse utgifter deles, mens inntektene i stor grad er personlige.

Det er også svært varierende hvor mye man samarbeider om praktiske oppgaver knyttet til økonomi. TrinnVis kan tilpasses til deres nivå av samarbeid. Funksjonen Hverdagsøkonomi er f.eks. i utgangspunktet foreslått som en fellesfunksjon. Hvis dere i praksis utfører alle økonomioppgaver hver for dere, kan ansvarstypen for denne funksjonen gjøres om til Simultan, slik at funksjonen kan tildeles flere samtidig.

Funksjoner

Hverdagsøkonomi

Denne funksjonen er i utgangspunktet foreslått som en fellesfunksjon, og har derfor ansvarstypen Fast. Hvis dere i praksis utfører alle økonomioppgaver hver for dere, kan ansvarstypen for denne funksjonen gjøres om til Simultan, slik at funksjonen kan tildeles flere samtidig.

Ansvar

Denne funksjonen har ansvar for alle daglige økonomioppgaver. Alle oppgaver som hører til Hverdagsøkonomi er delegert fra Økonomiansvarlig.

Oppgaver

Gjennomgå kontoutskrifter

Motta varer og attestere regninger

Prosedyre

  1. Sjekk om det er feil eller mangler ved leveransen. I så fall: Sørg for reklamasjon og retur umiddelbart.
  2. Kontroller at:
    • fakturaen er en originalfaktura
    • varen er mottatt i samsvar med bestillingen, jfr. ordreseddel
    • timelister o.l. er i henhold til utført arbeid og gjeldende tariffavtale
    • interne overføringer er i samsvar med forutsetningene
    • det er budsjettmessig dekning
    • det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling
    • eventuell merverdiavgift er spesifisert
  3. Attester fakturaen med underskrift, påføring av rett kontonummer og eventuelt merverdiavgiftskode på standard posteringsformular.
  4. Hvis fakturaen ikke klart beskriver hva beløpet omfatter, eller det kan være tvil om beløpet er å anse som en næringskostnad/inntekt: Legg ved en beskrivelse av hva bilaget omfatter og hvorfor det inngår i næringen. Legg evt. ved korrespondanse eller annen dokumentasjon som belyser dette.

Oversende bilag til regnskapsfører

Purre utestående fordringer

Registrere innkomne pasientinnbetalinger

Økonomiansvarlig

Ansvar

Økonomiansvarlig skal holde oversikt over økonomien, fremme bedriftsøkonomisk sunn drift og sørge for at lønninger og regninger blir betalt ved forfall.

Økonomiansvarlig skal

  • etablere og vedlikeholde gode økonomirutiner i samarbeid med regnskapsfører
  • utarbeide budsjettforslag
  • delegere daglige økonomioppgaver til funksjonen Hverdagsøkonomi, og sørge for god samhandling med denne funksjonen
  • sørge for god økonomirapportering til styret eller deltakerne

Oppgaver

Gjennomgå kontoutskrifter

Motta varer og attestere regninger

Prosedyre

  1. Sjekk om det er feil eller mangler ved leveransen. I så fall: Sørg for reklamasjon og retur umiddelbart.
  2. Kontroller at:
    • fakturaen er en originalfaktura
    • varen er mottatt i samsvar med bestillingen, jfr. ordreseddel
    • timelister o.l. er i henhold til utført arbeid og gjeldende tariffavtale
    • interne overføringer er i samsvar med forutsetningene
    • det er budsjettmessig dekning
    • det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling
    • eventuell merverdiavgift er spesifisert
  3. Attester fakturaen med underskrift, påføring av rett kontonummer og eventuelt merverdiavgiftskode på standard posteringsformular.
  4. Hvis fakturaen ikke klart beskriver hva beløpet omfatter, eller det kan være tvil om beløpet er å anse som en næringskostnad/inntekt: Legg ved en beskrivelse av hva bilaget omfatter og hvorfor det inngår i næringen. Legg evt. ved korrespondanse eller annen dokumentasjon som belyser dette.

Oversende bilag til regnskapsfører

Purre utestående fordringer

Registrere innkomne pasientinnbetalinger

Anvise regninger

Prosedyre

Alle som innehar anvisningsmyndighet, innehar samtidig attestasjonsmyndighet, men du kan ikke:

  • både attestere og anvise på samme bilag
  • anvise bilag hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende (f.eks. utbetalinger til deg selv).

Før du anviser regninger til utbetaling, må du sjekke at:

  • du har den nødvendige oversikt over budsjett, regnskap og avtaler som inngås
  • disponeringen formelt er i orden sett i forhold til plan og budsjett
  • det er budsjettmessig dekning for beløpet
  • evt. varer er ankommet
  • attestasjon og kontroll er foretatt i samsvar med prosedyre
  • du ikke selv har attestert eller er inhabil (f.eks. ved utbetaling til deg selv), da må du få en annen til å anvise

Fastsette og kunngjøre nye priser

Ved årlig vaksinasjon mot pneumokokkinfeksjoner og influensa fastsettes prisen i samråd med Faglig leder. Lag oppslag om hvilke tilleggstjenester som finnes og hva de koster.

Prosedyre

  • Følg med på endringer i normaltariff
  • Fastsett nye priser i samsvar med endringene
  • Oppdater lokale takster i EPJs økonomidel
  • Følg med på priser for materiell og fastsett nye priser ved store endringer
  • Lag oppslag om prisene og heng opp på venterommet. Publiser prisene på websidene

Gjennomgå økonomioppgaver

Prosedyre

  • Gjennomgå dine oppgaver under funksjonen Økonomiansvarlig. Slett oppgaver som ikke er relevante, rediger, flytt eller legg til nye oppgaver ved behov.
  • Still inn tidsbetingelse for regelmessige oppgaver. Da kan TrinnVis automatisk sende deg påminnelser.
  • Gjør det samme med oppgavene under funksjonen Hverdagsøkonomi. Ta stilling til om du selv skal ha denne funksjonen, eller om den skal tildeles en annen. Hvis den allerede er tildelt en annen, kan dere gjennomgå oppgavene i felleskap.

Lage budsjettforslag

Prosedyre

Sett opp konkret budsjettforslag, vanligvis basert på forrige års regnskapstall og i samarbeid med regnskapsavdeling, regnskapskontor eller lignende. Gjennomgå budsjettforslaget på årsmøtet.

Oppdatere avtale med regnskapsbyrå

Prosedyre

  • Registrer/oppdater regnskapsbyrå under Samarbeidspartnere på temasiden Organisasjon
  • Registrer/oppdater eventuell avtale med regnskapsbyrå

Oppdatere avtale om driftstilskudd

Prosedyre

  • Registrer/oppdater kommune under Samarbeidspartnere på temasiden Organisasjon
  • Registrer/oppdater avtale om driftstilskudd

Oppdatere forsikringsavtaler

Prosedyre

      • Se på listen over avtaler under Ledelse.
      • Registrer eller oppdater alle relevante forsikringsavtaler. Dersom ledelsesfunksjonene er fordelt på flere personer i virksomheten, kan du dele arbeidet med de andre.
      • Ta stilling til foreslåtte (tomme) avtaler, og slett dem som ikke er relevante

Oppdatere husleiekontrakt

Prosedyre

  • Registrer/oppdater husvert under Samarbeidspartnere på temasiden Organisasjon
  • Registrer/oppdater husleiekontrakt

Oppdatere kundeavtaler

Prosedyre

  • Registrer/oppdater eventuelle avtalekunder under Samarbeidspartnere på temasiden Ledelse
  • Registrer/oppdater kundeavtaler

Rapportere økonomi til styremøte/selskapsmøte

Prosedyre

Lag en enkel oversikt over nøkkeltall for den økonomiske situasjonen i virksomheten, og gjennomgå oversikten på møtet.

Utbetale lønn

TrinnVis er et komplett, webbasert styringssystem som integrerer både administrasjonssystem, kvalitetssystem, internkontrollsystem og HMS-system i én løsning.

TrinnVis er spesiallaget for norske helsevirksomheter, og egner seg for deg som er lege, fysioterapeut, tannlege, psykolog, kiropraktor eller driver en annen type praksis innenfor helsetjenesten. Systemet passer også godt for helsehus og andre tverrfaglige virksomheter.

TrinnVis ble først laget for legekontor og gruppepraksiser, og brukes i dag av en tredjedel av norske allmennleger. Så ble systemet tilpasset til fysioterapiinstitutter, før det endelig ble utvidet til å omfatte alle slags praksiser, klinikker, institutter, laboratorier og andre virksomheter innenfor helse- og omsorgstjenesten.

TrinnVis inneholder en mengde forslag og eksempler i form av maler for retningslinjer, funksjoner, avtaler og andre dokumentmaler, og dekker de fleste sider ved drift av en norsk helsevirksomhet.

Som aktiv TrinnVis-bruker er du godt rustet dersom du får tilsyn fra Helsetilsynet, Arbeidstilsynet eller Det lokale eltilsyn.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på trinnvis.no for å forbedre brukeropplevelsen, for eksempel slik at du kan slippe å se denne meldingen neste gang du besøker oss.