Kontor
På et kontor er det mye som skal holdes orden på, selv om arbeidet ikke alltid ser risikofylt ut. Ansvar skal fordeles, rutiner skal være kjent, møter skal følges opp, fravær skal registreres, og dokumentasjon må være lett å finne når den trengs.
Trinnvis gir virksomheten et sted å samle ansvar, rutiner, oppgaver og dokumentasjon. Systemet inneholder forslag og eksempler som kan brukes som utgangspunkt, tilpasses virksomheten og følges opp over tid.
Et styringssystem for kontorhverdagen
Mange kontoroppgaver blir liggende i e-post, dokumentmapper, notater eller hos enkeltpersoner. Det kan gjøre det uklart hvem som har ansvar, hva som er gjort, og hva som må følges opp videre.
Med Trinnvis kan dere samle faste rutiner, fordele ansvar og gjøre oppgaver synlige for dem som skal utføre dem. Det gjør det lettere å få oversikt over daglig drift, personaloppfølging, møter, datasikkerhet, HMS og dokumentasjon.
Dette kan du samle i Trinnvis
Trinnvis kan brukes til flere deler av kontordriften:
- Risikovurderinger – vurder risiko, følg opp tiltak og dokumenter HMS-arbeidet.
- Avvik – meld fra om feil, uønskede hendelser og forbedringsbehov, og følg opp med tiltak.
- Bemanning og fravær – få oversikt over arbeidstid, ferie, fravær, plusstid og avspasering.
- Utstyr – hold oversikt over utstyr, kontroll, vedlikehold og oppgaver knyttet til utstyret.
- Stoffkartotek – samle sikkerhetsdatablader og informasjon om kjemiske produkter der det er relevant.
- Møter og medarbeidersamtaler – planlegg møter, lag agenda, skriv referat og følg opp punkter.
- Datasikkerhet – dokumenter systemer, tilganger, databehandling og sikkerhetskopiering.
- HMS og bedriftshelsetjeneste – få HMS-system og godkjent bedriftshelsetjeneste samlet i én løsning, med verktøy for HMS-handlingsplan, risikovurderinger, avvik, stoffkartotek, rutiner og personaloppfølging.
Mange deler av Trinnvis har forslag og eksempler som kan brukes som utgangspunkt. Det kan være forslag til ansvarsområder, rutiner, oppgaver, risikovurderinger, møteagendaer og dokumentoppdateringer.
Ansvar, møter og oppfølging
I en kontorvirksomhet er det ofte mange små oppgaver som må følges opp jevnlig. Noen gjelder ledelse og personale, andre gjelder møter, avtaler, datasikkerhet, HMS eller praktisk drift.
I Trinnvis kan rutiner kobles til ansvar og gjøres om til oppgaver. Møter kan planlegges med agenda og referat, og oppfølgingspunkter kan bli konkrete oppgaver. Det gjør det lettere å se hva som er avtalt, hvem som følger opp, og hva som gjenstår.
Personale, fravær og dokumentasjon
Trinnvis kan brukes til å holde oversikt over ansatte, roller, ansvar, arbeidstid, fravær og avtaler. Bemanningskalenderen gir oversikt over arbeidstid, ferie, fravær, plusstid og avspasering.
For medarbeidersamtaler og andre personaldokumenter kan dere bruke agenda, referat og begrenset dokumenttilgang der det er behov for det.
Godkjent bedriftshelsetjeneste med personlig oppfølging, integrert i et komplett HMS-system.
Pluss alle ansvarsområder, rutiner og retningslinjer du trenger i et komplett driftssystem, inkludert HMS.
Bedriftshelsetjeneste kan velges som tillegg, ta kontakt.
Datasikkerhet og avvik
Kontorvirksomheter behandler ofte personopplysninger, avtaler, kundedata og intern dokumentasjon. I Trinnvis kan datasikkerhet dokumenteres gjennom rutiner, avtaler, risikovurderinger og oversikter over databehandling, systemer, tilganger og sikkerhetskopiering.
Avvik kan meldes og følges opp i samme system. Det kan for eksempel gjelde brudd på rutiner, manglende dokumentasjon, feil tilgang, personvernrelaterte hendelser eller andre forhold som bør vurderes og dokumenteres.
Kom i gang med forslag og eksempler
Trinnvis er laget for at virksomheten ikke skal starte med blankt ark. Forslag og eksempler kan brukes, tilpasses eller velges bort.
Det gjør det lettere å komme i gang med ansvar, rutiner, oppgaver, møter, personale, HMS, datasikkerhet og dokumentasjon — steg for steg, og på en måte som passer virksomheten.
BRANSJESIDER
Helse og omsorg | Mat og overnatting | Håndverk, transport, renhold | Personlig handel og tjenester | Kontor