Dokumenter i TrinnVis

TrinnVis inneholder en mengde skreddersydde maldokumenter, som du kan utforske her. Som TrinnVis-bruker trenger du ikke å forholde deg til alle sammen, fordi systemet filtrerer og tilpasser dokumentene til din virksomhet.

Prøv TrinnVis gratis

Helse, miljø og sikkerhet

Helse, miljø og sikkerhet i helsevirksomheter

Alle virksomheter skal drive HMS-arbeid. HMS-arbeidet i helsevirksomheter er ikke pasientrettet, men handler om personalets helse, miljø og sikkerhet etter Arbeidsmiljøloven.

Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven)

Funksjoner

HMS-ansvarlig

Ansvar

HMS-ansvarlig skal sikre helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen.

HMS-ansvarlig har et særlig ansvar for å

  • sørge for at det drives systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten
  • sørge for at virksomheten har godkjent bedriftshelsetjeneste
  • vurdere om virksomheten skal ha verneombud
  • sørge for at virksomheten inkluderer HMS-arbeidet i sin årlige kvalitetsgjennomgang, slik at sikkerhet, helse og velferd ivaretas best mulig
  • utarbeide nødvendige retningslinjer, oppgaver og prosedyrer for å beskytte personalet mot HMS-risiko

Oppgaver

Behandle HMS-relaterte avvik

Debriefe etter skremmende situasjoner

Prosedyre

  1. Samle alle involverte.
  2. Sørg for at alle får snakke ut om situasjonen og bearbeide reaksjonene.
  3. Vurder om det bør iverksettes nye tiltak for å håndtere slike situasjoner i fremtiden.

Gjennomføre brannøvelse

Prosedyre

  1. Samle alt personale og fortell om når øvelsen skal finne sted. Gjennomgå prosedyren i oppgaven «Evakuere ved brann». Sørg for at alle vet hvilket møtested som er bestemt.
  2. Sjekk røykvarslerne.
  3. Sjekk slukkeutstyret.
  4. Sjekk rømingsveier.
  5. Utløs brannalarmen. Kontroller at alle stiller opp på avtalt sted.
  6. Lag en kort rapport om øvelsen i TrinnVis (Referater og rapporter under menypunktet Helse, miljø og sikkerhet i hovedmenyen).

Gjennomføre vernerunde

Prosedyre

Bruk maldokumentene på temasiden Helse, miljø og sikkerhet:

  • Mal for kartlegging av helse-, miljø- og sikkerhetsforhold
  • Mal for kontroll av elektriske innstallasjoner
  • Mal for kontroll av brannvern

Gjennomgå bedriftshelsetjeneste

Etter arbeidsmiljølovens § 3-3 er man som arbeidsgiver pliktig å ha bedriftshelsetjeneste.

Selvstendig næringsdrivende som driver alene, plikter ikke å ha bedriftshelsetjeneste. Det gjør man derimot hvis man er ansatt i eget AS.

To eller flere selvstendig næringsdrivende som driver sammen, vil kunne oppfattes som en virksomhet med flere ansatte og dermed pliktig til å ha bedriftshelsetjeneste.

Ta kontakt med Arbeidstilsynet hvis du er i tvil om din virksomhet plikter å ha bedriftshelsetjeneste.

Prosedyre

Åpne temasiden Helse, miljø og sikkerhet.

  • Registrer/oppdater leverandør av bedriftshelsetjeneste under Samarbeidspartnere.
  • Registrer/oppdater avtalen under Avtaler

Gjennomgå HMS-oppgaver

Prosedyre

  • Gjennomgå dine oppgaver under funksjonen HMS-ansvarlig. Slett oppgaver som ikke er relevante, rediger, flytt eller legg til nye oppgaver ved behov.
  • Still inn tidsbetingelse for regelmessige oppgaver. Da kan TrinnVis automatisk sende deg påminnelser.
  • Gjør det samme med relaterte oppgaver under Helse, miljø og sikkerhet.

Gjennomgå leverandører og samarbeidspartnere innen HMS

Prosedyre

Åpne temasiden Helse, miljø og sikkerhet.

Registrer/oppdater renholdsbyrå, vaktselskap og eventuelt andre samarbeidspartnere på HMS-feltet.

Registrer/oppdater alle relevante avtaler.

Informere personalet om varslingsrutiner

Prosedyre

  1. Samle personalet
  2. Informer om retten til å varsle
  3. Oppfordre alle til å benytte denne retten
  4. Sørg for at alle vet hvor de finner de relevante dokumentene i TrinnVis

Oppdatere HMS-retningslinjer

Prosedyre

Les igjennom HMS-plan, retningslinjer for brannvern og eventuelle andre retningslinjer på temasiden Helse, miljø og sikkerhet. Oppdater ved behov.

Oppdatere mål for HMS-arbeidet

Prosedyre

Les igjennom Mål for HMS-arbeidet på temasiden Helse, miljø og sikkerhet. Oppdater ved behov.

Tilby ansatte vaksinasjon

Prosedyre

Ved nyansettelser: Tilby den nyansatte vaksinasjon mot Hepatitt B (evt. Hep A+B).
Hver høst: Tilby alle ansatte vaksinasjon, på arbeidsgivers regning, mot influensa og evt. pneumococcinfeksjon på indikasjon.

Varsle om dødsulykke eller alvorlig skade

Prosedyre

Arbeidsgiver har plikt til å varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet når det skjer en alvorlig ulykke. Dette gjelder dødsulykker og ulykker som har ført til alvorlig skade. Varslingen skal skje på hurtigst mulig måte, men må selvfølgelig ikke prioriteres foran livreddende eller skadebegrensende tiltak.

  1. Vurder alvorlighetsgraden. På Arbeidstilsynets nettsider finner du en definisjonsliste til hjelp for å vurdere om skaden er av en slik karakter at den skal meldes.
  2. Ring Arbeidstilsynet og meld fra om ulykken:
    • I kontortiden: 815 48 222
    • Utenfor kontortiden: [Skriv inn vakttelefonnumre til Arbeidstilsynet i ditt distrikt her. Numrene finner du på arbeidstilsynet.no]
  3. Ring politiet på telefon [Skriv inn telefonnummeret til nærmeste politimyndighet her] og meld fra om ulykken.
  4. Fyll ut skjema for melding av ulykke til Arbeidstilsynet. Lenke til skjemaet finner du nedenfor.
  5. Ta kopi av utfylt skjema og lever til verneombudet.
  6. Send skjemaet til [Skriv inn navnet og adressen til Arbeidstilsynet i ditt distrikt]

Arbeidstilsynet: Definisjon av «alvorlig skade»

Arbeidstilsynet: Melding om arbeidsulykke med alvorlig personskade eller dødsfall

Varsle om yrkesskade hos personalet

Plikten til å sende skademelding gjelder når en arbeidstaker blir påført skade eller sykdom som kan gi rett til yrkesskadedekning. Det er et vilkår for rett til yrkesskadedekning at yrkesskaden er meldt innen ett år etter at arbeidsulykken skjedde.

Prosedyre

Fyll ut dette skjemaet:

Melding om yrkesskade eller yrkessykdom

Måldokumenter

Mål for HMS-arbeidet

  • sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en trygg og forsvarlig arbeidssituasjon
  • sikre trivsel i et åpent miljø der det er plass for positive og negative erfaringer
  • sikre trygge ansettelsesforhold og likebehandling
  • bidra til et inkluderende arbeidsliv ved å legge til rette for tilpasninger i arbeidsforholdet knyttet til den enkelte arbeidstakers forutsetninger og livssituasjon

Retningslinjer

Brannvern

Brann og eksplosjonsvernloven med tilhørende forskrifter trekker opp hovedprinsippene for brannvern gjennom brannforebyggende tiltak, tilsyn og informasjon. Hensikten er å forsøke å hindre brann, trygge eventuell rømning og lette slokkingsarbeidet.

Alle i virksomheten må ha kunnskaper om hvordan brann- og eksplosjonsulykker skal forebygges og bekjempes. I tillegg må nødvendig utstyr være i orden og lett tilgjengelig. Ved kartlegging og senere vernerunder bør følgende vurderes:

  • Finnes det tilstrekkelig med utstyr for brannslukking (pulverapparat, brannslange mm) og er alle kjent med hvordan dette brukes?
  • Er utstyret lett tilgjengelig?
  • Er det montert brannvarsler? Rutiner for skift av batteri?
  • Er det frie rømningsveier i tilfelle brann, ulykke?
  • Brukes eller oppbevares det brannfarlige stoffer, f eks sprit, i såfall oppbevares de forsvarlig?
  • Er det utarbeidet en branninstruks for virksomheten?
  • Vet alle hva de skal gjøre i tilfelle brann, og er det avholdt brannøvelse?

 

HMS-plan

Vår HMS-plan skal sikre at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, og at lovens krav forøvrig er oppfylt.
Vedlikehold av planen er aktuell både for Personalansvarlig og HMS-ansvarlig, og disse bør samarbeide eller være samme person. Som for de andre funksjonene i virksomheten planlegges og utføres Kvalitetsgjennomgang sammen med Kvalitetsansvarlig.

Alle ansatte omfattes av loven, mens arbeidsforholdene for de selvstendig næringsdrivende i prinsippet ikke er inkludert. Vi vil allikevel tilstrebe samme gode arbeidsmiljø også for dem.

Arbeidsmiljølovens §6-1 slår fast at det skal velges verneombud ved hver virksomhet som går inn under loven. Ved virksomhet med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud ved virksomheten. HMS-ansvarlig vurderer og gjennomfører hvilken ordning som er relevant ved denne virksomheten. Ved vår virksomhet er det mindre enn 10 ansatte, og vi har i denne planen skriftlig avtalt at det ikke skal være verneombud.

Som helsevirksomhet er vi pålagt å ha godkjent bedriftshelsetjeneste. Vår leverandør av bedriftshelsetjeneste og avtalen med denne er registrert i TrinnVis.

Arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. HMS-ansvarlig representerer arbeidsgiver, og kan dokumentere følgende opplæring: [angi hvilken opplæring HMS-ansvarlig har fått]

Arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.
Etter Arbeidsmiljøloven innebærer systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid at arbeidsgiver skal:

  1. fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet,
  2. ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt,
  3. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen,
  4. under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak,
  5. iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov,
  6. sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær,
  7. sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c,
  8. foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt.

Ved vår virksomhet vil vi gjøre dette gjennom de oppgavene som er pålagt HMS-ansvarlig i TrinnVis, samt den kvalitetsgjennomgangen som er pålagt kvalitetsansvarlig i TrinnVis.

Våre mål for HMS-arbeidet framgår av dokumentet Mål for HMS-arbeidet.
Denne planen, samt Mål for HMS-arbeidet, er utarbeidet og behandlet i praksismøte med fulltallig oppmøte den [dato].

Varsling om kritikkverdige forhold

Virksomheter med flere enn fem ansatte plikter å utarbeide rutiner for intern varsling. Rutinene skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, og de skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere i virksomheten.

Rutinene skal være skriftlige og minst inneholde:

  • oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
  • fremgangsmåte for varsling
  • fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsling

Innleide arbeidstakere gis rett til å varsle om kritikkverdige forhold i innleievirksomheten. Tilsvarende blir de beskyttet mot gjengjeldelse fra både innleier og arbeidsgiver. Med innleid arbeidstaker menes innleie med grunnlag i arbeidsmiljøloven § 14-12 og § 14-13.

Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven)

Formål

Formålet med disse retningslinjene er å tydeliggjøre at varsling er lovlig og ønsket i vår virksomhet. Alle ansatte og innleide arbeidstakere oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold. Varsling sikrer at lovbrudd og andre kritikkverdige forhold unngås i virksomheten, som igjen kan skape et bedre arbeidsmiljø.

Definisjon

Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Retten til å varsle er hjemlet i Arbeidsmiljøloven, kapittel 2A. Varslingsretten er også en del av den alminnelige ytringsfriheten, som er hjemlet i Grunnlovens § 100 og i Den europeiske menneskerettighetskonvensjonen.

Eksempler på slike forhold er:

  • Forhold som truer liv og helse
  • Mobbing, trakassering og diskriminering
  • Maktmisbruk
  • Korrupsjon og økonomisk kriminalitet
  • Brudd på taushetsplikt og personvern

Enkelthendelser som ikke nødvendigvis er indikasjoner på kritikkverdige forhold meldes som avvik på vanlig måte i TrinnVis.

Vern av varsler

Den som varsler har rett til beskyttelse mot gjengjeldelse, som f.eks. advarsel, oppsigelse, trakassering, endring i stilling og lignende. Varsler har også rett til anonymitet.

Ledelsesansvar

Virksomhetens ledelse har ansvar for å legge til rette for en organisasjonskultur som stimulerer til åpenhet og intern kritikk. Alle ledere skal møte kritikk på en åpen og konstruktiv måte.

Forsvarlighet ved varsling

Fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Det innebærer at

  • Varslelet skal baseres på faktiske forhold, ikke rykter eller sladder
  • Varslingen skal skje på en måte som ikke utsetter virksomheten eller kolleger for unødig ulempe eller skade

Fremgangsmåte ved varsling

Hovedregelen ved varsling er at saken skal tas opp med nærmeste leder. Hvis særlige grunner tilsier det, kan andre ledere varsles.

Man har alltid rett til å varsle relevante saker til offentlige myndigheter, slik som Arbeidstilsynet, Økokrim og Helsetilsynet, men det er ønskelig at varsling først forsøkes internt.

Varsling kan skje skriftlig eller muntlig. Muntlig varsling kan skje pr. telefon eller direkte. Skriftlig varsling kan skje pr. brev eller e-post.

Varsling kan gjøres anonymt, men det er ønskelig at varsler oppgir sin identitet av hensyn til virksomhetens behov for å kunne undersøke saken grundigst mulig. Dette sikrer også et best mulig resultat.

Varslerens identitet skal uansett behandles som fortrolig opplysning av dem som behandler saken.

Oppfølging av varsling

Den som mottar varselet, skal følge opp dette og undersøke påstandene grundig. Det skal snarest mulig ryddes opp i eventuelle kritikkverdige forhold.

Så lenge bedriften vet hvem som har varslet, skal varsleren alltid få tilbakemelding så raskt som mulig om hvordan saken er behandlet. Så langt som mulig skal varsleren også få tilbakemelding om hvilket utfall saken har fått. Dersom det viser seg at det etter gjennomførte undersøkelser ikke er avdekket kritikkverdige forhold, skal varsleren også få tilbakemelding om dette.

Melding om kritikkverdige forhold knyttet til navngitte personer er å anse som personopplysninger og skal behandles i tråd med reglene i personopplysningsloven.

TrinnVis er et komplett, webbasert styringssystem som integrerer både administrasjonssystem, kvalitetssystem, internkontrollsystem og HMS-system i én løsning.

TrinnVis er spesiallaget for norske helsevirksomheter, og egner seg for deg som er lege, fysioterapeut, tannlege, psykolog, kiropraktor eller driver en annen type praksis innenfor helsetjenesten. Systemet passer også godt for helsehus og andre tverrfaglige virksomheter.

TrinnVis ble først laget for legekontor og gruppepraksiser, og brukes i dag av en tredjedel av norske allmennleger. Så ble systemet tilpasset til fysioterapiinstitutter, før det endelig ble utvidet til å omfatte alle slags praksiser, klinikker, institutter, laboratorier og andre virksomheter innenfor helse- og omsorgstjenesten.

TrinnVis inneholder en mengde forslag og eksempler i form av maler for retningslinjer, funksjoner, avtaler og andre dokumentmaler, og dekker de fleste sider ved drift av en norsk helsevirksomhet.

Som aktiv TrinnVis-bruker er du godt rustet dersom du får tilsyn fra Helsetilsynet, Arbeidstilsynet eller Det lokale eltilsyn.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på trinnvis.no for å forbedre brukeropplevelsen, for eksempel slik at du kan slippe å se denne meldingen neste gang du besøker oss.